El efectivo flotante es la cantidad de dinero que una empresa tiene disponible para cubrir los gastos diarios, como dar cambio a los clientes y pagar a los proveedores. También puede referirse al tiempo que transcurre entre el momento en que el dinero sale de una cuenta y el momento en que se liquida oficialmente, como en el caso de los cheques y los pagos con tarjeta.

A continuación, explicaremos la importancia del efectivo flotante, cómo las empresas calculan el efectivo flotante necesario y cómo perfeccionarlo.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué es importante el efectivo flotante?
  
• ¿En qué se diferencia el efectivo flotante de las reservas de efectivo?
  
• ¿Cómo calculan las empresas el efectivo flotante que necesitan?
  
• ¿Qué sectores dependen en gran medida del efectivo flotante?
  
• ¿Cómo pueden las empresas perfeccionar su efectivo flotante?
  

¿Por qué es importante el efectivo flotante?

Las empresas no suelen pensar en el efectivo flotante hasta que se convierte en un problema. En el Reino Unido, el 34 % de los propietarios de pequeñas empresas han utilizado fondos personales para mantener sus negocios en funcionamiento. Esto se puede evitar manteniendo suficiente efectivo flotante. Esto es lo que el efectivo flotante puede hacer por una empresa.

Cubre la brecha entre recibir un pago y pagar a otros

Puedes facturar a un cliente y esperar 30, 60 o incluso 90 días para recibir el pago, tiempo durante el cual debes pagar tus propias facturas. Un efectivo flotante adecuado puede cubrir esa brecha para que no te veas obligado a endeudarte, retrasar los pagos o perder la nómina.

Te da poder en las negociaciones

Cuando tienes dinero en efectivo a mano, tienes el control. Puede aprovechar los descuentos por pago anticipado, comprar al por mayor a precios más bajos y asegurar mejores condiciones con los proveedores. Las empresas que tienen poco efectivo pueden verse afectadas por cargos por pagos atrasados, precios más altos y términos contractuales menos favorables.

Mantiene tu reputación (y crédito) intactos

Pagar siempre tarde, ya sea a proveedores, propietarios o prestamistas, daña la credibilidad de tu empresa. Si alguna vez necesitas financiamiento, un historial de falta de efectivo puede perjudicarte. Un efectivo flotante bien administrado te permite pagar a tiempo, lo que mantiene las relaciones sólidas y genera mejores opciones financieras más adelante.

¿En qué se diferencia el efectivo flotante de las reservas de efectivo?

Tanto el efectivo flotante como las reservas de efectivo se refieren al dinero que una empresa tiene a mano, pero sirven para diferentes propósitos. El efectivo flotante es el dinero que utilizas para gestionar el flujo de caja diario, mientras que las reservas de efectivo son tu red de seguridad financiera para necesidades más grandes y menos frecuentes. Si el efectivo flotante se agota, es posible que tengas que retrasar los pagos, recurrir a las reservas o contraer deudas a corto plazo. Pero si las reservas de efectivo se agotan, tu empresa no tiene respaldo financiero para emergencias o movimientos importantes.

Una empresa inteligente gestiona ambas cosas: mantiene suficiente efectivo flotante para evitar crisis de liquidez y, al mismo tiempo, crea reservas para hacer frente a mayores retos y oportunidades. Aquí tienes más información sobre cada tipo de fondo.

Efectivo flotante

El efectivo flotante es lo que mantiene a tu empresa en funcionamiento entre los pagos entrantes y salientes. Es el dinero que tienes disponible para cubrir gastos recurrentes a corto plazo, como nómina, alquiler, pagos a proveedores y costos operativos, y evita que dependas del crédito o de préstamos de emergencia solo para mantenerte abierto.

El importe necesario varía en función de tus ciclos de cobro y pago; algunas empresas necesitan más liquidez que otras.

