MOTO-Zahlungen sind Transaktionen, bei denen die Kundinnen und Kunden ihre Zahlungskartendaten nicht persönlich oder online, sondern telefonisch oder per Post an Unternehmen übermitteln. Das Akronym steht für „Mail Order/Telephone Order“, also die Bestellung/Bezahlung per Post/Versand und Telefon. Unternehmen nutzen diese Transaktionen, um Zahlungen abzuwickeln, wenn die Karte der Kundin oder des Kunden nicht physisch verfügbar ist. MOTO-Zahlungen waren vor dem Aufkommen des E-Commerce verbreiteter als heute, werden aber von einigen Unternehmen immer noch verwendet.

Die Kundin oder der Kunde gibt ihre oder seine Kartendaten an, die das Unternehmen dann in ein Zahlungssystem eingibt, um die Transaktion abzuschließen. Dieser Vorgang erfordert spezielle Protokolle, um die Sicherheit und Authentizität der angegebenen Zahlungsinformationen zu gewährleisten.

Auch wenn digitale Zahlungen gängiger sind, hat eine Studie der Federal Reserve Payments Study ergeben, dass 2020 in den Vereinigten Staaten 2,6 Milliarden MOTO-Zahlungen getätigt wurden. Jedes Unternehmen, das Post- und Telefonbestellungen abwickelt oder diese Optionen in Betracht zieht, muss wissen, wie man MOTO-Zahlungen sicher und strategisch einsetzt. Wie sieht das im modernen Kontext des digitalen Zahlungsverkehrs aus? Nachfolgend erfahren Sie, was Sie wissen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktionieren MOTO-Zahlungen?
  
• Vorteile von MOTO-Zahlungen
  
• Nachteile von MOTO-Zahlungen
  
• Best Practices für MOTO-Zahlungen
  
• MOTO-Zahlungen als Unternehmen akzeptieren
  

Wie funktionieren MOTO-Zahlungen?

Der Online-Handel hat zu technologisch fortschrittlicheren Zahlungsmethoden geführt, die mehr Sicherheit und Komfort bieten. Für bestimmte Arten von Unternehmen sowie Kundinnen und Kunden sind MOTO-Transaktionen jedoch auch weiterhin relevant. Trotz ihrer Unkompliziertheit erfordern sie Detailgenauigkeit und die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen, um Risiken zu minimieren und eine vertrauenswürdige Zahlungsoption zu bieten.

MOTO-Zahlungen werden durchgeführt, wenn ein Unternehmen Kredit- oder Debitkartentransaktionen ohne die physische Anwesenheit der Karte abwickelt. So sieht der Prozess normalerweise aus:

• Eine Kundin oder ein Kunde entscheidet sich für einen Kauf per Telefon oder über ein Bestellformular. Sie oder er gibt die Kartendaten mündlich oder auf dem Formular an, darunter die Kartennummer, das Ablaufdatum und manchmal die Kartenprüfnummer.

• Das Unternehmen gibt diese Informationen dann manuell in ein Zahlungsterminal oder ein virtuelles Terminal (eine webbasierte Zahlungsplattform, die über einen Computer oder ein Gerät mit Internetzugang zugänglich ist) ein.

• Bei telefonischen Bestellungen verwenden die Unternehmen bisweilen ein interaktives Sprachdialogsystem (Interactive Voice Response, IVR), das die Kundin bzw. den Kunden auffordert, die Kartendaten über die Telefontastatur einzugeben. Dies erhöht die Sicherheit, da das Unternehmen die Kartendaten nicht direkt verarbeitet.

• Sobald die Daten eingegeben sind, kommuniziert der Zahlungsabwickler mit dem Kartennetzwerk und der ausstellenden Bank, um die Transaktion zu autorisieren. Dabei wird die Gültigkeit der Karte überprüft, sichergestellt, dass genügend Gelder vorhanden sind, und es werden Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung angewendet.

• Nach der Autorisierung wird die Transaktion in die Warteschlange für die Zahlungsabwicklung gestellt und die Gelder werden für den Transfer vorgemerkt. Sie werden jedoch erst am Ende des Werktags überwiesen, wenn das Unternehmen alle Transaktionen des Tages zur Zahlungsabwicklung an den Verarbeiter sendet.

• Bei der Zahlungsabwicklung werden die Gelder von der ausstellenden Bank auf das Händlerkonto überwiesen, abzüglich der vom Zahlungsabwickler erhobenen Gebühren. Dieser Schritt kann einige Tage dauern, je nach Zahlungsabwickler und den beteiligten Banken.

