La flotación de efectivo es la cantidad de dinero que una empresa tiene disponible para cubrir los gastos diarios, como dar cambio a los clientes y pagar a los proveedores. También puede referirse al tiempo transcurrido entre el momento en que el dinero sale de una cuenta y el momento en que se liquida oficialmente, como en el caso de los cheques y los pagos con tarjeta.

A continuación, explicaremos la importancia de la flotación de efectivo, cómo calculan las empresas el importe de flotación necesario y cómo perfeccionarla.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué es importante la flotación de efectivo?
  
• ¿En qué se diferencia la flotación de efectivo de las reservas de efectivo?
  
• ¿Cómo calculan las empresas su importe de flotación de efectivo requerido?
  
• ¿Qué sectores dependen en gran medida de la flotación de efectivo?
  
• ¿Cómo pueden las empresas perfeccionar su flotación de efectivo?
  

¿Por qué es importante la flotación de efectivo?

Las empresas a menudo no piensan en la flotación de efectivo hasta que se convierte en un problema. En el Reino Unido, el 34 % de los propietarios de pequeñas empresas ha utilizado fondos personales para que sus empresas sigan en marcha. Esto se puede evitar si se conserva suficiente flotación de efectivo. A continuación verás lo que la flotación de efectivo puede hacer por una empresa.

Cubrir la brecha entre cobrar y pagar a otros

Es posible que factures a un cliente y esperes 30, 60 o incluso 90 días para recibir el pago, tiempo durante el cual tendrás que pagar tus propias facturas. Una flotación de efectivo adecuada puede cubrir esa brecha para que no te veas obligado a endeudarte, retrasar los pagos o dejar de pagar nóminas.

Darte poder en las negociaciones

Cuando tienes dinero en efectivo a mano, tienes el control. Puedes aprovechar los descuentos por pago anticipado, comprar al por mayor a precios más bajos y asegurar mejores condiciones con los proveedores. Las empresas que tienen poco efectivo pueden verse afectadas por comisiones por pagos atrasados, precios más altos y condiciones contractuales menos favorables.

Mantén intacta tu reputación (y tu crédito)

Pagar constantemente tarde, ya sea a proveedores, arrendadores o prestamistas, daña la credibilidad de tu empresa. Si alguna vez necesitas financiación, un historial de falta de efectivo puede perjudicarte. Una flotación de efectivo bien administrada te permite pagar a tiempo, lo que mantiene la solidez de las relaciones y te abre puertas a mejores opciones financieras en el futuro.

¿En qué se diferencia la flotación de efectivo de las reservas de efectivo?

Tanto la flotación de efectivo como las reservas de efectivo se refieren al dinero que una empresa tiene a mano, pero sirven para diferentes propósitos. La flotación de efectivo es el dinero que usas para administrar el flujo de efectivo diario, mientras que las reservas de efectivo son tu red de seguridad financiera para necesidades más grandes y menos frecuentes. Si tu flotación de efectivo se reduce mucho, es posible que tengas que retrasar los pagos, recurrir a las reservas o contraer deudas a corto plazo. Sin embargo, si tus reservas de efectivo se agotan, tu empresa no tendrá respaldo financiero para emergencias o movimientos importantes.

Una empresa inteligente gestiona ambas cosas: mantiene suficiente flotación para evitar crisis de efectivo y, al mismo tiempo, acumula reservas para hacer frente a mayores desafíos y oportunidades. Aquí tienes más información sobre cada tipo de fondo.

Flotación de efectivo

La flotación de efectivo es lo que mantiene a tu empresa en funcionamiento entre los pagos entrantes y salientes. Es el dinero que tienes disponible para cubrir gastos recurrentes a corto plazo, como nóminas, alquiler, pagos a proveedores y costes operativos, y evita que dependas solo del crédito o de los préstamos de emergencia para que la empresa siga abierta.

El importe necesario varía según tus ciclos de facturación y pago; algunas empresas necesitan más liquidez que otras.

