MOTO-betalningar är transaktioner där kunder uppger sina betalkortsuppgifter till ett företag via telefon eller post, snarare än personligen eller online. Akronymen står för "mail order/telephone order", dvs. postorder/telefonorder. Företag använder de här typen av transaktioner för att behandla betalningar när en kunds kort inte är fysiskt närvarande. MOTO-betalningar var vanligare innan e-handeln, fick ett uppsving, även om vissa företag fortfarande använder dem.

Kunden uppger sina kortuppgifter, som företaget matar in i ett betalningssystem för att slutföra transaktionen. Denna process kräver specifika protokoll för att garantera säkerheten och äktheten hos den betalningsinformation som tillhandahålls.

Även om digitala betalningar kanske får mer uppmärksamhet, visade en studie från Federal Reserve Payments att 2,6 miljarder MOTO-betalningar ägde rum i USA 2020. Alla företag som hanterar beställningar via post och telefon, eller överväger att lägga till sådana alternativ, måste förstå hur man implementerar MOTO-betalningar på ett säkert och strategiskt sätt. Vad betyder detta i dagens kontext med digitala betalningar? Nedan följer allt du behöver veta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar MOTO-betalningar?
  
• Fördelar med MOTO-betalningar
  
• Nackdelar med MOTO-betalningar
  
• Bästa praxis för MOTO-betalningar
  
• Så här accepterar du MOTO-betalningar som företag
  

Hur fungerar MOTO-betalningar?

E-handeln har introducerat mer tekniskt avancerade betalningsmetoder som ger större säkerhet och bekvämlighet. MOTO-transaktioner är emellertid fortfarande relevanta för vissa typer av företag och kunder. Trots sin enkelhet kräver de stor noggrannhet och efterlevnad av säkerhetsprotokoll för att minska riskerna och tillhandahålla ett tillförlitligt betalningsalternativ.

MOTO-betalningar inträffar när ett företag behandlar kredit- eller betalkortstransaktioner när ett kort inte är fysiskt närvarande. Så här ser processen vanligtvis ut:

• En kund bestämmer sig för att göra ett köp via telefon eller via postorder. De uppger sin kortinformation muntligt eller på ett formulär, inklusive kortnummer, utgångsdatum och ibland CVV-kod.

• Företaget matar sedan in denna information manuellt i en betalterminal eller en virtuell terminal (en webbaserad betalningsplattform som är tillgänglig på en dator eller enhet med internetuppkoppling).

• För telefonbeställningar kan företag använda ett talsvarssystem som uppmanar kunden att ange sina kortuppgifter med hjälp av telefonens knappsats. Detta kan öka säkerheten, eftersom företaget inte hanterar kortinformationen direkt.

• När uppgifterna har knappats in kommer betalleverantören kommunicera med kortbetalningsnätverket och den utfärdande banken för att auktorisera transaktionen. Detta inbegriper kontroll av kortets giltighet, säkerställande av att tillräckliga medel finns tillgängliga och tillämpning av bedrägeribekämpningsåtgärder.

• Efter auktorisering, ställs transaktionen i kö för avräkning och medlen är öronmärkta för överföring. De överförs emellertid inte förrän i slutet av arbetsdagen när företaget skickar alla dagens transaktioner till betalleverantören för avräkning.

• Under avräkningen överförs medel från den utfärdande banken till handlarkontot, minus eventuella avgifter som tas ut av betalleverantören. Detta steg kan ta några dagar, beroende på betalleverantör och de inblandade bankerna.

MOTO-betalningar kan också omfatta andra betalningsmetoder, till exempel kunder som skickar checkar, uppger sina bankkontouppgifter för en banköverföring, eller till och med betalar med postförskott eller faktura.

För bokföringsändamål och tvistlösning – oavsett vilka betalningsmetoder ditt företag använder – måste du spara omfattande dokumentation av MOTO-transaktioner. Detta inkluderar datum, belopp, beskrivning av varor eller tjänster och eventuella kundidentifierare.

