Likvida medel är den summa pengar ett företag har tillgängligt för att täcka dagliga utgifter, som växelkassor och leverantörsbetalningar. Det kan också hänvisa till tiden det tar för medel att föras över från ett konto till ett annat, t.ex. vid check- eller kortbetalningar.

Nedan förklarar vi vikten av likvida medel, hur företag beräknar hur stora medel som behövs och hur man kan förfina hanteringen av likvida medel.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför är likvida medel viktiga?
  
• Hur skiljer sig likvida medel från kassareserver?
  
• Hur beräknar företag sina nödvändiga likvida medel?
  
• Vilka branscher är starkt beroende av likvida medel?
  
• Hur kan företag förfina hanteringen av sina likvida medel?
  

Varför är likvida medel viktiga?

Företag tänker ofta inte på sina likvida medel förrän de innebär ett problem. I Storbritannien har 34 % av småföretagare använt privata medel för att hålla igång sina företag. Detta kan undvikas genom att hantera tillgängliga likvida medel på ett bättre sätt. Så här fungerar likvida medel för företag.

Täcker glappet mellan att få betalt och betala andra

Du kanske fakturerar en kund och väntar 30, 60 eller till och med 90 dagar på att få betalt, och under tiden måste du betala dina egna räkningar. Tillräckliga likvida medel kan täcka glappet, så att du inte tvingas ta ut lån, försena betalningar eller missa löneutbetalningar.

Ger ett bättre utgångsläge i förhandlingar

När du har tillgång till kontanter är det du som bestämmer. De kan ge dig förmåner som rabatter för tidiga betalningar, lägre priser för större köp och bättre villkor med leverantörer. Företag som har ont om kontanter kan drabbas av förseningsavgifter, högre priser och mindre förmånliga avtalsvillkor.

Upprätthåll ditt anseende (och din kredit)

Försenade betalningar skadar ditt företags trovärdighet – oavsett om det handlar om leverantörer, hyresvärdar eller långivare. Om du behöver finansiering är det viktigt att kunna visa upp en historik av god tillgång på likvida medel. Välskötta likvida medel låter dig betala i tid, vilket stärker relationer och öppnar upp möjligheter för bättre ekonomiska alternativ i framtiden.

Hur skiljer sig likvida medel från kassareserver?

Likvida medel och kassareserver hänvisar båda till pengar som ett företag har till hands, men de tjänar olika syften. Likvida medel är de pengar du använder för att hantera det dagliga kassaflödet, medan kontantreserver är ditt ekonomiska skyddsnät för större, mindre frekventa behov. Om dina likvida medel tar slut kan du behöva skjuta upp betalningar, ta av reserver eller ta på dig kortfristiga skulder. Men om dina kassareserver tar slut har ditt företag inget ekonomisk skyddsnät för nödsituationer eller större investeringar.

Företag bör se till att hantera båda två genom att ha tillräckligt med likvida medel till hands för att undvika en likviditetskris, samtidigt som det bygger upp reserver för att hantera större utmaningar och möjligheter. Här följer mer information om likvida medel och kassareserver.

Likvida medel

Likvida medel håller ditt företag igång mellan inkommande och utgående betalningar. Det är de pengar du har tillgängliga för att täcka kortsiktiga, återkommande utgifter som löner, hyra, leverantörsbetalningar och driftskostnader, och med likvida medel till hands slipper du förlita dig på krediter eller lån för att hålla verksamheten igång.

Hur mycket som behövs varierar beroende på dina fakturerings- och betalningscykler – vissa företag behöver mer likviditet än andra.

Kassareserver

Kassareserver är de pengar du avsätter för oväntade utgifter eller framtida möjligheter. Det här är sparade pengar som är avsedda att utnyttjas endast när det är nödvändigt. Kassareserver fungerar som en buffert vid nödsituationer (t.ex. ekonomiska nedgångar, oväntade utgifter, större utrustningsköp) och kan användas för tillväxtinvesteringar (t.ex. utöka verksamheten, lansera en ny produkt eller anställa en ny teammedlem). Kassareserven sitter vanligtvis på ett separat konto eller i lågriskinvesteringar för att förhindra att de används för rutinutgifter.

