Le fonds de caisse est la somme d'argent dont dispose une entreprise pour couvrir ses dépenses quotidiennes, telles que rendre la monnaie pour les clients et payer les fournisseurs. Il peut également s'agir du délai entre le moment où l'argent quitte un compte et le moment où il est officiellement compensé, par exemple dans le cas des chèques et des paiements par carte.

Dans cet article, nous expliquons l'importance du fonds de caisse, comment les entreprises calculent le fonds de caisse dont elles ont besoin et comment l'affiner.

Sommaire de cet article

• Pourquoi le fonds de caisse est-il important ?
  
• En quoi le fonds de caisse diffère-t-il des réserves de trésorerie ?
  
• Comment les entreprises calculent-elles le fonds de caisse dont elles ont besoin ?
  
• Quels sont les secteurs d'activité qui dépendent fortement des fonds de caisse ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles affiner leur fonds de caisse ?
  

Pourquoi le fonds de caisse est-il important ?

Souvent, les entreprises ne se préoccupent pas du fonds de caisse tant que celui-ci ne devient pas un problème. Au Royaume-Uni, 34 % des propriétaires de petites entreprises ont utilisé des fonds personnels pour faire fonctionner leur entreprise. Cette situation peut être évitée en conservant un fonds de caisse suffisant. Voici ce que le fonds de caisse peut apporter à une entreprise.

Combler l'écart entre le moment où vous êtes payé et celui où vous payez les autres

Lorsque vous facturez un client, vous pouvez attendre 30, 60 ou même 90 jours pour être payé, période pendant laquelle vous devez payer vos propres factures. Un fonds de caisse adéquat peut couvrir cet écart, ce qui vous évite d'avoir à vous endetter, à retarder des paiements ou à ne pas payer des salaires.

Vous donner du pouvoir dans les négociations

Lorsque vous disposez de liquidités, vous avez le contrôle. Vous pouvez profiter de remises pour paiement anticipé, acheter en gros à des prix plus bas et obtenir de meilleures conditions avec les fournisseurs. Les entreprises qui manquent de liquidités peuvent se retrouver confrontées à des frais de retard, des prix plus élevés et des conditions contractuelles moins favorables.

Préserver votre réputation (et votre crédit)

Le fait de payer systématiquement en retard, que ce soit aux fournisseurs, aux propriétaires ou aux prêteurs, nuit à la crédibilité de votre entreprise. Si vous avez besoin d'un financement, le fait d'être à court de liquidités peut vous nuire. Un fonds de caisse bien géré vous permet de payer à temps, ce qui contribue à renforcer les relations et vous ouvre de meilleures options financières par la suite.

En quoi le fonds de caisse diffère-t-il des réserves de trésorerie ?

Le fonds de caisse et les réserves de trésorerie font tous deux référence à l'argent qu'une entreprise garde sous la main, mais ils ont des objectifs différents. Le fonds de caisse est l'argent que vous utilisez pour gérer vos flux de trésorerie quotidiens, tandis que les réserves de trésorerie constituent votre filet de sécurité financière pour les besoins plus importants et moins fréquents. Si votre fonds de caisse est faible, vous devrez peut-être retarder vos paiements, puiser dans vos réserves ou contracter des dettes à court terme. Mais si vos réserves de liquidités s'épuisent, votre entreprise ne dispose d'aucun soutien financier en cas d'urgence ou d'évolution importante.

Une entreprise intelligente gère les deux : elle conserve un fonds de caisse suffisant pour éviter les crises de trésorerie tout en constituant des réserves pour faire face à des défis et à des opportunités plus importants. Vous trouverez ici plus d'informations sur chaque type de fonds.

Fonds de caisse

Le fonds de caisse ce qui permet à votre entreprise de fonctionner entre les paiements entrants et sortants. C'est l'argent dont vous disposez pour couvrir les dépenses récurrentes à court terme telles que les salaires, le loyer, les paiements aux fournisseurs et les coûts d'exploitation, et cela vous évite de recourir au crédit ou à des emprunts d'urgence simplement pour rester ouvert.

Le montant nécessaire varie en fonction de vos cycles de facturation et de paiement. Certaines entreprises ont besoin de plus de liquidités que d'autres.

Réserves de trésorerie

Les réserves de trésorerie sont l'argent que vous mettez de côté pour faire face à des dépenses imprévues ou à des opportunités futures. Il s'agit d'économies qui ne doivent être utilisées qu'en cas de nécessité. Les réserves de trésorerie servent de coussin en cas d'urgence (p. ex., ralentissement économique, dépenses imprévues, panne d'équipement majeure) et peuvent être utilisées pour des investissements de croissance (p. ex., développement des activités, lancement d'un nouveau produit, embauche). Elles sont généralement conservées sur des comptes distincts ou dans des placements à faible risque afin d'éviter qu'elles ne soient utilisées pour des dépenses courantes.