Fördelar med MOTO-betalningar

Inte alla företag behöver MOTO-betalningar, men de är mer relevanta idag än du kanske först tror. Fundera på om de hör hemma i ditt betalningsekosystem. Att införliva MOTO-betalningsmetoder kan ge betydande fördelar, särskilt när det gäller tillgänglighet och marknadsräckvidd. Här är en översikt:

• De kräver inte tillgång till internet
  MOTO-betalningar tar bort barriären som internetåtkomst innebär. Detta är särskilt viktigt för att nå kunder i områden med begränsad eller ingen internetanslutning, eller äldre befolkning som kan vara mindre benägna att handla online. Genom att erbjuda ett betalningsalternativ via telefon eller post kan företag betjäna delar av befolkningen som annars är utestängda från den digitala ekonomin.

• Breddad kundbas
  Människor har olika preferenser vad gäller hur de vill betala, vilka påverkas av faktorer som bekvämlighet, förtroende och vanor. Genom att tillgodose dessa preferenser kan företag locka kunder som är tveksamma till att ange kortuppgifter online på grund av säkerhetsproblem eller de som helt enkelt föredrar den personliga touch som ett telefonsamtal innebär. Det handlar om att ge kunderna ett val och tillgodose deras komfortnivå.

• Personlig kommunikation med potentiella kunder
  För vissa affärsmodeller, till exempel dyra varor eller kundanpassade tjänster där fullständig kundservice är nyckeln, kan MOTO-betalningar göra att transaktionen upplevs som mer personlig. Under ett telefonsamtal kan personalen till exempel ge kundanpassade råd, erbjuda merförsäljning av ytterligare tjänster eller produkter och bygga upp en relation som ökar kundlojaliteten.

• Inget beroende av webbplatser eller strukturerade kassaflöden
  Under tider med hög belastning eller mycket populära evenemang kan företag snabbt hantera beställningar utan att kunderna behöver vänta på att webbsidorna ska laddas, vilket minskar antalet övergivna kundvagnar och förlorad försäljning.

Även om MOTO-betalningar kan verka föråldrade, är de fortfarande föremål för moderna säkerhetsåtgärder. Företag måste följa strikta säkerhetsstandarder för att skydda kundinformation med hjälp av verktyg som adressverifieringstjänst (AVS) och CVV-verifiering, vilket kan få kunderna att känna sig tryggare med sina transaktioner.

MOTO-betalningar kompletterar system för digital betalning, vilket gör det möjligt för företag att erbjuda en blandning av traditionell och modern kundservice och att visa sitt engagemang för kundernas bekvämlighet och inkludering.

Nackdelar med MOTO-betalningar

Det finns risker och utmaningar med MOTO-betalningar som företag bör överväga, till exempel följande:

Ökad bedrägeririsk

Utan ett fysiskt kort är det svårare att verifiera om personen som använder det är den legitima kortinnehavaren. Bedrägliga aktörer kan försöka använda stulna kortuppgifter, med vetskap om att inte själva kortet behöver visas upp.

Riskreduceringsstrategi: Använd säkerhetsåtgärder som AVS och kräv kortets CVV-kod. Implementera dessutom tvåfaktorsautentisering när det är möjligt, till exempel genom att skicka en bekräftelsekod till kortinnehavarens telefon.

Återkrediteringar (chargebacks) och tvister

Sannolikheten för återkrediteringar är högre för MOTO-betalningar, eftersom kunderna kanske inte känner igen en debitering på sitt kontoutdrag eller hävdar att de aldrig godkände transaktionen.

Riskreduceringsstrategi: Dokumentera alla transaktioner och kundinteraktioner noggrant. Inspelning av samtal (med samtycke) och användning av signerade beställningsformulär kan utgöra bevis vid tvistlösning.

Problem med datasäkerhet

Hantering av känslig betalningsinformation via telefon eller e-post innebär risker för dataintrång och obehörig åtkomst.

Riskreduceringsstrategi: Följ kraven i betalkortbranschens standarder för datasäkerhet (PCI DSS), utbilda personalen i datasäkerhet och se till att all skriftlig information lagras på ett säkert sätt och sedan förstörs på rätt sätt när den inte längre behövs.

Högre behandlingsavgifter

Betalleverantörer tar ofta mer betalt för MOTO-transaktioner på grund av den ökade risken.

Riskreduceringsstrategi: Leta reda på en betalleverantör med konkurrenskraftiga priser och förhandla om avgifter baserat på volymen av dina transaktioner och de säkerhetsåtgärder du har infört.