Reservas de efectivo

Las reservas de efectivo son el dinero que apartas para gastos inesperados u oportunidades futuras. Se trata de ahorros que deben aprovecharse solo cuando sea necesario. Las reservas de efectivo actúan como un colchón para emergencias (p. ej., recesiones económicas, gastos inesperados, fallos importantes en equipos) y se pueden usar para inversiones de crecimiento (p. ej., expansión de operaciones, lanzamiento de un nuevo producto o contratación de un nuevo miembro del equipo). Por lo general, se mantienen en cuentas separadas o en inversiones de bajo riesgo para evitar que se usen para gastos rutinarios.

¿Cómo calculan las empresas su importe de flotación de efectivo requerido?

Para calcular exactamente cuánta flotación de efectivo necesitas, calcula tus gastos, determina tus plazos de pago y comprueba cuánto inventario tienes a mano. El cálculo de cada empresa será un poco diferente. A continuación, te explicamos cómo averiguar qué necesita tu empresa.

Empieza con tus gastos recurrentes

Primero, obtén una imagen clara de tus costes fijos y necesarios: lo que debe pagarse, pase lo que pase. Por lo general, estos incluyen:

• Nóminas

• Alquiler o hipoteca

• Suministros públicos

• Pagos a proveedores

• Pagos de préstamos

• Seguros

• Marketing e inversión publicitaria

Analiza los gastos de los últimos 3 a 6 meses para obtener un promedio mensual fiable.

Planifica cuándo entra el efectivo

A continuación, echa un vistazo a cuándo recibes realmente el pago. Determina si actualmente cobras efectivo a diario o si tienes que esperar 30, 60 o incluso 90 días para recibir el pago de las facturas. ¿Es necesario tener en cuenta las caídas estacionales? ¿Tienes clientes importantes con calendarios de pago impredecibles?

Comprender el momento de tus entradas de efectivo es tan importante como conocer tus gastos. Si tus ingresos tardan en llegar, necesitarás más flotación.

Conoce tu brecha de efectivo

Tu brecha de efectivo es el número de días que transcurren entre el momento en que tienes que pagar tus gastos y el momento en que recibes los ingresos en tu cuenta. Así es como se calcula:

Brecha de efectivo = días que tardan los clientes en pagarte + días de inventario que tienes disponible para la venta - número medio de días que tardas en pagar a los proveedores

Ejemplo

• Recibes el pago 45 días después de realizar una venta.

• Tienes inventario para 30 días.

• Por lo general, pagas a los proveedores en 15 días.

Brecha de efectivo = 45 + 30 - 15 = 60

Esto significa que necesitas suficiente saldo para cubrir los gastos de 60 días antes de cobrar los pagos.

Calcula la cantidad de flotación que necesitas

Ahora que conoces tus gastos diarios promedio y la brecha de efectivo en días, puedes calcular cuánta flotación necesitas. Esta es la fórmula:

Flotación de efectivo recomendada = Gastos diarios × brecha de efectivo en días

Ejemplo

Supongamos que tus gastos operativos diarios son de 3000 € y tu brecha de efectivo es de 60 días.

Flotación de efectivo = 3000 € × 60 = 180.000 €

Esa es la cantidad que necesitas disponible para cubrir los gastos.

Adáptalo para tu empresa

Cada empresa es diferente, así que ten en cuenta los siguientes factores:

• Estacionalidad: Si tienes meses en los que recibes los pagos más tarde, aumenta tu flotación.

• Normas del sector: Un fabricante con ciclos de producción largos necesita más flotabilidad que una empresa basada en suscripciones con ingresos predecibles.

¿Qué sectores dependen en gran medida de la flotación de efectivo?

Algunos sectores dependen en gran medida de la flotación de efectivo debido a la forma en que el dinero entra y sale de sus negocios. Experimentan retrasos en los pagos, altos costes operativos o ciclos de flujo de caja ajustados que hacen necesario tener una flotación considerable. Estos son algunos de las sectores más dependientes.

Construcción y contratación

Las empresas de construcción y contratación tienen ciclos de pago largos, altos costes iniciales y un flujo de caja impredecible. Los contratistas a menudo tienen que pagar los materiales, la mano de obra y los permisos meses antes de que se les pague por un proyecto. Si no tienen suficiente flotación, se endeudan o retrasan el trabajo, lo que perjudica la rentabilidad.

