Le fonds de caisse est le montant d'argent dont dispose une entreprise pour couvrir ses dépenses quotidiennes, telles que rendre la monnaie pour les clients et payer les fournisseurs. Il peut également s'agir du délai entre le moment où l'argent quitte un compte et le moment où il est officiellement compensé, par exemple dans le cas des chèques et des paiements par carte.

Ci-dessous, nous expliquerons l'importance du fonds de caisse, comment les entreprises calculent le fonds de caisse dont elles ont besoin et comment affiner le fonds de caisse.

Contenu de cet article

• Pourquoi le fonds de caisse est-il important?
  
• En quoi le fonds de caisse diffère-t-il des réserves de caisse?
  
• Comment les entreprises calculent-elles le fonds de caisse dont elles ont besoin?
  
• Quels sont les secteurs qui dépendent fortement du fonds de caisse?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles affiner leur fonds de caisse?
  

Pourquoi le fonds de caisse est-il important?

Souvent, les entreprises ne pensent pas au fonds de caisse jusqu'à ce que cela devienne un problème. Au Royaume-Uni, 34 % des propriétaires de petites entreprises ont utilisé des fonds personnels pour faire fonctionner leur entreprise. Cela peut être évité en gardant un fonds de caisse suffisant. Voici ce que le fonds de caisse peut faire pour une entreprise.

Combler l'écart entre se faire payer et payer les autres

Vous pouvez facturer un client et attendre 30, 60 ou même 90 jours pour être payé, période pendant laquelle vous devez payer vos propres factures. Un fonds de caisse adéquat peut couvrir cet écart, de sorte que vous n'êtes pas obligé de vous endetter, de retarder les paiements ou de manquer des salaires.

Vous donner du pouvoir dans les négociations

Lorsque vous avez des liquidités en main, vous avez le contrôle. Vous pouvez profiter de remises pour paiement anticipé, acheter en gros à des prix plus bas et obtenir de meilleures conditions avec les fournisseurs. Les entreprises qui manquent de liquidités peuvent se retrouver confrontées à des frais de retard, des prix plus élevés et des conditions contractuelles moins favorables.

Préservation de votre réputation (et votre crédit)

Le fait de payer ses créances systématiquement en retard, que ce soit auprès des fournisseurs, propriétaires ou prêteurs, nuit à la crédibilité de votre entreprise. Si vous avez un jour besoin de financement, le fait d'être régulièrement à court de liquidités peut vous nuire. Un fonds de caisse bien géré vous permet de payer vos créances à temps, ce qui maintient des relations solides et ouvre de meilleures options financières plus tard.

En quoi le fonds de caisse diffère-t-il des réserves de caisse?

Le fonds de caisse et les réserves de caisse font tous deux référence à l'argent qu'une entreprise garde sous la main, mais ces liquidités servent à des fins différentes. Le fonds de caisse est l'argent que vous utilisez pour gérer vos flux de trésorerie quotidiens, tandis que les réserves de caisse constituent votre filet de sécurité financière pour les besoins plus importants et moins fréquents. Si votre fonds de caisse s'épuise, vous devrez peut-être retarder vos paiements, puiser dans vos réserves ou contracter des dettes à court terme. Mais si vos réserves de caisse s'épuisent, votre entreprise ne dispose d'aucun soutien financier en cas d'urgence ou de bouleversements majeurs.

Une entreprise intelligente gère les deux : elle maintient un fonds de caisse suffisant pour éviter les problèmes de liquidités tout en constituant des réserves pour faire face à des défis plus grands et à des possibilités plus importantes. Voici plus d'informations sur chaque type de fonds.

Fonds de caisse

Le fonds de caisse est ce qui permet à votre entreprise de fonctionner entre les paiements entrants et sortants. C'est l'argent dont vous disposez pour couvrir les dépenses récurrentes à court terme telles que les salaires, le loyer, le paiement des fournisseurs et les coûts d’exploitation. Cela vous évite également de dépendre du crédit ou des emprunts d'urgence juste pour rester ouvert.

Le montant nécessaire varie en fonction de vos cycles de facturation et de paiement. Certaines entreprises ont besoin de plus de liquidités que d'autres.

Réserves de caisse

Les réserves de caisse sont l'argent que vous mettez de côté pour des dépenses imprévues ou des occasions futures. Il s'agit d'économies destinées à être exploitées uniquement lorsque cela est nécessaire. Les réserves de caisse servent de coussin en cas d'urgence (p. ex., ralentissements économiques, dépenses imprévues, panne d'équipement majeure) et peuvent être utilisées pour des investissements de croissance (p. ex., développement des activités, lancement d'un nouveau produit, embauche d'un nouveau membre de l'équipe). Ces réserves sont généralement détenues dans des comptes distincts ou des placements à faible risque afin d'éviter qu'elles ne soient utilisées pour des dépenses courantes.

