Payer des fournisseurs en ligne signifie régler les factures de fournisseurs numériquement au lieu d'émettre des chèques et des factures papier. Cela implique de choisir le bon mode de paiement, d'élaborer un processus capable de se développer, et de s'assurer que les informations que vous avez au dossier sont exactes. Pour la plupart des entreprises, les points faibles sont les mauvaises coordonnées bancaires collectées par courriel, les chaînes d'approbation qui passent par la boîte de réception d'une personne, et les paiements internationaux qui sont traités manuellement par virement bancaire.

Le coût des erreurs s'accumule rapidement : le traitement d'une facture coûte en moyenne environ 10 $ par facture et prend des jours entre la réception et le paiement. Le paiement en ligne permet d'accélérer le processus et de réduire les erreurs.

Ci-dessous, nous expliquerons comment payer les fournisseurs de façon électronique, comment le processus de bout en bout fonctionne, où il a tendance à échouer et comment l'améliorer.

Points clés

• Les paiements de fournisseurs échouent généralement en raison de mauvaises coordonnées bancaires, de goulots d'étranglement lors de l'approbation manuelle et d'un manque de visibilité sur l'état des paiements.

• L'automatisation de l'acheminement des approbations et la collecte de coordonnées bancaires vérifiées par l'entremise d'un portail sécurisé éliminent deux sources importantes de retards et d'erreurs.

• Des outils modernes qui vous permettent d'envoyer des fonds de votre compte bancaire existant à des fournisseurs dans leurs devises locales peuvent simplifier les paiements de fournisseurs en ligne.

Qu'est-ce qu'un paiement de fournisseur?

Un paiement de fournisseur correspond à ce que votre entreprise envoie à un fournisseur, à un sous-traitant ou à un prestataire de services en échange de biens ou de services qu'il a déjà fournis ou qu'il s'est engagé à fournir. Il s'agit de l'étape finale du cycle de l'approvisionnement au paiement, où les bons de commande et les factures se transforment en mouvements de fonds entre les comptes.

Quels sont les modes de paiement courants pour les fournisseurs ?

Le mode de paiement que vous choisissez a une incidence sur les coûts, la rapidité et la quantité de travail manuel requis pour votre équipe.

Voici une comparaison des principales options :

• Prélèvements automatiques : Ils déplacent les fonds électroniquement entre les comptes bancaires. Les prélèvements automatiques standards sont généralement réglés en un à trois jours ouvrables, avec des options le jour même disponibles pour des transferts plus rapides. Les prélèvements automatiques conviennent bien aux paiements nationaux récurrents dont le délai n'est pas urgent (p. ex., les fournisseurs de paie, les services d'abonnement, les fournisseurs réguliers).

• Virements bancaires : Ceux-ci sont réglés le jour même à l'échelle nationale ou en un à cinq jours ouvrables à l'échelle internationale. Ils sont plus rapides et fonctionnent au-delà des frontières, mais ils sont essentiellement irréversibles une fois envoyés. Utilisez-les pour les paiements importants, urgents ou internationaux dont le coût est justifié.

• Cartes virtuelles : Une carte virtuelle contient un numéro de carte à usage unique avec une limite de dépenses fixe ; elle est envoyée au fournisseur pour qu'il puisse la débiter. Ces cartes offrent de solides contrôles contre la fraude, mais elles ne fonctionnent qu'avec les fournisseurs qui acceptent les card_payments, ce qui n'est pas le cas de tous.

• Décaissements poussés vers une banque : Ceux-ci envoient des fonds directement sur le compte bancaire d'un fournisseur par l'entremise de divers systèmes de paiement. Les délais de règlement varient selon le pays et le fournisseur, mais cette approche devient une option standard pour les entreprises qui paient leurs fournisseurs dans plusieurs devises.

• Chèques : Ils sont encore courants dans les secteurs où les fournisseurs s'y attendent, mais ils sont généralement lents, coûteux à traiter et causent souvent des problèmes de rapprochement.

Comment le processus de paiement des fournisseurs fonctionne-t-il?

De bout en bout, un paiement de fournisseur passe par six étapes.

