Unter automatisierter Abrechnung versteht man den Einsatz von Software-Systemen zur Rechnungsstellung und zum Einzug von Zahlungen ohne manuelle Eingriffe. Rechnungen werden automatisch auf der Grundlage vordefinierter Zeitpläne oder Auslöser wie Abonnementverlängerungen oder Meilensteine der Servicenutzung erstellt. Dabei werden Aspekte der Zahlungsabwicklung verwaltet, indem Erinnerungen für fällige Zahlungen gesendet und Aufzeichnungen aktualisiert werden, wenn Zahlungen eingehen. Automatisierte Abrechnungssysteme sind im Gastgewerbe weit verbreitet und helfen Unternehmen, den Verwaltungsaufwand zu senken und den Check-in- und Check-out-Prozess zu verbessern.

Der globale Markt des Gastgewerbes überstieg 2023 ein Volumen von 4,7 Billionen USD und erreicht 2024 voraussichtlich rund 5,5 Billionen USD. Die automatisierte Abrechnung können die Rechnungsstellung vereinfachen, während die Branche wächst. Im Folgenden beleuchten wir, welche Rolle die automatisierte Abrechnung im Gastgewerbe spielt, wie sie das Kundenerlebnis verbessern kann und welche Best Practices es für ihre Umsetzung gibt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die automatisierte Abrechnung?
  
• Welche Rolle spielt die automatisierte Abrechnung im Gastgewerbe?
  
• Hauptmerkmale der automatisierten Abrechnungs-Software für Hotels
  
• Wie verbessert man das Kundenerlebnis mit automatisierter Abrechnung für Hotels
  
• Herausforderungen und Lösungsansätze bei der automatisierten Abrechnung im Gastgewerbe
  
• Best Practices für die automatisierte Abrechnung im Gastgewerbe
  

Wie funktioniert die automatisierte Abrechnung?

Automatisierte Abrechnungssysteme integrieren mehrere Komponenten der Abrechnungs- und Zahlungsprozesse in eine einzige Plattform, die mit minimaler menschlicher Aufsicht funktioniert. So funktionieren sie normalerweise.

• Kundendaten: Das System umfasst eine Datenbank, in der Kundeninformationen gespeichert werden, einschließlich Zahlungsbedingungen, Abrechnungszyklen und Zahlungsmethoden.
  
• Dienstleistungs- oder Produktverfolgung: Das System verfolgt die Nutzung oder den Kauf von Dienstleistungen und Produkten. Bei Unternehmen mit Abonnements oder nutzungsbasierten Diensten wird jede Transaktion oder Interaktion aufgezeichnet, die eine Abrechnungsaktion auslösen sollte.
  
• Erstellung von Rechnungen: Die automatisierte Abrechnungsplattform erstellt Rechnungen basierend auf dem Abrechnungszyklus und der Nutzung von Dienstleistungen oder Produkten durch die Kundschaft. Diese können in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich, vierteljährlich) geplant oder durch bestimmte Aktionen (z. B. Erreichen eines Datenlimits) ausgelöst werden.
  
• Zustellung von Rechnungen: Die Rechnung wird automatisch über die bevorzugte Versandmethode (z. B. per E-Mail oder über ein Kundenportal) an die Kundinnen und Kunden gesendet. Kundinnen und Kunden können ihre Rechnungen vor der endgültigen Abwicklung auf Richtigkeit überprüfen.
  
• Zahlungsabwicklung: Das System verarbeitet Zahlungen über seine Integration mit Zahlungsgateways. Kundinnen und Kunden können Rechnungen mit Kreditkarten, Banküberweisungen oder Online-Zahlungssystemen bezahlen. Das System aktualisiert den Zahlungsstatus automatisch, während Zahlungen abgewickelt werden.
  
• Dunning-Management: Wenn Zahlungen in Verzug sind, sendet das System Erinnerungen oder Benachrichtigungen an Kundinnen und Kunden.
  
• Berichte und Analysen: Automatisierte Abrechnungssysteme bieten umfassende Analysen zu Abrechnungs- und Zahlungstrends, um Unternehmen dabei zu helfen, Einnahmequellen zu verstehen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial in ihren Abrechnungszyklen zu identifizieren.
  
