Geautomatiseerde facturatie is het gebruik van softwaresystemen om facturen te verwerken en betalingen te innen zonder dat je daar handmatig iets voor hoeft te doen. Facturen worden automatisch gegenereerd op basis van vooraf ingestelde schema's of triggers, zoals verlenging van abonnementen of mijlpalen in het gebruik van diensten. Het beheert aspecten van betalingsverwerking door herinneringen te sturen voor verschuldigde betalingen en records bij te werken wanneer betalingen zijn ontvangen. Geautomatiseerde facturatiesystemen worden vaak gebruikt in de horeca en helpen bedrijven om administratieve overhead te verminderen en het in- en uitchecken te verbeteren.

De wereldwijde horecamarkt was in 2023 meer dan 4,7 biljoen dollar waard en zal naar verwachting in 2024 ongeveer 5,5 biljoen dollar bereiken: geautomatiseerde facturatie kan het facturatieproces vereenvoudigen naarmate de sector groeit. Hieronder bespreken we de rol die geautomatiseerde facturatie speelt in de horeca, hoe het de klantervaring kan verbeteren en best practices voor de implementatie ervan.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt geautomatiseerde facturatie?
  
• Wat is de rol van automatische facturatie in de horeca?
  
• Belangrijkste kenmerken van geautomatiseerde facturatiesoftware voor hotels
  
• Hoe je de klantervaring kunt verbeteren met geautomatiseerde facturatie voor hotels
  
• Uitdagingen en oplossingen met geautomatiseerde facturatie in de horeca
  
• Beste praktijken voor geautomatiseerde facturatie voor horecabedrijven
  

Hoe werkt geautomatiseerde facturatie?

Geautomatiseerde facturatiesystemen brengen verschillende onderdelen van het facturatie- en betalingsproces samen op één platform dat met zo min mogelijk menselijke tussenkomst werkt. Zo werkt het meestal.

• Klantgegevens: Het systeem heeft een database waarin klantinformatie wordt opgeslagen, zoals betalingsvoorwaarden, facturatiecycli en betaalmethoden.
  
• Tracking van diensten of producten: Het systeem houdt bij hoe diensten en producten worden gebruikt of gekocht. Voor bedrijven met abonnementen of diensten op basis van gebruik, registreert het elke transactie of interactie die een facturatieactie moet activeren.
  
• Aanmaken van facturen: Het geautomatiseerde facturatieplatform maakt facturen op basis van de facturatiecyclus en het gebruik van diensten of producten door de klant. Deze kunnen op regelmatige tijdstippen (bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks) worden gepland of worden geactiveerd door specifieke acties (bijvoorbeeld het bereiken van een datalimiet).
  
• Verzending van facturen: De factuur wordt automatisch naar de klant gestuurd via de door hem gewenste verzendmethode, zoals e-mail of via een klantenportaal. Klanten kunnen hun facturen controleren op juistheid voordat ze definitief worden verwerkt.
  
• Betalingsverwerking: Het systeem verwerkt betalingen via de integratie met betaalgateways. Klanten kunnen facturen betalen met creditcards, bankoverschrijvingen of online betalingssystemen. Het systeem werkt de betalingsstatus automatisch bij zodra deze is verwerkt.
  
• Beheer van incassoactiviteiten: Als betalingen te laat zijn, stuurt het systeem herinneringen of meldingen naar klanten.
  
• Rapportage en analyse: Automatische facturatiesystemen bieden uitgebreide analyses van facturatie- en betalingstrends om ondernemers inzicht te geven in inkomstenstromen en verbeterpunten in hun facturatiecycli te identificeren.
  
• Compliance en beveiliging: Het systeem zorgt ervoor dat alle transacties veilig worden verwerkt en in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU voor gegevensbescherming of de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) voor betalingsbeveiliging.
  

Wat is de rol van geautomatiseerde facturatie in de horeca?

In de horeca kan geautomatiseerde facturatie de bedrijfsvoering vereenvoudigen, de ervaring van gasten verbeteren en de financiële nauwkeurigheid vergroten. Hieronder lees je hoe geautomatiseerde facturatie in deze bedrijven wordt gebruikt.

• In- en uitcheckproces: Geautomatiseerde facturatiesystemen slaan de gegevens van gasten veilig op om het in- en uitchecken soepel te laten verlopen. Ze kunnen gasten ook vragen om tijdens het uitchecken feedback te geven over hun verblijf.
  
• Geïntegreerde kosten: Automatische facturatiesystemen voegen kosten voor verschillende diensten (zoals roomservice, spa-behandelingen, dineren) samen in één overzichtelijke factuur.
  