Hur beräknar företag sina nödvändiga likvida medel?

För att ta reda på exakt hur mycket kontanter du behöver bör du beräkna dina utgifter, se över dina betalningstider och uppskatta hur mycket lager du har till hands. Dessa beräkningar ser olika ut för de flesta företag. Så här tar du reda på vad ditt företag behöver.

Börja med dina återkommande utgifter

Skaffa dig en tydlig bild av dina fasta och nödvändiga kostnader – vad som måste betalas, oavsett vad. Dessa inkluderar vanligtvis:

• Löner

• Hyra eller amorteringar

• El, gas och vatten

• Leverantörsbetalningar

• Lånebetalningar

• Försäkringar

• Marknadsförings- och annonsutgifter

Titta på de senaste 3–6 månadernas utgifter för att få ett tillförlitligt genomsnitt per månad.

Kartlägg när pengarna kommer in

Ta sedan en titt på när du faktiskt får betalt. Slå fast när du får betalt och om du väntar 30, 60 eller till och med 90 dagar på fakturabetalningar. Behöver du ta hänsyn till säsongsvariationer? Har du stora kunder vars betalningar är oförutsägbara?

Att förstå tidpunkten för dina inflöden av kontanter är lika viktigt som att känna till dina utflöden. Om det dröjer innan intäkterna kommer in behöver du mer likvida medel.

Hitta ditt likviditetsglapp

Ditt "kontantglapp" är antalet dagar mellan tidpunkten då du måste betala dina utgifter och tidpunkten när du får intäkter på ditt konto. Så här beräknar du det:

Kontantglapp = antal dagar det tar för kunderna att betala dig + dagar med lager du har tillgängligt för försäljning - genomsnittligt antal dagar det tar att betala leverantörer

Exempel

• Du får betalt 45 dagar efter att du har gjort en försäljning.

• Du har ett lager för 30 dagar.

• Du betalar vanligtvis dina leverantörer inom 15 dagar.

Kontantglapp = 45 + 30 - 15 = 60

Det betyder att du behöver tillräckligt med likvida medel för att täcka 60 dagars utgifter innan du tar emot betalningar.

Räkna ut hur mycket likvida medel du behöver

Nu när du känner till dina genomsnittliga dagliga utgifter och ditt kontantglapp i dagar kan du beräkna hur mycket likvida medel du behöver. Det här är formeln:

Rekommenderade likvida medel = dagliga utgifter × kontantglapp i dagar

Exempel

Anta att dina dagliga driftskostnader är 3 000 USD och att ditt kontantglapp är 60 dagar.

Likvida medel = 3 000 USD × 60 = 180 000 USD

Det är så mycket du behöver tillgängligt för att täcka utgifterna.

Anpassa för ditt företag

Alla företag är olika, så tänk på följande faktorer:

• Säsongsvariationer: Om du har månader med lägre försäljning bör du öka dina likvida medel.

• Branschnormer: En tillverkare med långa produktionscykler behöver mer likvida medel än en prenumerationsbaserad verksamhet med förutsägbara intäkter.

Vilka branscher är starkt beroende av likvida medel?

Vissa branscher är starkt beroende av likvida medel på grund av hur pengar rör sig in och ut ur företaget. Det kan handla om försenade betalningar, höga driftskostnader eller snäva kassaflödescykler som gör det nödvändigt att ha betydande likvida medel. Det här är några av de branscher som är mest beroende av likvida medel.

Bygg och entreprenad

Bygg- och entreprenadföretag har långa betalningscykler, höga initiala kostnader och ett oförutsägbart kassaflöde. Byggföretag måste ofta betala för material, arbete och tillstånd många månader innan de får betalt för ett projekt. Om de inte har tillräckligt med likvida medel måste de antingen låna pengar eller skjuta upp arbetet, vilket skadar lönsamheten.

