La cassa contante è la quantità di denaro che un'attività ha a disposizione per coprire le spese quotidiane, come dare il resto ai clienti e pagare i fornitori. Può anche riferirsi al periodo di tempo che intercorre tra il momento in cui il denaro esce da un conto e quello in cui viene liquidato ufficialmente, come nel caso di assegni e pagamenti con carta.

Di seguito, spiegheremo l'importanza della cassa contante, come le attività calcolano la cassa contante richiesta e come perfezionare la cassa contante.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché la cassa contante è importante?
  
• Quali sono le differenze tra cassa contante e riserve di liquidità?
  
• In che modo le attività calcolano la cassa contante necessaria?
  
• Quali settori dipendono fortemente dalla cassa contante?
  
• In che modo le attività possono perfezionare la cassa contante?
  

Perché la cassa contante è importante?

Le attività spesso non pensano alla cassa contante fino a quando non diventa un problema. Nel Regno Unito, il 34% dei titolari di piccole imprese ha utilizzato fondi personali per mantenere attiva la propria attività. Questo può essere evitato mantenendo una cassa contante sufficiente. Ecco cosa può fare la cassa contante per un'attività.

Colmare il divario tra essere pagati e pagare gli altri

Potresti inviare una fattura a un cliente e aspettare 30, 60 o anche 90 giorni prima di essere pagato, dovendo nel frattempo pagare dei conti tuoi. Una cassa contante adeguata può colmare quel divario in modo da non essere costretti a indebitarsi, ritardare i pagamenti o non pagare le buste paga.

Darti potere negoziale

Quando hai contanti a portata di mano, sei padrone della situazione. Puoi approfittare di sconti per pagamento anticipato, acquistare all'ingrosso a prezzi più bassi e assicurarti condizioni migliori con i fornitori. Le attività che sono a corto di liquidità possono incorrere in penali per ritardato pagamento, tariffe più alte e termini contrattuali meno favorevoli.

Preservare la tua reputazione (e il tuo credito)

Pagare costantemente in ritardo, che si tratti di fornitori, proprietari di immobili o prestatori, danneggia la credibilità della tua attività. Qualora avessi bisogno di un finanziamento, avere precedenti di carenza di liquidità può danneggiarti. Una cassa contante ben gestita ti consente di pagare puntualmente, il che mantiene solide le relazioni e apre migliori opzioni finanziarie in seguito.

Quali sono le differenze tra cassa contante e riserve di liquidità?

Cassa contante e riserve di liquidità si riferiscono entrambi al denaro che un'attività tiene a portata di mano, ma servono a scopi diversi. La cassa contante è il denaro che utilizzi per gestire il flusso di cassa giornaliero, mentre le riserve di liquidità sono la tua rete di sicurezza finanziaria per esigenze di maggiore importo e minore frequenza. Se la tua cassa contante si esaurisce, potresti dover ritardare i pagamenti, attingere alle riserve o contrarre debiti a breve termine. Ma se le tue riserve di liquidità si esauriscono, la tua attività non avrà un sostegno finanziario per emergenze o mosse importanti.

Un'attività intelligente gestisce entrambe le cose: mantiene una cassa contante sufficiente per evitare crisi di liquidità e allo stesso tempo accumula riserve per gestire sfide e opportunità più grandi. Ecco maggiori informazioni su ciascun tipo di fondi.

Cassa contante

La cassa contante è ciò che mantiene la tua attività operativa tra pagamenti in entrata e in uscita. È il denaro che hai a disposizione per coprire le spese ricorrenti a breve termine come buste paga, affitto, pagamenti dei fornitori e costi operativi, e ti consente di evitare di fare affidamento sul credito o su prestiti di emergenza solo per rimanere in attività.

L'importo necessario varia a seconda dei cicli di fatturazione e di pagamento. Alcune attività necessitano di maggiori liquidità rispetto ad altre.

Riserve di liquidità

Le riserve di liquidità sono il denaro che metti da parte per spese impreviste o opportunità future. Si tratta di risparmi da sfruttare solo quando necessario. Le riserve di liquidità fungono da cuscinetto per le emergenze (ad es., recessioni economiche, spese impreviste, gravi guasti alle apparecchiature) e possono essere utilizzate per investimenti nella crescita (ad es., espansione delle operazioni, lancio di un nuovo prodotto, assunzione di un nuovo membro del team). In genere sono tenute in conti separati o in investimenti a basso rischio per evitare che vengano utilizzate per spese di routine.