• Compliance und Sicherheit: Das System stellt sicher, dass alle Transaktionen sicher und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU für den Datenschutz oder dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) für die Zahlungssicherheit verarbeitet werden.
  

Welche Rolle spielt die automatisierte Abrechnung im Gastgewerbe?

Im Gastgewerbe kann die automatisierte Abrechnung Abläufe vereinfachen, das Erlebnis der Gäste verbessern und die finanzielle Genauigkeit erhöhen. Im Folgenden erfahren Sie, wie die automatisierte Abrechnung in diesen Unternehmen zum Einsatz kommt.

• Check-in- und Check-out-Prozess: Automatisierte Abrechnungssysteme speichern die Informationen der Gäste sicher und ermöglichen einen reibungslosen Check-in und Check-out. Sie können Gäste auch auffordern, während des Check-outs Feedback zu ihrem Aufenthalt zu geben.
  
• Integrierte Zahlungen: Automatisierte Abrechnungssysteme integrieren Gebühren für alle Dienstleistungen (z. B. Zimmerservice, Spa-Leistungen, Verpflegung) in eine einheitliche Rechnung.
  
• Dynamische Preisgestaltung und Pakete: Automatisierte Systeme können dynamische Preismodelle verarbeiten, die sich je nach Nachfrage, Saison oder Werbeaktionen ändern. Es kann auch verschiedene Preispakete und Sondertarife wie All-Inclusive-Optionen verarbeiten.
  
• Online-Reservierungen und -Zahlungen: Automatisierte Abrechnungssysteme verarbeiten Online-Buchungen und Vorauszahlungen, senden automatisch Bestätigungsrechnungen und synchronisieren sich mit dem Reservierungssystem des Hotels, um alle Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand zu halten.
  
• Währungs- und Steuerbehandlung: Automatisierte Abrechnungssysteme verwalten mehrere Währungen und Steueranforderungen in verschiedenen Regionen für internationale Gäste und stellen so die Einhaltung lokaler Steuergesetze und genaue Umrechnungen für Fremdwährungen sicher.
  
• Energie- und Ressourcenmanagement: Einige automatisierte Systeme verfolgen den Energieverbrauch oder den Verbrauch anderer Ressourcen in Gästezimmern für Umweltmanagement- oder Abrechnungszwecke.
  
• Feedback und Treueprogramme: Diese Systeme können auch automatisch Treueprämien oder Rabatte integrieren.
  
• Eventmanagement: Automatisierte Abrechnungssysteme können komplexe Abrechnungsvereinbarungen wie Zimmerblöcke, Catering-Dienste, Vermietungen audiovisueller Geräte und andere Gebühren für Veranstaltungen wie Konferenzen oder Hochzeiten verarbeiten.
  
• Finanzberichte und Analysen: Automatisierte Abrechnungssysteme erstellen Finanzberichte, die Hotelführungskräften dabei helfen können, den Umsatz zu verfolgen, Ausgabenmuster zu untersuchen und fundierte Entscheidungen über die Geschäftsstrategie zu treffen.
  
• Integriertes Customer Relationship Management (CRM): Automatisierte Abrechnungssysteme lassen sich in CRM-Plattformen integrieren, was dabei helfen kann, die Vorlieben der Gäste, frühere Aufenthalte und Ausgabegewohnheiten für personalisierte Dienstangebote und Marketingkampagnen zu verfolgen.
  

Hauptmerkmale der automatisierten Abrechnungs-Software für Hotels

Damit automatisierte Abrechnungs-Software in Hotels effektiv funktioniert, sollte sie über die folgenden Funktionen verfügen:

• Integrationsfähigkeiten: Die Software sollte sich in andere Hotelmanagementsysteme wie Property-Management-Systeme (PMS), CRM-Tools, Reservierungssysteme und Point-of-Sale(POS)-Systeme integrieren lassen, um alle Gebühren in der Gastrechnung automatisch zu aktualisieren und widerzuspiegeln.
  
• Unterstützung für mehrere Währungen und Sprachen: Die Software sollte mehrere Währungen und Sprachen unterstützen, um internationalen Gästen gerecht zu werden.
  