Comment les entreprises calculent-elles le fonds de caisse dont elles ont besoin ?

Pour déterminer exactement le montant du fonds de caisse dont vous avez besoin, calculez vos dépenses, déterminez vos échéances de paiement et évaluez le volume de vos stocks. Chaque entreprise effectuera des calculs légèrement différents. Voici comment déterminer le fonds de caisse dont votre entreprise a besoin.

Commencez par vos dépenses récurrentes

Tout d'abord, obtenez une image claire de vos coûts fixes et nécessaires, c'est-à-dire de ce qui doit être payé, quoi qu'il arrive. Il s'agit généralement des coûts suivants :

• Salaires

• Loyers ou hypothèques

• Factures d'eau et d'énergie

• Paiements aux fournisseurs

• Remboursements de prêts

• Assurance

• Dépenses marketing et publicitaires

Examinez les dépenses des 3 à 6 derniers mois pour obtenir une moyenne mensuelle fiable.

Planifiez les rentrées d'argent

Ensuite, vérifiez quand vous êtes réellement payé. Déterminez si vous percevez des liquidités quotidiennement ou si vous attendez 30, 60, voire 90 jours pour recevoir des paiements de facture. Devez-vous tenir compte des baisses saisonnières ? Avez-vous de gros clients dont les calendriers de paiement sont imprévisibles ?

Il est tout aussi important de comprendre le calendrier de vos rentrées d'argent que de connaître vos dépenses. Si vos recettes tardent à arriver, vous aurez besoin de plus de fonds de caisse.

Déterminez votre écart de trésorerie

Votre écart de trésorerie correspond au nombre de jours entre le moment où vous devez payer vos dépenses et celui où vous recevez des recettes sur votre compte. Voici comment le calculer :

Écart de trésorerie = nombre de jours nécessaires aux clients pour vous payer + nombre de jours de stock disponible à la vente - nombre moyen de jours nécessaires pour payer les fournisseurs

Exemple

• Vous êtes payé 45 jours après avoir effectué une vente.

• Vous disposez de 30 jours de stock.

• En règle générale, vous payez vos fournisseurs dans un délai de 15 jours.

Écart de trésorerie = 45 + 30 - 15 = 60

Cela signifie que vous devez disposer d'un fonds de caisse suffisant pour couvrir 60 jours de dépenses avant de collecter les paiements.

Calculez le montant de fonds de caisse dont vous avez besoin

Maintenant que vous connaissez vos dépenses quotidiennes moyennes et votre écart de trésorerie en jours, vous pouvez calculer le montant de fonds de caisse dont vous avez besoin. La formule est la suivante :

Fonds de caisse recommandé = dépenses quotidiennes × écart de trésorerie en jours

Exemple

Supposons que vos dépenses d'exploitation quotidiennes sont de 3 000 $ et que votre écart de trésorerie est de 60 jours.

Fonds de caisse = 3 000 $ × 60 = 180 000 $

Il s'agit du montant dont vous avez besoin pour couvrir vos dépenses.

Adaptez le calcul en fonction de la situation de votre entreprise

Chaque entreprise étant différente, il convient de prendre en compte les facteurs suivants :

• Saisonnalité : si vous avez des mois creux, augmentez votre fonds de caisse.

• Normes du secteur : un fabricant dont les cycles de production sont longs a besoin d'un fonds de caisse plus important qu'une entreprise basée sur des abonnements dont les revenus sont prévisibles.

Quels sont les secteurs d'activité qui dépendent fortement des fonds de caisse ?

Certains secteurs d'activité dépendent fortement du fonds de caisse en raison de la manière dont l'argent entre et sort de leur entreprise. Ils sont confrontés à des retards de paiement, à des coûts d'exploitation élevés ou à des cycles de trésorerie serrés qui les obligent à disposer d'un fonds de caisse considérable. Voici quelques-uns des secteurs d'activité les plus dépendantes.

Construction et sous-traitance

Les entreprises de construction et de sous-traitance sont confrontées à de longs cycles de paiement, à des coûts initiaux élevés et à des flux de trésorerie imprévisibles. Les sous-traitants doivent souvent payer les matériaux, la main-d'œuvre et les permis plusieurs mois avant d'être payés pour un projet. S'ils ne disposent pas d'un fonds de caisse suffisant, ils s'endettent ou retardent les travaux, ce qui nuit à la rentabilité.

