Liquide middelen (cash float) is de hoeveelheid geld die een onderneming beschikbaar heeft om dagelijkse uitgaven te dekken, zoals het geven van wisselgeld aan klanten en het betalen van leveranciers. In het Engels kan het ook verwijzen naar de tijd tussen het moment waarop geld een rekening verlaat en het moment waarop het officieel wordt vereffend, bijvoorbeeld bij cheques en kaartbetalingen.

Hieronder leggen we uit wat het belang is van liquide middelen, hoe ondernemingen berekenen hoeveel liquide middelen ze nodig hebben en hoe je liquide middelen kunt verbeteren.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom zijn liquide middelen belangrijk?
  
• Wat is het verschil tussen liquide middelen en kasreserves?
  
• Hoe berekenen ondernemingen hoeveel liquide middelen ze nodig hebben?
  
• Welke branches zijn sterk afhankelijk van liquide middelen?
  
• Hoe kunnen ondernemingen hun liquide middelen verbeteren?
  

Waarom zijn liquide middelen belangrijk?

Ondernemingen denken vaak pas aan liquide middelen als het een probleem wordt. In het Verenigd Koninkrijk heeft 34% van de eigenaren van kleine bedrijven persoonlijke middelen gebruikt om hun onderneming draaiende te houden. Dit kan worden voorkomen door voldoende liquide middelen aan te houden. Dit is wat liquide middelen kunnen betekenen voor een onderneming.

De kloof overbruggen tussen betaald worden en het betalen van anderen

Je kunt een klant factureren en 30, 60 of zelfs 90 dagen wachten om betaald te krijgen. In die periode heb je rekeningen die je moet betalen. Met genoeg liquide middelen kun je dat gat dekken, zodat je niet gedwongen wordt schulden aan te gaan, betalingen uit te stellen of salarissen pas later uit te betalen.

Macht tijdens onderhandelingen

Als je liquide middelen hebt, heb je de touwtjes in handen. Je kunt profiteren van kortingen voor vroege betaling, groot inkopen tegen lagere prijzen en betere voorwaarden afsluiten bij leveranciers. Ondernemingen die weinig liquide middelen hebben, kunnen te maken krijgen met boetes voor te late betaling, hogere prijzen en minder gunstige contractvoorwaarden.

Je reputatie (en kredietbeoordeling) hoog houden

Consequent te laat betalen, of het nu aan verkopers, verhuurders of kredietverstrekkers is, schaadt de geloofwaardigheid van je onderneming. Als je ooit financiering nodig hebt en je in het verleden veel krap bij kas hebt gezeten, kan dat vervelende gevolgen hebben. Goed beheerde liquide middelen stellen je in staat om op tijd te betalen, waardoor relaties sterk blijven en later betere financiële opties ontstaan.

Wat is het verschil tussen liquide middelen en kasreserves?

Liquide middelen en kasreserves verwijzen beide naar geld waar een onderneming snel bij kan, maar ze dienen verschillende doelen. Liquide middelen zijn het geld dat je gebruikt om de dagelijkse cashflow te beheren, terwijl kasreserves je financiële vangnet zijn voor grotere, minder frequente behoeften. Als je liquide middelen bijna op zijn, moet je mogelijk betalingen uitstellen, reserves aanspreken of kortlopende schulden aangaan. Maar als je kasreserves opraken, heeft je onderneming geen financiële back-up voor noodgevallen of grote verhuizingen.

Een slimme onderneming zorgt dat beide in orde zijn: je houdt voldoende liquide middelen aan om tekorten te voorkomen en bouwt tegelijkertijd reserves op om grotere uitdagingen en kansen aan te kunnen. Hier vind je meer informatie over elk type geld.

Liquide middelen

Liquide middelen houden je onderneming draaiende tussen inkomende en uitgaande betalingen. Het is het geld dat je beschikbaar hebt om terugkerende uitgaven op de korte termijn te dekken, zoals salarissen, huur, leveranciersbetalingen en bedrijfskosten. Het zorgt ervoor dat je niet afhankelijk bent van krediet of noodleningen om open te blijven.

Het benodigde bedrag is afhankelijk van je facturatie- en betaalcycli. Sommige ondernemingen hebben meer liquiditeit nodig dan andere.

