Payer les fournisseurs en ligne consiste à régler leurs factures de manière numérique plutôt que d’émettre des factures et des chèques au format papier. Cela implique de choisir le bon moyen de paiement, de mettre en place un processus évolutif et de s’assurer de l’exactitude des coordonnées enregistrées. Pour la plupart des entreprises, les points faibles résident dans la collecte de coordonnées bancaires erronées par e-mail, les chaînes d’approbation qui s’enlisent dans les boîtes de réception et les paiements internationaux gérés manuellement par virement bancaire.

Le coût de ces erreurs s’accumule rapidement : le traitement d’une facture coûte en moyenne environ 10 $ et prend plusieurs jours entre sa réception et son paiement. Le paiement en ligne permet d’accélérer ce processus et de réduire les erreurs.

Ci-dessous, nous vous expliquons comment payer vos fournisseurs par voie électronique, comment fonctionne le processus de bout en bout, là où il a tendance à s’enrayer et comment l’améliorer.

Points clés

• Les paiements des fournisseurs échouent généralement en raison de coordonnées bancaires erronées, de goulots d’étranglement lors des approbations manuelles et d’un manque de visibilité sur l’état des paiements.

• L’automatisation du circuit d’acheminement des approbations et la collecte de coordonnées bancaires vérifiées via un portail sécurisé éliminent deux sources majeures de retards et d’erreurs.

• Les outils modernes qui vous permettent d’envoyer des fonds depuis votre compte bancaire existant vers des fournisseurs dans leur devise locale peuvent simplifier les paiements en ligne des fournisseurs.

Qu’est-ce qu’un paiement de fournisseur ?

Un paiement fournisseur correspond à ce que votre entreprise verse à un fournisseur, un sous-traitant ou un prestataire de services en échange de biens ou de services qu’il a déjà livrés ou qu’il s’est engagé par contrat à livrer. C’est l’étape finale du cycle de l’approvisionnement au paiement, au cours de laquelle les bons de commande et les factures se transforment en mouvements de fonds entre comptes bancaires.

Quels sont les moyens de paiement courants pour les fournisseurs ?

Le moyen de paiement que vous choisissez a un impact direct sur les coûts, la rapidité d’exécution et le volume de travail manuel requis pour vos équipes.

Voici une comparaison des principales options :

• Prélèvements automatiques : ils permettent de transférer des fonds par voie électronique d’un compte bancaire à un autre. Les prélèvements standards sont généralement réglés en un à trois jours ouvrables, bien qu’il existe des options de règlement le jour même pour des transferts plus rapides. Les prélèvements automatiques sont particulièrement adaptés aux paiements nationaux récurrents qui ne présentent pas d’urgence absolue (par exemple, les prestataires de gestion de la paie, les services d’abonnement ou les fournisseurs réguliers).

• Virements bancaires : ils sont réglés le jour même au niveau national, ou sous un à cinq jours ouvrables à l’international. Ils sont plus rapides et fonctionnent au-delà des frontières, mais ils sont essentiellement irréversibles une fois envoyés. Utilisez-les pour les paiements importants, urgents ou internationaux dont le montant justifie les frais associés.

• Cartes virtuelles : une carte virtuelle comporte un numéro de carte à usage unique associé à un plafond de dépenses fixe. Elle est transmise au fournisseur pour qu’il puisse y débiter le montant dû. Ces cartes offrent un contrôle strict contre la fraude, mais elles ne fonctionnent qu’avec les fournisseurs qui acceptent les paiements par carte, ce qui n’est pas le cas de tous.

• Versements directs sur compte bancaire : ils permettent d’envoyer des fonds directement sur le compte bancaire d’un fournisseur via différents systèmes de paiement. Les délais de règlement varient selon les pays et les prestataires, mais cette approche s’impose comme une option standard pour les entreprises qui rémunèrent des fournisseurs dans plusieurs devises.

• Chèques : ils restent fréquents dans les secteurs où les fournisseurs s’attendent à ce mode de règlement, mais ils sont généralement lents, coûteux à traiter et sont souvent source de problèmes lors du rapprochement comptable.

Comment fonctionne le processus de paiement des fournisseurs ?

De bout en bout, le paiement d’un fournisseur passe par six étapes.