MOTO-Zahlungen können auch mit anderen Zahlungsmethoden erfolgen, z. B. indem die Kundinnen und Kunden Papierschecks senden, ihre Bankverbindung für eine Banküberweisung angeben oder sogar per Nachnahme oder nach dem Kauf auf Rechnung zahlen.

Für die Buchführung und die Bearbeitung von angefochtenen Zahlungen müssen Sie – unabhängig davon, welche Zahlungsmethoden Ihr Unternehmen verwendet – MOTO-Transaktionen sorgfältig dokumentieren. Dazu gehören das Datum, der Betrag, die Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen und alle Kundenangaben.

Vorteile von MOTO-Zahlungen

MOTO-Zahlungen sind nicht für jede Art von Unternehmen erforderlich, aber sie sind heute wichtiger, als man vielleicht zunächst annimmt. Überlegen Sie, ob sie in Ihr Zahlungsökosystem aufgenommen werden sollen. Die Einbeziehung von MOTO-Zahlungsmethoden kann erhebliche Vorteile mit sich bringen, insbesondere in Bezug auf die Zugänglichkeit und die Marktreichweite. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Vorteile:

• Sie benötigen keinen Internetzugang
  MOTO-Zahlungen machen einen Internetanschluss überflüssig. Dies ist besonders wichtig, um Kundinnen und Kunden in Gebieten mit eingeschränkter oder fehlender Online-Anbindung oder ältere Bevölkerungsgruppen zu erreichen, die Online-Käufen skeptisch gegenüberstehen. Durch die Bereitstellung einer Zahlungsoption per Telefon oder Post können die Unternehmen Bevölkerungsgruppen ansprechen, die sonst von der digitalen Wirtschaft ausgeschlossen sind.

• Erweiterter Kundenstamm
  Menschen haben unterschiedliche Präferenzen für ihre Zahlungsweise. Diese werden von Faktoren wie Zweckmäßigkeit, Vertrauen und Gewohnheit beeinflusst. Indem sie diese Präferenzen berücksichtigen, können Unternehmen auch Kundinnen und Kunden ansprechen, die aufgrund von Sicherheitsbedenken zögern, ihre Kartenangaben online einzugeben, oder solche, die einfach den persönlichen Rahmen eines Telefongesprächs bevorzugen. Es geht darum, den Kundinnen und Kunden eine Wahlmöglichkeit und den gewünschten Komfort zu bieten.

• Persönliche Kommunikation mit potenziellen Kundinnen und Kunden
  Bei bestimmten Geschäftsmodellen, wie z. B. bei hochpreisigen Artikeln oder kundenspezifischen Dienstleistungen, bei denen ein umfassender Kundenservice wichtig ist, können MOTO-Zahlungen zu einer persönlicheren Transaktion führen. So haben Mitarbeiter/innen beispielsweise während eines Telefonats die Möglichkeit, individuelle Beratung anzubieten, zusätzliche Dienstleistungen oder Produkte zu verkaufen und eine Beziehung aufzubauen, die die Kundenbindung stärkt.

• Keine Abhängigkeit von Websites oder strukturierten Bezahlvorgängen
  In Spitzenzeiten oder bei Veranstaltungen mit hoher Besucherzahl können Unternehmen Bestellungen schnell abwickeln, ohne dass die Kundschaft auf das Laden von Seiten auf Websites warten muss – was zu weniger Kaufabbrüchen und Umsatzeinbußen führt.

MOTO-Zahlungen mögen zwar veraltet erscheinen, unterliegen aber dennoch modernen Sicherheitsmaßnahmen. Unternehmen müssen sich an strenge Sicherheitsstandards halten, um Kundendaten zu schützen, und Instrumente wie den Adressbestätigungs-Service (Address Verification Service, AVS) und die Verifizierung der Kartenprüfnummer einsetzen, die ihrer Kundschaft ein sicheres Gefühl bei ihren Transaktionen geben.

MOTO-Zahlungen ergänzen Systeme für digitale Zahlungen und ermöglichen es den Unternehmen, eine Kombination aus traditionellem und modernem Kundenservice anzubieten sowie ihr Versprechen in Bezug auf Kundenfreundlichkeit und Inklusion einzulösen.

Nachteile von MOTO-Zahlungen

MOTO-Zahlungen bergen Risiken und Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen sollten, unter anderem:

Erhöhtes Betrugspotenzial

Ohne eine physische Karte ist es schwieriger zu überprüfen, ob die Person, die die Karte benutzt, auch rechtmäßige/r Karteninhaber/in ist. In dem Wissen, dass die Karte selbst nicht vorgelegt werden muss, könnten Betrüger/innen versuchen, gestohlene Kartendaten zu verwenden.