Voici comment se décompose le processus :

• Réception de la facture : Le fournisseur soumet une facture par courriel, via un portail ou parfois par la poste. Votre équipe la consigne, la fait correspondre au bon de commande ou au contrat approprié et la transmet pour vérification.

• Vérification de la facture : Quelqu'un vérifie si la facture est exacte (p. ex. montants exacts, postes, détails du fournisseur). C'est à ce stade que les anomalies sont signalées avant de se transformer en contestations.

• Approbation : Selon vos contrôles internes, les factures dépassant certains seuils peuvent nécessiter la signature d'un ou d'une gestionnaire, d'un chef de service ou d'un responsable financier. Cette étape est nécessaire, mais souvent lente lorsqu'elle passe par des chaînes de courriels.

• Planification des paiements : Une fois la facture approuvée, elle est programmée pour le paiement. Des conditions telles que net 30 et net 60 signifient que vous pouvez conserver les fonds jusqu'à la date d'échéance. Payer trop tôt vous coûte des liquidités, tandis que payer trop tard peut nuire aux relations avec les fournisseurs et entraîner des pénalités.

• Exécution du paiement : Le transfert proprement dit a lieu. Votre équipe chargée des comptes fournisseurs (AP) initie la transaction au moyen du mode de paiement choisi.

• Rapprochement : Le paiement est rapproché de la facture dans votre système comptable et le passif est clôturé. À grande échelle, ou lorsque les paiements échouent, c'est là qu'intervient la majeure partie du nettoyage manuel.

Quels défis ralentissent les paiements de fournisseurs?

La plupart des problèmes de paiement de fournisseurs sont causés par quelques points faibles récurrents.

Voici ce qui est le plus susceptible de ralentir un paiement :

• Mauvaises coordonnées bancaires : Les fournisseurs peuvent changer de banque, faire une erreur de frappe dans les numéros de compte ou fournir les coordonnées d'une entité différente de celle que vous payez. Lorsqu'un paiement échoue pour cette raison, vous devez collecter de nouveau les informations manuellement, ce qui peut prendre du temps et créer un risque de sécurité si la correspondance s'effectue par courriel.

• Goulots d'étranglement dus à l'approbation manuelle : Si l'approbation d'une facture nécessite que quelqu'un ouvre un courriel, trouve une pièce jointe, se souvienne du contexte et le transfère à la bonne personne, une file d'attente d'approbations peut se former.

• Erreurs de facturation et contestations : Un numéro de bon de commande ne correspondant pas ou un montant incorrect signifie que la facture doit être retournée au fournisseur, corrigée et réintégrer la file d'attente.

• Complexité internationale : Payer un fournisseur en euros lorsque vous opérez en dollars signifie travailler avec la conversion de devises, des systèmes bancaires différents, des délais de règlement variables et, occasionnellement, des exigences de conformité locales. De nombreuses entreprises gèrent cette complexité au moyen de virements bancaires au cas par cas, mais cela peut s'avérer lent et coûteux.

• Manque de visibilité : Lorsque votre équipe ne peut pas voir l'état d'un paiement en temps réel, elle perd du temps à chercher des confirmations.

Quelles sont les erreurs courantes commises par les entreprises en matière de paiements de fournisseurs?

Même les entreprises dotées de processus AP structurés ont tendance à commettre des erreurs. Mais beaucoup d'entre elles peuvent être corrigées une fois que vous savez où chercher.

Voici ce qu’il vous faut surveiller :

• Payer à partir de trop de comptes : Lorsque différents services ou entités initient des paiements depuis différents comptes bancaires, le rapprochement peut vite se compliquer.

• Ignorer les rabais pour paiement anticipé : Les entreprises se concentrent généralement sur le fait de ne pas payer en retard, mais ne réalisent pas toujours les avantages potentiels d'un paiement anticipé. Certains fournisseurs offrent des rabais pour paiement anticipé, souvent exprimés comme 2/10 net 30 (c'est-à-dire que vous obtenez un rabais de 2 % si vous payez dans les 10 jours).

• Traiter tous les fournisseurs de la même façon : Un travailleur autonome particulier et un fournisseur de matériaux important ont des profils de risque différents et des attentes de paiement différentes, et soulèvent des implications différentes en cas de problème. Segmenter votre base de fournisseurs vous permet d'appliquer le processus approprié à la relation appropriée.