Kasreserves

Kasreserves zijn het geld dat je opzij zet voor onverwachte uitgaven of toekomstige kansen. Dit is spaargeld dat alleen moet worden aangesproken als dat nodig is. Kasreserves fungeren als buffer voor noodsituaties (bijv. economische neergang, onverwachte uitgaven, grote uitval van apparatuur) en kunnen worden gebruikt voor groei-investeringen (bijv. uitbreiding van activiteiten, lancering van een nieuw product, werving van een nieuw teamlid). Ze worden meestal op aparte rekeningen of in beleggingen met een laag risico aangehouden om te voorkomen dat ze worden gebruikt voor routine-uitgaven.

Hoe berekenen ondernemingen hoeveel liquide middelen ze nodig hebben?

Om erachter te komen hoeveel liquide middelen je precies nodig hebt, bereken je je uitgaven, bepaal je je betalingstermijnen en controleer je hoeveel voorraad je hebt. Voor elke onderneming zal de berekening er net wat anders uitzien. Hier lees je hoe je erachter kunt komen wat je onderneming nodig heeft.

Beginnen met je terugkerende uitgaven

Krijg eerst een duidelijk beeld van je vaste en noodzakelijke kosten die hoe dan ook moeten worden betaald. Deze omvatten meestal:

• salaris

• huur of hypotheek

• nutsvoorzieningen

• betalingen aan leveranciers

• aflossingen van leningen

• verzekering

• marketing- en advertentie-uitgaven

Kijk naar de uitgaven van de afgelopen 3-6 maanden om een betrouwbaar maandelijks gemiddelde te krijgen.

In kaart brengen wanneer geld binnenkomt

Kijk vervolgens wanneer je daadwerkelijk wordt betaald. Stel vast of je dagelijks geld ontvangt of dat je 30, 60 of zelfs 90 dagen moet wachten op factuurbetalingen. Moet je rekening houden met seizoensgebonden tegenvallers? Heb je grote klanten met onvoorspelbare betaalschema's?

Inzicht in de timing van je inkomsten is net zo belangrijk als het kennen van je uitgaven. Als je lang op je inkomsten moet wachten, heb je meer liquide middelen nodig.

Je cash gap bepalen

Je cash gap (geldtekort) is het aantal dagen tussen het moment waarop je je uitgaven moet betalen en het moment waarop je inkomsten op je rekening ontvangt. Zo bereken je het:

cash gap = de dagen die klanten nodig hebben om je te betalen + de dagen voorraad die je beschikbaar hebt voor verkoop - het gemiddeld aantal dagen dat je nodig hebt om leveranciers te betalen

Voorbeeld

• Je wordt 45 dagen na het doen van een verkoop betaald.

• Je hebt een voorraad van 30 dagen.

• Je betaalt leveranciers doorgaans binnen 15 dagen.

cash gap = 45 + 30 - 15 = 60

Dit betekent dat je voldoende liquide middelen nodig hebt om 60 dagen aan uitgaven te dekken voordat je betalingen ontvangt.

Berekenen hoeveel liquide middelen je nodig hebt

Nu je je gemiddelde dagelijkse uitgaven en cash gap in dagen kent, kun je berekenen hoeveel liquide middelen je nodig hebt. Dit is de formule:

aanbevolen liquide middelen = dagelijkse uitgaven × cash gap in dagen

Voorbeeld

Stel dat je dagelijkse bedrijfskosten 3000 euro zijn en dat je cash gap 60 dagen is.

liquide middelen = 3000 × 60 = 180.000 euro

Dat is hoeveel je nodig hebt om de kosten te dekken.

Aanpassen aan je onderneming

Elke onderneming is anders, dus houd rekening met de volgende factoren:

• Seizoensgebondenheid: Als je maanden hebt waarin je omzet lager is, verhoog je je liquide middelen.

• Branchenormen: Een fabrikant met lange productiecycli heeft meer liquide middelen nodig dan een op abonnementen gebaseerde onderneming met voorspelbare inkomsten.

Welke branches zijn sterk afhankelijk van liquide middelen?

Sommige branches zijn sterk afhankelijk van liquide middelen vanwege de manier waarop geld in en uit ondernemingen stroomt. Ze hebben te maken met vertraagde betalingen, hoge bedrijfskosten of krappe cashflowcycli die het noodzakelijk maken om over aanzienlijke hoeveelheden liquide middelen te beschikken. Hier volgen enkele branches die hier het meest van afhankelijk zijn.

Bouw en aanneming

Bouw- en aannemingsbedrijven hebben lange betalingscycli, hoge initiële kosten en een onvoorspelbare cashflow. Aannemers moeten vaak maanden voordat ze voor een project worden betaald, betalen voor materialen, arbeid en vergunningen. Als ze niet genoeg liquide middelen hebben, gaan ze schulden aan of stellen ze het werk uit, wat de winstgevendheid schaadt.