• Flexible Abrechnungspläne: Es sollte auch in der Lage sein, verschiedene Abrechnungszyklen und Zahlungspläne zu verarbeiten, Anzahlungen und Vorauszahlungen zu verwalten, Zahlungen aufzuteilen und die Abrechnung für die Zeit nach dem Aufenthalt zu verwalten.
  
• Anpassbare Rechnungen: Das System sollte es Hotels ermöglichen, Rechnungen mit ihrem Branding, ihren Servicedetails und etwaigen Sondergebühren oder Rabatten anzupassen.
  
• Automatisierte Zahlungsabwicklung: Die Software sollte sich in verschiedene Zahlungsgateways integrieren lassen und mehrere Zahlungsmethoden unterstützen (z. B. Kreditkarten, Digital Wallets, Banküberweisungen). Außerdem sollte es in der Lage sein, Vorautorisierungen zu verarbeiten, Zahlungen zu erfassen und Zahlungsinformationen für wiederkehrende Gäste sicher zu speichern.
  
• Echtzeitberichte und Analysen: Die Software sollte Echtzeit-Finanzberichte zu Umsatz, ausstehenden Zahlungen und anderen Finanzkennzahlen bereitstellen. Analysen können auch Leistungstrends, Ausgabegewohnheiten der Gäste und die Rentabilität bestimmter Dienste verfolgen.
  
• Dunning-Management: Die Software sollte in der Lage sein, vor und nach dem Check-out automatisierte Zahlungserinnerungen zu versenden.
  
• Sicherheit und Compliance: Das System muss über Sicherheitsfunktionen verfügen, um sensible Gast- und Zahlungsdaten zu schützen. Außerdem sollte die Einhaltung von Vorschriften wie PCI DSS (für Zahlungssicherheit), DSGVO (für den Datenschutz in der EU) und anderen lokalen Gesetzen sichergestellt werden.
  
• Kompatibilität mit Mobilgeräten: Die Software sollte über eine mobilfreundliche Oberfläche oder App verfügen, damit Mitarbeiter/innen und Gäste unterwegs auf Abrechnungsinformationen zugreifen und Transaktionen durchführen können.
  
• Nutzerfreundliche Oberfläche: Die Nutzeroberfläche sollte intuitiv und für Hotelmitarbeiter/innen auf allen Ebenen einfach zu bedienen sein.
  
• Unterstützung für Sonderpreise: Die Software sollte problemlos verschiedene Preisstrategien – einschließlich saisonale Preise, Werbeaktionen, Gruppentarife und Treuerabatte – ermöglichen und die Rechnungen entsprechend anpassen.
  

Wie verbessert man das Kundenerlebnis mit automatisierter Abrechnung für Hotels

Hier erfahren Sie, wie Sie den automatisierten Abrechnungsprozess für ein optimales Kundenerlebnis optimieren.

• Integration des Buchungsprozesses: Integrieren Sie Ihr automatisiertes Abrechnungssystem in die Buchungsplattform oder das Property-Management-System des Hotels, um den Buchungs- und Zahlungsprozess zu vereinheitlichen. Auf diese Weise können Gäste bei der Buchung ihres Aufenthalts Zahlungsinformationen angeben.

• Transparente Abrechnung: Sorgen Sie dafür, dass die Rechnung verständlich und gut lesbar ist. Listen Sie die Kosten für Zimmerpreise, Steuern, zusätzliche Dienstleistungen und Nebenkosten auf, damit Ihre Gäste genau wissen, wofür sie bezahlen. Stellen Sie detaillierte elektronische Belege bereit, entweder per E-Mail oder über ein Gästeportal, damit Sie einfach darauf zurückgreifen und Aufzeichnungen führen können.

• Flexible Zahlungsmöglichkeiten: Bieten Sie eine Vielzahl von Zahlungsoptionen an (z. B. Kreditkarten und kontaktloses Bezahlen), um verschiedenen Gastvorlieben gerecht zu werden, und bieten Sie eventuell alternative Zahlungsmethoden wie PayPal oder Banküberweisungen für internationale Gäste an. Ermöglichen Sie Teilzahlungen, damit Gäste Ausgaben teilen oder verschiedene Zahlungsmethoden für unterschiedliche Rechnungsposten verwenden können.