Santé

Les hôpitaux et les cabinets privés facturent les compagnies d'assurance, mais les paiements prennent souvent des semaines ou des mois avant d'être effectués. Pendant ce temps, ils doivent couvrir les salaires, les fournitures médicales, le loyer et l'entretien de l'équipement.

Fabrication et distribution de gros

Les entreprises de fabrication et de distribution de gros se caractérisent par des coûts de stocks élevés, des commandes en gros et des créances à rotation lente. Les fabricants doivent acheter des matières premières, payer les fournisseurs et assurer la production, parfois bien avant d'expédier les produits finis et de recevoir le paiement.

Entreprises de logistique et de fret

Les entreprises de logistique et de fret doivent payer à l'avance les frais de carburant, les salaires des chauffeurs et les coûts d'entretien, mais elles proposent souvent à leurs clients des délais de paiement allant de 30 à 90 jours nets. Cela signifie qu'elles peuvent livrer des marchandises aujourd'hui, mais être payés des semaines ou des mois plus tard. Si un client important retarde son paiement, il a besoin de liquidités pour poursuivre ses activités.

Restauration et hôtellerie

Les restaurants et les entreprises du secteur de l'hôtellerie doivent faire face à des coûts d'exploitation quotidiens élevés, des ventes imprévisibles et des paiements anticipés aux fournisseurs. Ils paient à l'avance la nourriture, les salaires du personnel et les services publics, tandis que les recettes fluctuent en fonction de la fréquentation des clients. Les entreprises de restauration prennent des acomptes, mais ne reçoivent souvent le paiement final qu'après un événement.

Vente au détail

Les entreprises de vente au détail doivent stocker les produits à l'avance et payer le loyer et les employés avant de réaliser des ventes. Les fluctuations saisonnières rendent le fonds de caisse encore plus important.

Services professionnels

De nombreuses sociétés de services professionnels fonctionnent sur la base de paiements par projet, ce qui signifie qu'elles peuvent travailler pendant des mois avant de facturer et attendre 30 à 90 jours de plus pour être payées. Pendant ce temps, elles doivent toujours payer le personnel, le loyer des bureaux et les abonnements aux logiciels.

Production cinématographique et médiatique

Les entreprises de production cinématographique et médiatique se caractérisent par des coûts de production initiaux importants, des revenus différés et des cycles de paiement irréguliers. Les projets cinématographiques et télévisuels nécessitent des mois (ou des années) de travail avant de générer des revenus. Même les entreprises de médias numériques peuvent être confrontées à des retards importants dans le versement des recettes publicitaires.

Comment les entreprises peuvent-elles affiner leur fonds de caisse ?

L'optimisation du fonds de caisse consiste à conserver suffisamment de liquidités pour couvrir les dépenses tout en veillant à ce que les excédents de trésorerie ne restent pas inactifs. Voici comment les entreprises peuvent affiner leur fonds de caisse pour une efficacité maximale.

Réduisez les cycles de paiement

Un écart de trésorerie (le temps qui s'écoule entre le paiement des dépenses et la réception des revenus) important est souvent la raison pour laquelle les entreprises rencontrent des problèmes de liquidités. Plus vous percevez rapidement les paiements, moins vous avez besoin de fonds de caisse.

• Raccourcissez les délais de paiement : Si vous avez des délais de 60 jours nets avec vos clients, négociez jusqu'à 30 jours nets ou même 15 jours net.

• Offrez des avantages en cas de paiement anticipé : De petites remises (par exemple, « 2 % de réduction si le paiement est effectué sous 10 jours ») peuvent inciter les clients à payer plus tôt.

• Envoyez immédiatement vos factures : si vous retardez l'envoi des factures, ne serait-ce que de quelques jours, celles-ci s'accumulent au fil du temps. Automatisez les factures afin qu'elles soient envoyées dès que le travail est terminé.

• Demandez des acomptes ou des paiements échelonnés : il s'agit d'obtenir des paiements partiels à l'avance pour les grands projets au lieu d'attendre la totalité du solde à la fin.

Étalez vos propres paiements

De même que vous souhaitez accélérer le recouvrement de vos paiements, vous souhaitez également retarder vos propres paiements sortants. Voici des moyens de le faire sans nuire aux relations avec les fournisseurs.

• Négociez des délais de paiement plus longs : si votre fournisseur attend un paiement dans les 30 jours, demandez un délai de 45 ou 60 jours.

