Pagar a los proveedores en línea significa liquidar las facturas de los proveedores digitalmente en lugar de emitir cheques y facturas en papel. Implica elegir el método de pago adecuado, crear un proceso que se pueda escalar y garantizar que los datos que tienes en el archivo sean exactos. Para la mayoría de las empresas, los puntos débiles son los datos bancarios incorrectos recopilados por correo electrónico, las cadenas de aprobación que pasan por la bandeja de entrada de alguien y los pagos internacionales que se gestionan manualmente mediante transferencia electrónica.

El coste de equivocarse en esto se suma rápidamente: el procesamiento de facturas cuesta de media unos 10 $ por factura y tarda días desde su recepción hasta el pago. Pagar en línea puede acelerar el proceso y reducir los errores.

A continuación, explicaremos cómo pagar a los proveedores electrónicamente, cómo funciona el proceso de principio a fin, dónde suele fallar y cómo mejorarlo.

Destacados

• Los pagos a proveedores suelen fallar por datos bancarios incorrectos, cuellos de botella en la aprobación manual y falta de visibilidad del estatus del pago.

• Automatizar el enrutamiento de las aprobaciones y recopilar datos bancarios verificados a través de un portal seguro elimina dos grandes fuentes de retrasos y errores.

• Las herramientas modernas que te permiten enviar fondos desde tu cuenta bancaria existente a los proveedores en sus divisas locales pueden simplificar los pagos a proveedores en línea.

¿Qué es un pago a un proveedor?

Un pago a un proveedor es lo que tu empresa envía a un proveedor, contratista o proveedor de servicios a cambio de los bienes o servicios que ya ha entregado o se ha comprometido a entregar. Es el último paso del ciclo de compra a pago, en el que los pedidos y las facturas se convierten en movimientos de dinero entre cuentas.

¿Cuáles son los métodos de pago habituales para los proveedores?

El método de pago que elijas afecta al coste, la velocidad y la cantidad de trabajo manual que supone para tu equipo.

A continuación, se comparan las principales opciones:

• Adeudos directos: mueven los fondos electrónicamente entre cuentas bancarias. Los adeudos directos estándar normalmente se cobran en un plazo de uno a tres días hábiles, y existen opciones en el mismo día para transferencias más rápidas. Los adeudos directos son útiles para los pagos nacionales recurrentes en los que el tiempo no es urgente (p. ej., proveedores de nóminas, servicios de suscripción, proveedores habituales).

• Transferencias bancarias: se cobran el mismo día a nivel nacional o en un plazo de uno a cinco días hábiles a nivel internacional. Son más rápidas y funcionan a través de las fronteras, pero son esencialmente irreversibles una vez enviadas. Úsalas para pagos grandes, urgentes o internacionales en los que el coste esté justificado.

• Tarjetas virtuales: una tarjeta virtual contiene un número de tarjeta de un solo uso con un límite de gasto fijo; se envía al proveedor para que realice el cargo. Estas tarjetas ofrecen controles de fraude estrictos, pero solo funcionan con proveedores que aceptan card_payments, algo que no todos hacen.

• Desembolsos Push al banco: envían los fondos directamente a la cuenta bancaria de un proveedor a través de varios sistemas de pago. Los tiempos de liquidación varían según el país y el proveedor, pero este enfoque se está convirtiendo en una opción estándar para las empresas que pagan a los proveedores en varias divisas.

• Cheques: siguen siendo comunes en los sectores en los que los proveedores los esperan, pero normalmente son lentos, caros de procesar y, a menudo, causan problemas de conciliación.

¿Cómo funciona el proceso de pago a proveedores?

De principio a fin, un pago a proveedor pasa por seis fases.

Así es como se desglosa el proceso:

• Recepción de la factura: El proveedor envía una factura por correo electrónico, a través de un portal o, a veces, por correo postal. Tu equipo la registra, la vincula al pedido o contrato pertinente y la remite para su revisión.

• Verificación de la factura: Alguien comprueba si la factura es exacta (p. ej., importes, líneas de pedido, datos del proveedor correctos). Aquí es donde se detectan las discrepancias antes de que se conviertan en disputas.

• Aprobación: Dependiendo de tus controles internos, las facturas por encima de ciertos umbrales pueden necesitar la aprobación de un gestor, jefe de departamento o responsable financiero. Este paso es necesario, pero a menudo resulta lento cuando se ejecuta a través de cadenas de correo electrónico.

• Programación del pago: Una vez aprobada la factura, se programa su pago. Las condiciones como pagos a 30 y a 60 días significan que puedes retener el dinero hasta la fecha de vencimiento. Pagar demasiado pronto te cuesta flujo de caja, mientras que pagar demasiado tarde puede dañar las relaciones con los proveedores y provocar penalizaciones.

• Ejecución del pago: Se produce la transferencia real. Tu equipo de cuentas a pagar (AP) inicia la transacción a través del método de pago elegido.

• Conciliación: El pago se vincula a la factura en tu sistema contable y se cierra el pasivo. A gran escala, o cuando fallan los pagos, aquí es donde se produce la mayor parte de la limpieza manual.

¿Qué dificultades ralentizan los pagos a proveedores?

La mayoría de los problemas de pago a proveedores están causados por unos pocos puntos débiles constantes.

Estos son los que tienen más probabilidades de ralentizar un pago:

• Datos bancarios incorrectos: Los proveedores pueden cambiar de banco, introducir mal los números de cuenta o facilitar datos de una entidad distinta de la que se les paga. Cuando un pago falla por este motivo, hay que volver a recopilar la información manualmente, lo que puede llevar tiempo y crear un riesgo de seguridad si la correspondencia se produce por correo electrónico.