• Self-Service-Portale: Richten Sie ein sicheres Online-Portal bzw. eine sichere mobile App ein, über die Gäste nach Belieben auf ihre Rechnungsinformationen zugreifen, Rechnungen einsehen, Zahlungen tätigen und ihre Zahlungspräferenzen verwalten können.

• Proaktive Kommunikation: Senden Sie vor, während und nach dem Aufenthalt automatische Benachrichtigungen an Gäste mit Updates zum Rechnungsstatus, Zahlungsbestätigungen und Infos zu anstehenden Gebühren. Verwenden Sie personalisierte Nachrichten, um Gäste namentlich zu erwähnen und relevante Informationen basierend auf ihren Präferenzen bereitzustellen.

• Zeitnahe Rückerstattungen und Anpassungen: Sorgen Sie dafür, dass Rückerstattungen und Anpassungen schnell und unkompliziert abgewickelt werden. Reagieren Sie umgehend auf Gästeanfragen zu Unstimmigkeiten oder Fehlern bei der Abrechnung.

• Datensicherheit und Datenschutz: Priorisieren Sie die Sicherheit und den Datenschutz Ihrer Gäste, indem Sie sich an Branchenstandards für Datenschutz und Verschlüsselung halten. Kommunizieren Sie das Engagement des Hotels für Datensicherheit klar und deutlich in den Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbedingungen. Aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig, um potenziellen Bedrohungen immer einen Schritt voraus zu sein.

• Feedback und Verbesserung: Holen Sie mithilfe von Umfragen, Feedbackformularen oder Social-Media-Kanälen aktiv Feedback von Gästen zu ihren Abrechnungserfahrungen ein. Nutzen Sie dieses Feedback, um den automatisierten Abrechnungsprozess kontinuierlich zu verbessern.

Herausforderungen und Lösungsansätze bei der automatisierten Abrechnung im Gastgewerbe

Gelegentlich treten Herausforderungen bei der Verwendung eines automatisierten Abrechnungssystems auf. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über häufig auftretende Probleme und wie Sie diese beheben können.

Probleme mit der Integration

Die Integration automatisierter Abrechnungs-Software in bestehende Property-Management-Systeme oder andere Hotel-Software kann aufgrund von Kompatibilitätsproblemen oder Dateninkonsistenzen schwierig und zeitaufwendig sein.

Lösungen

• Wählen Sie Software mit effektiven Integrationsmöglichkeiten und Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs).
  
• Arbeiten Sie mit Anbietern, die Unterstützung bei der Implementierung und Schulungen anbieten.
  
• Führen Sie gründliche Tests durch, bevor Sie das Abrechnungssystem vollständig implementieren.
  

Sicherheitsaspekte

Automatisierte Abrechnungssysteme verarbeiten sensible Gastinformationen wie Kreditkartendaten. Sicherheitsverletzungen können zu finanziellen Verlusten führen und den Ruf des Hotels schädigen.

Lösungen

• Setzen Sie starke Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Tokenisierung und Multifaktor-Authentifizierung ein.
  
• Halten Sie Branchenstandards für den Datenschutz ein (z. B. PCI DSS).
  
• Aktualisieren Sie Software und Sicherheitsprotokolle regelmäßig, um Schwachstellen zu beseitigen.
  

Widerstand gegen Veränderungen

Mitarbeiter/innen sträuben sich möglicherweise gegen die Einführung neuer Technologien oder sind mit dem automatisierten Abrechnungsprozess nicht vertraut, was zu Fehlern führen kann.

Lösungen

• Stellen Sie umfassende Mitarbeiterschulungen und kontinuierliche Unterstützung bereit.
  
• Betonen Sie die Vorteile der automatisierten Abrechnung.
  
• Führen Sie das System schrittweise ein, beginnend mit einem Pilotprogramm oder einem begrenzten Rollout.
  

Systemausfall

Technische Probleme oder Systemausfälle können Abrechnungsvorgänge unterbrechen, die Zahlungsabwicklung verzögern und Unannehmlichkeiten für Gäste mit sich bringen.

Lösungen

• Wählen Sie einen zuverlässigen Anbieter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in Bezug auf Verfügbarkeit und reaktionsschnellen Kundensupport.
  
