O fundo de caixa é a quantidade de dinheiro que uma empresa tem disponível para cobrir despesas diárias, como troco para clientes e pagamento de fornecedores. Também pode se referir ao tempo entre quando o dinheiro sai de uma conta e quando ele é oficialmente compensado, como com cheques e pagamentos com cartão.

Abaixo, explicaremos a importância do fundo de caixa, como as empresas calculam seu fundo de caixa necessário e como refiná-lo.

O que há neste artigo?

• Por que o fundo de caixa é importante?
  
• Qual a diferença entre o fundo de caixa e as reservas de caixa?
  
• Como as empresas calculam o fundo de caixa necessário?
  
• Quais setores dependem muito do fundo de caixa?
  
• Como as empresas podem refinar seu fundo de caixa?
  

Por que o fundo de caixa é importante?

Muitas vezes, as empresas não pensam em fundo de caixa até que isso se torne um problema. No Reino Unido, 34% dos proprietários de pequenas empresas usaram fundos pessoais para manter seus negócios funcionando. Isso pode ser evitado mantendo fundo de caixa suficiente. Veja o que o fundo de caixa pode fazer por uma empresa.

Cobrir a diferença entre receber e pagar a outra pessoa

Você pode faturar um cliente e esperar 30, 60 ou até 90 dias para ser pago, durante os quais você precisa pagar suas próprias contas. Um fluxo de caixa adequado pode cobrir essa lacuna para que você não seja forçado a se endividar, atrasar pagamentos ou deixar de pagar a folha de pagamento.

Dar poder a você nas negociações

Quando você tem dinheiro em mãos, você está no controle. Você pode aproveitar os descontos de pagamento antecipado, comprar a granel por preços mais baixos e fechar melhores condições com os fornecedores. Empresas com pouco caixa podem ser atingidas por taxas por atraso, preços mais altos e condições contratuais menos favoráveis.

Mantenha sua reputação e seu crédito intactos

Pagar com atraso constante, seja para fornecedores, locadores ou credores, prejudica a credibilidade da sua empresa. Se você precisar de financiamento, um histórico de falta de dinheiro pode ser prejudicial. Um fundo de caixa bem gerido permite que você pague em dia, o que mantém os relacionamentos fortes e abre melhores opções financeiras mais adiante.

Qual a diferença entre o fundo de caixa e as reservas de caixa?

O fundo de caixa e as reservas de caixa se referem ao dinheiro que uma empresa mantém à mão, mas servem a propósitos diferentes. Fundo de caixa é o dinheiro que você usa para gerenciar o fluxo de caixa diário, enquanto as reservas de caixa são sua rede de segurança financeira para necessidades maiores e menos frequentes. Se o seu caixa estiver baixo, você pode ter de atrasar pagamentos, usar reservas ou contrair dívidas de curto prazo. No entanto, se as reservas de caixa acabarem, sua empresa não terá apoio financeiro para emergências ou grandes movimentos.

Uma empresa inteligente gerencia as duas coisas: ela mantém fundo suficiente para evitar crises de caixa enquanto constrói reservas para lidar com desafios e oportunidades maiores. Veja mais informações sobre cada tipo de fundo.

Fundo de caixa

O fundo de caixa é o que mantém sua empresa funcionando entre pagamentos de entrada e saída. É o dinheiro que você tem disponível para cobrir despesas recorrentes de curto prazo, como folha de pagamento, aluguel, pagamentos de fornecedores e custos operacionais, e evita que você dependa de crédito ou empréstimo emergencial apenas para se manter aberto.

O valor necessário depende dos ciclos de cobrança e pagamento. Algumas empresas precisam de mais liquidez que as outras.

Reservas de caixa

Reservas de caixa são o dinheiro que você reserva para despesas inesperadas ou oportunidades futuras. São economias que só devem ser aproveitadas quando necessário. As reservas de caixa funcionam como um colchão para emergências (por exemplo, crises econômicas, despesas inesperadas, falhas graves de equipamentos) e podem ser usadas para investimentos em crescimento (por exemplo, expansão de operações, lançamento de um novo produto, contratação de um novo membro da equipe. Normalmente, eles são mantidos em contas separadas ou investimentos de baixo risco para evitar seu uso em despesas rotineiras.