In che modo le attività calcolano la cassa contante necessaria?

Per calcolare con precisione la quantità di cassa contante di cui hai bisogno, calcola le tue spese, determina le tempistiche di pagamento e controlla quanto inventario hai a disposizione. Il calcolo sarà leggermente diverso per ogni attività. Ecco come capire quali sono le necessità della tua attività.

Inizia dalle tue spese ricorrenti

Innanzitutto, ottieni un quadro chiaro dei tuoi costi fissi e necessari: ciò che deve essere pagato, qualunque cosa accada. Questi di solito includono:

• Buste paga

• Affitto o mutuo

• Utenze

• Pagamenti dei fornitori

• Pagamenti di prestiti

• Assicurazione

• Spese per marketing e pubblicità

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Traccia l'arrivo del contante

Dopodiché, dai un'occhiata a quando vieni effettivamente pagato. Individua se riscuoti contanti ogni giorno o se devi aspettare 30, 60 o anche 90 giorni per i pagamenti delle fatture. Hai bisogno di tenere conto di cali stagionali? Hai clienti di grandi dimensioni con frequenze di pagamento imprevedibili?

La comprensione delle tempistiche dei propri flussi in entrata è importante tanto quanto la conoscenza delle proprie spese. Se i tuoi ricavi tardano ad arrivare, avrai bisogno di più contante.

Individua la tua carenza di cassa

La carenza di cassa è il numero di giorni che intercorrono tra il momento in cui devi pagare le spese e quello in cui ricevi i ricavi sul tuo conto. Ecco come si calcola:

Carenza di cassa = giorni necessari ai clienti per pagarti + giorni di inventario a disposizione per la vendita - numero medio di giorni necessari per pagare i fornitori

Esempio

• Vieni pagato 45 giorni dopo aver effettuato una vendita.

• Disponi di un inventario pari a 30 giorni.

• In genere paghi i fornitori entro 15 giorni.

Carenza di cassa = 45 + 30 - 15 = 60

Ciò significa che hai bisogno di una cassa contante sufficiente a coprire 60 giorni di spese prima di riscuotere i pagamenti.

Calcola la quantità di cassa contante di cui hai bisogno

Ora che conosci le tue spese giornaliere medie e la carenza di cassa in giorni, puoi calcolare la quantità di cassa contante di cui hai bisogno. Ecco la formula:

Cassa contante consigliata = spese giornaliere × carenza di cassa in giorni

Esempio

Supponiamo che le tue spese operative giornaliere siano di 3.000 dollari e che la tua carenza di cassa sia di 60 giorni.

Cassa contante = 3.000 dollari × 60 = 180.000 dollari

Ecco il denaro necessario a disposizione per coprire le spese.

Esegui adattamenti per la tua attività

Ogni attività è diversa, quindi considera i seguenti fattori:

• Stagionalità: Se hai mesi di bassa stagione, aumenta la tua cassa contante.

• Norme del settore: Un'azienda manifatturiera con cicli di produzione lunghi ha bisogno di più contante di un'attività che offre abbonamenti con ricavi prevedibili.

Quali settori dipendono fortemente dalla cassa contante?

Alcuni settori dipendono fortemente dalla cassa contante a causa del modo in cui il denaro si muove in entrata e in uscita dalle attività. Tali attività sperimentano ritardi nei pagamenti, costi operativi elevati o cicli di flusso di cassa molto stretti che rendono necessario avere una cassa contante considerevole. Ecco alcuni dei settori che dipendono maggiormente da essa.

Edilizia e appalti

Le attività che si occupano di edilizia e appalti hanno cicli di pagamento lunghi, costi iniziali elevati e flussi di cassa imprevedibili. Gli appaltatori spesso devono pagare spese per materiali, manodopera e permessi mesi prima di essere pagati per un progetto. Se non hanno abbastanza cassa contante, si indebitano o ritardano i lavori, il che danneggia la redditività.

Settore sanitario

Gli ospedali e gli studi medici privati inviano fatture alle compagnie assicurative, ma i pagamenti spesso richiedono settimane o mesi per arrivare. Nel frattempo, devono coprire i costi degli stipendi, delle forniture mediche, dell'affitto e della manutenzione delle attrezzature.