• Stellen Sie Notfallpläne auf, z. B. Backupsysteme oder manuelle Prozesse, um Unterbrechungen während Ausfallzeiten zu minimieren.
  

Kosten

Die Implementierung und Wartung automatisierter Abrechnungs-Software kann kostspielig sein, insbesondere für kleinere Hotels mit begrenzten Budgets.

Lösungen

• Wählen Sie eine Software-Option, die für Ihr Budget geeignet ist. Ziehen Sie cloudbasierte Lösungen in Betracht, die oft geringere Vorlaufkosten haben und weniger interne IT-Infrastruktur erfordern.
  
• Berücksichtigen Sie das Einsparpotenzial von niedrigeren Arbeitskosten und weniger Fehlern bei der Berechnung der Kosten für Ihr Unternehmen.
  

Best Practices für die automatisierte Abrechnung im Gastgewerbe

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Ihnen bei der effektiven Implementierung eines automatisierten Abrechnungssystems in Ihrem Gastgewerbe helfen können.

• Integrieren Sie dynamische Preismodelle: Integrieren Sie Ihr Abrechnungssystem mit einer dynamischen Preisgestaltungs-Engine, die Ihre Preise in Echtzeit an Nachfrage, Auslastung, Wettbewerberpreise und Veranstaltungen in Ihrer Region anpassen kann. So maximieren Sie den potenziellen Umsatz und halten Ihre Preise wettbewerbsfähig.

• Entscheiden Sie sich für die erweiterte Zahlungstokenisierung: Suchen Sie nach Software mit erweiterter Zahlungstokenisierung, bei der sensible Kartendaten durch eindeutige Token ersetzt werden. So schützen Sie die Daten Ihrer Gäste und reduzieren den PCI-Konformitätsaufwand.

• Ermöglichen Sie automatisiertes Upselling und Cross-Selling: Nutzen Sie das automatisierte Abrechnungssystem, um Gästen während des Buchungsvorgangs oder während ihres Aufenthalts intelligent Upgrades, Zusatzleistungen oder Pakete vorzuschlagen. Dies kann auf der Grundlage von Kundenvorlieben, früheren Käufen oder gebuchten Zimmern erfolgen.

• Nutzen Sie prädiktive Analysen für Abrechnungsanfechtungen: Einige erweiterte Systeme nutzen maschinelles Lernen, um vergangene Zahlungsanfechtungen zu analysieren, Muster zu erkennen und potenziell problematische Transaktionen zu kennzeichnen. So können Ihre Mitarbeiter/innen Probleme angehen, bevor sie zu Streitigkeiten werden.

• Bieten Sie mehrere Zahlungskanäle an: Integrieren Sie Ihr Abrechnungssystem mit mehreren Zahlungskanälen wie Digitale Wallets (z. B. Apple Pay, Google Pay) und In-App-Zahlungen. So erfüllen Sie mehr Vorlieben von Gästen und können die Erfolgsquote bei Zahlungen erhöhen.

• Integrieren Sie Treueprogramme: Wenn Sie über ein Treueprogramm verfügen, integrieren Sie es in Ihr Abrechnungssystem, um automatisch Punkte zu sammeln und einzulösen und personalisierte Angebote auf der Grundlage des Ausgabeverhaltens bereitzustellen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Wiederholungsgeschäfte zu fördern und die Gästezufriedenheit zu steigern.

• Interagieren Sie mit Echtzeit-Dashboards: Entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für ein automatisiertes Abrechnungssystem mit Echtzeit-Dashboards, die Ihnen einen sofortigen Überblick über Ihren Abrechnungsstatus, Umsatztrends und ausstehende Zahlungen geben. Diese Funktion kann Sie auf dem Laufenden halten und es Ihnen ermöglichen, schnell auf Probleme zu reagieren, bevor sie eskalieren.

• Automatisieren Sie die Rückbuchungsverwaltung: Einige automatisierte Abrechnungssysteme können Ihnen auch bei der Bekämpfung von Rückbuchungen helfen, indem sie automatisch die erforderlichen Unterlagen an die Bank übermitteln. So sparen Sie Zeit und mindern die finanziellen Auswirkungen von Rückbuchungen.