Hälso- och sjukvård

Sjukhus och privata praktiker fakturerar försäkringsbolag, men betalningar tar ofta veckor eller månader. Under tiden måste de täcka löner, medicinska förnödenheter, hyra och underhåll av utrustning.

Tillverkning och partihandel

Tillverknings- och grossistföretag har ofta höga lagerkostnader, stora beställningar och långsamma betalningar. Tillverkare måste köpa råvaror, betala leverantörer och hålla produktionen igång, ibland långt innan de skickar färdiga varor och får betalt.

Logistik- och fraktföretag

Logistik- och fraktföretag måste betala bränslekostnader, förarlöner och underhåll i förskott, men de erbjuder ofta sina kunder betalningsvillkor på 30 till 90 dagar. Det betyder att de kan leverera varor idag men få betalt veckor eller månader senare. Om en stor kund försenar betalningen behöver de likvida medel för att kunna fortsätta verksamheten.

Restauranger och hotell

Restauranger och hotell har höga dagliga driftskostnader, oförutsägbar försäljning och förskottsbetalningar till leverantörer. De betalar i förskott för mat, personallöner och el/gas/vatten, medan intäkterna fluktuerar baserat på antalet kunder. Cateringföretag tar emot depositioner men får ofta inte slutbetalningen förrän efter ett evenemang.

Detaljhandel

Detaljhandelsföretag måste köpa in produkter, samt betala hyra och anställda innan de säljer sina varor. Säsongsfluktuationer gör likvida medel ännu viktigare.

Professionella tjänster

Många tjänsteföretag arbetar med projektbaserade betalningar, vilket innebär att de kan arbeta i månader innan de fakturerar och sedan vänta ytterligare 30–90 dagar på betalning. Under tiden måste de fortsätta att betala för personal, kontorshyra och programvaruprenumerationer.

Film- och medieproduktion

Företag inom film- och medieproduktion har stora initiala produktionskostnader, försenade intäkter och oregelbundna betalningscykler. Film- och tv-projekt kan kräva månader (eller år) av arbete innan några intäkter kommer in. Även digitala medieföretag kan drabbas av långa förseningar när det gäller utbetalningar av annonsintäkter.

Hur kan företag förfina hanteringen av sina likvida medel?

Att optimera sina likvida medel innebär att företag har tillräckligt med likviditet för att täcka utgifter samtidigt som man ser till att extra kontanter inte förblir outnyttjade. Så här kan företag finjustera sin hantering av likvida medel för maximal effektivitet.

Kortare betalningscykler

Ett långt kontantglapp – tiden mellan att betala utgifter och ta emot intäkter – är ofta anledningen till att företag får likviditetsproblem. Ju snabbare du får betalt, desto mindre likvida medel behöver du.

• Förkorta betalningsvillkoren: Om du har 60 dagars betalningsvillkor med kunder kan du förhandla ner dem till 30 dagar eller till och med 15.

• Erbjud incitament för tidiga betalningar: Små rabatter (t.ex. "2 % rabatt om du betalar inom 10 dagar") kan motivera kunder att betala tidigare.

• Fakturera omedelbart: Uppskjuten fakturering med några dagar kan få betydande effekter över tid. Automatisera faktureringen så att fakturor skickas ut så fort arbetet är slutfört.

• Kräv depositioner eller förskottsbetalningar: Få delbetalningar i förskott för stora projekt istället för att vänta på hela betalningen i slutet av projektet.

Fördröj dina egna betalningar

Du kan fördröja dina egna utgående betalningar. Försök hitta sätt att göra det utan att skada leverantörsrelationerna.

• Förhandla fram längre betalningsvillkor: Om din leverantör förväntar sig betalning inom 30 dagar, be om 45 eller 60 dagar.