Comment les entreprises calculent-elles le fonds de caisse dont elles ont besoin?

Pour déterminer exactement le montant dont vous avez besoin dans le fonds de caisse, calculez vos dépenses, déterminez vos délais de paiement et voyez la quantité de stock vous avez en main. Le calcul de chaque entreprise sera un peu différent. Voici comment déterminer les besoins de votre entreprise.

Commencez par vos dépenses récurrentes

Tout d'abord, établissez clairement vos coûts fixes et nécessaires, c'est-à-dire ce qui doit être payé, quoi qu'il arrive. Il s'agit généralement de ce qui suit :

• Salaires

• Loyer ou hypothèque

• Services publics

• Paiements des fournisseurs

• Remboursement de prêts

• Assurance

• Dépenses marketing et publicitaires

Examinez les dépenses des 3 à 6 derniers mois pour obtenir une moyenne mensuelle fiable.

Cartographiez les rentrées d'argent

Ensuite, vérifiez quand vous êtes réellement payé. Déterminez si vous collectez des liquidités tous les jours ou si vous attendez 30, 60 ou même 90 jours pour recevoir des paiements de facture. Devez-vous tenir compte des baisses saisonnières? Avez-vous de gros clients avec des calendriers de paiement imprévisibles?

Comprendre le calendrier de vos encaissements est tout aussi important que de connaître vos dépenses. Si vos revenus tardent à arriver, vous aurez besoin d'un fonds de caisse plus important.

Trouvez votre écart de trésorerie

Votre écart de trésorerie correspond au nombre de jours entre le moment où vous devez payer vos dépenses et le moment où vous recevez des revenus sur votre compte. Voici comment le calculer :

Écart de trésorerie = nombre de jours qu'il faut aux clients pour vous payer + nombre de jours de stock disponible à la vente - nombre moyen de jours que vous prenez pour payer les fournisseurs

Exemple

• Vous êtes payé 45 jours après avoir effectué une vente.

• Vous disposez de 30 jours de stock.

• En règle générale, vous payez vos fournisseurs dans un délai de 15 jours.

Écart de trésorerie = 45 + 30 - 15 = 60

Cela signifie que vous devez disposer d'un fonds de caisse suffisant pour couvrir 60 jours de dépenses avant de percevoir les paiements.

Calculez le montant dont vous avez besoin pour votre fonds de caisse

Maintenant que vous connaissez vos dépenses quotidiennes moyennes et votre écart de trésorerie en nombre de jours, vous pouvez calculer le montant dont vous avez besoin pour votre fonds de caisse. Voici la formule :

Fonds de caisse recommandé = dépenses quotidiennes × écart de trésorerie en jours

Exemple

Supposons que vos dépenses d'exploitation quotidiennes sont de 3 000 $ et que votre écart de trésorerie est de 60 jours.

Fonds de caisse = 3 000 $ × 60 = 180 000 $

C'est le montant dont vous avez besoin pour couvrir vos dépenses.

Adaptez-vous à votre entreprise

Chaque entreprise est différente, alors tenez compte des facteurs suivants :

• Saisonnalité : Si vous avez des mois lents, augmentez votre fonds de caisse.

• Normes du secteur : Un fabricant avec de longs cycles de production a besoin d'un fonds de caisse plus important qu'une entreprise basée sur un modèle économique par abonnement avec des revenus prévisibles.

Quels sont les secteurs qui dépendent fortement du fonds de caisse?

Certains secteurs dépendent fortement du fonds de caisse en raison de la façon dont l'argent entre et sort de leurs entreprises. Ces dernières peuvent être confrontées à des retards de paiement, à des coûts d'exploitation élevés ou à des cycles de flux de trésorerie serrés, ce qui les oblige à disposer d'un fonds de caisse considérable. Voici quelques-uns des secteurs les plus dépendants.

Construction et sous-traitance

Les entreprises de construction et de sous-traitance sont confrontées à de longs cycles de paiement, à des coûts initiaux élevés et à des flux de trésorerie imprévisibles. Les sous-traitants doivent souvent payer pour les matériaux, la main-d'œuvre et les permis des mois avant d'être payés pour un projet. S'ils n'ont pas un fonds de caisse suffisant, ils s'endettent ou retardent les travaux, ce qui nuit à la rentabilité.