Reservas de efectivo

Las reservas de efectivo son el dinero que apartas para gastos inesperados u oportunidades futuras. Estos son ahorros destinados a ser aprovechados solo cuando sea necesario. Las reservas de efectivo actúan como un colchón para emergencias (p. ej., recesiones económicas, gastos inesperados o fallas importantes en los equipos) y se pueden usar para inversiones de crecimiento (p. ej., expandir las operaciones o lanzar un nuevo producto, contratar a un nuevo miembro del equipo). Por lo general, se mantienen en cuentas separadas o en inversiones de bajo riesgo para evitar que se usen para gastos rutinarios.

¿Cómo calculan las empresas el efectivo flotante que necesitan?

Para calcular exactamente cuánto efectivo flotante necesitas, calcula tus gastos, determina tus plazos de pago y ve cuánto inventario tienes disponible. El cálculo de cada empresa será un poco diferente. A continuación, te explicamos cómo averiguar qué necesita tu empresa.

Comienza con los gastos recurrentes

En primer lugar, ten una imagen clara de sus costos fijos y necesarios: lo que debe pagarse, pase lo que pase. Por lo general, estos incluyen:

• Nómina

• Alquiler o hipoteca

• Servicios públicos

• Pagos a proveedores

• Pagos de préstamos

• Seguro

• Marketing e inversión publicitaria

Observa los gastos de los últimos 3 a 6 meses para obtener un promedio mensual confiable.

Traza un mapa de cuándo entra el dinero en efectivo

A continuación, echa un vistazo a cuándo te pagan realmente. Determina si estás cobrando efectivo diariamente o si estás esperando 30, 60 o incluso 90 días para recibir los pagos de las facturas. ¿Es necesario tener en cuenta las caídas estacionales? ¿Tienes grandes clientes con calendarios de pago impredecibles?

Comprender el momento de las entradas es tan importante como conocer tus gastos. Si tus ingresos tardan en llegar, necesitarás más efectivo flotante.

Encuentra tu brecha de efectivo

Su brecha de efectivo es el número de días que transcurren entre el momento en que tienes que pagar tus gastos y el momento en que recibes los ingresos en tu cuenta. Así es como se calcula:

Brecha de efectivo = días que tardan los clientes en pagarte + días de inventario que tienes disponible para la venta - número medio de días que tardas en pagar a los proveedores

Ejemplo

• Recibes el pago 45 días después de realizar una venta.

• Tienes inventario para 30 días.

• Por lo general, pagas a los proveedores en 15 días.

Brecha de efectivo = 45 + 30 - 15 = 60

Esto significa que necesitas suficiente efectivo para cubrir los gastos de 60 días antes de cobrar los pagos.

Calcula la cantidad de efectivo flotante que necesitas

Ahora que conoces tus gastos diarios promedio y la brecha de efectivo en días, puedes calcular cuánto efectivo flotante necesitas. Esta es la fórmula:

Efectivo flotante recomendado = gastos diarios × brecha de efectivo en días

Ejemplo

Supongamos que tus gastos operativos diarios son de $3,000 y tu brecha de efectivo es de 60 días.

Efectivo flotante = $3,000 × 60 = $180,000

Esa es la cantidad que necesitas disponible para cubrir los gastos.

Ajústalo a tu empresa

Cada empresa es diferente, por lo que debes tener en cuenta los siguientes factores:

• Estacionalidad: Si tienes meses de menos trabajo, aumenta el efectivo flotante.

• Normas del sector: Un fabricante con ciclos de producción largos necesita más efectivo flotante que una empresa basada en suscripciones con ingresos predecibles.

¿Qué industrias dependen en gran medida del efectivo flotante?

Algunas industrias dependen en gran medida del efectivo flotante debido a la forma en que el dinero entra y sale de sus empresas. Experimentan retrasos en los pagos, altos costos operativos o ciclos de flujo de caja ajustados que hacen necesario tener un efectivo flotante considerable. Estas son algunas de las industrias más dependientes.

Construcción y contratación

Las empresas de construcción y contratación tienen ciclos de pago largos, altos costos iniciales y un flujo de caja impredecible. Los contratistas a menudo tienen que pagar los materiales, la mano de obra y los permisos meses antes de que se les pague un proyecto. Si no tienen suficiente efectivo flotante, se endeudan o retrasan el trabajo, lo que afecta la rentabilidad.