Produzione e distribuzione all'ingrosso

Le attività manifatturiere e di distribuzione all'ingrosso hanno costi di inventario elevati, ordini all'ingrosso di grandi dimensioni e crediti che si muovono lentamente. I produttori devono acquistare materie prime, pagare i fornitori e mantenere la produzione in funzione, a volte molto prima di spedire i prodotti finiti e ricevere i pagamenti.

Aziende di logistica e trasporto merci

Le aziende di logistica e trasporto merci devono pagare in anticipo i costi del carburante, gli stipendi dei conducenti e la manutenzione, ma spesso offrono ai clienti termini di pagamento da 30 a 90 giorni. Ciò significa che possono consegnare le merci oggi stesso, ma ricevere il pagamento settimane o mesi dopo. Se un cliente importante ritarda il pagamento, hanno bisogno di cassa contante per mantenere in funzione le operazioni.

Ristoranti e ospitalità

I ristoranti e le attività ricettive sono soggetti a costi operativi giornalieri elevati, vendite imprevedibili e pagamenti anticipati dei fornitori. Pagano in anticipo cibo, stipendi del personale e utenze, mentre i ricavi fluttuano in base al traffico di clienti. Le attività di catering prendono dei depositi, ma spesso non ricevono il pagamento finale fino a dopo un evento.

Commercio al dettaglio

Le attività di commercio al dettaglio devono immagazzinare i prodotti in anticipo, coprire l'affitto e pagare i dipendenti prima di effettuare le vendite. Le fluttuazioni stagionali rendono la cassa contante ancora più importante.

Servizi professionali

Molte società di servizi professionali operano con pagamenti basati su progetti, il che significa che potrebbero lavorare per mesi prima di emettere una fattura e poi attendere altri 30–90 giorni per il pagamento. Nel frattempo, devono comunque pagare il personale, l'affitto degli uffici e gli abbonamenti a software.

Produzione cinematografica e multimediale

Le attività di produzione cinematografica e multimediale devono affrontare costi di produzione iniziali elevati, ricavi ritardati e cicli di pagamento irregolari. I progetti cinematografici e televisivi richiedono mesi (o anni) di lavoro prima che arrivino i ricavi. Anche le società nel settore dei media digitali possono subire lunghi ritardi nei pagamenti dei ricavi pubblicitari.

In che modo le attività possono perfezionare la cassa contante?

Ottimizzare la cassa contante significa mantenere una liquidità sufficiente per coprire le spese, assicurandosi al contempo che non rimanga liquidità in eccesso inutilizzata. Ecco come le attività possono ottimizzare la cassa contante per ottenere la massima efficienza.

Cicli di pagamento più stretti

Una lunga carenza di cassa, ovvero il tempo che intercorre tra il pagamento delle spese e il ricevimento dei ricavi, è spesso il motivo per cui le attività incorrono in problemi di liquidità. Più in fretta riscuoti i pagamenti, meno cassa contante ti serve.

• Abbrevia i termini di pagamento: Se offri termini di 60 giorni ai clienti, negozia pagamenti a 30 giorni o anche a 15 giorni.

• Offri incentivi per il pagamento anticipato: Dei piccoli sconti (ad es., "2% di sconto se il pagamento avviene entro 10 giorni") possono motivare i clienti a pagare prima.

• Emetti la fattura immediatamente: Il ritardo nell'emissione delle fatture anche di pochi giorni si accumula nel tempo. Automatizza l'emissione della fattura in modo che venga inviata non appena il lavoro è completato.

• Richiedi depositi o pagamenti scaglionati: Ricevi pagamenti parziali anticipati per progetti di grandi dimensioni invece di attendere l'intero saldo alla fine.

Dilaziona i tuoi pagamenti

Così come è desiderabile una riscossione più rapida dei pagamenti, è anche auspicabile ritardare i tuoi pagamenti in uscita. Trova il modo di farlo senza danneggiare le relazioni con i fornitori.

• Negozia termini di pagamento più lunghi: Se il tuo fornitore prevede il pagamento a 30 giorni, chiedi di poter pagare a 45 o a 60 giorni.