Como as empresas calculam o fundo de caixa necessário?

Para descobrir exatamente quanto fundo de caixa você precisa, calcule suas despesas, determine seus cronogramas de pagamento e veja quanto estoque você tem em mãos. O cálculo de cada empresa será um pouco diferente. Veja como descobrir o que sua empresa precisa.

Comece com suas despesas recorrentes

Primeiro, tenha uma visão clara dos seus custos fixos e necessários, o que deve ser pago, não importa o que aconteça. Estes geralmente incluem:

• Folha de pagamentos

• Aluguel ou hipoteca

• Serviços públicos

• Pagamentos a fornecedores

• Pagamentos de empréstimos

• Seguro

• Gastos com marketing e anúncios

Analise os últimos 3 a 6 meses de despesas para obter uma média mensal confiável.

Mapeie quando o dinheiro entra

A seguir, confira quando você está recebendo pagamentos. Determine se você recebe valores diariamente ou se aguarda 30, 60 ou até 90 dias para pagamentos de faturas. Você precisa contabilizar as quedas sazonais? Você tem clientes grandes com cronogramas de pagamento imprevisíveis?

Entender o momento de suas entradas é tão importante quanto saber suas despesas. Se a sua receita demorar a chegar, você precisará de mais fundo de caixa.

Encontre sua diferença de caixa

Sua diferença de caixa é o número de dias entre quando você tem de pagar suas despesas e quando você recebe receita em sua conta. Veja como calcular:

Diferença de caixa = dias que os clientes demoram para pagar + dias de estoque que você tem disponível para venda - número médio de dias que você leva para pagar fornecedores

Exemplo

• Você recebe 45 dias depois de fazer uma venda.

• Você tem 30 dias de estoque.

• Normalmente, você paga os fornecedores em 15 dias.

Diferença de caixa = 45 + 30 - 15 = 60

Isso significa que você precisa de fundo de caixa suficiente para cobrir 60 dias de despesas antes de receber os pagamentos.

Calcule a quantidade de fundo de caixa que você precisa

Agora que você conhece suas despesas diárias médias e a diferença de caixa em dias, você pode calcular quanto fundo de caixa você precisa. Eis a fórmula:

Fundo de caixa recomendado = despesas diárias × diferença de caixa em dias

Exemplo

Presuma que suas despesas operacionais diárias sejam de $3.000 e que sua diferença de caixa seja de 60 dias.

Flutuação em dinheiro = $3.000 × 60 = $180.000

Isso é quanto você precisa disponível para cobrir as despesas.

Ajuste de acordo com sua empresa

Cada negócio é diferente, por isso, considere os seguintes fatores:

• Sazonalidade: se você tem meses lentos, aumente seu fundo de caixa.

• Normas do setor: um fabricante com ciclos de produção longos precisa de mais fundo de caixa do que uma empresa baseada em assinaturas com receita previsível.

Quais setores dependem mais do fundo de caixa?

Alguns setores dependem muito do fundo de caixa por conta da maneira como o dinheiro entra e sai de seus negócios. Eles enfrentam atrasos nos pagamentos, altos custos operacionais ou ciclos de fluxo de caixa apertados que tornam necessário ter um fundo de caixa considerável. Aqui estão alguns dos setores mais dependentes.

Construção e contratação

Empresas de construção e empreiteiras têm ciclos de pagamento longos, altos custos iniciais e fluxo de caixa imprevisível. Os prestadores de serviços muitas vezes precisam pagar por materiais, mão de obra e licenças meses antes de serem pagos por um projeto. Se não tiverem fundo de caixa suficiente, eles se endividam ou atrasam o trabalho, o que prejudica a lucratividade.

