La valeur estimée de l’industrie mondiale des événements était d’environ 1,02 trillion de dollars en 2024 et devrait atteindre environ 3,27 trillions de dollars d’ici 2033. Derrière chaque transaction lors d’un événement se trouve un système qui gère le matériel, les logiciels, la bande passante, les réseaux de paiement et les attentes des clients, le tout en temps réel. Les organisateurs d’événements doivent bien faire les choses dès la première fois; il n’y a pas de place pour l’indisponibilité, les retards ou les modes de paiement manquants.

Ci-dessous, nous expliquerons ce que le traitement des paiements pour événements implique, ce qui peut mal tourner et comment vous préparer au succès, du début à la fin.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que le traitement des paiements pour événements?
  
• Comment fonctionne le traitement des paiements pour événements avant, pendant et après un événement?
  
• Quels modes de paiement les organisateurs d’événements devraient-ils offrir pour maximiser les revenus?
  
• Comment un mauvais traitement des paiements peut nuire à l’expérience des participants et à la rentabilité de l’événement?
  
• Que doivent rechercher les entreprises dans une solution de traitement des paiements pour événements?
  

Qu’est-ce que le traitement des paiements pour événements?

Le traitement des paiements pour événements est le système que les entreprises utilisent pour accepter et gérer les paiements lors d’événements tels que des concerts, des conférences et des festivals. Ces systèmes de paiement couvrent tout, des ventes de billets et de marchandises aux achats de nourriture et de boissons sur place. Chaque paiement doit être rapide, pratique et traçable à travers les canaux en ligne et en personne.

Cela implique généralement d’intégrer plusieurs modes de paiement, y compris les cartes, les portefeuilles numériques et les codes QR, ainsi que de coordonner les vendeurs, les systèmes de billetterie et toute infrastructure temporaire qui n’existe que pendant la durée de l’événement.

Un bon traitement des paiements pour événements doit être capable de s’adapter pour traiter des milliers de demandes à la fois, de maintenir la sécurité et la conformité, et de donner aux organisateurs les outils pour suivre les revenus, repérer les problèmes en temps réel et agir rapidement lorsque les choses changent.

Comment fonctionne le traitement des paiements pour événements avant, pendant et après un événement?

Le traitement des paiements pour événements est un système coordonné qui se déroule en trois phases : avant, pendant et après l’événement. Chaque phase dispose de ses propres exigences techniques, défis administratifs et flux de données. Voici comment le cycle de vie complet fonctionne généralement.

Avant l’événement

C’est la phase de planification et d’intégration, durant laquelle les entreprises établissent les bases de l’expérience de paiement.

Sélection et intégration des systèmes de paiement

Les organisateurs choisissent un prestataire de services de paiement qui peut soutenir les ventes en ligne et sur site et l’intégrer avec des plateformes de billetterie, des systèmes de gestion de la relation client (GRC) et des applications mobiles. Cette configuration doit tenir compte des règles de conformité locales, de la conversion de devises (si des ventes transfrontalières ont lieu) et des modes de paiement préférés sur le marché cible.

Configuration du matériel sur site

Les terminaux mobiles, les kiosques, les scanners et tout outil de paiement basé sur la communication en champ proche (NFC) ou le code QR doivent être acquis et testés. Pour les événements de grande taille ou multi-sites, cela signifie souvent déployer une infrastructure temporaire qui doit fonctionner comme un système de point de vente (PDV) permanent.

Test de résistance

Avant l’ouverture de l’événement, les systèmes de paiement passent par des essais pour simuler la charge, les problèmes de réseau ou les pannes matérielles. Ces tests visent à évaluer la fonctionnalité et la résilience.

Pendant l’événement

Une fois l’événement en cours, le traitement des paiements passe de la configuration à l’exécution. L’objectif est de gérer des volumes élevés, de garder les files d’attente courtes et de réagir rapidement à tout imprévu.

Traitement des paiements

Les paiements peuvent être effectués par le biais de lecteurs de cartes, d’applications mobiles ou de méthodes sans contact telles que des bracelets préchargés et des codes QR. Les systèmes doivent fonctionner de manière fiable dans des environnements à faible connectivité et disposer de mécanismes de secours intégrés.