Gezondheidszorg

Ziekenhuizen en privépraktijken factureren verzekeringsmaatschappijen, maar het duurt vaak weken of maanden voordat betalingen binnenkomen. Ondertussen moeten ze salarissen, medische benodigdheden, huur en onderhoud van apparatuur betalen.

Productie en groothandel

Productiebedrijven en groothandels hebben hoge voorraadkosten, grote bulkbestellingen en langzame vorderingen. Fabrikanten moeten grondstoffen kopen, leveranciers betalen en de productie draaiende houden, soms lang voordat ze afgewerkte goederen verzenden en betaald krijgen.

Logistiek- en vrachtbedrijven

Logistiek- en vrachtbedrijven moeten brandstofkosten, chauffeurssalarissen en onderhoud vooraf betalen, maar ze bieden klanten vaak betalingstermijnen van netto 30 tot netto 90. Dat betekent dat ze vandaag goederen kunnen leveren, maar weken of maanden later worden betaald. Als een grote klant te laat is met betalen, hebben ze liquide middelen nodig om hun activiteiten voort te zetten.

Restaurants en horeca

Restaurants en horecabedrijven hebben hoge dagelijkse bedrijfskosten, onvoorspelbare verkopen en aanbetalingen aan leveranciers. Ze betalen vooraf voor voedsel, personeelslonen en nutsvoorzieningen, terwijl de inkomsten fluctueren op basis van het aantal klanten. Cateringbedrijven accepteren aanbetalingen, maar krijgen vaak pas na een evenement de definitieve betaling.

Detailhandel

Detailhandelsbedrijven moeten producten van tevoren op voorraad hebben, huur betalen en werknemers betalen voordat ze omzet draaien. Seizoensgebonden fluctuaties maken liquide middelen nog belangrijker.

Zakelijke dienstverlening

Veel professionele dienstverleners werken met betalingen op projectbasis, wat betekent dat ze maanden moeten werken voordat ze een factuur ontvangen en dan nog eens 30-90 dagen moeten wachten op betaling. Ondertussen moeten ze nog steeds personeel, kantoorhuur en software-abonnementen betalen.

Film- en mediaproductie

Film- en mediaproductiebedrijven hebben te maken met hoge productiekosten vooraf, vertraagde inkomsten en onregelmatige betalingscycli. Film- en tv-projecten vergen maanden (of jaren) werk voordat er inkomsten binnenkomen. Zelfs digitalemediabedrijven kunnen te maken krijgen met lange vertragingen bij de uitbetaling van advertentie-inkomsten.

Hoe kunnen ondernemingen hun liquide middelen verbeteren?

Het optimaliseren van de liquide middelen betekent dat je voldoende liquiditeit aanhoudt om de kosten te dekken en ervoor zorgt dat geld dat je niet direct nodig hebt niet onbenut blijft. Hier lees je hoe ondernemingen hun liquide middelen kunnen verbeteren voor maximale efficiëntie.

Kortere betaalcycli

Een lange cash gap (de tijd tussen het betalen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten) is vaak de reden dat ondernemingen in liquiditeitsproblemen komen. Hoe sneller je betalingen int, hoe minder liquide middelen je nodig hebt.

• Kort betalingstermijnen in: Als je netto 60-termijnen hebt afgesproken met klanten, onderhandel dan om over te stappen op netto 30 of zelfs netto 15.

• Bied stimulansen voor vroege betaling: Kleine kortingen (bijv. '2% korting bij betaling binnen 10 dagen') kunnen klanten motiveren om eerder te betalen.

• Factureer direct: Als je steeds wacht met factureren, al is het maar enkele dagen, kan dit in de loop van de tijd problemen veroorzaken. Automatiseer de facturatie zodat ze worden verstuurd zodra het werk is voltooid.

• Vraag om aanbetalingen of voortgangsbetalingen: Ontvang gedeeltelijke betalingen vooraf voor grote projecten in plaats van te wachten op het volledige bedrag na afloop.

Je eigen betalingen uitstellen

Net zoals je betalingen het beste snel kunt innen, is het ook belangrijk om je eigen uitgaande betalingen uit te stellen. Vind manieren om dit te doen zonder de relaties met leveranciers te schaden.

• Onderhandel over langere betalingstermijnen: Als je leverancier binnen 30 dagen betaling verwacht, vraag dan om 45 of 60 dagen.

• Gebruik krediet verstandig: Als leveranciers renteloze financiering of handelskrediet aanbieden, gebruik dit dan om meer geld beschikbaar te houden.

