Pagare i fornitori online significa saldare le fatture digitalmente anziché emettere assegni e fatture cartacei. Implica la scelta del giusto metodo di pagamento, la creazione di una procedura in grado di espandersi e la garanzia che i dettagli in archivio siano accurati. Per la maggior parte delle attività, i punti deboli sono i dati bancari errati raccolti tramite email, le catene di approvazione che passano attraverso la casella di posta di qualcuno e i pagamenti internazionali gestiti manualmente tramite bonifico.

I costi di questi errori si sommano rapidamente: l'elaborazione delle fatture costa in media circa 10 $ a fattura e richiede giorni dalla ricezione al pagamento. Pagare online può velocizzare la procedura e ridurre gli errori.

Di seguito, spiegheremo come pagare i fornitori per via elettronica, come funziona la procedura dall'inizio alla fine, dove tende a incepparsi e come migliorarla.

In evidenza

• I pagamenti ai fornitori in genere non vanno a buon fine a causa di dati bancari errati, colli di bottiglia nell'approvazione manuale e mancanza di visibilità sullo stato del pagamento.

• Automatizzare l'instradamento delle approvazioni e raccogliere dati bancari verificati tramite un portale sicuro elimina due grandi fonti di ritardi ed errori.

• Gli strumenti moderni che ti permettono di inviare fondi dal tuo conto bancario esistente ai fornitori nelle loro valute locali possono semplificare i pagamenti online ai fornitori.

Che cos'è un pagamento a un fornitore?

Un pagamento a un fornitore è l'importo che la tua attività invia a un fornitore, appaltatore o fornitore di servizi in cambio di beni o servizi già consegnati o da consegnare in base a un contratto. È la fase conclusiva del ciclo dall'approvvigionamento al pagamento, in cui ordini di acquisto e fatture si trasformano in movimenti di denaro tra conti.

Quali sono i metodi di pagamento comuni per i fornitori?

Il metodo di pagamento scelto influisce sui costi, sulla velocità e sulla quantità di lavoro manuale richiesto al tuo team.

Ecco un confronto tra le opzioni principali:

• Addebiti diretti: spostano elettronicamente i fondi tra conti bancari. Gli addebiti diretti Standard vengono generalmente saldati in un periodo compreso tra uno e tre giorni lavorativi, con opzioni in giornata disponibili per trasferimenti più rapidi. Gli addebiti diretti sono ideali per i pagamenti nazionali ricorrenti le cui tempistiche non sono urgenti (ad es. fornitori di servizi paghe, servizi in abbonamento, fornitori abituali).

• Bonifici: vengono saldati in giornata a livello nazionale o da uno a cinque giorni lavorativi a livello internazionale. Sono più veloci e funzionano oltre confine, ma sono di fatto irreversibili una volta inviati. Usali per pagamenti internazionali, urgenti o di importo elevato, nei casi in cui il costo è giustificato.

• Carte virtuali: una carta virtuale contiene un numero di carta monouso con un limite di spesa fisso; viene inviata al fornitore in modo che possa addebitare l'importo. Queste carte offrono solidi controlli contro la frode, ma funzionano solo con i fornitori che accettano card_payments, cosa che non tutti fanno.

• Erogazioni push sul conto bancario: inviano fondi direttamente al conto bancario di un fornitore tramite vari sistemi di pagamento. I tempi di regolamento variano a seconda del Paese e del provider, ma questo approccio sta diventando un'opzione standard per le attività che pagano i fornitori in più valute.

• Assegni: sono ancora comuni nei settori in cui i fornitori se li aspettano, ma in genere sono lenti, costosi da elaborare e spesso causano problemi di riconciliazione.

Come funziona la procedura di pagamento ai fornitori?

Dall'inizio alla fine, un pagamento a un fornitore attraversa sei fasi.