Services de santé

Les hôpitaux et les cabinets privés facturent les compagnies d'assurance, mais les paiements prennent souvent des semaines ou des mois avant d'être effectués. Pendant ce temps, ils doivent couvrir les salaires, les fournitures médicales, le loyer et l'entretien du matériel.

Fabrication et distribution en gros

Les entreprises de fabrication et de distribution en gros ont des coûts de stock élevés, des commandes groupées importantes et des créances à rotation lente. Les fabricants doivent acheter des matières premières, payer les fournisseurs et assurer la continuité de la production, parfois bien avant d'expédier les produits finis et de recevoir le paiement.

Entreprises de logistique et de fret

Les entreprises de logistique et de fret doivent payer les coûts de carburant, les salaires des chauffeurs et l'entretien à l'avance, mais elles offrent souvent aux clients des conditions de paiement allant de 30 à 90 jours nets. Cela signifie qu'elles peuvent livrer des marchandises aujourd'hui, mais être payées des semaines ou des mois plus tard. Si un client important retarde son paiement, l'entreprise a besoin d'un fonds de caisse pour poursuivre ses activités.

Restauration et hôtellerie

Les restaurants et les entreprises du secteur de l'hôtellerie ont des coûts d'exploitation quotidiens élevés, des ventes imprévisibles et des paiements anticipés des fournisseurs. Ils paient à l'avance pour les denrées alimentaires, les salaires du personnel et les services publics, tandis que les revenus fluctuent en fonction du flux de clientèle. Les traiteurs acceptent les acomptes, mais ne reçoivent souvent le paiement final qu'après un événement.

Commerce de détail

Les commerces de détail doivent stocker des produits à l'avance, s'acquitter du loyer et payer les employés avant de réaliser des ventes. Les fluctuations saisonnières rendent le fonds de caisse encore plus important.

Services professionnels

De nombreuses sociétés de services professionnels fonctionnent sur la base de paiements par projet, ce qui signifie qu'elles peuvent travailler pendant des mois avant de facturer, puis attendre encore 30 à 90 jours avant d'être payées. Pendant ce temps, elles doivent toujours payer le personnel, le loyer des bureaux et les abonnements aux logiciels.

Production cinématographique et médiatique

Les entreprises de production cinématographique et médiatique ont des coûts de production initiaux élevés, des revenus différés et des cycles de paiement irréguliers. Les projets cinématographiques et télévisuels nécessitent des mois (ou des années) de travail avant de générer des revenus. Même les entreprises de médias numériques peuvent être confrontées à de longs retards dans le paiement des revenus publicitaires.

Comment les entreprises peuvent-elles affiner leur fonds de caisse?

L'optimisation du fonds de caisse consiste à conserver suffisamment de liquidités pour couvrir les dépenses tout en veillant à ce que les liquidités excédentaires ne restent pas inutilisées. Voici comment les entreprises peuvent ajuster leur fonds de caisse pour une efficacité maximale.

Réduisez les cycles de paiement

Un long écart de trésorerie (autrement dit le temps qui s'écoule entre le paiement des dépenses et la réception des revenus) est souvent la raison pour laquelle les entreprises rencontrent des problèmes de liquidités. Plus vous percevez rapidement les paiements, moins vous avez besoin d'un fonds de caisse important.

• Raccourcissez les délais de paiement : Si vos conditions sont établies à 60 jours nets avec vos clients, négociez jusqu'à descendre à 30 jours nets ou même 15 jours nets.

• Offrez des incitations au paiement anticipé : De petites remises (par exemple, « 2 % de réduction si le paiement est effectué sous 10 jours ») peuvent inciter les clients à payer plus tôt.

• Facturez immédiatement : Le fait de retarder les factures, ne serait-ce que de quelques jours, s'accumule au fil du temps. Automatisez la facturation afin qu'elle soit envoyée dès que le travail est terminé.

• Exigez des acomptes ou des paiements échelonnés : Obtenez des paiements partiels à l'avance pour les grands projets au lieu d'attendre la totalité du solde à la fin.

Étalez vos propres paiements

Tout comme vous souhaitez encaisser les paiements plus rapidement, vous souhaitez également retarder vos propres paiements sortants. Trouvez des moyens de le faire sans nuire aux relations avec les fournisseurs.

• Négociez des délais de paiement plus longs : Si votre fournisseur s'attend à être payé dans les 30 jours, demandez un délai de 45 ou 60 jours.

• Utilisez le crédit à bon escient : Si les fournisseurs offrent un financement à 0 % d'intérêt ou un crédit commercial, utilisez-le pour garder plus de liquidités disponibles.