Strategie zur Schadensbegrenzung: Verwenden Sie Sicherheitsmaßnahmen wie AVS und verlangen Sie die Kartenprüfnummer (CVV). Implementieren Sie außerdem, wo immer möglich, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, z. B. durch Senden eines Bestätigungscodes an das Telefon der Karteninhaberin oder des Karteninhabers.

Rückbuchungen und angefochtene Zahlungen

Bei MOTO-Zahlungen besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit von Rückbuchungen, da die Kundinnen und Kunden eine Abbuchung auf ihrem Kontoauszug möglicherweise nicht wiedererkennen oder behaupten, sie hätten die Transaktion nie autorisiert.

Strategie zur Schadensbegrenzung: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Transaktionen und Kundeninteraktionen. Die Aufzeichnung von Anrufen (mit Zustimmung) und die Verwendung unterzeichneter Bestellformulare können im Falle angefochtener Zahlungen als Beweis dienen.

Bedenken bezüglich Datensicherheit

Der Umgang mit vertraulichen Zahlungsinformationen am Telefon oder per Post birgt das Risiko von Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff.

Strategie zur Schadensbegrenzung: Halten Sie die Anforderungen des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) ein, schulen Sie Ihre Mitarbeiter/innen in Sachen Datensicherheit und sorgen Sie dafür, dass alle schriftlichen Informationen sicher aufbewahrt und ordnungsgemäß vernichtet werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Höhere Bearbeitungsgebühren

Zahlungsabwickler berechnen für MOTO-Transaktionen aufgrund des erhöhten Risikos häufig höhere Gebühren.

Strategie zur Schadensbegrenzung: Suchen Sie nach einem Zahlungsabwickler mit wettbewerbsfähigen Preisen und verhandeln Sie die Gebühren auf der Grundlage des Transaktionsvolumens und der von Ihnen getroffenen Sicherheitsmaßnahmen.

Betriebliche Herausforderungen

Das Akzeptieren von MOTO-Zahlungen kann einen höheren Aufwand für die Mitarbeiter/innen bei der Auftragsbearbeitung bedeuten und den Betrieb verlangsamen, insbesondere wenn Sie ein hohes Anrufaufkommen haben.

Strategie zur Schadensbegrenzung: Optimieren Sie den Prozess mit effizienten Systemen für die Auftragsannahme (möglicherweise ein Sprachdialogsystem (IVR) für Anrufe) und schulen Sie Ihre Mitarbeiter/innen, damit sie die Transaktionen schnell und präzise bearbeiten können.

Eingeschränkte Kundenüberprüfung

Es ist schwierig, bestimmte Überprüfungen durchzuführen, die bei persönlichen Kontakten oder digitalen Transaktionen möglich sind.

Strategie zur Schadensbegrenzung: Implementieren Sie andere Verifizierungsprozesse, die speziell für MOTO-Zahlungen entwickelt wurden, und schulen Sie Ihr Personal, damit es auf Warnsignale oder Ungereimtheiten bei Bestellungen achtet, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten könnten.

Unternehmen, die MOTO-Zahlungen verwenden, müssen sich proaktiv über diese Risiken informieren und gewissenhaft Strategien anwenden, um sie zu minimieren. MOTO-Zahlungen sind zwar leichter zugänglich, erfordern aber erhöhte Wachsamkeit und strenge Sicherheitsprotokolle zum Schutz von Unternehmen sowie Kundinnen und Kunden.

Best Practices für MOTO-Zahlungen

Befolgen Sie bei MOTO-Zahlungen die folgenden Best Practices:

• Sprachauthentifizierung: Verwenden Sie eine Technologie zur Sprachauthentifizierung. Mit Ihrer Zustimmung können die Stimmaufnahmen der Kundinnen und Kunden als eindeutiges Verifizierungsinstrument für Telefontransaktionen verwendet werden, was die Sicherheit erhöht.

• Rufnummernübertragung: Nutzen Sie die Funktionen zur Anrufererkennung, um eingehende Anrufe mit einer Datenbank bekannter Betrugsrisiken oder früherer betrügerischer Transaktionen zu vergleichen und so potenziell riskante Anrufe sofort zu erkennen.

• Dynamische Währungsumrechnung: Bieten Sie internationalen Kundinnen und Kunden eine dynamische Währungsumrechnung an. Dadurch erfahren oder sehen die Kundinnen und Kunden die Kosten für ihren Einkauf in ihrer Heimatwährung, was ihr Vertrauen und ihre Erfahrung verbessern kann.