• Usa il credito in modo oculato: Se i fornitori offrono finanziamenti a un interesse dello 0% o credito commerciale, usali per mantenere più liquidità disponibile.

• Configura la frequenza dei pagamenti: Invece di pagare tutti i conti in una volta sola, scagliona i pagamenti in prossimità delle relative date di scadenza per liberare liquidità a breve termine.

Effettua previsioni del flusso di cassa in tempo reale

Non puoi ottimizzare la tua cassa contante se non sai dove vanno i tuoi soldi. Una previsione mobile a 90 giorni ti aiuta a individuare potenziali carenze prima che diventino problemi.

• Tieni traccia dei flussi giornalieri in entrata e in uscita: Comprendi con precisione quando il denaro entra ed esce.

• Prevedi i cali stagionali: Se hai mesi di bassa stagione, regola i livelli di cassa contante in anticipo.

• Tieni conto di costi imprevisti: Inadempienze dei clienti o cali improvvisi delle vendite possono interrompere il flusso di cassa se non sei preparato.

Automatizza la gestione del contante

Il monitoraggio manuale del contante è lento e soggetto a errori. L'automazione intelligente ti consente di mantenere liquidità senza la necessità di una supervisione costante.

• Utilizza la fatturazione automatica per i clienti: Ciò aiuta a garantire pagamenti in entrata coerenti.

• Configura avvisi per bassi saldi di cassa contante: In questo modo si evitano sorprese quando si è colpiti da spese.

• Automatizza l'approvazione delle spese: In questo modo si evitano inutili ritardi nel pagamento di fornitori importanti.

Utilizza una linea di credito come opzione di riserva

Una linea di credito può fungere da cuscinetto, ma non dovrebbe essere una fonte primaria di cassa contante. Tienila a disposizione, ma utilizzala solo quando necessario. Usala strategicamente per esigenze a breve termine, come la copertura delle buste paga durante un ciclo di crediti ritardato.

Migliora la gestione dell'inventario

Un inventario eccessivo vincola la liquidità per le attività che mantengono scorte fisiche, mentre un inventario ridotto può interrompere le vendite.

• Promuovi i prodotti che si vendono lentamente con promozioni: L'inventario invenduto prosciuga la liquidità. Convertilo in ricavi più velocemente.

• Riduci gli ordini eccessivi: La previsione dell'inventario basata su dati impedisce che la liquidità venga vincolata in scorte in eccesso.

• Negozia migliori condizioni con i fornitori: Alcuni fornitori offrono opzioni di inventario just-in-time, il che significa che non devi pagare in anticipo le scorte o immagazzinare gli esuberi.

Centralizza le riserve di liquidità, ma mantieni accessibile la cassa contante

Mentre le riserve a lungo termine dovrebbero essere messe da parte in conti ad alto rendimento, la tua cassa contante deve essere liquida e accessibile.

• Separa la cassa contante dalle riserve: Non vincolare la liquidità operativa in investimenti a lungo termine.

• Utilizza conti business con interessi: Se mantieni una cassa contante costante, mettila in un conto cassa che frutti alcuni rendimenti.

• Analizza regolarmente i livelli di cassa contante: Ciò che ha funzionato sei mesi fa potrebbe non essere ottimale ora. Regola i livelli di cassa contante in base ai cicli e alla crescita dell'attività.

Analizza e taglia le spese superflue

Ogni dollaro risparmiato è un dollaro aggiunto alla tua cassa contante. Le piccole spese ricorrenti possono passare inosservate, ma si sommano nel tempo.

• Esegui controlli degli abbonamenti e degli strumenti software: Elimina ciò che non usi.

• Negozia con i fornitori: Verifica se sono disponibili sconti fedeltà o offerte per l'acquisto all'ingrosso.

• Passa a metodi di pagamento convenienti: le commissioni di elaborazione delle carte di credito possono diventare costose. I trasferimenti ACH o i bonifici bancari diretti sono spesso più economici.

Crea un cuscinetto di cassa contante per le emergenze

Un'attività senza un cuscinetto finanziario fa troppo affidamento sul credito, il che può essere rischioso. Mantieni un po' di cassa contante in più in modo da poter sempre coprire le tue spese operative e ricostituisci regolarmente la cassa contante e le riserve. Se attingi ad esse, ricostituiscile il prima possibile.