• Stel betalingsschema's op: In plaats van alle rekeningen in één keer te betalen, spreid je betalingen door tot dichter bij de respectievelijke vervaldatums te wachten om op korte termijn geld vrij te maken.

Een realtime cashflowprognose bijhouden

Je kunt je liquide middelen niet verbeteren als je niet weet waar je geld naartoe gaat. Een voortschrijdende prognose van 90 dagen helpt je potentiële tekorten op te sporen voordat deze problematisch worden.

• Volg de dagelijkse in- en uitstroom: Weet precies wanneer er geld binnenkomt en wanneer er geld uitgaat.

• Plan voor seizoensgebonden tegenvallers: Als je maanden hebt waarin je omzet lager is, pas je de hoeveelheid liquide middelen die je nodig hebt vooraf aan.

• Houd rekening met onverwachte kosten: Klanten die in gebreke blijven of plotselinge tegenvallers kunnen de cashflow verstoren als je niet voorbereid bent.

Beheer van liquide middelen automatiseren

Het handmatig bijhouden van liquide middelen is traag en foutgevoelig. Met slimme automatisering zorg je voor voldoende liquide middelen zonder dat je constant toezicht hoeft te houden.

• Gebruik automatische facturatie voor klanten: Dit zorgt voor consistente inkomende betalingen.

• Stel waarschuwingen in voor lage saldo's: Dit voorkomt verrassingen wanneer de kosten moeten worden betaald.

• Automatiseer goedkeuringen van uitgaven: Dit voorkomt onnodige vertragingen bij het betalen van belangrijke leveranciers.

Een kredietlijn als back-up gebruiken

Een kredietlijn kan fungeren als een buffer, maar het mag geen primaire bron van liquide middelen zijn. Houd het beschikbaar, maar maak er alleen gebruik van als dat nodig is. Gebruik het strategisch voor kortetermijnbehoeften, zoals het betalen van de salarissen als vorderingen in een bepaalde periode vertraagd zijn.

Het voorraadbeheer verbeteren

Een te grote voorraad kost geld voor ondernemingen met een fysieke voorraad, terwijl een te lage voorraad de verkoop kan verstoren.

• Gebruik aanbiedingen om slecht verkopende producten te slijten: Onverkochte voorraad kost bakken met geld. Probeer sneller inkomsten te genereren met deze producten.

• Verminder te grote bestellingen: Gegevensgestuurde voorraadprognoses voorkomen dat liquide middelen in overtollige voorraad komen vast te zitten.

• Onderhandel over betere leveranciersvoorwaarden: Sommige leveranciers bieden opties voor just-in-time-voorraad, wat betekent dat je niet vooraf hoeft te betalen voor voorraad of dat je producten die je niet direct nodig hebt niet hoeft op te slaan.

Kasreserves centraliseren, maar de liquide middelen toegankelijk houden

Langetermijnreserves moeten worden weggezet op rekeningen met een hoge rente, maar je liquide middelen moeten beschikbaar en toegankelijk zijn.

• Scheid liquide middelen van reserves: Zet geen werkkapitaal vast in langetermijninvesteringen.

• Gebruik rentedragende zakelijke rekeningen: Als je liquide middelen stabiel zijn, zet deze dan op een rekening waarop je wat rente krijgt.

• Controleer regelmatig hoeveel liquide middelen je hebt: Wat zes maanden geleden werkte, is nu misschien niet optimaal. Pas de hoeveelheid liquide middelen aan op basis van bedrijfscycli en groei.

Controleren en bezuinigen op onnodige uitgaven

Elke bespaarde euro is een euro die aan je liquide middelen wordt toegevoegd. Kleine, terugkerende uitgaven kunnen onopgemerkt blijven, maar bij elkaar in de loop van de tijd flink oplopen.

• Controleer abonnementen en softwaretools: Zeg op wat je niet gebruikt.

• Onderhandel met leveranciers: Kijk of er loyaliteits- of volumekortingen beschikbaar zijn.

• Schakel over op voordelige betaalmethoden: Verwerkingskosten voor creditcards kunnen hoog oplopen. Automated Clearing House (ACH) of directe bankoverschrijvingen zijn vaak goedkoper.

Een financiële buffer voor noodgevallen opbouwen

Een onderneming zonder financiële buffer is te sterk afhankelijk van krediet, wat riskant kan zijn. Zorg dat je een beetje extra geld opzij zet zodat je altijd je bedrijfskosten kunt dekken en vul de liquide middelen en reserves regelmatig aan. Als je deze gebruikt, vul ze dan zo snel mogelijk aan.