Atención médica

Los hospitales y los consultorios privados facturan a las compañías de seguros, pero los pagos a menudo tardan semanas o meses en llegar. Mientras tanto, tienen que cubrir los salarios, los suministros médicos, el alquiler y el mantenimiento de los equipos.

Fabricación y distribución mayorista

Las empresas de fabricación y distribución mayorista tienen altos costos de inventario, grandes pedidos al por mayor y cuentas por cobrar de movimiento lento. Los fabricantes tienen que comprar materias primas, pagar a los proveedores y mantener la producción en funcionamiento, a veces mucho antes de enviar los productos terminados y recibir el pago.

Empresas de logística y transporte

Las empresas de logística y transporte tienen que pagar los costos de combustible, los salarios de los conductores y el mantenimiento por adelantado, pero a menudo ofrecen a los clientes condiciones de pago de 30 a 90 días netos. Eso significa que pueden entregar productos hoy, pero recibir el pago semanas o meses después. Si un cliente importante se retrasa en el pago, necesita efectivo flotante para continuar con las operaciones.

Restaurantes y hostelería

Los restaurantes y empresas de hostelería tienen altos costos operativos diarios, ventas impredecibles y pagos anticipados a proveedores. Pagan por adelantado la comida, los salarios del personal y los servicios públicos, mientras que los ingresos fluctúan en función del tráfico de clientes. Las empresas de catering aceptan depósitos, pero a menudo no reciben el pago final hasta después de un evento.

Sector minorista

Las empresas minoristas tienen que almacenar productos por adelantado, cubrir el alquiler y pagar a los empleados antes de realizar las ventas. Las fluctuaciones estacionales hacen que el efectivo flotante sea aún más importante.

Servicios profesionales

Muchas empresas de servicios profesionales operan con pagos basados en proyectos, lo que significa que podrían trabajar durante meses antes de facturar y luego esperar otros 30 a 90 días para recibir el pago. Mientras tanto, tienen que pagar al personal, el alquiler de la oficina y las suscripciones de software.

Producción de cine y medios de comunicación

Las empresas de producción de cine y medios de comunicación tienen grandes costos de producción iniciales, retrasos en los ingresos y ciclos de pago irregulares. Los proyectos de cine y televisión requieren meses (o años) de trabajo antes de que lleguen los ingresos. Incluso las empresas de medios digitales pueden enfrentarse a largos retrasos en los pagos de ingresos publicitarios.

¿Cómo pueden las empresas perfeccionar su efectivo flotante?

Optimizar el efectivo flotante significa mantener suficiente liquidez para cubrir los gastos y, al mismo tiempo, garantizar que el exceso de efectivo no esté inactivo. A continuación, te mostramos cómo las empresas pueden perfeccionar su efectivo flotante para lograr la máxima eficiencia.

Ajustar los ciclos de pago

Una larga brecha de liquidez (el tiempo que transcurre entre el pago de los gastos y la recepción de los ingresos) suele ser la razón por la que las empresas tienen problemas de liquidez. Cuanto más rápido cobres los pagos, menos efectivo flotante necesitarás.

• Acorta los plazos de pago: Si has acordado con un cliente el pago a 60 días, negocia hasta 30 días o incluso 15.

• Ofrece incentivos por pago anticipado: Los pequeños descuentos (por ejemplo, 2% de descuento si se paga en un plazo de 10 días) pueden motivar a los clientes a pagar antes.

• Factura inmediatamente: Retrasar las facturas, incluso unos pocos días, termina acumulando facturas con el tiempo. Automatiza la facturación para que se envíe tan pronto como se complete el trabajo.

• Exige depósitos o pagos a cuenta: Recibe pagos parciales por adelantado para proyectos de gran envergadura en lugar de esperar el saldo completo al final.

Extender tus propios pagos

De la misma manera que quieres cobrar más rápido, también quieres retrasar tus propios pagos salientes. Encuentra formas de hacerlo sin dañar las relaciones con los proveedores.

• Negocia plazos de pago más largos: Si tu proveedor espera el pago en 30 días, solicita 45 o 60 días.

• Usa el crédito sabiamente: Si los proveedores ofrecen financiamiento con un interés del 0 % o crédito comercial, aprovéchalo para tener más efectivo disponible.