Voici comment se déroule le processus :

• Réception de la facture : le fournisseur soumet une facture par e-mail, via un portail ou parfois par courrier postal. Votre équipe l’enregistre, l’associe au bon de commande ou au contrat correspondant, puis l’achemine vers le processus de vérification.

• Vérification de la facture : une personne vérifie l’exactitude de la facture (par exemple, les montants, les articles, les coordonnées du fournisseur). C’est à cette étape que les écarts sont signalés avant qu’ils ne se transforment en litiges.

• Approbation : selon vos contrôles internes, les factures dépassant certains seuils peuvent nécessiter la validation d’un manager, d’un chef de département ou d’un responsable financier. Cette étape est nécessaire, mais elle est souvent lente lorsqu’elle passe par des chaînes d’e-mails.

• Planification du paiement : une fois la facture approuvée, son paiement est planifié. Les conditions de règlement, telles que les délais net à 30 ou 60 jours, vous permettent de conserver votre trésorerie jusqu’à la date d’échéance. Payer trop tôt vous prive de liquidités disponibles, tandis que payer trop tard peut nuire à vos relations avec les fournisseurs et engendrer des pénalités.

• Exécution du paiement : le transfert de fonds proprement dit a lieu. Votre équipe de comptabilité fournisseurs initie la transaction via le moyen de paiement choisi.

• Rapprochement : le paiement est associé à la facture correspondante dans votre système comptable et la dette est soldée. À grande échelle, ou en cas d’échec de paiement, c’est à cette étape que se concentre la majeure partie des corrections manuelles.

Quels problèmes ralentissent les paiements des fournisseurs ?

La plupart des problèmes liés au paiement des fournisseurs sont causés par quelques points faibles récurrents.

Voici ce qui risque le plus de ralentir un paiement :

• Coordonnées bancaires erronées : les fournisseurs peuvent changer de banque, faire une erreur de saisie dans leurs numéros de compte ou fournir les coordonnées d’une entité différente de celle que vous payez. Lorsqu’un paiement échoue pour cette raison, vous devez recueillir à nouveau les informations manuellement, ce qui prend du temps et crée un risque de sécurité si les échanges se font par e-mail.

• Goulots d’étranglement liés à l’approbation manuelle : si l’approbation d’une facture exige que quelqu’un ouvre un e-mail, trouve une pièce jointe, se remémore le contexte et la transfère à la bonne personne, une file d’attente se forme rapidement et retarde le processus.

• Erreurs de facturation et litiges : un numéro de bon de commande incorrect ou un montant erroné signifie que la facture doit être renvoyée au fournisseur, corrigée, puis réintégrée dans la file d’attente.

• Complexité internationale : payer un fournisseur en euros lorsque vous opérez en dollars implique de gérer la conversion des devises, des systèmes bancaires différents, des délais de règlement variables et, parfois, des exigences de conformité locales. De nombreuses entreprises gèrent cette complexité au cas par cas par le biais de virements bancaires, mais cette méthode peut s’avérer lente et coûteuse.

• Manque de visibilité : lorsque votre équipe ne peut pas voir l’état d’un paiement en temps réel, elle perd du temps à courir après les confirmations.

Quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les entreprises en matière de paiement des fournisseurs ?

Même les entreprises dotées de processus de comptabilité fournisseurs structurés sont susceptibles de commettre des erreurs. Cependant, la plupart d’entre elles sont faciles à corriger dès lors que l’on sait où chercher.

Voici les principaux critères à prendre en compte :

• Payer à partir d’un trop grand nombre de comptes : lorsque différents départements ou entités initient des paiements depuis des comptes bancaires distincts, le rapprochement peut rapidement devenir extrêmement complexe.

• Passer à côté des escomptes pour paiement anticipé : les entreprises veillent généralement à éviter les retards de paiement, mais elles ne mesurent pas toujours les avantages potentiels d’un règlement anticipé. Certains fournisseurs accordent des remises en cas de paiement rapide, souvent formulées sous la condition « 2/10 net 30 » (c’est-à-dire que vous bénéficiez d’une réduction de 2 % si vous payez dans les 10 jours, le montant total net étant dû à 30 jours).

• Traiter tous les fournisseurs de la même manière : un entrepreneur individuel et un grand fournisseur de matières premières ont des profils de risque, des attentes de paiement et des conséquences bien distinctes en cas de problème. Segmenter votre base de fournisseurs vous permet d’appliquer le processus le plus adapté à chaque relation commerciale.