• Cuellos de botella en la aprobación manual: Si la aprobación de una factura requiere que alguien abra un correo electrónico, busque un archivo adjunto, recuerde el contexto y lo reenvíe a la persona adecuada, se puede formar una cola de aprobación.

• Errores en las facturas y disputas: Un número de pedido que no coincide o un importe incorrecto significa que la factura tiene que volver al proveedor, corregirse y volver a entrar en la cola.

• Complejidad internacional: Pagar a un proveedor en euros cuando operas en dólares significa trabajar con conversión de divisas, sistemas bancarios diferentes, tiempos de liquidación variables y, en ocasiones, requisitos de cumplimiento de la normativa local. Muchas empresas gestionan esta complejidad con transferencias electrónicas caso por caso, pero esto puede ser lento y costoso.

• Falta de visibilidad: Cuando tu equipo no puede ver el estatus en tiempo real de un pago, dedican tiempo a perseguir confirmaciones.

¿Cuáles son los errores más comunes que cometen las empresas en relación con los pagos a proveedores?

Incluso las empresas con procesos de AP estructurados son propensas a cometer errores. Pero muchos de ellos tienen solución una vez que se sabe dónde buscar.

Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Pagar desde demasiadas cuentas: Cuando distintos departamentos o entidades inician pagos desde cuentas bancarias diferentes, la conciliación puede complicarse con rapidez.

• Ignorar los descuentos por pago anticipado: Las empresas suelen centrarse en no pagar tarde, pero no siempre se dan cuenta de las posibles ventajas de pagar antes de tiempo. Algunos proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado, a menudo expresados como 2/10 a 30 días (es decir, obtienes un 2 % de descuento si pagas en un plazo de 10 días).

• Tratar a todos los proveedores por igual: Un particular y un importante proveedor de materiales tienen perfiles de riesgo distintos y expectativas de pago diferentes, y plantean implicaciones distintas si algo va mal. Segmentar tu base de proveedores te permite aplicar el proceso adecuado a la relación adecuada.

• Recopilar los datos bancarios de forma poco segura: El correo electrónico sigue siendo una forma frecuente que tienen las empresas de recopilar la información bancaria de los proveedores, pero es susceptible de intercepción o suplantación. El fraude del CEO (BEC, por sus siglas en inglés) consiste en interceptar o falsificar estos intercambios y sustituirlos por datos de cuentas fraudulentos. Recopilar datos bancarios a través de un portal verificado cierra un vector de ataque real.

• No auditar los registros de los proveedores: Los archivos maestros de los proveedores pueden acumular errores a lo largo del tiempo, como entradas duplicadas, direcciones desactualizadas y datos bancarios obsoletos. Las empresas que no auditan periódicamente estos registros pueden acabar sufriendo fallos en los pagos, fondos devueltos y, en el peor de los casos, pagos enviados a la cuenta equivocada.

• Omitir la confirmación del pago a los proveedores: Los proveedores no deberían tener que enviarte un correo electrónico preguntando si se ha enviado un pago. Una sencilla notificación automática cuando se inicia el pago puede reducir al mínimo las consultas entrantes y fomentar la confianza en la relación.

¿Cómo puedes mejorar tu proceso de pago a proveedores?

Los éxitos más rápidos en los pagos a proveedores suelen provenir de la eliminación de pasos manuales. Gran parte de la fricción en un proceso de pago a proveedores es estructural (p. ej., retrasos integrados por el modo en que se enrutan las aprobaciones, se recopilan los datos del proveedor y se inician los pagos).

Aquí tienes algunas soluciones que pueden ahorrarte tiempo:

• Automatiza el enrutamiento de las aprobaciones: Define umbrales en tu software AP y enruta las facturas automáticamente en función del importe, el departamento o el tipo de proveedor. Cuando las aprobaciones son automáticas para los pagos de bajo riesgo y específicas para los de alto riesgo, todo el proceso puede avanzar más rápido.

• Mejora el Onboarding de proveedores: Muchos fallos en los pagos se remontan al momento en que recopilaste los datos del proveedor. Si eso ocurrió por correo electrónico, podrías tener información incompleta o desactualizada en una hoja de cálculo. Stripe Financial Connections permite a los proveedores conectar sus cuentas bancarias directamente para que trabajes con datos de cuentas verificados en lugar de confiar en lo que hayan escrito en un formulario.

• Acepta varios métodos de pago y divisas: No todos los proveedores pueden recibir un adeudo directo, y no todos los proveedores internacionales están configurados para recibir una transferencia electrónica. Cuantos más métodos de pago puedas ofrecer, menos fricción habrá en la relación.

• Utiliza enlaces de pago para proveedores recurrentes: En lugar de enviar formularios de datos bancarios por correo electrónico o perseguir manualmente la información actualizada, ofrece a los proveedores un enlace exclusivo en el que puedan configurar y actualizar sus preferencias de pago. Un portal de proveedores exclusivo te permite recopilar datos bancarios verificados una sola vez y evitar empezar de cero cada vez.

• Concilia de forma automática: El software AP moderno puede vincular los pagos a las facturas sin necesidad de intervención manual. Si todavía estás conciliando pagos a mano, el retorno de la inversión que supone el cambio es considerable.

El uso de herramientas modernas para simplificar el proceso de pago a proveedores puede ahorrar a las empresas tiempo y estrés. Stripe Global Payouts permite a las empresas enviar fondos desde sus cuentas bancarias a proveedores de todo el mundo, con una sencilla experiencia de Onboarding de los destinatarios y compatibilidad con varias divisas.

Cómo puede ayudarte Stripe Payments

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