• Dynamische prijzen en pakketten: Automatische systemen kunnen omgaan met dynamische prijsmodellen die worden aangepast op basis van vraag, seizoen of promoties. Ze kunnen ook verschillende prijspakketten en speciale tarieven aan, zoals all-inclusive opties.
  
• Online reserveringen en betalingen: Geautomatiseerde facturatiesystemen verwerken online boekingen en vooruitbetalingen, sturen automatisch bevestigingsfacturen en synchroniseren met het reserveringssysteem van het hotel om alle gegevens up-to-date te houden.
  
• Valuta en belastingafhandeling: Geautomatiseerde facturatiesystemen beheren meerdere valuta's en belastingvereisten in verschillende rechtsgebieden voor internationale gasten, zodat ze voldoen aan de lokale belastingwetten en zorgen voor nauwkeurige omrekeningen voor buitenlandse valuta.
  
• Energie- en hulpbronnenbeheer: Sommige automatische systemen houden het energieverbruik of ander hulpbronnenverbruik in gastenkamers bij voor milieubeheer of facturatiedoeleinden.
  
• Feedback- en loyaliteitsprogramma's: Deze systemen kunnen ook automatisch loyaliteitsbeloningen of kortingen integreren.
  
• Evenementenbeheer: Geautomatiseerde facturatiesystemen kunnen complexe facturatieregelingen afhandelen, zoals kamerblokken, cateringservices, verhuur van audiovisuele apparatuur en andere kosten voor evenementen zoals conferenties of bruiloften.
  
• Financiële rapportage en analyse: geautomatiseerde facturatiesystemen maken financiële rapporten die hotelmanagers kunnen helpen om inkomsten bij te houden, uitgavenpatronen te begrijpen en weloverwogen beslissingen te nemen over de bedrijfsstrategie.
  
• Geïntegreerd klantrelatiebeheer (CRM): Automatische facturatiesystemen werken samen met CRM-platforms, waardoor je de voorkeuren, eerdere verblijven en uitgavenpatronen van gasten kunt bijhouden voor persoonlijke service en marketingcampagnes.
  

Belangrijkste kenmerken van geautomatiseerde facturatiesoftware voor hotels

Om goed te werken in hotels, moet geautomatiseerde facturatiesoftware de volgende dingen hebben:

• Integratiemogelijkheden: De software moet kunnen worden geïntegreerd met andere hotelbeheersystemen, zoals property management systemen (PMS), CRM-tools, reserveringssystemen en point-of-sale (POS)-systemen, zodat alle kosten automatisch worden bijgewerkt en weergegeven op de rekening van de gast.
  
• Ondersteuning voor meerdere valuta's en talen: De software moet meerdere valuta's en talen ondersteunen om internationale gasten te kunnen bedienen.
  
• Flexibele facturatieschema's: Het moet ook verschillende facturatiecycli en betalingsschema's kunnen verwerken, aanbetalingen en vooruitbetalingen beheren, betalingen splitsen en de facturatie voor na het verblijf beheren.
  
• Aanpasbare facturen: Het systeem moet hotels de mogelijkheid bieden om facturen aan te passen met hun merknaam, servicegegevens en eventuele speciale kosten of kortingen.
  
• Automatische betalingsverwerking: De software moet kunnen worden geïntegreerd met verschillende betaalgateways en meerdere betaalmethoden ondersteunen (bijvoorbeeld creditcards, digitale wallets, bankoverschrijvingen). Het moet ook pre-autorisaties kunnen verwerken, betalingen vastleggen en betaalgegevens van terugkerende gasten veilig opslaan.
  
• Real-time rapportage en analyse: De software moet in realtime financiële rapporten geven over inkomsten, openstaande betalingen en andere financiële gegevens. Met analyses kun je ook prestatietrends, uitgavenpatronen van gasten en de winstgevendheid van bepaalde diensten bijhouden.
  
• Beheer van incassoactiviteiten: De software moet automatische betalingsherinneringen kunnen sturen voor en na het afrekenen.
  
• Beveiliging en compliance: Het systeem moet beveiligingsfuncties hebben om gevoelige gast- en betaalgegevens te beschermen. Het moet ook zorgen dat regels zoals PCI DSS (voor betalingsbeveiliging), GDPR (voor gegevensbescherming in de EU) en andere lokale wetten worden nageleefd.
  
