Att betala leverantörer online innebär att reglera leverantörsfakturor digitalt i stället för att utfärda papperscheckar och fakturor. Det innefattar att välja rätt betalningsmetod, bygga en process som kan skala upp och se till att de uppgifter du har registrerade är korrekta. För de flesta företag är de svaga punkterna felaktiga bankuppgifter som samlas in via e-post, godkännandekedjor som går via någons inkorg och internationella betalningar som hanteras manuellt via banköverföring.

Kostnaden för att göra fel här växer snabbt: fakturabehandling kostar i genomsnitt cirka 10 USD per faktura och det tar flera dagar från kvitto till betalning. Att betala online kan påskynda processen och minska antalet fel.

Nedan förklarar vi hur man betalar leverantörer elektroniskt, hur processen från början till slut fungerar, var den tenderar att brista och hur man kan förbättra den.

Viktiga punkter

• Leverantörsbetalningar misslyckas vanligtvis på grund av felaktiga bankuppgifter, manuella godkännandeflaskhalsar och bristande insyn i betalningens status.

• Att automatisera godkännandets routing och samla in verifierade bankuppgifter via en säker portal eliminerar två stora källor till förseningar och fel.

• Moderna verktyg som låter dig skicka medel från ditt befintliga bankkonto till leverantörer i deras lokala valutor kan förenkla leverantörsbetalningar online.

Vad är en leverantörsbetalning?

En leverantörsbetalning är det som ditt företag skickar till en leverantör, entreprenör eller tjänsteleverantör i utbyte mot varor eller tjänster som de redan har levererat eller har avtalat att leverera. Det är det sista steget i inköpscykeln, där inköpsordrar och fakturor omvandlas till pengaöverföringar mellan konton.

Vilka är de vanliga betalningsmetoderna för leverantörer?

Den betalningsmetod du väljer påverkar kostnad, hastighet och mängden manuellt arbete för ditt team.

Här är en jämförelse av de viktigaste alternativen:

• Direktdebiteringar: Dessa flyttar medel elektroniskt mellan bankkonton. Standarddirektdebiteringar avräknas vanligtvis inom en till tre arbetsdagar, med alternativ för samma dag för snabbare överföringar. Direktdebiteringar fungerar bra för återkommande inrikesbetalningar där tidsramen inte är brådskande (t.ex. löneleverantörer, abonnemangstjänster, vanliga leverantörer).

• Banköverföringar: Dessa avräknas samma dag inrikes eller inom en till fem arbetsdagar internationellt. De är snabbare och fungerar över gränserna, men är i princip omöjliga att återkalla när de väl har skickats. Använd dem för stora, tidskritiska eller internationella betalningar där kostnaden är befogad.

• Virtuella kort: Ett virtuellt kort innehåller ett engångskortnummer med en fast köpgräns; det skickas till leverantören för att de ska kunna ta betalt. Dessa kort erbjuder starka kontroller mot bedrägeri, men de fungerar bara med leverantörer som accepterar card_payments, vilket inte alla gör.

• Push-to-bank-utbetalningar: Dessa skickar medel direkt till en leverantörs bankkonto genom olika betalningssystem. Avräkningstiderna varierar beroende på land och leverantör, men det här tillvägagångssättet blir ett standardalternativ för företag som betalar leverantörer i flera valutor.

• Checkar: Dessa är fortfarande vanliga i branscher där leverantörer förväntar sig dem, men de är vanligtvis långsamma, dyra att behandla och orsakar ofta problem med avstämning.

Hur fungerar processen för leverantörsbetalningar?

Från början till slut går en leverantörsbetalning igenom sex faser.

Så här fungerar processen:

• Mottagande av faktura: Leverantören skickar in en faktura via e-post, en portal eller ibland med posten. Ditt team loggar den, matchar den mot relevant inköpsorder eller avtal och skickar den för granskning.

• Fakturaverifiering: Någon kontrollerar om fakturan är korrekt (t.ex. rätt belopp, rader och leverantörsuppgifter). Det är här eventuella brister flaggas innan de blir till tvister.

• Godkännande: Beroende på era interna kontroller kan fakturor över vissa gränsvärden behöva godkännas av en chef, avdelningschef eller ekonomiansvarig. Detta steg är nödvändigt men ofta långsamt när det sker via e-postkedjor.

• Tidsplanering för betalning: När fakturan är godkänd planeras den för betalning. Villkor som 30 respektive 60 dagar netto innebär att du kan behålla likvida medel till förfallodagen. Att betala för tidigt kostar dig kassaflöde, medan betalning för sent kan skada relationerna med leverantörerna och utlösa avgifter.

• Utförande av betalning: Den faktiska överföringen sker. Ditt team för leverantörsreskontra initierar transaktionen genom den valda betalningsmetoden.

• Avstämning: Betalningen matchas mot fakturan i ditt bokföringssystem och skulden avslutas. Det är här som den största delen av den manuella hanteringen sker, särskilt vid hög volym eller när betalningar misslyckas.

Vilka utmaningar gör att leverantörsbetalningar dröjer?

De flesta problem med leverantörsbetalningar orsakas av några få ständigt återkommande svagheter.

Det är mest sannolikt att de här problemen får en betalning att dröja:

• Felaktiga bankuppgifter: Leverantörer kan byta bank, skriva in fel kontonummer eller uppge fel uppgifter för den enhet du betalar. När en betalning misslyckas av denna anledning måste du manuellt hämta in informationen igen, vilket kan ta tid och utgöra en säkerhetsrisk om korrespondensen sker via e-post.

