O valor estimado da indústria global de eventos foi de cerca de US$1,02 trilhão em 2024 e deve crescer para cerca de US$ 3,27 trilhões até 2033. Por trás de cada transação em um evento, há um sistema que gerencia hardware, software, largura de banda, redes de pagamento e as expectativas do cliente, tudo em tempo real. Os organizadores do evento precisam acertar na primeira vez; não há espaço para tempo de inatividade, atrasos ou falta de certas formas de pagamento.

Abaixo, explicaremos o que envolve o processamento do pagamento de eventos, o que pode dar errado e como se preparar para o sucesso, do início ao fim.

O que há neste artigo?

• O que é o processamento de pagamentos de eventos?
  
• Como funciona o processamento de pagamentos de eventos antes, durante e depois de um evento?
  
• Quais formas de pagamento os organizadores de eventos devem oferecer para maximizar a receita?
  
• Como o processamento inadequado de pagamentos pode prejudicar a experiência do participante e a lucratividade do evento?
  
• O que as empresas devem procurar em uma solução de processamento de pagamentos para eventos?
  

O que é o processamento de pagamentos de eventos?

O processamento de pagamentos de eventos é o sistema que as empresas usam para aceitar e gerenciar pagamentos em eventos como shows, conferências e festivais. Esses sistemas de pagamento abrangem tudo, desde a venda de ingressos e mercadorias até a compra de alimentos e bebidas no local. Cada pagamento deve ser rápido, conveniente e rastreável em canais online e presenciais.

Isso geralmente envolve a integração de várias formas de pagamento, incluindo cartões, carteiras digitais e códigos QR, bem como a coordenação entre fornecedores, sistemas de emissão de ingressos e qualquer infraestrutura pop-up que exista apenas durante o evento.

Um bom processamento de pagamentos de eventos deve ser escalável para acomodar milhares de pessoas ao mesmo tempo, manter a segurança e a conformidade e oferecer aos organizadores as ferramentas para monitorar a receita, identificar problemas em tempo real e agir rapidamente quando as coisas mudarem.

Como funciona o processamento de pagamentos de eventos antes, durante e depois de um evento?

O processamento de pagamentos de eventos é um sistema coordenado que se desenvolve em três fases: antes, durante e depois do evento. Cada fase tem seus próprios requisitos técnicos, desafios administrativos e fluxos de dados. Veja como o ciclo de vida completo normalmente funciona.

Antes do evento

Esse é o estágio de planejamento e integração, durante o qual as empresas estabelecem a base para a experiência de pagamento.

Seleção e integração de sistemas de pagamento

Os organizadores escolhem um processador de pagamento que pode oferecer suporte às vendas online e no local e integrá-lo a plataformas de emissão de ingressos, sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e aplicativos móveis. Essa configuração deve considerar as regras de conformidade locais, a conversão de moeda (se ocorrerem vendas internacionais) e as formas de pagamento preferenciais no mercado-alvo.

Configuração do hardware no local

Terminais móveis, quiosques, scanners e qualquer ferramenta de pagamento baseada em comunicação de campo próximo (NFC) ou código QR precisam ser adquiridos e testados. Para eventos grandes ou com vários locais, isso geralmente significa implantar uma infraestrutura temporária que deve funcionar como um sistema de ponto de venda (POS) permanente.

Teste de estresse

Antes do início do evento, os sistemas de pagamento passam por testes para simular carga, problemas de rede ou falha de hardware. Eles devem testar a funcionalidade e a resiliência.

Durante o evento

Quando o evento é realizado, o processamento do pagamento muda da configuração para a execução. O objetivo é lidar com grandes volumes, manter filas curtas e responder rapidamente a qualquer coisa inesperada.

Processamento de pagamentos

Os pagamentos podem ser feitos por meio de leitores de cartão, aplicativos móveis ou métodos sem contato, como pulseiras pré-carregadas e códigos QR. Os sistemas devem funcionar de forma confiável em ambientes de baixa conectividade e ter mecanismos de failover integrados.