Coordination des vendeurs

Si des vendeurs tiers tels que des vendeurs de nourriture, des tables de marchandises et du personnel de stationnement sont sur place, chacun pourrait avoir besoin de sa propre configuration de PDV, d’outils de création de rapports et de voies de règlement. L’acheminement des paiements doit être configuré pour gérer cela.

Surveillance et assistance en temps réel

Les organisateurs et les équipes opérationnelles suivent le flux de paiements en temps réel et surveillent les transactions échouées, les pannes d’appareils ou les ralentissements. Cela nécessite des tableaux de bord, des alertes et des équipes d’assistance technique sur le terrain prêtes à résoudre rapidement les problèmes.

Après l’événement

Une fois les participants partis, le traitement des paiements passe à la clôture financière et à la vérification.

Rapprochement et règlement

Les fonds collectés par différents canaux (en ligne, à la porte et auprès des vendeurs) doivent être rapprochés et redirigés correctement. Cela implique de gérer des virements multidevises, de gérer les remboursements et de résoudre toute divergence entre les revenus attendus et réels.

Création de rapports et renseignements

Des données de transaction détaillées aident les organisateurs à comprendre la performance en fonction du lieu, de l’heure de la journée ou du mode de paiement. Ces données informent le marketing, le personnel, la stratégie de tarification et les décisions d’aménagement pour les événements futurs.

Conformité et tenue de dossiers

Selon le territoire, les organisateurs pourraient également avoir besoin de conserver des reçus ou de déclarer les ventes aux autorités locales, surtout s’ils ont perçu une taxe de vente, une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou une taxe sur les produits et services (TPS).

Quels modes de paiement les organisateurs d’événements devraient-ils offrir pour maximiser les revenus?

Maximiser les revenus lors d’événements signifie considérer ce que vous vendez et à quel point il est facile pour les gens de payer. Plus vos options de paiement sont larges et pertinentes localement, moins vous créez de barrières au moment du paiement. Cela est particulièrement vrai lorsque vous travaillez avec de grandes foules ou des participants internationaux.

Voici ce que les organisateurs devraient considérer.

Cartes de crédit et de débit

Les cartes de crédit et de débit restent un mode de paiement courant pour les paiements d’événements, en particulier en Amérique du Nord et en Europe. Cependant, si vous vous fiez uniquement aux cartes, vous risquez de manquer des revenus dans des marchés où d’autres types de paiement dominent ou où la possession de cartes est faible.

Portefeuilles numériques

Apple Pay, Google Pay et Samsung Pay sont largement utilisés pour les achats en ligne et en personne, en particulier pour les transactions plus petites et rapides telles que la nourriture et les boissons. Ces méthodes sont populaires pour leur rapidité et leur commodité, et les transactions par portefeuille numérique peuvent réduire les files d’attente et augmenter le débit.

Les portefeuilles numériques sont le mode de paiement à la croissance la plus rapide au monde. Ils sont particulièrement populaires en Asie, où des portefeuilles tels qu’Alipay, WeChat Pay et GrabPay sont la norme.

Codes QR et paiements de compte à compte

Dans des pays comme l’Inde, le Brésil et certaines parties de l’Asie du Sud-Est, les modes de paiement basés sur les codes QR (tels que United Payments Interface (UPI) et Pix) sont intégrés dans les transactions et événements quotidiens. Les paiements de compte à compte, qui peuvent être facilités par des codes QR, ont généralement des frais inférieurs à ceux des cartes et se règlent instantanément.

Argent comptant

Bien que de nombreux événements adoptent des modèles sans espèces pour la rapidité et la sécurité, certains publics s’attendent encore ou ont besoin d’options en espèces, en particulier lors d’événements plus petits ou ruraux ou dans des endroits où la pénétration numérique est plus faible. Éliminer complètement les espèces peut avoir des conséquences négatives si cela signifie refuser des participants qui n’ont pas d’alternatives.

Options prépayées et systèmes à boucle fermée

Certains événements émettent des bracelets prépayés ou des comptes mobiles que les participants chargent de fonds à l’avance. Ces systèmes offrent un paiement rapide et un contrôle centralisé, mais ils comportent également des compromis tels que la gestion des soldes inutilisés et la logistique de réapprovisionnement.

Comment un mauvais traitement des paiements peut nuire à l’expérience des participants et à la rentabilité de l’événement?