• Configura calendarios de pagos: En lugar de pagar todas las facturas de una sola vez, escalona los pagos más cerca de sus fechas de vencimiento para liberar efectivo a corto plazo.

Mantener un pronóstico de flujo de efectivo en tiempo real

No puedes ajustar el efectivo flotante si no sabes a dónde va tu dinero. Un pronóstico de 90 días consecutivos te ayuda a detectar posibles déficits antes de que se conviertan en problemas.

• Realiza un seguimiento de las entradas y salidas diarias: Sabe exactamente cuándo entra y sale el dinero.

• Planifica las caídas estacionales: Si tienes meses de menos trabajo, ajusta los niveles de efectivo flotante con anticipación.

• Ten en cuenta los costos inesperados: Los impagos de los clientes o las caídas repentinas en las ventas pueden interrumpir el flujo de caja si no te has preparado.

Automatizar la gestión del efectivo

El seguimiento manual del efectivo es lento y propenso a errores. La automatización inteligente te ayuda a mantener la liquidez sin necesidad de supervisión constante.

• Utiliza la facturación automática para los clientes: Esto ayuda a garantizar pagos entrantes uniformes.

• Configura alertas para saldos bajos de efectivo: De este modo, se evitan sorpresas cuando llegan los gastos.

• Automatiza las aprobaciones de gastos: Esto evita retrasos innecesarios en el pago a proveedores importantes.

Usar una línea de crédito como respaldo

Una línea de crédito puede actuar como un amortiguador, pero no debe ser una fuente principal de efectivo flotante. Tenlo a disposición, pero úsalo solo cuando sea necesario. Úsalo estratégicamente para necesidades a corto plazo, como cubrir la nómina durante un ciclo de cuentas por cobrar retrasado.

Mejorar la gestión del inventario

Demasiado inventario inmoviliza el efectivo para las empresas que tienen existencias físicas, mientras que muy poco puede interrumpir las ventas.

• Mueva los productos de venta lenta con promociones: El inventario no vendido drena el efectivo. Conviértelo en ingresos más rápido.

• Reduce el exceso de pedidos: La previsión de inventario basada en datos evita que el efectivo quede bloqueado en exceso de existencias.

• Negocia mejores condiciones con los proveedores: Algunos proveedores ofrecen opciones de inventario justo a tiempo, lo que significa que no tienes que pagar por las existencias por adelantado o almacenar existencias adicionales.

Centralizar las reservas de efectivo, pero mantener el acceso al efectivo flotante

Si bien las reservas a largo plazo deben reservarse en cuentas de alto rendimiento, el efectivo flotante debe ser líquido y accesible.

• Separa el efectivo flotante de las reservas: No inmovilices el efectivo operativo en inversiones a largo plazo.

• Usa cuentas de empresa que devenguen intereses: Si mantienes un efectivo flotante constante, colócalo en una cuenta de efectivo que genere rendimientos.

• Revisa regularmente los niveles de efectivo flotante: Lo que funcionó hace seis meses podría no ser óptimo ahora. Ajusta los niveles de efectivo flotante en función de los ciclos económicos y el crecimiento.

Revisar y recortar gastos innecesarios

Cada dólar ahorrado es un dólar que se suma a tu efectivo flotante. Los gastos pequeños y recurrentes pueden pasar desapercibidos, pero se acumulan con el tiempo.

• Audita las suscripciones y herramientas de software: Elimina lo que no usas.

• Negocia con los proveedores: Comprueba si hay descuentos por fidelidad u ofertas de compras al por mayor disponibles.

• Cambia a métodos de pago rentables: las tarifas de procesamiento de las tarjetas de crédito pueden resultar costosas. La Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o las transferencias bancarias directas suelen ser más económicas.

Construir un búfer de efectivo flotante para emergencias

Una empresa sin un colchón financiero depende demasiado del crédito, lo que puede ser riesgoso. Mantén un poco de efectivo flotante adicional para que siempre puedas cubrir sus gastos operativos y repón el efectivo flotante y las reservas de efectivo con regularidad. Si lo usas, reponlo tan pronto como puedas.