• Mobiele compatibiliteit: De software moet een mobielvriendelijke interface of app hebben, zodat medewerkers en gasten onderweg toegang hebben tot factuurgegevens en transacties kunnen uitvoeren.
  
• Gebruiksvriendelijke interface: De interface moet intuïtief en makkelijk te gebruiken zijn voor hotelpersoneel op alle niveaus.
  
• Ondersteuning voor speciale prijzen: De software moet makkelijk verschillende prijsstrategieën kunnen ondersteunen, zoals seizoensprijzen, promoties, groepstarieven en loyaliteitskortingen, en de facturen daarop aanpassen.
  

Hoe je de klantervaring kunt verbeteren met geautomatiseerde facturatie voor hotels

Hier lees je hoe je je geautomatiseerde facturatieproces kunt optimaliseren voor de beste klantervaring.

• Integratie van het boekingsproces: Koppel je automatische facturatiesysteem aan het boekingsplatform of het property management systeem van het hotel om het boekings- en betalingsproces te stroomlijnen. Zo kunnen gasten hun betaalgegevens doorgeven terwijl ze hun verblijf boeken.

• Transparante facturatie: Zorg ervoor dat de factuur duidelijk en makkelijk te lezen is. Geef een overzicht van de kosten voor kamerprijzen, belastingen, extra diensten en incidentele kosten, zodat gasten precies weten waarvoor ze betalen. Verstrek gedetailleerde elektronische ontvangstbewijzen, per e-mail of via een gastenportaal, zodat gasten deze makkelijk kunnen raadplegen en bewaren.

• Flexibele betalingsopties: Bied verschillende betalingsopties aan (bijvoorbeeld creditcards en contactloos betalen) om tegemoet te komen aan de verschillende voorkeuren van gasten, en overweeg alternatieve betaalmethoden zoals PayPal of bankoverschrijvingen voor internationale gasten. Maak gesplitste betalingen mogelijk, zodat gasten de kosten kunnen delen of verschillende betaalmethoden kunnen gebruiken voor verschillende kosten.

• Selfserviceportals: Zet een veilige online portal of mobiele app op waar gasten makkelijk hun factuurgegevens kunnen checken, facturen kunnen bekijken, betalingen kunnen doen en hun betalingsvoorkeuren kunnen regelen.

• Proactieve communicatie: Stuur gasten voor, tijdens en na hun verblijf automatische meldingen met updates over hun factuurstatus, betalingsbevestigingen en aankomende kosten. Gebruik persoonlijke berichten om gasten bij naam te noemen en relevante info te geven op basis van hun voorkeuren.

• Tijdige terugbetalingen en aanpassingen: Zorg ervoor dat het proces voor het afhandelen van terugbetalingen en aanpassingen snel en probleemloos verloopt. Reageer snel op vragen van gasten over facturatieverschillen of fouten.

• Gegevensbeveiliging en privacy: Geef prioriteit aan beveiliging en gegevensprivacy van gasten door je te houden aan de standaarden in de branche voor gegevensbescherming en encryptie. Communiceer duidelijk dat het hotel zich inzet voor gegevensbeveiliging in het privacybeleid en de servicevoorwaarden. Werk beveiligingsmaatregelen regelmatig bij om potentiële bedreigingen voor te blijven.

• Feedback en verbetering: Vraag gasten actief om feedback over hun facturatie-ervaring via enquêtes, feedbackformulieren of sociale media. Gebruik deze feedback om het geautomatiseerde facturatieproces steeds te verbeteren.

Uitdagingen en oplossingen met geautomatiseerde facturatie in de horeca

Bij het gebruik van een geautomatiseerd facturatiesysteem kunnen er soms uitdagingen opduiken. Hieronder volgt een overzicht van veelvoorkomende problemen en hoe je deze kunt aanpakken.

Problemen met integratie

Het kan lastig en tijdrovend zijn om geautomatiseerde facturatiesoftware te integreren met bestaande vastgoedbeheersystemen of andere hotelsoftware vanwege compatibiliteitsproblemen of inconsistenties in gegevens.

Oplossingen

• Kies software met goede integratiemogelijkheden en API's (Application Programming Interfaces).
  
• Werk samen met leveranciers die hulp en training bieden bij de implementatie.
  
• Doe grondige tests voordat je het facturatiesysteem helemaal implementeert.
  

Beveiligingsrisico's

Geautomatiseerde facturatiesystemen verwerken gevoelige gastgegevens, zoals creditcardgegevens. Beveiligingsinbreuken kunnen leiden tot financiële verliezen en schade aan de reputatie van het hotel.