Coordenação de fornecedores

Se vendedores terceirizados, como vendedores de alimentos, mesas de produtos e funcionários do estacionamento, estiverem no local, cada um poderá precisar de sua própria configuração de POS, ferramentas de geração de relatórios e caminhos de liquidação. O roteamento de pagamento precisa ser configurado para lidar com isso.

Monitoramento e suporte em tempo real

Organizadores e equipes de operações monitoram o fluxo de pagamento em tempo real e observam falhas nas transações, interrupções de dispositivos ou lentidão. Isso requer painéis, alertas e equipes de suporte técnico locais que estejam prontas para solucionar problemas rapidamente.

Depois do evento

Após a saída dos participantes, o processamento do pagamento passa para o fechamento e a revisão financeira.

Reconciliação e liquidação

Os fundos coletados em diferentes canais — online, presencial e entre fornecedores — precisam ser reconciliados e encaminhados corretamente. Isso envolve lidar com pagamentos em várias moedas, gerenciar reembolsos e resolver quaisquer discrepâncias entre a receita esperada e a real.

Relatórios e insights

Os dados detalhados da transação ajudam os organizadores a entender o desempenho por local, hora do dia ou forma de pagamento. Esse ciclo de feedback orienta as decisões de marketing, equipe, estratégia de preços e layout para eventos futuros.

Conformidade e manutenção de registros

Dependendo da jurisdição, os organizadores também podem precisar armazenar recibos ou informar as vendas às autoridades locais, especialmente se coletaram imposto sobre vendas, imposto sobre valor agregado (IVA) ou imposto sobre bens e serviços (GST).

Quais formas de pagamento os organizadores de eventos devem oferecer para maximizar a receita?

Maximizar a receita em eventos significa considerar o que você vende e a facilidade com que as pessoas podem pagar. Quanto mais amplas e relevantes localmente forem suas opções de pagamento, menos barreiras você cria na finalização da compra. Isso é especialmente verdadeiro quando você trabalha com grandes multidões ou participantes internacionais.

Veja o que os organizadores devem considerar.

Cartões de crédito e débito

Os cartões de crédito e débito ainda são um método de pagamento comum para pagamentos de eventos, especialmente na América do Norte e na Europa. No entanto, se você depende exclusivamente de cartões, corre o risco de perder receita em mercados onde outros tipos de pagamento dominam ou onde a titularidade de cartões é baixa.

Carteiras digitais

Apple Pay, Google Pay e Samsung Pay são amplamente usados para compras online e presenciais, especificamente transações menores e rápidas, como alimentos e bebidas. Esses métodos são populares por sua velocidade e conveniência, e as transações com carteira digital podem reduzir as filas e aumentar a produtividade.

As carteiras digitais são a forma de pagamento que mais cresce globalmente. Elas são particularmente populares na Ásia, onde carteiras como Alipay, WeChat Pay e GrabPay são a norma.

Códigos QR e pagamentos de conta para conta

Em países como Índia, Brasil e partes do Sudeste Asiático, as formas de pagamento baseadas em código QR, como a Unified Payments Interface (UPI) e o PIX, são incorporados às transações e aos eventos diários. Os pagamentos de conta para conta, que podem ser facilitados por meio de códigos QR, geralmente têm tarifas mais baixas do que os cartões e são liquidados instantaneamente.

Dinheiro

Embora muitos eventos estejam adotando modelos sem dinheiro pela velocidade e segurança, alguns públicos ainda esperam ou precisam de opções de pagamento, especialmente em eventos menores ou rurais ou em locais com menor penetração digital. Remover totalmente o dinheiro pode sair pela culatra se isso significar rejeitar participantes que não têm alternativas.

Opções pré-pagas e sistemas de circuito fechado

Alguns eventos emitem pulseiras pré-pagas ou contas em dispositivos móveis que os participantes carregam com fundos com antecedência. Esses sistemas oferecem checkout rápido e controle centralizado, mas também vêm com vantagens e desvantagens, como lidar com saldos não utilizados e logística de reabastecimento.

Como o processamento inadequado de pagamentos pode prejudicar a experiência do participante e a lucratividade do evento?