• Mettez en place des échéanciers de paiement : Au lieu de payer toutes les factures en une seule fois, étalez les paiements à l'approche de leur date d'échéance pour libérer des liquidités à court terme.

Maintenez un registre de prévision des flux de trésorerie en temps réel

Vous ne pouvez pas ajuster votre fonds de caisse si vous ne savez pas où va votre argent. Des prévisions continues sur 90 jours vous aident à repérer les lacunes potentielles avant qu'elles ne deviennent des problèmes.

• Suivez les entrées et sorties quotidiennes : Sachez exactement quand l'argent entre et sort.

• Anticipez les baisses saisonnières : Si vous avez des mois lents, ajustez les niveaux du fonds de caisse à l'avance.

• Tenez compte des coûts imprévus : Les défauts de paiement des clients ou les baisses soudaines des ventes peuvent perturber votre flux de trésorerie si vous n'êtes pas préparé.

Automatisez la gestion de la trésorerie

Le suivi manuel de la trésorerie est lent et sujet aux erreurs. L'automatisation intelligente vous permet de conserver des liquidités sans nécessiter de surveillance constante.

• Utilisez la facturation automatique pour les clients : Cela permet d'assurer la régularité des paiements entrants.

• Mettez en place des alertes en cas de solde de trésorerie faible : Cela permet d'éviter les mauvaises surprises en cas de dépenses.

• Automatisez l'approbation des dépenses : Cela permet d'éviter des retards inutiles dans le paiement des fournisseurs importants.

Utilisez une ligne de crédit comme solution de secours

Une ligne de crédit peut servir d'amortisseur, mais elle ne doit pas être une source principale de fonds de caisse. Gardez cette source à portée de main, mais ne puisez dedans qu'en cas de besoin. Utilisez-la de manière stratégique pour des besoins à court terme, par exemple pour payer les salaires pendant un cycle de comptes clients retardés.

Améliorez la gestion des stocks

Des stocks trop nombreux immobilisent des liquidités pour les entreprises qui détiennent des stocks physiques, tandis que des stocks trop faibles peuvent perturber les ventes.

• Déplacez les produits qui se vendent lentement avec des promotions : Les stocks invendus drainent la trésorerie. Convertissez-les en revenus plus rapidement.

• Réduisez les commandes excessives : La prévision des stocks basée sur les données empêche les liquidités d'être bloquées dans des stocks excédentaires.

• Négociez de meilleures conditions avec les fournisseurs : Certains fournisseurs proposent des possibilités de stocks juste-à-temps, ce qui signifie que vous n'avez pas à payer les stocks à l'avance ou à entreposer des stocks supplémentaires.

Centralisez les réserves de caisse, mais gardez le fonds de caisse accessible

Bien que les réserves à long terme doivent être mises de côté sur des comptes à rendement élevé, votre fonds de caisse doit être liquide et accessible.

• Séparez le fonds de caisse des réserves : N'immobilisez pas les liquidités opérationnelles dans des investissements à long terme.

• Utilisez des comptes d'entreprise portant intérêt : Si vous maintenez un fonds de caisse stable, placez-le sur un compte caisse qui rapporte des rendements.

• Examinez régulièrement les niveaux du fonds de caisse : Ce qui fonctionnait il y a six mois n'est peut-être plus un système optimal aujourd'hui. Ajustez les niveaux du fonds de caisse en fonction des cycles et de la croissance de l'entreprise.

Examinez et réduisez les dépenses inutiles

Chaque dollar économisé est un dollar ajouté à votre fonds de caisse. Les petites dépenses récurrentes peuvent passer inaperçues, mais s'accumuler au fil du temps.

• Vérifiez les abonnements et les outils logiciels : Éliminez ce que vous n'utilisez pas.

• Négociez avec les fournisseurs : Vérifiez si des remises de fidélité ou des offres d'achat groupé sont disponibles.

• Optez pour des moyens de paiement économiques : Les frais de traitement par carte de crédit peuvent s'avérer dispendieux. Les paiements par chambre de compensation automatisée (ACH) ou les virements bancaires directs sont souvent moins onéreux.

Établissez un fonds de caisse amortisseur pour les urgences

Une entreprise qui ne dispose pas d'un coussin financier dépend trop du crédit, ce qui peut être risqué. Gardez un petit fonds de caisse supplémentaire afin de pouvoir toujours couvrir vos dépenses d'exploitation et reconstituez régulièrement votre fonds de caisse et vos réserves. Si vous puisez dans ces fonds, reconstituez-les dès que vous le pouvez.