• Dedizierte MOTO-Konten: Richten Sie spezielle Händlerkonten für MOTO-Transaktionen ein, um sie von anderen Vertriebskanälen zu trennen. So können Sie potenzielle Betrugsfälle besser nachvollziehen und verwalten.

• Tokenisierung für wiederkehrende Kundinnen und Kunden: Verwenden Sie Tokenisierung, um die Zahlungsinformationen bei wiederkehrenden Käufen sicher zu speichern. Die Token sind nutzlos, wenn sie von betrügerischen Akteurinnen oder Akteuren abgefangen werden.

• Individuelle Betrugsbewertung: Entwickeln Sie ein System zur Betrugsbewertung, das auf das Profil von MOTO-Transaktionen zugeschnitten ist und Faktoren wie Kaufumfang, Häufigkeit und Anomalien beim Bestellverhalten berücksichtigt.

• Intelligente Anrufweiterleitung: Die intelligente Anrufweiterleitung leitet wiederkehrende Kundinnen und Kunden an Mitarbeiter/innen weiter, mit denen sie schon einmal gesprochen haben. Diese Mitarbeiter/innen können erkennen, ob mit der Transaktion der Stammkundin oder des Stammkunden etwas nicht in Ordnung ist.

• Analyse nach der Transaktion: Führen Sie mithilfe von Datenanalysen eine Analyse nach der Transaktion durch, um Muster zu erkennen, die auf Betrug hindeuten könnten. Dies kann die Analyse der Dauer des Bestellvorgangs, das Zögern bei der Angabe von Informationen oder Unstimmigkeiten bei den Bestelldetails umfassen.

• IVR-Zahlungsoptionen: Bieten Sie ein Sprachdialogsystem (IVR) für die Kundinnen und Kunden an, die es vorziehen, ihre Kartendaten nicht direkt an eine/n Mitarbeiter/in weiterzugeben. Dadurch können menschliche Fehler und das Risiko von Datenverlusten reduziert werden.

• Kundenaufklärung: Klären Sie Ihre Kundinnen und Kunden proaktiv darüber auf, wie eine MOTO-Transaktion abläuft, welche Informationen sie angeben müssen und wie sie die Legitimität des Anrufs überprüfen können, wenn sie unsicher sind.

• Nachträgliche Überprüfung: Bei großen oder ungewöhnlichen Transaktionen sollten Sie einen Nachprüfungsanruf tätigen oder eine Textnachricht mit einem einmaligen Code senden, den die Kundin oder der Kunde eingeben muss, um den Verkauf abzuschließen.

• Regelmäßige Überprüfung des Personals: Kontrollieren Sie regelmäßig die Mitarbeiter/innen, die MOTO-Zahlungen abwickeln, um sicherzustellen, dass sie die Protokolle befolgen und sich nicht mit der Zeit nachlässige Gewohnheiten angeeignet haben, die die Sicherheit gefährden könnten.

• PCI-Konformität: Unternehmen, die MOTO-Zahlungen akzeptieren, müssen den PCI DSS einhalten, um die Daten der Karteninhaber/innen zu schützen. Zu diesen Standards gehören die sichere Speicherung von Transaktionsaufzeichnungen und der Verzicht auf die Aufbewahrung vertraulicher Authentifizierungsdaten nach der Autorisierung.

MOTO-Zahlungen als Unternehmen akzeptieren

Die Einrichtung von MOTO-Zahlungen setzt die Kenntnis der Funktionsweise virtueller Terminals voraus. Dabei handelt es sich um Online-Anwendungen, die es Unternehmen ermöglichen, die per Telefon oder Post eingegangenen Zahlungsdaten manuell einzugeben. Sie sind sichere webbasierte Versionen der physischen Point-of-Sale-Terminals, die in Einzelhandelsgeschäften verwendet werden, und sie sind entscheidend für die Abwicklung dieser Transaktionen.

Virtuelle Terminals erleichtern MOTO-Zahlungen, indem sie eine sichere und effiziente Möglichkeit bieten, Zahlungsinformationen aus der Ferne einzugeben und zu verarbeiten. Sie sind wichtig für Unternehmen, die eine flexible, zuverlässige Lösung für Card-Not-Present-Transaktionen benötigen. Außerdem speichern sie Transaktionsdatensätze, auf die für Berichte, Rückerstattungen oder zur Rückbuchungsverwaltung leicht zugegriffen werden kann.

