ในปัจจุบัน ธุรกิจในเยอรมนีประมาณ 40% ออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเพิ่มขึ้นจาก 30% ในปี 2020 และ 20% ในปี 2018 แนวโน้มที่เพิ่มขึ้นนี้ตอกย้ำความจริงที่ว่า ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กำลังจะกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของการค้าในเยอรมนีในอนาคตอันใกล้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากกฎหมายที่กำลังจะประกาศใช้ บทความนี้จะกล่าวถึงข้อกำหนดทางธุรกิจในปัจจุบันและในอนาคตเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ ชี้ให้เห็นความแตกต่างหลักๆ ระหว่างรูปแบบข้อมูลที่มีโครงสร้างกับไฟล์ PDF และแสดงรายการช่องที่ต้องระบุ คุณสามารถดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่างๆ ที่ใช้งานจริง และคู่มือสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณเองได้ด้วย

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนี: ภาระผูกพันสำหรับธุรกิจมีอะไรบ้าง
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ PDF อย่างไร
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง
  
• ตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: XRechnung
  
• ตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ZUGFeRD
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แต่ละประเภทเหมาะกับธุรกิจใดบ้าง
  
• ธุรกิจในเยอรมนีจะสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร
  

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนี: ธุรกิจมีภาระผูกพันอะไรบ้าง

ตั้งแต่เดือนมกราคม 2025 เป็นต้นไป ธุรกิจแบบ B2B ทั้งหมดในเยอรมนีจะต้องสามารถรับและประมวลผลใบเรียกเก็บเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ภาระผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะทยอยมีผลบังคับใช้ในช่วงไม่กี่ปีต่อจากนี้ โดยตั้งแต่ปี 2028 เป็นต้นไป นิติบุคคล B2B จะต้องสร้างและส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรา 27.38 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ของเยอรมนี (UStG) อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นเฉพาะสำหรับใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำที่มีมูลค่าไม่เกิน 250 ยูโร, การขายบางประเภทที่ได้รับการยกเว้นภาษี และตั๋วเดินทาง ตามที่ระบุไว้ในมาตรา 34 ของระเบียบการบังคับใช้ภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStDV) ระเบียบข้อบังคับใหม่นี้มีที่มาจากโครงการ ViDA (VAT in the Digital Age) ของสหภาพยุโรป ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงการบริหารภาษีมูลค่าเพิ่มให้ทันสมัย และทำให้แนวทางปฏิบัติด้านการเรียกเก็บเงินมีความสอดคล้องกันทั่วสหภาพยุโรป โดยเยอรมนีได้รวมบทบัญญัติเหล่านี้เข้ากับกฎหมายระดับประเทศผ่านกฎหมายว่าด้วยโอกาสในการเติบโต

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ PDF อย่างไร

ใบแจ้งหนี้แบบ PDF เป็นการแปลงเอกสารกระดาษแบบดั้งเดิมให้เป็นรูปแบบดิจิทัล แม้ว่าจะอยู่ในรูปแบบดิจิทัล แต่ก็ไม่มีการจัดโครงสร้าง จึงไม่มีช่องข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน ซึ่งหมายความว่าระบบการทำบัญชีอัตโนมัติหรือระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ไม่สามารถประมวลผลเนื้อหาในเอกสารได้โดยตรง แต่ต้องดึงข้อมูลด้วยตนเองหรือผ่านเทคโนโลยี OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) ซึ่งมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและรองรับระบบอัตโนมัติที่จำกัด

ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะอิงตาม XML (Extensible Markup Language) ซึ่งเป็นภาษาที่มีโครงสร้างสำหรับการแสดงข้อมูลที่เป็นข้อความ รายละเอียดการเรียกเก็บเงินที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในช่องที่เรียกว่า BT (ข้อกำหนดทางธุรกิจ) ซึ่งเครื่องสามารถอ่านได้ จึงสามารถนำเข้าเข้าสู่ระบบดิจิทัลโดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องมีการดำเนินการด้วยตนเอง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับทางกฎหมาย โดยเฉพาะคำสั่งของสหภาพยุโรป 2014/55/EU ซึ่งกำกับดูแลการใช้งานในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ นอกจากนี้ยังต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐานสหภาพยุโรป EN 16931 อีกด้วย โดยในเยอรมนีมีรูปแบบที่ใช้งานกันอย่างแพร่หลายเป็นพิเศษสองรูปแบบ ได้แก่ XRechnung และ ZUGFeRD ซึ่งทั้งสองรูปแบบเป็นไปตามกรอบกฎหมายเดียวกัน แต่ต่างกันที่โครงสร้าง การใช้งาน และกลุ่มเป้าหมาย

XRechnung

สำนักประสานงานมาตรฐานเทคโนโลยีสารสนเทศ (KoSIT) ได้พัฒนา XRechnung เพื่อการใช้งานของภาครัฐ โดยรูปแบบนี้ใช้ข้อมูล XML เพียงอย่างเดียว และไม่รองรับการแสดงผลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบภาพ ดังนั้นบริษัทจึงไม่สามารถใส่องค์ประกอบด้านการออกแบบกราฟิก เช่น โลโก้หรือสี เอกสารนี้สามารถอ่านด้วยเครื่องเท่านั้น จึงต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะในการประมวลผล

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD

รูปแบบที่ได้รับการยอมรับอีกรูปแบบหนึ่งในเยอรมนีคือ ZUGFeRD (Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany) ซึ่งต่างจาก XRechnung ตรงที่ ZUGFeRD ใช้แนวทางแบบไฮบริด โดยผสานมุมมองเอกสาร PDF/A-3 แบบดั้งเดิมเข้ากับไฟล์ XML ที่เครื่องสามารถอ่านได้ซึ่งฝังอยู่ภายใน ในการใช้งานจริง เอกสารจะเปิดขึ้นมาเหมือนไฟล์ PDF มาตรฐาน โดยที่ระบบไอทีสามารถประมวลผลข้อมูลแบบมีโครงสร้างที่ผสานรวมอยู่ได้โดยอัตโนมัติ

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง

ตามมาตรา 14 ของ UStG ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นเหมือนกับใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม โดยเฉพาะข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของบริษัทที่จัดหาสินค้าหรือให้บริการ
  
• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้รับสินค้าหรือบริการ
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เรียงต่อกันและไม่ซ้ำกัน
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันที่จัดหาสินค้าหรือบริการ
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ออกให้แก่บริษัทผู้จัดจำหน่ายโดยสำนักงานภาษี หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกโดยสำนักงานภาษีกลางแห่งสหพันธรัฐ
  
• ปริมาณและประเภทสินค้าที่จัดหา หรือขอบเขตและประเภทของบริการที่ให้บริการ
  
• จำนวนเงินที่เป็นยอดสุทธิและยอดรวม
  
• อัตราภาษีที่ใช้และจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง หรือในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้ระบุการอ้างอิงถึงการยกเว้นนั้น
  

หมายเลข BT สำหรับข้อมูลที่ต้องระบุ

เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้อง ให้ป้อนข้อมูลในช่องที่ต้องระบุในตำแหน่ง BT ที่กำหนด ด้านล่างนี้คือภาพรวมของหมายเลข BT ที่สำคัญและเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง รายการที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) คือข้อมูลที่ต้องระบุ

หมายเลข BT สำหรับเนื้อหาใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: XRechnung

ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ของ XRechnung ฉบับสมบูรณ์ในรูปแบบ XML ซึ่งมีข้อมูลแบบมีโครงสร้างที่เครื่องสามารถอ่านได้ในรูปแบบที่จำเป็นสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนี

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ZUGFeRD

หากมองเผินๆ ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ดูเหมือนกับไฟล์ PDF ทั่วไป (ดังตัวอย่างดาวน์โหลดด้านล่าง) แต่มีชุดข้อมูล XML ฝังอยู่ในไฟล์ ซึ่งคล้ายกับวิธีการที่ XRechnung ใช้

คุณสามารถดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ซึ่งประกอบด้วยเอกสาร PDF และชั้นข้อมูล XML ที่เครื่องสามารถอ่านได้สำหรับการประมวลผลอัตโนมัติ

ดาวน์โหลดตัวอย่างใบแจ้งหนี้รูปแบบ ZUGFeRD เป็นเอกสาร PDF ที่มีไฟล์ XML ฝังอยู่เพื่อใช้สำหรับการประมวลผลข้อมูลแบบมีโครงสร้าง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แต่ละประเภทเหมาะกับธุรกิจใดบ้าง

ZUGFeRD ครอบคลุมสถานการณ์การใช้งานที่หลากหลาย จึงเหมาะสำหรับธุรกิจในเยอรมนีทุกประเภทในแทบทุกอุตสาหกรรมที่คุณนึกได้ โดยสามารถใช้ได้ทั้งสำหรับการทำธุรกรรมกับหน่วยงานของรัฐ การเรียกเก็บเงินแบบ B2B และการส่วนตัวแบบ B2C

ในทางตรงกันข้าม XRechnung ออกแบบมาเพื่อใช้กับการทำธุรกรรมกับหน่วยงานของรัฐโดยเฉพาะ โดยได้รับการพัฒนาเพื่อใช้ในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้กับกระทรวงและหน่วยงานของรัฐในประเทศ จึงเหมาะสำหรับผู้ขายที่ให้บริการแก่หน่วยงานเหล่านั้น

ธุรกิจในเยอรมนีจะสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร

ในการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ XML ธุรกิจจำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่ตรงตามข้อกำหนดทางเทคนิคและรองรับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โซลูชันพาร์ทเนอร์แอปของ Stripe Billing ที่ได้รับการรับรอง สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้หลายรูปแบบ เช่น XRechnung ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และส่งให้กับผู้รับทั้งหน่วยงานรัฐและเอกชนได้โดยตรง นอกจากนี้ Billing ยังช่วยดำเนินกระบวนการตามแบบแผนล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง และมีเครื่องมือรายงานและการจัดการที่ครอบคลุมอยู่ในแดชบอร์ด

คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมได้ในไม่กี่ขั้นตอน ดังนี้

• เปิดเทมเพลต XML
  
• กรอกข้อมูลในช่อง BT
  
• ตรวจสอบข้อมูลที่ป้อน
  
• ตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ XML (เช่น ด้วยเครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของ XML)
  
• บันทึกและส่งต่อไฟล์ XML
  

สิ่งสำคัญคือต้องใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด และผสานรวมการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เข้ากับขั้นตอนการเรียกเก็บเงินดิจิทัลโดยตรง