Ecco come si articola la procedura:

• Ricezione della fattura: il fornitore invia una fattura via email, tramite un portale o, a volte, per posta. Il tuo team la registra, la associa al relativo ordine di acquisto o contratto e la instrada per esaminarla.

• Verifica della fattura: qualcuno controlla se la fattura è accurata (ad esempio: importi corretti, voci, dettagli del fornitore). In questa fase vengono segnalate le incongruenze prima che si trasformino in contestazioni.

• Approvazione: a seconda dei controlli interni, le fatture al di sopra di determinate soglie potrebbero richiedere l'approvazione di un manager, di un capo reparto o di un responsabile finanziario. Questo passaggio è necessario ma spesso lento quando viene gestito tramite catene di email.

• Programmazione del pagamento: una volta approvata, la fattura viene programmata per il pagamento. Termini come net 30 e net 60 indicano che puoi trattenere il denaro fino alla data di scadenza. Pagare troppo presto ti costa liquidità, mentre pagare troppo tardi può danneggiare i rapporti con i fornitori e far scattare delle penali.

• Esecuzione del pagamento: avviene il trasferimento effettivo. Il tuo team addetto alla contabilità fornitori (AP) avvia la transazione tramite il metodo di pagamento scelto.

• Riconciliazione: il pagamento viene associato alla fattura nel sistema contabile e la passività si estingue. Su larga scala o quando i pagamenti non vanno a buon fine, è qui che si concentra la maggior parte del lavoro di correzione manuale.

Quali sfide rallentano i pagamenti ai fornitori?

La maggior parte dei problemi legati ai pagamenti ai fornitori è causata da alcuni punti deboli ricorrenti.

Questi sono i fattori che rallentano maggiormente un pagamento:

• Dati bancari errati: i fornitori potrebbero cambiare banca, digitare male i numeri di conto o fornire dettagli relativi a un'entità diversa da quella che stai pagando. Se un pagamento non va a buon fine per questo motivo, devi raccogliere nuovamente le informazioni in modo manuale, il che richiede tempo e crea un rischio per la sicurezza se la corrispondenza avviene via email.

• Colli di bottiglia legati all'approvazione manuale: se l'approvazione di una fattura richiede che qualcuno apra un'email, trovi un allegato, ricordi il contesto e lo inoltri alla persona giusta, si può formare una coda di approvazione.

• Errori nelle fatture e contestazioni: un numero di ordine di acquisto non corrispondente o un importo errato significa che la fattura deve tornare al fornitore, essere corretta e rientrare in coda.

• Complessità internazionale: pagare un fornitore in euro quando operi in dollari significa dover gestire la conversione di valuta, sistemi bancari diversi, tempi di regolamento dei pagamenti variabili e, occasionalmente, requisiti di compliance locali. Molte attività gestiscono questa complessità tramite bonifici caso per caso, ma l'operazione può essere lenta e costosa.

• Mancanza di visibilità: se il tuo team non riesce a visualizzare lo stato di un pagamento in tempo reale, perde tempo a cercare conferme.

Quali sono gli errori comuni commessi dalle attività in merito ai pagamenti ai fornitori?

Anche le attività con procedure AP strutturate sono inclini a commettere errori, ma molti di essi possono essere corretti una volta che si sa dove guardare.

Ecco a quali aspetti prestare attenzione:

• Pagare da un numero eccessivo di conti: quando reparti o entità diversi avviano pagamenti da conti bancari differenti, la riconciliazione può complicarsi rapidamente.

• Ignorare gli sconti per i pagamenti anticipati: in genere le attività si concentrano sull'evitare i ritardi nei pagamenti, ma non sempre si rendono conto dei potenziali vantaggi dei pagamenti anticipati. Alcuni fornitori offrono sconti per pagamenti anticipati, spesso espressi come 2/10 net 30 (ossia, ottieni uno sconto del 2% se paghi entro 10 giorni).