Nos eventos, as pessoas esperam transações rápidas e confiáveis. Quando os sistemas de pagamento falham ou têm um desempenho inferior, isso afeta diretamente a satisfação do cliente e seu lucro. Veja mais de perto os maiores problemas de pagamento que podem prejudicar suas vendas.

Pagamentos lentos

Longas filas em barracas ou estandes de mercadorias podem causar vazamento de receita. Se os participantes precisarem esperar muito tempo, eles podem sair sem comprar nada.

Transações com falha

Nada irrita mais do que tentar passar um cartão repetidamente sem uma resposta. Se os pagamentos falharem e não houver backup (por exemplo, modo offline, formas alternativas), os participantes poderão gastar menos durante o resto do evento ou sair completamente.

Opções de pagamento limitadas

Se você não aceitar as formas de pagamento que seu público prefere ou espera, os estará forçando a contornar seus sistemas. Isso pode levar à perda de vendas, especialmente em ambientes sem dinheiro ou quando você atende visitantes internacionais que não estão familiarizados com sua configuração padrão.

Interrupções técnicas

A infraestrutura de pagamentos deficiente gera mais trabalho para a equipe, que precisa gastar seu tempo solucionando problemas, explicando atrasos ou registrando manualmente transações com falha. Isso desacelera as operações e retira o foco de tarefas de maior valor, como suporte ao cliente e gerenciamento de fornecedores.

As pessoas se lembram de experiências ruins. Se os pagamentos foram um problema em um evento, essa frustração pode ser expressa em avaliações pós-evento, publicações em mídias sociais ou pesquisas de pontuação do promotor líquido (NPS). Isso pode prejudicar futuras vendas de ingressos, acordos de patrocínio e percepção da marca.

O que as empresas devem procurar em uma solução de processamento de pagamentos para eventos?

A configuração do processamento de pagamentos pode ser o sucesso ou a ruína de um evento. Você precisa de um sistema que possa lidar com escala, complexidade e imprevisibilidade sob pressão. Veja o que priorizar.

Flexibilidade omnichannel

Você precisa ser capaz de aceitar pagamentos onde quer que eles aconteçam: online durante o registro, pessoalmente na porta, em quiosques pop-up ou por meio de aplicativos móveis. Procure uma solução que possa lidar com tudo isso com um backend que conecte todos os canais.

Aceitação de várias formas de pagamento

Nem todo o seu público pagará da mesma forma. A plataforma deve oferecer suporte a cartões de crédito e débito, carteiras digitais, códigos QR, opções pré-pagas e, quando relevante, opções de pagamento locais, como UPI e Pix. Idealmente, ela também lidaria com transações offline em caso de problemas de conectividade.

Desempenho confiável sob carga

Eventos significam picos no tráfego — milhares de transações em uma janela curta, geralmente em ambientes abaixo do ideal. O sistema precisa ser estável, responsivo e construído para lidar com o volume sem congelar, diminuir a velocidade ou travar.

Gerenciamento de fornecedores e pagamentos

Se fornecedores terceirizados estiverem envolvidos, a plataforma deve oferecer suporte a pagamentos multipartidários, fluxos de liquidação personalizados e rastreamento em tempo real. Isso facilita o pagamento correto de cada participante e o rastreamento de quem vendeu o quê e onde.

Dados e controle em tempo real

Painéis dinâmicos, alertas de problemas e recursos de geração de relatórios são importantes. Você deve ser capaz de monitorar as vendas à medida que elas acontecem, identificar problemas rapidamente e fazer ajustes rápidos se algo não estiver funcionando.

Conformidade e segurança

Garanta que a solução atenda aos regulamentos locais de pagamento e aos requisitos fiscais de todas as jurisdições em que você opera. Isso inclui tratamento seguro de dados e suporte para relatórios de impostos sobre vendas, IVA ou GST, se necessário.

Velocidade e facilidade de implantação

Você precisa de ferramentas que funcionem rapidamente. Você deve ser capaz de configurar terminais, atrair fornecedores e testar sistemas rapidamente, mesmo em ambientes temporários ou móveis.