• Collecter des coordonnées bancaires de façon non sécurisée : Le courriel demeure un moyen fréquent pour les entreprises de collecter les informations bancaires des fournisseurs, mais il est sujet à l'interception ou à l'usurpation. La fraude par compromission de courriels d'affaires (BEC) consiste à intercepter ou à usurper ces échanges et à y substituer des informations de compte frauduleuses. Collecter des coordonnées bancaires par l'entremise d'un portail vérifié ferme un vecteur d'attaque réel.

• Ne pas vérifier les dossiers de fournisseurs : Les fichiers maîtres des fournisseurs peuvent accumuler des erreurs au fil du temps, notamment des entrées en double, des adresses obsolètes et des coordonnées bancaires obsolètes. Les entreprises qui ne vérifient pas périodiquement ces dossiers peuvent se retrouver avec des échecs de paiement, des fonds retournés et, dans le pire des cas, des paiements envoyés au mauvais compte.

• Omettre de confirmer les paiements aux fournisseurs : Les fournisseurs ne devraient pas avoir à vous envoyer un courriel pour vous demander si un paiement a été envoyé. Une simple notification automatisée lorsque le paiement est initié peut minimiser les demandes entrantes et renforcer la confiance dans la relation.

Comment pouvez-vous améliorer votre processus de paiement des fournisseurs?

Les gains les plus rapides en matière de paiements de fournisseurs proviennent généralement de l'élimination des étapes manuelles. Une grande partie de la friction dans un processus de paiement de fournisseurs est structurelle (p. ex. les retards intégrés liés à la façon dont les approbations sont acheminées, dont les coordonnées du fournisseur sont collectées et dont les paiements sont initiés).

Voici quelques solutions qui peuvent vous faire gagner du temps :

• Automatiser l'acheminement des approbations : Définissez des seuils dans votre logiciel AP et acheminez les factures automatiquement en fonction du montant, du service ou du type de fournisseur. Lorsque les approbations sont automatiques pour les paiements à faible risque et ciblées pour les paiements à haut risque, le processus dans son ensemble peut s'accélérer.

• Améliorer l'inscription des utilisateurs : Un grand nombre d'échecs de paiement peut être attribué au moment où vous avez collecté les coordonnées du fournisseur. Si cela s'est fait par courriel, il se peut que vous ayez des informations incomplètes ou obsolètes dans une feuille de calcul. Stripe Financial Connections permet aux fournisseurs d'associer leurs comptes bancaires directement afin que vous travailliez à partir d'informations du compte vérifiées plutôt que de vous fier à ce qu'ils ont saisi dans un formulaire.

• Prendre en charge plusieurs modes de paiement et devises : Tous les fournisseurs ne peuvent pas recevoir de prélèvement automatique, et tous les fournisseurs internationaux ne sont pas configurés pour recevoir un virement bancaire. Plus vous pouvez offrir de modes de paiement, moins il y aura de friction dans la relation.

• Utiliser des liens de paiement pour les fournisseurs récurrents : Au lieu d'envoyer par courriel des formulaires de coordonnées bancaires ou de chercher manuellement des informations à jour, donnez aux fournisseurs un lien dédié où ils peuvent configurer et mettre à jour leurs préférences de paiement. Un portail fournisseur dédié vous permet de collecter une seule fois des coordonnées bancaires vérifiées et d'éviter de repartir à zéro chaque fois.

• Rapprocher automatiquement : Les logiciels AP modernes peuvent associer les paiements aux factures sans intervention manuelle. Si vous êtes encore en train de rapprocher des paiements à la main, le retour sur investissement lié au changement est important.

Utiliser des outils modernes pour simplifier le processus de paiement des fournisseurs peut faire gagner du temps et épargner du stress aux entreprises. Stripe Global Payouts permet aux entreprises d'envoyer des fonds depuis leurs comptes bancaires à des fournisseurs du monde entier, avec une expérience d'inscription des utilisateurs simple pour le bénéficiaire et une prise en charge multidevise.

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