Aktuell versenden rund 40 % der deutschen Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form. 2020 waren es 30 %, 2018 nicht einmal 20 %. Die Entwicklung macht deutlich, dass die E-Rechnung in absehbarer Zeit zum neuen Standard im deutschen Geschäftsverkehr wird – nicht zuletzt deshalb, weil auch der Gesetzgeber sie künftig vorschreibt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichten deutsche Unternehmen bezüglich der E-Rechnung aktuell und in Zukunft haben, wie sich E-Rechnungen von PDF-Rechnungen unterscheiden und welche Pflichtangaben eine E-Rechnung beinhalten muss. Darüber hinaus finden Sie konkrete Beispiele für E-Rechnungen in verschiedenen Formaten sowie eine Erklärung, wie Sie E-Rechnungen selbst erstellen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• E-Rechnung in Deutschland: Welche Pflichten haben Unternehmen?
  
• Wie unterscheiden sich E-Rechnungen von PDF-Rechnungen?
  
• Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?
  
• E-Rechnung Beispiel: XRechnung
  
• E-Rechnung Beispiel: ZUGFeRD
  
• Welches E-Rechnungsformat ist für welches Unternehmen geeignet?
  
• Wie können Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung erstellen?
  

Elektronische Rechnungen („E-Rechnungen“) in Deutschland: Welche Pflichten haben Unternehmen?

Ab Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. Die Einführung der E-Rechnungs-Pflichten („E-Invoicing“) findet in den nächsten Jahren schrittweise statt. Ab 2028 müssen B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen gemäß § 27 Abs. 38 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erstellen und übermitteln. Ausnahmen gelten ausschließlich für Rechnungen mit einem geringen Wert von bis zu 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen), bestimmte steuerbefreite Umsätze und Fahrausweise, wie in § 34 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) dargelegt. Die neue Regelung geht auf die ViDA-Initiative (Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter) der Europäischen Union zurück, die darauf abzielt, die Verwaltung der Umsatzsteuer zu modernisieren und die Rechnungsstellungspraktiken in der gesamten EU zu harmonisieren. Das Land hat diese Bestimmungen durch das Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness, kurz Wachstumschancengesetz, in nationales Recht umgesetzt.

Wie unterscheiden sich E-Rechnungen von PDF-Rechnungen?

PDF-Rechnungen sind digitalisierte Abbilder traditioneller Papierdokumente. Sie sind zwar digital, aber nicht strukturiert. Sie enthalten keine standardisierten Datenfelder, sodass Buchhaltungs- oder ERP-Systeme die Inhalte nicht direkt maschinell verarbeiten können. Stattdessen müssen die Informationen manuell oder mithilfe von fehleranfälligen und nur eingeschränkt automatisierbaren Texterkennungstechnologien ausgelesen werden.

E-Rechnungen basieren hingegen auf dem strukturierten Textdatenformat XML. Alle relevanten Rechnungsinhalte sind in sogenannten BT-Feldern (Business Terms) maschinenlesbar abgelegt. Dies ermöglicht die automatische Übernahme in digitale Systeme, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig sind.

E-Rechnungen beruhen auf rechtlichen Vorgaben, insbesondere der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den Einsatz elektronischer Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen regelt. Sie müssen zudem den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland haben sich insbesondere zwei Formate für E-Rechnungen etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Beide entsprechen den gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich aber in Aufbau, Anwendung und Zielgruppe.

XRechnung

Die XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) für den Einsatz im öffentlichen Sektor entwickelt. Sie basiert auf einem rein strukturierten XML-Datenformat und enthält keine visuelle Darstellung der Rechnung. Auf grafische Gestaltungselemente wie Firmenlogos oder Farben müssen Unternehmen demnach verzichten. Die XRechnung ist ausschließlich maschinell lesbar und erfordert daher zur Verarbeitung eine spezielle Software.

ZUGFeRD-Rechnung

Das zweite in Deutschland etablierte Format ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Im Unterschied zur XRechnung handelt es sich hierbei um ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert ein klassisches, für Menschen lesbares PDF-Dokument (PDF/A-3) mit einer eingebetteten XML-Datei, die maschinenlesbar ist. Damit kann ZUGFeRD ohne spezielle Software wie ein normales PDF geöffnet und gelesen werden, während die integrierten strukturierten Daten von IT-Systemen automatisiert verarbeitet werden können.

Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine elektronische Rechnung muss nach §14 UStG alle Pflichtangaben enthalten, die auch eine herkömmliche Rechnung aufweist. Hierzu zählen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

BT-Nummern für Pflichtangaben

Für die korrekte Erstellung einer E-Rechnung müssen die Pflichtangaben in die dafür vorgesehenen BT-Felder eingetragen werden. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten BT-Nummern, der dazugehörigen Rechnungsinhalte sowie eine mit Sternchen (*) markierte Auskunft darüber, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt.

BT-Nummern für Rechnungsinhalte

E-Rechnung Beispiel: XRechnung

Laden Sie eine vollständige XRechnung im XML-Format herunter – mit strukturierten, maschinenlesbaren Daten, wie sie für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland erforderlich sind.

E-Rechnung Beispiel: ZUGFeRD

Die ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick aus wie eine klassische PDF-Rechnung – siehe Download unten. In die Datei ist jedoch ein XML-Datensatz eingebettet, wie er für die XRechnung typisch ist.

Nachfolgend finden Sie ein fiktives Beispiel einer ZUGFeRD-Rechnung, bestehend aus einem PDF-Dokument und einem strukturierten XML-Datensatz für die automatisierte Verarbeitung.

Laden Sie eine Beispielrechnung im ZUGFeRD-Format herunter – als PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei zur strukturierten Verarbeitung.

Welches E-Rechnungsformat ist für welches Unternehmen geeignet?

Das ZUGFeRD-Format deckt ein breites Anwendungsspektrum ab und ist daher für viele deutsche Unternehmen in nahezu allen erdenklichen Branchen relevant. Es eignet sich sowohl für den Geschäftsverkehr mit Behörden als auch für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B). Darüber hinaus kann es theoretisch auch im Privatkundenbereich (B2C) eingesetzt werden.

Demgegenüber ist die XRechnung auf den behördlichen Kontext spezialisiert. Sie wurde gezielt für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt. Demnach eignet sie sich insbesondere für Unternehmen, die ausschließlich mit Ämtern, Ministerien oder anderen staatlichen Einrichtungen zusammenarbeiten.

Wie können Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung erstellen?

Für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen im strukturierten XML-Format benötigen Unternehmen eine geeignete Lösung, die sowohl die technischen Anforderungen erfüllt als auch bestehende Workflows effizient unterstützt.

Über zertifizierte App-Partnerlösungen von Stripe Billing, lassen sich Formate wie XRechnung erzeugen, validieren und direkt an öffentliche oder private Rechnungsempfänger/innen übermitteln.Darüber hinaus automatisiert Billing wiederkehrende Prozesse, reduziert manuelle Aufgaben und stellt im Dashboard umfassende Berichts- und Verwaltungstools zur Verfügung.

Die technische Erstellung einer E-Rechnung erfolgt in wenigen Schritten und kann mit einer entsprechenden Software umgesetzt werden:

• XML-Vorlage öffnen
  
• BT-Felder ausfüllen
  
• eingegebene Daten prüfen
  
• XML-Datei validieren, beispielsweise mit einem XML-Validierungstool
  
• XML-Datei speichern und weiterverarbeiten
  

So lassen sich elektronische Rechnungen nicht nur regelkonform erstellen, sondern auch direkt in digitale Abrechnungsprozesse integrieren.