Operativa utmaningar

Att acceptera MOTO-betalningar kan innebära merjobb för anställda för orderhantering och kan sakta ner verksamheten, särskilt om du upplever höga samtalsvolymer.

Riskreduceringsstrategi: Effektivisera processen med effektiva orderhanteringssystem (eventuellt ett talsvarssystem för samtal) och utbilda personalen i att hantera transaktioner snabbt och korrekt.

Begränsad kundverifiering

Det är svårt att utföra vissa verifieringskontroller som är möjliga personligen eller med digitala transaktioner.

Riskreduceringsstrategi: Implementera andra verifieringsprocesser som utformats särskilt för MOTO-betalningar och utbilda personalen i att leta efter varningsflaggor eller inkonsekvenser i ordrar som kan tyda på bedräglig aktivitet.

Företag som använder MOTO-betalningar måste vara medvetna om dessa risker och noggrant använda strategier för att minska dem. Även om MOTO-betalningar är mer tillgängliga kräver de ökad vaksamhet och stränga säkerhetsprotokoll för att skydda företag och kunder.

Bästa praxis för MOTO-betalningar

Överväg följande metoder för MOTO-betalningar:

• Röstautentisering: Implementera röstautentiseringsteknik. Med samtycke kan kundernas röstavtryck användas som ett unikt verifieringsverktyg för telefontransaktioner, vilket ökar säkerheten.

• Nummerpresentation: Använd nummerpresentationsfunktioner för att jämföra inkommande samtal med en databas med kända bedrägeririsker eller tidigare bedrägliga transaktioner, vilket ger en omedelbar varning vid potentiellt riskfyllda samtal.

• Dynamisk valutaväxling: Erbjud dynamisk valutaväxling till internationella kunder. Detta gör att de kan höra eller se kostnaden för sitt köp i sin hemvaluta, vilket kan förbättra kundernas förtroende och upplevelse.

• Dedikerade MOTO-konton: Skapa dedikerade handlarkonton för MOTO-transaktioner för att skilja dem från andra försäljningskanaler. Detta kan hjälpa dig att spåra och hantera potentiella bedrägerier mer effektivt.

• Tokenisering för återkommande kunder: Använd tokenisering för att på ett säkert sätt lagra kundernas betalningsinformation vid upprepade köp. Tokens är värdelösa om de fångas upp av bedrägliga aktörer.

• Anpassad bedrägeribedömning: Utveckla ett system för bedrägeribedömning som är skräddarsytt efter MOTO-transaktionernas profil och som tar hänsyn till faktorer som inköpsstorlek, frekvens och eventuella avvikelser i beställningsmönstren.

• Intelligent samtalsdirigering: Intelligent samtalsdirigering dirigerar återkommande kunder till anställda som de har pratat med tidigare. Dessa anställda kan hjälpa till att upptäcka om något är fel med en vanlig kunds transaktion.

• Analys efter transaktionen: Gör analyser efter transaktionen med hjälp av dataanalys för att identifiera mönster som kan tyda på bedrägeri. Detta kan inkludera att analysera den tid det tar att göra en beställning, eventuell tveksamhet i att uppge information eller inkonsekvenser i orderdetaljerna.

• Betalningsalternativ med talsvarssystem: Erbjud ett talsvarssystem för kunder som föredrar att inte uppge sina kortuppgifter direkt till en anställd. Detta kan minska mänskliga fel och dataexponering.

• Kundutbildning: Utbilda kunderna proaktivt om hur en MOTO-transaktion kommer att gå till, vilken information de behöver uppge och hur de kan verifiera samtalets legitimitet om de är osäkra.

• Uppföljande verifiering: För stora eller ovanliga transaktioner kan du använda ett uppföljande verifieringssamtal eller skicka ett sms med en unik engångskod som kunden måste ange för att slutföra försäljningen.

• Regelbunden bedömning av personalen: Bedöm regelbundet den personal som hanterar MOTO-betalningar för att bekräfta att de följer protokollen och inte har utvecklat slappa vanor över tid som kan äventyra säkerheten.

• PCI-efterlevnad : Företag som accepterar MOTO-betalningar måste följa PCI DSS för att skydda kortinnehavarens data. Dessa standarder inkluderar säker lagring av transaktionsuppgifter och att inte behålla känsliga autentiseringsdata efter auktorisering.