Unternehmen, die MOTO-Zahlungen akzeptieren möchten, sollten diese als Teil einer Gesamtstrategie in Betracht ziehen, um ihrer Kundschaft umfassende Zahlungslösungen anzubieten. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erläutert, wie Sie MOTO-Zahlungen akzeptieren können:

• Richten Sie ein Händlerkonto ein: Beginnen Sie mit der Einrichtung eines Händlerkontos, das MOTO-Transaktionen zulässt. Dabei handelt es sich um eine Art Bankkonto, mit dem Unternehmen Kredit- und Debitkartenzahlungen akzeptieren können.

• Wählen Sie einen Zahlungsabwickler: Arbeiten Sie mit einem Zahlungsabwickler zusammen, der MOTO-Zahlungen unterstützt. Der Zahlungsabwickler sollte im Rahmen seiner Dienstleistungen ein virtuelles Terminal anbieten.

• Führen Sie eine Sicherheitsüberprüfung durch: Vergewissern Sie sich, dass das virtuelle Terminal mit dem PCI DSS konform ist. Richten Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie AVS-Prüfungen und die Verifizierung der Kartenprüfnummer ein, um das Risiko von Betrug bei Card-Not-Present-Transaktionen zu verringern.

• Integrieren Sie das virtuelle Terminal: Integrieren Sie das virtuelle Terminal in Ihre Geschäftsabläufe. Das kann bedeuten, dass Sie es auf mehreren Arbeitsplätzen einrichten oder es externen Teams zugänglich machen.

• Schulen Sie Ihr Personal: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit dem virtuellen Terminal. Ihre Mitarbeiter/innen sollten wissen, wie Zahlungen abgewickelt werden und wie die Sicherheit und der Datenschutz beim Umgang mit vertraulichen Kundendaten gewährleistet werden.

• Wickeln Sie eine Transaktion ab: Um eine MOTO-Zahlung abzuwickeln, geben Sie die Zahlungsdaten der Kundin oder des Kunden in das virtuelle Terminal ein, überprüfen die Informationen und senden sie zur Autorisierung.

• Autorisieren Sie die Transaktion: Das virtuelle Terminal kommuniziert mit dem Zahlungsabwickler, um die Transaktion zu autorisieren, und stellt sicher, dass die Karte gültig und die Gelder verfügbar sind.

• Schließen Sie die Transaktion ab: Bei erfolgreicher Autorisierung schließen Sie die Transaktion ab, indem Sie die Zahlung ausführen, die dann auf Ihr Händlerkonto überwiesen wird.

Stripe unterstützt finanzielle Interaktionen für Unternehmen aller Größenordnungen und sein virtuelles Terminal ist darauf ausgelegt, MOTO-Zahlungen zu akzeptieren. Bei der Abwicklung dieser Transaktionen über Stripe sind einige wichtige Schritte zu befolgen:

• Erstellen Sie ein Payment Intent: Dabei handelt es sich um eine Erklärung an die Systeme von Stripe, dass Sie beabsichtigen, eine Kundenkarte zu belasten. Wenn Sie ein Payment Intent für eine MOTO-Zahlung einrichten, geben Sie als Zahlungsmethode eine Karte an.

• Wickeln Sie die Zahlung ab: Wickeln Sie die Zahlung über das Stripe-Terminal oder die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ab, indem Sie sie speziell als MOTO-Transaktion markieren. Dazu müssen Sie die Kartennummer, die Prüfziffer, das Ablaufdatum und die Postleitzahl der Karteninhaberin bzw. des Karteninhabers in das System eingeben.

• Überprüfen Sie den Status des Lesegeräts: Wenn Sie Hardware verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass sich das Terminal im korrekten Status befindet (z. B. Leerlauf, Wartestellung, Transaktionsabwicklung oder Fehlermodus), um die Zahlung abzuwickeln.

• Erfassen Sie die Zahlung: Um die Transaktion abzuschließen, erfassen Sie die Zahlung. Wenn der Status der Zahlungsanweisung „requires_capture“ lautet, müssen Sie die Erfassung bestätigen, um die Gelder zu übertragen.

Das virtuelle Terminal von Stripe bietet eine nutzerfreundliche Oberfläche für die manuelle und sichere Eingabe von Zahlungsdetails. Es wickelt MOTO-Transaktionen effizient ab und gewährleistet gleichzeitig die Verschlüsselung aller Daten gemäß den PCI-Compliance-Standards​.

Erfahren Sie mehr über das virtuelle Terminal von Stripe.