Saúde

Hospitais e consultórios particulares cobram das seguradoras, mas os pagamentos geralmente levam semanas ou meses para serem processados. Enquanto isso, eles têm de cobrir salários, suprimentos médicos, aluguel e manutenção de equipamentos.

Fabricação e distribuição no atacado

Empresas de manufatura e distribuição atacadista têm altos custos de estoque, grandes pedidos a em lote e recebíveis lentos. Os fabricantes têm de comprar matérias-primas, pagar fornecedores e manter a produção funcionando, às vezes muito antes de enviar produtos acabados e receber pagamentos.

Empresas de logística e frete

As empresas de logística e frete precisam pagar antecipadamente os custos de combustível, salários dos motoristas e manutenção, mas muitas vezes oferecem aos clientes condições de pagamento de 30 a 90 dias. Isso significa que elas podem entregar mercadorias hoje, mas são pagos semanas ou meses depois. Se um grande cliente atrasa o pagamento, elas precisam de fundo de caixa para continuar as operações.

Restaurantes e hospitalidade

Restaurantes e empresas de hospitalidade têm custos operacionais diários elevados, vendas imprevisíveis e pagamentos antecipados de fornecedores. Eles pagam adiantado por comida, salários de funcionários e serviços públicos, enquanto a receita flutua com base no tráfego de clientes. As empresas de catering recebem depósitos, mas muitas vezes só recebem o pagamento final depois de um evento.

Varejo

As empresas de varejo precisam estocar os produtos com antecedência, cobrir o aluguel e pagar os funcionários antes de fazer vendas. As flutuações sazonais tornam o fundo de caixa ainda mais importante.

Serviços profissionais

Muitas empresas de serviços profissionais operam com pagamentos baseados em projetos, o que significa que podem trabalhar por meses antes do faturamento e depois aguardar de 30 a 90 dias pelo pagamento. Enquanto isso, elas ainda precisam pagar funcionários, aluguel de escritório e assinaturas de software.

Produção de filmes e mídia

Empresas de produção de filmes e mídia têm grandes custos iniciais de produção, receita atrasada e ciclos de pagamento irregulares. Projetos de cinema e TV exigem meses (ou anos) de trabalho antes de qualquer receita entrar. Mesmo as empresas de mídia digital podem enfrentar longos atrasos nos repasses de receita de anúncios.

Como as empresas podem refinar seu fundo de caixa?

Otimizar o fundo de caixa significa manter liquidez suficiente para cobrir despesas e, ao mesmo tempo, garantir que o excesso de caixa não fique ocioso. Veja como as empresas podem ajustar seu fundo de caixa para obter o máximo de eficiência.

Apertar os ciclos de pagamentos

Uma longa diferença de caixa — o tempo entre o pagamento das despesas e o recebimento da receita — costuma ser a razão pela qual as empresas enfrentam problemas de liquidez. Quanto mais rápido você receber pagamentos, menos fundo de caixa você precisará.

• Encurte os prazos de pagamento: se você tem prazo de 60 dias com clientes, negocie até 30 dias ou até 15 dias.

• Ofereça incentivos de pagamento antecipado: pequenos descontos (ex.: "2% de desconto se for pago em até 10 dias") podem motivar os clientes a pagar mais cedo.

• Fature imediatamente: atrasar as faturas em até alguns dias aumenta o prazo. Automatize a emissão de faturas para que sejam enviadas assim que o trabalho for concluído.

• Exija depósitos ou pagamentos progressivos: receba antecipadamente pagamentos parciais para grandes projetos, em vez de esperar o saldo total no final.

Amplie seus próprios pagamentos

Assim como você quer receber pagamentos mais rápido, também pode atrasar os seus próprios pagamentos de saída. Encontre maneiras de fazer isso sem prejudicar o relacionamento com fornecedores.

• Negocie prazos de pagamento mais longos: se o seu fornecedor espera o pagamento em 30 dias, peça 45 ou 60 dias.

• Use o crédito com sabedoria: se os fornecedores oferecerem financiamento com juros de 0% ou crédito comercial, use-o para manter mais caixa disponível.