Oplossingen

• Gebruik stevige beveiliging, zoals encryptie, tokenisatie en meervoudige authenticatie.
  
• Volg de industrienormen voor gegevensbescherming (bijv. PCI DSS).
  
• Werk software en beveiligingsprotocollen regelmatig bij om kwetsbaarheden aan te pakken.
  

Weerstand tegen verandering

Medewerkers kunnen weerstand hebben tegen de invoering van nieuwe technologie of zijn niet bekend met het geautomatiseerde facturatieproces, wat tot fouten kan leiden.

Oplossingen

• Zorg voor een goede training van je personeel en blijf ze steunen.
  
• De voordelen van geautomatiseerde facturatie benadrukken.
  
• Begin met een proefproject of beperkte uitrol om het systeem geleidelijk te introduceren.
  

Downtime van het systeem

Technische problemen of systeemstoringen kunnen de facturatie verstoren, waardoor betalingen vertraging oplopen en gasten ongemak ondervinden.

Oplossingen

• Kies een betrouwbare leverancier met een bewezen staat van dienst op het gebied van uptime en responsieve klantenondersteuning.
  
• Zorg voor noodplannen, zoals back-upsystemen of handmatige processen, om verstoringen tijdens downtime te beperken.
  

Kosten

Het implementeren en onderhouden van geautomatiseerde facturatiesoftware kan duur zijn, vooral voor kleinere hotels met een beperkt budget.

Oplossingen

• Kies software die bij je budget past. Denk aan cloudoplossingen, die vaak goedkoper zijn en minder interne IT-infrastructuur nodig hebben.
  
• Houd bij het berekenen van de kosten voor je bedrijf rekening met de mogelijke besparingen door lagere arbeidskosten en minder fouten.
  

Best practices voor geautomatiseerde facturatie voor horecabedrijven

Hier zijn een paar best practices die je kunnen helpen om een automatisch facturatiesysteem in je horecabedrijf te implementeren.

• Integreer dynamische prijsstelling: Koppel je facturatiesysteem aan een dynamische prijsengine die je prijzen in realtime kan aanpassen op basis van de vraag, bezettingsgraad, prijzen van concurrenten en evenementen in je omgeving. Dit zorgt ervoor dat je zoveel mogelijk omzet haalt en je prijzen concurrerend blijven.

• Kies voor geavanceerde betalingstokenisatie: Zoek naar software met geavanceerde betalingstokenisatie, die gevoelige kaartgegevens vervangt door unieke tokens. Dit beschermt de gegevens van je gasten en vermindert je PCI-complianceverplichtingen.

• Zet geautomatiseerde upselling en cross-selling in: Gebruik het geautomatiseerde facturatiesysteem om gasten tijdens het boekingsproces of tijdens hun verblijf op een slimme manier upgrades, extra's of pakketten aan te bieden. Dit kan op basis van de voorkeuren van klanten, eerdere aankopen of de specifieke kamer die ze hebben geboekt.

• Gebruik voorspellende analyses voor facturatiegeschillen: Sommige geavanceerde systemen gebruiken machine learning om eerdere facturatiegeschillen te analyseren, patronen te identificeren en potentieel problematische transacties te markeren. Dit geeft je personeel de kans om problemen aan te pakken voordat ze uitgroeien tot geschillen.

• Bied meerdere betaalkanalen aan: Koppel je facturatiesysteem aan verschillende betaalkanalen, zoals digitale wallets (bijvoorbeeld Apple Pay, Google Pay) en in-app betalingen. Zo kun je beter inspelen op de voorkeuren van je gasten en de kans op succesvolle betalingen vergroten.

• Integreer loyaliteitsprogramma's: Als je een loyaliteitsprogramma hebt, koppel dit dan aan je facturatiesysteem voor automatische puntenverzameling, inwisseling en gepersonaliseerde aanbiedingen op basis van bestedingspatronen. Dit is een geweldige manier om terugkerende klanten te stimuleren en de klanttevredenheid te verhogen.

• Gebruik realtime dashboards: Kies als je kunt voor een automatisch facturatiesysteem met realtime dashboards die je direct een overzicht geven van je facturatiestatus, omzettrends en openstaande betalingen. Met deze functie blijf je op de hoogte en kun je snel reageren op eventuele problemen voordat ze escaleren.

• Automatiseer het beheer van chargebacks: Sommige automatische facturatiesystemen kunnen je ook helpen bij het bestrijden van chargebacks door automatisch de nodige documentatie aan de bank te verstrekken. Dit kan tijd besparen en de financiële gevolgen van chargebacks beperken.