Cuidado de la salud

Los hospitales y las consultas privadas facturan a las compañías de seguros, pero los pagos a menudo tardan semanas o meses en llegar. Mientras tanto, tienen que cubrir los salarios, los suministros médicos, el alquiler y el mantenimiento de los equipos.

Fabricación y distribución mayorista

Las empresas de fabricación y distribución mayorista tienen altos costes de inventario, grandes pedidos al por mayor y cuentas por cobrar de movimiento lento. Los fabricantes tienen que comprar materias primas, pagar a los proveedores y mantener la producción en funcionamiento, a veces mucho antes de enviar los productos terminados y recibir el pago.

Empresas de logística y transporte de mercancías

Las empresas de logística y transporte de mercancías tienen que pagar los costes de combustible, los salarios de los conductores y el mantenimiento por adelantado, pero a menudo ofrecen a los clientes condiciones de pago de 30 a 90 netos. Eso significa que pueden entregar productos hoy, pero recibir el pago semanas o meses después. Si un cliente importante retrasa el pago, necesita flotación de efectivo para continuar con las operaciones.

Restaurantes y hostelería

Los restaurantes y las empresas de hostelería tienen altos costes operativos diarios, ventas impredecibles y pagos anticipados a los proveedores. Pagan por adelantado la comida, los salarios del personal y los suministros públicos, mientras que los ingresos fluctúan en función del tráfico de clientes. Las empresas de catering aceptan depósitos, pero a menudo no reciben el pago final hasta después del evento.

Comercio minorista

Las empresas minoristas tienen que almacenar productos por adelantado, cubrir el alquiler y pagar a los empleados antes de realizar ventas. Las fluctuaciones estacionales hacen que la flotación sea aún más significativa.

Servicios profesionales

Muchas empresas de servicios profesionales trabajan con pagos basados en proyectos, lo que significa que podrían trabajar durante meses antes de facturar y esperar otros 30 a 90 días para recibir el pago. Mientras tanto, siguen teniendo que pagar al personal, el alquiler de la oficina y las suscripciones de software.

Producción cinematográfica y audiovisual

Las empresas de producción cinematográfica y multimedia tienen grandes costes iniciales de producción, retrasos en los ingresos y ciclos de pago irregulares. Los proyectos de cine y televisión requieren meses (o años) de trabajo antes de recibir ingresos. Incluso las empresas de medios digitales pueden enfrentarse a grandes retrasos en las transferencias de ingresos publicitarios.

¿Cómo pueden las empresas perfeccionar su flotación de efectivo?

Optimizar la flotación de efectivo significa mantener suficiente liquidez para cubrir los gastos y, al mismo tiempo, garantizar que el exceso de efectivo no se quede inactivo. Así es como las empresas pueden ajustar su flotación de efectivo para obtener la máxima eficiencia.

Endurece los ciclos de pago

Una brecha de efectivo prolongada (el tiempo que transcurre entre el pago de los gastos y la recepción de los ingresos) suele ser la razón por la que las empresas tienen problemas de liquidez. Cuanto más rápido cobres los pagos, menos flotación necesitarás.

• Acorta los plazos de pago: Si tienes un plazo de 60 días netos con los clientes, negocia hasta 30 netos o incluso 15 netos.

• Ofrece incentivos por pago anticipado: Los descuentos pequeños (p. ej., «2 % de descuento si se paga en un plazo de 10 días») pueden motivar a los clientes a pagar antes.

• Factura de inmediato: Los retrasos en las facturas, aunque solo sean de unos días, se acumulan con el tiempo. Automatiza la facturación para que se envíe tan pronto como se complete el trabajo.

• Exige depósitos o pagos anticipados: Recibe pagos parciales por adelantado para proyectos grandes en lugar de esperar a recibir el saldo completo al final.

Extiende tus propios pagos

De la misma manera que quieres cobrar los pagos más rápido, también quieres retrasar tus propios pagos salientes. Descubre formas de hacerlo sin dañar las relaciones con los proveedores.

• Negocia plazos de pago más largos: Si tu proveedor espera el pago en 30 días, pídele 45 o 60 días.