• Trattare tutti i fornitori allo stesso modo: un singolo freelance e un importante fornitore di materiali hanno profili di rischio diversi, aspettative di pagamento diverse e comportano implicazioni diverse nel caso in cui qualcosa vada storto. La segmentazione della base di fornitori consente di applicare la procedura giusta per ogni rapporto.

• Raccogliere i dati bancari in modo non sicuro: l'email rimane un mezzo frequente con cui le attività raccolgono le informazioni bancarie dei fornitori, ma è soggetta a intercettazione o spoofing. La frode BEC (Business Email Compromise) funziona intercettando o falsificando questi scambi e sostituendo in modo fraudolento i dati dell'account. La raccolta dei dati bancari tramite un portale verificato chiude un reale vettore di attacco.

• Non controllare i registri dei fornitori: le anagrafiche dei fornitori possono accumulare errori nel tempo, inclusi voci duplicate, indirizzi obsoleti e dati bancari non aggiornati. Le attività che non controllano periodicamente questi registri possono andare incontro a pagamenti non andati a buon fine, fondi restituiti e, nel peggiore dei casi, pagamenti inviati al conto sbagliato.

• Omettere la conferma di pagamento ai fornitori: i fornitori non dovrebbero doverti inviare un'email per chiederti se è stato effettuato un pagamento. Una semplice notifica automatica all'avvio del pagamento può ridurre al minimo le richieste in entrata e creare fiducia nel rapporto.

Come puoi migliorare la procedura di pagamento ai fornitori?

I vantaggi più rapidi nei pagamenti ai fornitori derivano in genere dall'eliminazione dei passaggi manuali. Gran parte degli ostacoli nella procedura di pagamento a un fornitore è strutturale (ad esempio, ritardi insiti nel modo in cui le approvazioni vengono instradate, i dettagli del fornitore vengono raccolti e i pagamenti vengono avviati).

Ecco alcune soluzioni che possono farti risparmiare tempo:

• Automatizza l'instradamento delle approvazioni: definisci le soglie nel tuo software AP e instrada le fatture automaticamente in base all'importo, al reparto o al tipo di fornitore. Se le approvazioni sono automatiche per i pagamenti a basso rischio e mirate per quelli ad alto rischio, l'intera procedura può essere più rapida.

• Migliora l'attivazione dei fornitori: molti dei pagamenti non andati a buon fine possono essere fatti risalire al momento in cui hai raccolto i dettagli del fornitore. Se l'operazione è avvenuta via email, potresti avere informazioni incomplete o obsolete in un foglio di calcolo. Stripe Financial Connections consente ai fornitori di collegare i propri conti bancari direttamente in modo che tu possa lavorare con i dati dell'account verificati anziché fare affidamento su ciò che hanno digitato in un modulo.

• Accetta più valute e metodi di pagamento: non tutti i fornitori possono ricevere un addebito diretto e non tutti i fornitori internazionali sono predisposti per ricevere un bonifico. Più metodi di pagamento puoi offrire, minori saranno gli ostacoli nel rapporto.

• Usa i link di pagamento per i fornitori ricorrenti: invece di inviare via email i moduli per i dati bancari o di cercare manualmente le informazioni aggiornate, fornisci ai fornitori un link dedicato in cui possono configurare e aggiornare le loro preferenze di pagamento. Un portale dedicato ai fornitori ti consente di raccogliere i dati bancari verificati una sola volta ed evitare di ricominciare da zero ogni volta.

• Riconcilia automaticamente: i software AP moderni possono associare i pagamenti alle fatture senza alcun intervento manuale. Se stai ancora riconciliando i pagamenti a mano, il ritorno sull'investimento derivante dal passaggio a una soluzione automatizzata è notevole.

L'utilizzo di strumenti moderni per semplificare la procedura di pagamento ai fornitori può far risparmiare tempo e stress alle attività. Stripe Global Payouts consente alle attività di inviare fondi dai propri conti bancari ai fornitori in tutto il mondo, con una semplice esperienza di attivazione del destinatario e accettando più valute.

In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto

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