• Utilisez le crédit à bon escient : si les fournisseurs proposent un financement à 0 % d'intérêt ou un crédit commercial, utilisez-le pour conserver plus de liquidités disponibles.

• Mettez en place des échéanciers de paiement : au lieu de payer toutes les factures en une seule fois, échelonnez les paiements à l'approche de leur date d'échéance pour libérer des liquidités à court terme.

Prévoyez les flux de trésorerie en temps réel

Vous ne pouvez pas affiner votre fonds de caisse si vous ne savez pas où va votre argent. Des prévisions glissantes sur 90 jours vous permettent d'identifier les lacunes potentielles avant qu'elles ne deviennent des problèmes.

• Effectuez le suivi des entrées et sorties quotidiennes : sachez exactement quand l'argent entre et sort.

• Prévoyez des baisses saisonnières : si vous avez des mois lents, ajustez les niveaux de fonds de caisse à l'avance.

• Tenez compte des coûts imprévus : les défauts de paiement des clients ou les baisses soudaines des ventes peuvent perturber votre trésorerie si vous n'y êtes pas préparé.

Automatisez la gestion de la trésorerie

Le suivi manuel des espèces est un processus lent et sujet aux erreurs. L'automatisation intelligente vous permet de rester liquide sans nécessiter de surveillance constante.

• Utilisez la facturation automatique pour les clients : cela permet d'assurer la régularité des paiements entrants.

• Mettez en place des alertes en cas de solde de trésorerie faible : cela permet d'éviter les mauvaises surprises en cas de dépenses.

• Automatisez l'approbation des dépenses : cela permet d'éviter des retards inutiles dans le paiement des fournisseurs importants.

Utilisez une ligne de crédit comme solution de secours

Une marge de crédit peut servir de tampon, mais elle ne doit pas constituer une source principale de fonds de trésorerie. Gardez-la à disposition, mais n'y puisez qu'en cas de nécessité. Utilisez-la de manière stratégique pour répondre à des besoins à court terme, par exemple pour couvrir les salaires pendant un cycle de créances retardées.

Améliorez la gestion des stocks

Un stock trop important immobilise les liquidités des entreprises qui détiennent des stocks physiques, tandis qu'un stock insuffisant peut perturber les ventes.

• Recourez à des promotions pour vendre les produits à faible rotation : les stocks invendus épuisent la trésorerie. Convertissez-les en revenus plus rapidement.

• Réduisez les commandes excédentaires : La prévision des stocks fondée sur des données permet d'éviter que des liquidités ne soient immobilisées dans des stocks excédentaires.

• Négociez de meilleures conditions fournisseurs : certains fournisseurs proposent une solution de gestion des stocks en juste à temps, ce qui signifie que vous n'avez pas à payer le stock à l'avance ni à stocker les stocks excédentaires.

Centralisez les réserves de trésorerie tout en conservant l'accès aux fonds de caisse

Si les réserves à long terme doivent être placées sur des comptes à haut rendement, votre trésorerie doit être liquide et accessible.

• Séparez le fonds de caisse des réserves : n'immobilisez pas votre trésorerie opérationnelle dans des investissements à long terme.

• Utilisez des comptes d'entreprise portant intérêt : si vous conservez un fonds de caisse stable, placez-le sur un compte en espèces qui vous rapporte un certain rendement.

• Examinez régulièrement les niveaux de fonds de caisse : ce qui fonctionnait il y a six mois ne constitue peut-être plus la meilleure solution. Ajustez les niveaux de fonds de caisse en fonction des cycles économiques et de la croissance.

Examinez et réduisez les dépenses inutiles

Chaque dollar économisé est un dollar ajouté à votre fonds de caisse. Les petites dépenses récurrentes peuvent passer inaperçues, mais s'accumuler au fil du temps.

• Auditez les abonnements et les outils logiciels : éliminez ce que vous n'utilisez pas.

• Négociez avec les fournisseurs : vérifiez si des remises de fidélité ou des offres d'achat groupé sont disponibles.

• Optez pour des moyens de paiement économiques : les coûts liés au traitement des cartes bancaires peuvent être importants. Les frais associés aux transferts ACH (Automated Clearing House) ou aux virements bancaires directs sont souvent moins importants.

Constituer une réserve de liquidités pour les cas d'urgence

Une entreprise qui ne dispose pas d'un coussin financier dépend trop du crédit, ce qui peut s'avérer risqué. Conservez peu de fonds de caisse afin de pouvoir toujours couvrir vos dépenses d'exploitation, et reconstituez régulièrement votre trésorerie et vos réserves. Si vous puisez dedans, reconstituez-le dès que vous le pouvez.