Lors des événements, les gens s’attendent à des transactions rapides et fiables. Lorsque les systèmes de paiement échouent ou sous-performent, cela a un impact direct sur la satisfaction des clients et vos bénéfices. Voici un aperçu des plus gros problèmes de paiement qui peuvent nuire à vos ventes.

Paiements lents

De longues files d’attente aux stands de concessions ou de marchandises peuvent entraîner une perte de revenus. Si les participants doivent attendre trop longtemps, ils pourraient s’en aller sans rien acheter.

Transactions échouées

Rien ne tue l’ambiance plus rapidement que d’avoir à taper une carte encore et encore sans obtenir de réponse. Si les paiements échouent et qu’il n’y a pas de solution de secours (p. ex., mode hors ligne, méthodes alternatives), les participants pourraient dépenser moins pendant le reste de l’événement ou quitter tout simplement.

Options de paiement limitées

Si vous n’acceptez pas les modes de paiement que votre public préfère ou auxquels il s’attend, vous les forcez à contourner vos systèmes. Cela peut entraîner des achats manqués, en particulier dans des environnements dématérialisés ou lorsque vous servez des visiteurs internationaux qui ne sont pas familiers avec votre configuration par défaut.

Disruptions techniques

Une infrastructure de paiement médiocre crée plus de travail pour le personnel, qui doit passer son temps à résoudre des problèmes, à expliquer des retards ou à enregistrer manuellement des transactions échouées. Cela ralentit les opérations et détourne l’attention des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que le soutien client et la gestion des fournisseurs.

Les gens se souviennent des mauvaises expériences. Si les paiements posaient problème lors d’un événement, cette frustration peut s’exprimer dans des avis post-événement, des publications sur les médias sociaux ou des sondages sur le taux de recommandation net (NPS). Cela peut nuire aux ventes de billets futures, aux accords de parrainage et à la perception de la marque.

Que doivent rechercher les entreprises dans une solution de traitement des paiements pour événements?

Choisir la bonne configuration de traitement des paiements peut faire ou défaire un événement. Vous avez besoin d’un système capable de gérer l’échelle, la complexité et l’imprévisibilité sous pression. Voici ce qu’il faut prioriser.

Flexibilité omnicanale

Vous devez être en mesure d’accepter des paiements où qu’ils se produisent : en ligne lors de l’inscription, en personne à la porte, dans des kiosques éphémères ou via des applications mobiles. Recherchez une solution capable de gérer tout cela avec un programme dorsal qui relie chaque canal.

Prise en charge de plusieurs modes de paiement

Il n’y aura pas un seul mode de paiement utilisé par votre public. La plateforme doit soutenir les cartes de crédit et de débit, les portefeuilles numériques, les codes QR, les options prépayées, et, le cas échéant, les modes de paiement locaux tels que UPI et Pix. Idéalement, elle devrait également gérer les transactions hors ligne en cas de problèmes de connectivité.

Performance fiable sous charge

Les événements entraînent des pics de trafic : des milliers de transactions dans une courte fenêtre, souvent dans des environnements moins qu’idéaux. Le système doit être stable, réactif et conçu pour gérer le volume sans se figer, ralentir ou planter.

Gestion des fournisseurs et des paiements

Si des fournisseurs tiers sont impliqués, la plateforme doit prendre en charge les paiements multipartites, les flux de règlement personnalisés et le suivi en temps réel. Cela facilite le paiement de chaque partie correctement et le suivi de qui a vendu quoi et où.

Données et contrôle en temps réel

Des tableaux de bord en direct, des alertes de problèmes et des fonctionnalités de création de rapports sont importants. Vous devez être en mesure de surveiller les ventes au fur et à mesure qu’elles se produisent, de repérer rapidement les problèmes et d’apporter des ajustements rapides si quelque chose ne fonctionne pas.

Conformité et sécurité

Assurez-vous que la solution respecte les réglementations locales en matière de paiement et les exigences fiscales pour toutes les juridictions dans lesquelles vous opérez. Cela inclut la gestion sécurisée des données et la prise en charge d’un outil de création de rapports de la taxe de vente, de la TVA ou de la TPS, si nécessaire.

Rapidité et facilité de déploiement

Vous avez besoin d’outils qui fonctionnent rapidement. Vous devez être en mesure de configurer des terminaux, d’intégrer des fournisseurs et de tester des systèmes rapidement, même dans des environnements temporaires ou mobiles.