• Defina cronogramas de pagamentos: em vez de pagar todas as contas de uma só vez, escalone os pagamentos para mais perto de suas datas de vencimento para liberar dinheiro de curto prazo.

Mantenha uma previsão de fluxo de caixa em tempo real

Você não pode ajustar seu fundo de caixa se não sabe para onde seu dinheiro está indo. Uma previsão contínua de 90 dias ajuda a identificar possíveis deficiências antes que elas se tornem problemas.

• Acompanhe os fluxos diários de entrada e saída: saiba exatamente quando o dinheiro está entrando e saindo.

• Planeje-se para quedas sazonais: se você tiver meses lentos, ajuste os níveis de fundo de caixa com antecedência.

• Considere custos inesperados: inadimplência de clientes ou quedas repentinas nas vendas podem atrapalhar o fluxo de caixa se você não estiver preparado.

Automatize a gestão de caixa

O rastreamento manual de dinheiro é lento e propenso a erros. A automação inteligente mantém sua liquidez sem exigir supervisão constante.

• Utilize cobrança automática para clientes: isso ajuda a garantir a entrada consistente dos pagamentos.

• Configure alertas para saldos de caixa baixos: isso evita surpresas quando as despesas chegam.

• Automatize aprovações de despesas: isso evita atrasos desnecessários no pagamento de fornecedores importantes.

Use uma linha de crédito como backup

Uma linha de crédito pode funcionar como um amortecedor, mas não deve ser uma fonte primária de fundo de caixa. Mantenha-a disponível, mas recorra a ela apenas quando necessário. Use-a estrategicamente para necessidades de curto prazo, como cobrir a folha de pagamento durante um ciclo de recebíveis atrasados.

Melhore a gestão de estoques

Muito estoque emperra o caixa para empresas que mantêm estoque físico, enquanto pouco pode atrapalhar as vendas.

• Mova produtos de venda lenta com promoções: o estoque não vendido drena o caixa. Converta-o em receita mais rapidamente.

• Reduza o excesso de pedidos: a previsão de estoque orientada por dados evita que o caixa fique preso ao excesso de estoque.

• Negocie melhores condições com fornecedores: alguns fornecedores oferecem opções de estoque just-in-time, o que significa que você não precisa pagar pelo estoque antecipadamente ou extras da loja.

Centralize as reservas de caixa, mas mantenha o fundo de caixa acessível

Embora as reservas de longo prazo devam ser reservadas em contas de retorno elevado, seu fundo de caixa precisa ser líquido e acessível.

• Separe o fundo de caixa das reservas: não prenda o caixa operacional em investimentos de longo prazo.

• Use contas empresariais com juros: se você mantiver um fundo de caixa estável, coloque-o em uma conta de caixa que ganhe alguns retornos.

• Revise regularmente os níveis do fundo de caixa: o que funcionava há seis meses pode não ser o ideal agora. Ajuste os níveis de fundo de caixa com base nos ciclos econômicos e no crescimento.

Revisar e cortar despesas desnecessárias

Cada dólar economizado é um dólar adicionado ao seu fundo de caixa. Pequenas despesas recorrentes podem passar despercebidas, mas se acumulam com o tempo.

• Faça auditoria de assinaturas e ferramentas de software: Elimine o que você não usa.

• Negocie com fornecedores: veja se descontos de fidelidade ou ofertas de compras em massa estão disponíveis.

• Mude para formas de pagamento econômicas. As tarifas de processamento de cartão de crédito podem ficar caras. Automated Clearing House (ACH) ou transferências bancárias diretas costumam ser mais baratas.

Criar um amortecedor de fundo de caixa para emergências

Uma empresa sem um colchão financeiro depende muito de crédito, o que pode ser arriscado. Mantenha um pouco de fundo de caixa extra para que você possa sempre cobrir suas despesas operacionais e reabastecer o fundo de caixa e as reservas regularmente. Se você recorrer a eles, reabasteça-os assim que puder.