Så här accepterar du MOTO-betalningar som företag

Att konfigurera MOTO-betalningar innebär att förstå hur virtuella terminaler fungerar, att det är onlineapplikationer som gör det möjligt för företag att manuellt ange betalningsuppgifter som mottagits via telefon eller e-post. De är säkra webbaserade versioner av de fysiska POS-terminalerna som används i butiker, och de är viktiga för att bearbeta dessa transaktioner.

Virtuella terminaler möjliggör MOTO-betalningar genom att tillhandahålla ett säkert och effektivt sätt att ange och behandla betalningsinformation på distans. De är viktiga för företag som behöver en flexibel och tillförlitlig lösning för transaktioner där inget fysiskt kort finns på plats. De har också transaktionsregister som är lätta att komma åt för rapportering, återbetalningar eller återkrediteringshantering.

Företag som är intresserade av att acceptera MOTO-betalningar bör betrakta dem som en del av en övergripande strategi för att erbjuda sina kunder heltäckande betalningslösningar. Här är en stegvis genomgång av hur du kommer igång med att ta emot MOTO-betalningar:

• Skapa ett handlarkonto: Börja med att skapa ett handlarkonto som är aktiverat för MOTO-transaktioner. Detta är en typ av bankkonto som gör det möjligt för företag att acceptera kredit- och betalkortbetalningar.

• Välj en betalleverantör: Samarbeta med en betalleverantör som stöder MOTO-betalningar. Betalleverantören bör tillhandahålla en virtuell terminal som en del av sin tjänst.

• Utför en säkerhetskontroll: Bekräfta att den virtuella terminalen är PCI DSS-kompatibel. Konfigurera ytterligare säkerhetsåtgärder, t.ex. AVS-kontroller och CVV-verifiering, för att minska risken för bedrägeri med kort som inte är fysiskt på plats.

• Integrera den virtuella terminalen: Integrera den virtuella terminalen i din affärsverksamhet. Det kan handla om att konfigurera den på flera arbetsstationer eller göra den tillgänglig för fjärrteam.

• Utbilda personalen: Utbilda ditt team i att använda den virtuella terminalen. De måste veta hur de hanterar betalningar och upprätthåller säkerhet och integritet när de hanterar känslig kundinformation.

• Behandla en transaktion: För att behandla en MOTO-betalning anger du kundens betalningsuppgifter i den virtuella terminalen, verifierar informationen och skickar in den för auktorisering.

• Auktorisera transaktionen: Den virtuella terminalen kommunicerar med betalleverantören för att auktorisera transaktionen, vilket säkerställer att kortet är giltigt och att medel finns tillgängliga.

• Slutför transaktionen: Om auktoriseringen lyckas slutför du transaktionen genom att slutföra betalningen, vilket innebär att medlen sedan sätts in på ditt handlarkonto.

Stripe gör finansiell interaktion möjlig för företag av alla storlekar och dess virtuella terminal är konfigurerad för att acceptera MOTO-betalningar. Det finns några viktiga steg att följa när du hanterar dessa transaktioner med Stripe:

• Skapa ett Payment Intent: Det här är en förklaring till Stripes system om att du avser debitera en kunds kort. När du ställer in ett Payment Intent för en MOTO-betalning anger du att betalningsmetoden ska vara ett kort.

• Behandla betalningen: Använd Stripe Terminal eller applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) för att behandla betalningen genom att markera den specifikt som en MOTO-transaktion. Detta innebär att kortinnehavarens kortnummer, CVC-kod, utgångsdatum och postnummer matas in i systemet.

• Verifiera vilket tillstånd läsaren befinner sig: Om du använder maskinvara måste du se till att terminalen är i rätt läge – till exempel inaktiv, i väntan på inmatning, behandling av en transaktion eller i felläge – för att betalningen ska kunna behandlas.

• Debitera betalningen: Debitera betalningen för att slutföra transaktionen. Om Payment Intent status är "requires_capture" måste du bekräfta debiteringen för att flytta medlen.

Stripes virtuella terminal har ett användarvänligt gränssnitt för manuell inmatning av betalningsuppgifter på ett säkert sätt. Den hanterar MOTO-transaktioner effektivt samtidigt som all data hålls krypterad i enlighet med PCI-efterlevnadsstandarder.

Läs mer om hur du använder Stripes virtuella terminal.