• Usa el crédito con prudencia: Si los proveedores ofrecen financiación o crédito comercial con un 0 % de interés, utilízalo para tener más efectivo disponible.

• Configura calendarios de pago: En lugar de pagar todas las facturas a la vez, escalona los pagos más cerca de sus fechas de vencimiento para liberar efectivo a corto plazo.

Realiza una previsión del flujo de caja en tiempo real

No puedes adaptar tu flotación de efectivo si no sabes a dónde va tu dinero. Una previsión continua a 90 días te ayuda a detectar posibles déficits antes de que se conviertan en problemas.

• Realiza un seguimiento de las entradas y salidas diarias de efectivo: Debes saber exactamente cuándo entra y sale el dinero.

• Planifica las caídas estacionales: Si tienes meses en los que recibes los pagos más tarde, ajusta los niveles de flotación con anticipación.

• Ten en cuenta los costes inesperados: Los impagos de los clientes o las caídas repentinas en las ventas pueden interrumpir el flujo de caja si no estás preparado.

Automatiza la gestión del efectivo

El seguimiento manual del efectivo es lento y propenso a errores. La automatización inteligente mantiene la liquidez de la empresa sin necesidad de una supervisión constante.

• Utiliza la facturación automática para los clientes: Esto ayuda a garantizar la uniformidad de los pagos entrantes.

• Configura alertas para saldos de caja bajos: De este modo, se evitan sorpresas cuando llegan los gastos.

• Automatiza las aprobaciones de gastos: Esto evita retrasos innecesarios en el pago a proveedores importantes.

Usa una línea de crédito como respaldo

Las líneas de crédito pueden actuar como amortiguadores, pero no deben ser la fuente principal de flotación de efectivo. Tenlas disponibles, pero aprovéchelas solo cuando sea necesario. Utilízalas estratégicamente para las necesidades a corto plazo, como pagar las nóminas durante un ciclo de cuentas por cobrar retrasado.

Mejora la gestión del inventario

Tener demasiado inventario inmoviliza el efectivo para las empresas que tienen existencias físicas, mientras que tener muy poco puede interrumpir las ventas.

• Mueve los productos de venta lenta con promociones: El inventario no vendido drena el efectivo. Conviértelo en ingresos más rápido.

• Reduce el exceso de pedidos: La previsión de inventario basada en datos evita que el efectivo quede bloqueado en exceso de existencias.

• Negocia mejores condiciones con los proveedores: Algunos proveedores ofrecen opciones de inventario en el momento en que se necesita, lo que significa que no tienes que pagar las existencias por adelantado ni almacenar existencias adicionales.

Centraliza las reservas de efectivo, pero mantén la flotación accesible

Aunque las reservas a largo plazo deben reservarse en cuentas de alto rendimiento, tu flotación de efectivo debe ser líquida y accesible.

• Separa la flotación de las reservas: No inviertas el efectivo operativo en inversiones a largo plazo.

• Utiliza cuentas comerciales que devenguen intereses: Si mantienes una flotación constante, llévala a una cuenta de efectivo que genere algunos rendimientos.

• Revisa regularmente los niveles de flotación de efectivo: Lo que funcionó hace seis meses podría no ser la mejor opción ahora. Ajusta los niveles de flotación en función de los ciclos económicos y el crecimiento.

Revisa y recorta gastos innecesarios

Cada euro ahorrado es un euro que se añade a tu flotación de efectivo. Los gastos pequeños y recurrentes pueden pasar desapercibidos, pero se acumulan con el tiempo.

• Audita las suscripciones y las herramientas de software: Elimina lo que no usas.

• Negocia con los proveedores: Comprueba si hay disponibles descuentos por fidelidad u ofertas de compras al por mayor.

• Cambia a métodos de pago rentables: Las comisiones por procesamiento de tarjetas de crédito pueden resultar caras. Las transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o las transferencias bancarias directas suelen ser más baratas.

Crea un colchón de flotación para emergencias

Una empresa sin un colchón financiero depende demasiado del crédito, lo que puede suponer un riesgo. Conserva un poco de flotación adicional para que siempre puedas cubrir tus gastos operativos y repón la flotación de efectivo y las reservas con regularidad. Si las utilizas, reponlas en cuanto puedas.