• Collecter les coordonnées bancaires de manière non sécurisée : L’e-mail reste un moyen fréquent pour les entreprises de recueillir les informations bancaires de leurs fournisseurs, mais il est particulièrement exposé aux risques d’interception ou d’usurpation d’identité. Le piratage de la messagerie en entreprise (BEC) consiste justement à intercepter ou falsifier ces échanges pour y substituer des coordonnées bancaires frauduleuses. Recueillir les coordonnées bancaires via un portail vérifié permet de fermer un véritable vecteur d’attaque.

• Ne pas auditer les fiches fournisseurs : les fichiers maîtres des fournisseurs peuvent accumuler des erreurs au fil du temps, notamment des doublons, des adresses obsolètes ou des coordonnées bancaires erronées. Les entreprises qui n’auditent pas périodiquement ces données s’exposent à des échecs de paiement, des rejets de fonds et, dans le pire des cas, à des versements effectués sur le mauvais compte.

• Omettre la confirmation de paiement aux fournisseurs : les fournisseurs ne devraient pas avoir à vous envoyer un e-mail pour savoir si un virement a été effectué. Une simple notification automatisée au moment où le paiement est initié permet de réduire les demandes entrantes et de renforcer la confiance dans la relation commerciale.

Comment améliorer le processus de paiement des fournisseurs ?

Les gains d’efficacité les plus rapides dans les paiements fournisseurs proviennent généralement de la suppression des étapes manuelles. Une grande partie des frictions dans le processus de paiement est structurelle (par exemple, les retards inhérents à la manière dont les approbations sont acheminées, dont les coordonnées des fournisseurs sont collectées et dont les paiements sont initiés).

Voici quelques solutions pour gagner du temps :

• Automatiser l’acheminement des approbations : définissez des seuils dans votre logiciel de comptabilité fournisseurs afin d’acheminer automatiquement les factures en fonction de leur montant, du département concerné ou du type de fournisseur. Lorsque les approbations sont automatisées pour les paiements à faible risque et ciblées pour ceux à risque élevé, l’ensemble du processus gagne en rapidité.

• Améliorer l’onboarding des fournisseurs : de nombreux échecs de paiement trouvent leur origine au moment même où vous collectez les coordonnées du fournisseur. Si cette collecte s’est faite par e-mail, vous risquez de vous retrouver avec des informations incomplètes ou obsolètes stockées dans un tableur. Stripe Financial Connections permet aux fournisseurs de l’entreprise de connecter directement leurs comptes bancaires, ce qui vous garantit de travailler avec des informations de compte vérifiées plutôt que de vous fier à ce qu’ils ont pu saisir dans un formulaire.

• Prendre en charge plusieurs devises et modes de paiement : tous les fournisseurs ne peuvent pas recevoir de prélèvement automatique, et tous les fournisseurs internationaux ne sont pas configurés pour recevoir un virement bancaire. Plus vous proposez de moyens de paiement, moins il y a de frictions dans vos relations commerciales.

• Utiliser des liens de paiement pour les fournisseurs réguliers : plutôt que d’envoyer des formulaires de coordonnées bancaires par e-mail ou de courir manuellement après des informations à jour, fournissez à vos fournisseurs un lien dédié où ils peuvent configurer et actualiser leurs préférences de paiement. Un portail fournisseurs dédié vous permet de collecter des coordonnées bancaires vérifiées une fois pour toutes, vous évitant ainsi de repartir de zéro à chaque fois.

• Automatiser le rapprochement : les logiciels de comptabilité fournisseurs modernes peuvent associer automatiquement les paiements aux factures sans intervention manuelle. Si vous effectuez encore vos rapprochements bancaires à la main, le retour sur investissement d’un passage à l’automatisation sera considérable.

L’utilisation d’outils modernes pour simplifier le processus de paiement des fournisseurs permet aux entreprises de gagner du temps et de s’épargner bien du stress. Stripe Global Payouts permet aux entreprises d’envoyer des fonds depuis leurs comptes bancaires vers des fournisseurs du monde entier, tout en offrant une expérience d’onboarding des bénéficiaires simplifiée et une prise en charge multidevise.

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