• Använd kredit på ett smart sätt: Om leverantörer erbjuder finansiering med 0 % ränta eller handelskredit kan du utnyttja det för att ha mer kontanter tillgängliga.

• Konfigurera betalningsplaner: Istället för att betala alla räkningar på en gång kan du sprida ut betalningarna för att frigöra kontanter på kort sikt.

Kassaflödesprognos i realtid

Du kan inte finjustera hanteringen av dina likvida medel om du inte vet vart dina pengar tar vägen. En löpande 90-dagarsprognos hjälper dig att upptäcka potentiella underskott innan de blir problematiska.

• Spåra dagliga in- och utflöden: Förstå exakt när pengar kommer in och skickas ut.

• Planera för säsongsfluktueringar: Om vissa månader är förknippade med lägre försäljning bör du justera dina likvida medel i förväg.

• Ta hänsyn till oväntade kostnader: Uteblivna kundbetalningar eller plötsliga nedgångar i försäljningen kan störa kassaflödet om du inte är förberedd.

Automatisera kontanthanteringen

Manuell spårning av kontanter är långsam och felbenägen. Med smart automatisering kan du bibehålla din likviditet utan konstant tillsyn.

• Använd automatisk fakturering för kunder: Detta bidrar till konsekventa inkommande betalningar.

• Ställ in varningar för låga kontantsaldon: På sätt slipper du obehagliga överraskningar när utgifterna slår till.

• Automatisera godkännanden av utgifter: På så sätt undviker du onödiga förseningar för att betala viktiga leverantörer.

Använd kredit som en reserv

En kredit kan fungera som en buffert, men den bör inte vara din primär källa för likviditet. Ha den tillgänglig, men utnyttja den bara när det behövs. Använd den strategiskt för kortsiktiga behov, till exempel för att täcka löner under en period med försenade betalningsfordringar.

Förbättra lagerhanteringen

Ett för stort lager binder kontanter för företag som har fysiska lager, medan ett för litet lager kan påverka försäljningen negativt.

• Försök sälja svårsålda produkter med kampanjer: Osålda produkter dränerar företagets likviditet. Försök omvandla dem till intäkter snabbare.

• Minska överbeställningar: Med datadrivna lagerprognoser kan du motverka överskottslager.

• Förhandla fram bättre leverantörsvillkor: Vissa leverantörer erbjuder just-in-time-lager, vilket innebär att du inte behöver betala för varor i förväg eller lagra extraprodukter.

Centralisera kontantreserverna, men se till att likvida medel är tillgängliga

Även om långfristiga reserver bör sättas in på konton med hög avkastning måste dina likvida medel vara lättillgängliga.

• Separera likvida medel från kassareserver: Bind inte upp kontanter i långsiktiga investeringar.

• Använd räntebärande företagskonton: Om du har likvida medel bör de placeras på ett kontantkonto som ger viss avkastning.

• Se regelbundet över likviditetsnivåerna: Det som fungerade för ett halvår sedan kanske inte är optimalt nu. Justera dina likvida medel baserat på konjunkturcykler och tillväxt.

Granska och skär ner på onödiga utgifter

Varje sparad krona är en krona som kan läggas till i dina likvida medel. Små, återkommande utgifter kan gå obemärkt förbi men samlas på hög över tid.

• Granska prenumerationer och programvaruverktyg: Eliminera det du inte använder.

• Förhandla med leverantörer: Se om lojalitetsrabatter eller erbjudanden för större volymer är tillgängliga.

• Byt till kostnadseffektiva betalningsmetoder: Avgifter för kreditkortshantering kan bli dyrt i längden. ACH-betalningar eller direkta banköverföringar är ofta billigare.

Bygg en buffert för nödsituationer

Ett företag utan en finansiell buffert är för beroende av kredit, vilket kan vara riskabelt. Se till att du alltid har extra likvida medel så att du alltid kan täcka dina driftskostnader, och fyll på din likviditet och dina reserver regelbundet. Om du tvingas använda dem bör du försöka fylla på dem igen så snart som möjligt.