• Manuella flaskhalsar vid godkännande: Om godkännandet av en faktura kräver att någon öppnar ett e-postmeddelande, hittar en bilaga, minns sammanhanget och vidarebefordrar den till rätt person kan en kö för godkännanden bildas.

• Fakturafel och tvister: Om numret på inköpsordern inte stämmer eller beloppet är felaktigt måste fakturan skickas tillbaka till leverantören, korrigeras och ställas i kö igen.

• Internationell komplexitet: Att betala en leverantör i euro när du är verksam i dollar innebär att du måste arbeta med valutaväxling, olika banksystem, varierande tider för avräkning och ibland lokala krav på efterlevnad. Många företag hanterar den komplexiteten med banköverföringar från fall till fall, men det kan vara långsamt och dyrt.

• Brist på insyn: När ditt team inte kan se realtidsstatus för en betalning ägnar de tid åt att jaga bekräftelser.

Vilka vanliga misstag gör företag när det gäller leverantörsbetalningar?

Till och med företag med strukturerade processer för leverantörsreskontra har en benägenhet att göra misstag. Men många av dem går att rätta till när du väl vet var du ska leta.

Detta ska du hålla utkik efter:

• Att betala från för många konton: När olika avdelningar eller enheter initierar betalningar från olika bankkonton kan avstämningen snabbt bli komplicerad.

• Att ignorera rabatter vid tidig betalning: Företag fokuserar ofta på att inte betala för sent, men inser inte alltid de potentiella fördelarna med att betala i tid. Vissa leverantörer erbjuder rabatter för tidig betalning, ofta uttryckt som 2/10 netto 30 (dvs. att du får 2 % rabatt om du betalar inom 10 dagar).

• Att behandla alla leverantörer på samma sätt: En enskild firma och en stor materialleverantör har olika riskprofiler och olika förväntningar på betalning, och skapar olika implikationer om något går fel. Att segmentera din leverantörsbas gör att du kan använda rätt process för rätt relation.

• Att samla in bankuppgifter osäkert: E-post är fortfarande ett vanligt sätt för företag att samla in leverantörers bankuppgifter, men det är känsligt för avlyssning eller förfalskning. Bedrägeri genom kompromettering av företags-e-post (BEC) fungerar genom att avlyssna eller förfalska dessa utbyten och byta ut kontouppgifter mot falska. Att samla in bankuppgifter via en verifierad portal stänger en verklig attackvektor.

• Att inte granska leverantörsregister: Leverantörsregister kan ackumulera fel över tid, inklusive dubbla poster, föråldrade adresser och föråldrade bankuppgifter. Företag som inte regelbundet granskar dessa register kan drabbas av misslyckade betalningar, returnerade medel och i värsta fall betalningar som skickas till fel konto.

• Att hoppa över betalningsbekräftelse till leverantörer: Leverantörer ska inte behöva maila dig och fråga om en betalning har skickats. En enkel automatiserad avisering när betalningen har initierats kan minimera antalet inkommande förfrågningar och bygga förtroende i relationen.

Hur kan du förbättra din process för leverantörsbetalningar?

De snabbaste sätten att förbättra processen för leverantörsbetalningar är i allmänhet att ta bort manuella steg. Mycket av friktionen i en process för leverantörsbetalningar är strukturell (t.ex. inbyggda förseningar på grund av hur godkännanden skickas, hur leverantörsuppgifter samlas in och hur betalningar initieras).

Här är några åtgärder som kan spara tid:

• Automatisera godkännandeflöden: Definiera gränsvärden i din programvara för leverantörsreskontra och dirigera fakturor automatiskt baserat på belopp, avdelning eller typ av leverantör. När godkännanden sker automatiskt för lågriskbetalningar och riktat för högriskbetalningar kan hela processen gå snabbare.

• Förbättra onboarding av leverantörer: Många misslyckade betalningar kan spåras tillbaka till när du samlade in leverantörsuppgifter. Om det skedde via e-post kan du ha ofullständig eller föråldrad information i ett kalkylblad. Stripe Financial Connections gör det möjligt för leverantörer att ansluta sina bankkonton direkt, så att du kan arbeta med verifierade kontouppgifter i stället för att förlita dig på vad de skrivit in i ett formulär.

• Stödja flera betalningsmetoder och valutor: Inte alla leverantörer kan ta emot ett autogiro, och inte alla internationella leverantörer är inställda för att ta emot en banköverföring. Ju fler betalningsmetoder du kan erbjuda, desto mindre friktion uppstår i relationen.

• Använda betalningslänkar för återkommande leverantörer: I stället för att skicka formulär för bankuppgifter via e-post eller manuellt jaga efter uppdaterad information kan du ge leverantörerna en dedikerad länk där de kan ställa in och uppdatera sina betalningspreferenser. En dedikerad leverantörsportal gör att du kan samla in verifierade bankuppgifter en gång och slippa börja från noll varje gång.

• Avstämma automatiskt: Modern programvara för leverantörsreskontra kan matcha betalningar mot fakturor utan manuell inmatning. Om du fortfarande gör avstämning av betalningar manuellt är avkastningen på investeringen från att byta betydande.

Att använda moderna verktyg för att förenkla processen för leverantörsbetalningar kan spara företag tid och stress. Med Stripe Global Payouts kan företag skicka medel från sina bankkonton till leverantörer över hela världen, med en enkel onboarding-upplevelse för mottagare och stöd för flera valutor.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner för att förbättra auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med historisk upptid på 99,999 % och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina online- och fysiska betalningar, eller börja i dag.