Pagar fornecedores online significa liquidar faturas de fornecedores digitalmente em vez de emitir cheques e faturas em papel. Isso envolve escolher a forma de pagamento certa, construir um processo que possa crescer e garantir que os dados registrados sejam precisos. Para a maioria das empresas, os pontos fracos são dados bancários incorretos recolhidos por e-mail, cadeias de aprovação que passam pela caixa de entrada de alguém e pagamentos internacionais que são tratados manualmente por wire transfer.

O custo de errar isso se acumula rapidamente: o processamento de faturas custa em média cerca de US$ 10,00 por fatura e leva dias desde o recebimento até o pagamento. Pagar online pode acelerar o processo e reduzir erros.

Abaixo, explicaremos como pagar fornecedores eletronicamente, como o processo de ponta a ponta funciona, onde ele tende a falhar e como melhorá-lo.

Destaques

• Os pagamentos de fornecedores geralmente falham devido a dados bancários incorretos, gargalos de aprovação manual e falta de visibilidade do status do pagamento.

• Automatizar o direcionamento de aprovações e recolher dados bancários verificados através de um portal seguro elimina duas grandes fontes de atrasos e erros.

• Ferramentas modernas que permitem enviar fundos da sua conta bancária existente para fornecedores em suas moedas locais podem simplificar os pagamentos de fornecedores online.

O que é um pagamento de fornecedor?

Um pagamento de fornecedor é o que a sua empresa envia a um fornecedor, prestador de serviços ou provedor de serviços em troca de bens ou serviços que eles já entregaram ou foram contratados para entregar. É a etapa final no ciclo de compra ao pagamento, em que pedidos de compra e faturas se convertem em movimentos de dinheiro entre contas.

Quais são as formas de pagamento comuns de fornecedores?

A forma de pagamento escolhida afeta o custo, a velocidade e a quantidade de trabalho manual para sua equipe.

Veja como as principais opções se comparam:

• Débitos diretos: Eles movem fundos eletronicamente entre contas bancárias. Os débitos diretos padrão geralmente compensam em um a três dias úteis, com opções no mesmo dia disponíveis para transferências mais rápidas. Os débitos diretos funcionam bem para pagamentos domésticos recorrentes em que o prazo não é urgente (por exemplo, fornecedores de folha de pagamento, serviços de assinatura, fornecedores regulares).

• Transferências eletrônicas: Elas compensam no mesmo dia domesticamente ou em um a cinco dias úteis internacionalmente. São mais rápidas e funcionam entre fronteiras, mas são essencialmente irreversíveis depois de enviadas. Use-as para pagamentos grandes, urgentes ou internacionais em que o custo se justifica.

• Cartões virtuais: Um cartão virtual contém um número de cartão de uso único com um limite de gastos fixo; ele é enviado ao fornecedor para que ele possa cobrar. Esses cartões oferecem fortes controles de fraude, mas funcionam apenas com fornecedores que aceitam card_payments, o que nem todos fazem.

• Desembolsos push para bancos: Eles enviam fundos diretamente para a conta bancária de um fornecedor por meio de vários sistemas de pagamento. Os tempos de liquidação de fundos variam de acordo com o país e o provedor, mas essa abordagem está se tornando uma opção padrão para empresas que pagam fornecedores em várias moedas.

• Cheques: Eles ainda são comuns em setores onde os fornecedores os esperam, mas geralmente são lentos, caros de processar e frequentemente causam problemas de reconciliação.

Como funciona o processo de pagamento de fornecedores?

De ponta a ponta, um pagamento de fornecedor passa por seis etapas.

Veja como o processo é dividido:

• Recebimento da fatura: O fornecedor envia uma fatura por e-mail, através de um portal ou, às vezes, por correio. Sua equipe a registra, faz a correspondência com o pedido de compra ou contrato relevante e a direciona para revisão.

• Verificação da fatura: Alguém verifica se a fatura está precisa (por exemplo, valores corretos, itens de linha, dados do fornecedor). É aqui que as divergências são sinalizadas antes de se tornarem contestações.

• Aprovação: Dependendo dos seus controles internos, faturas acima de certos limites podem precisar da aprovação de um gerente, chefe de departamento ou líder financeiro. Essa etapa é necessária, mas muitas vezes lenta quando passa por cadeias de e-mails.

• Agendamento do pagamento: Uma vez que a fatura é aprovada, ela é agendada para pagamento. Termos como líquido a 30 e líquido a 60 significam que você pode reter dinheiro até a data de vencimento. Pagar muito cedo custa fluxo de caixa, enquanto pagar muito tarde pode prejudicar os relacionamentos com os fornecedores e gerar penalidades.

• Execução do pagamento: A transferência real acontece. Sua equipe de contas a pagar (AP) inicia a transação através da forma de pagamento escolhida.

• Reconciliação: O pagamento é correspondido à fatura no seu sistema contábil e o passivo é encerrado. Em escala, ou quando os pagamentos falham, é aqui que ocorre a maior parte da limpeza manual.

Quais desafios atrasam os pagamentos de fornecedores?

A maioria dos problemas de pagamento de fornecedores é causada por alguns pontos fracos consistentes.

Estes são os mais propensos a atrasar um pagamento:

• Dados bancários incorretos: Os fornecedores podem mudar de banco, digitar números de conta errados ou fornecer dados de uma entidade diferente daquela que você está pagando. Quando um pagamento falha por causa disso, você deve recolher as informações manualmente, o que pode levar tempo e criar um risco de segurança se a correspondência ocorrer por e-mail.

• Gargalos de aprovação manual: Se a aprovação da fatura exige que alguém abra um e-mail, encontre um anexo, lembre do contexto e encaminhe para a pessoa certa, pode se formar uma fila de aprovação.

• Erros e contestações de faturas: Um número de pedido de compra divergente ou um valor incorreto significa que a fatura deve voltar para o fornecedor, ser corrigida e entrar novamente na fila.

• Complexidade internacional: Pagar um fornecedor em euros quando você opera em dólares significa trabalhar com conversão de moedas, sistemas bancários diferentes, tempos de liquidação de fundos variados e, ocasionalmente, requisitos locais de conformidade. Muitas empresas lidam com essa complexidade usando wire transfers caso a caso, mas isso pode ser lento e caro.

• Falta de visibilidade: Quando sua equipe não consegue ver o status de um pagamento em tempo real, eles perdem tempo buscando confirmações.

Quais são os erros comuns que as empresas cometem quando se trata de pagamentos de fornecedores?

Até mesmo as empresas com processos de AP estruturados estão propensas a cometer erros. Mas muitos deles são corrigíveis quando você sabe onde procurar.

Veja o que observar:

• Pagar de muitas contas: Quando diferentes departamentos ou entidades iniciam pagamentos de contas bancárias diferentes, a reconciliação pode ficar complicada rapidamente.

• Ignorar descontos por pagamento antecipado: As empresas geralmente se concentram em não pagar com atraso, mas nem sempre percebem os benefícios em potencial de pagar antecipadamente. Alguns fornecedores oferecem descontos por pagamento antecipado, muitas vezes expressos como 2/10 líquido a 30 (ou seja, você recebe um desconto de 2% se pagar em até 10 dias).

• Tratar todos os fornecedores da mesma forma: Uma pessoa física atuando como freelancer e um grande fornecedor de materiais têm perfis de risco e expectativas de pagamento diferentes, e levantam implicações diferentes se algo der errado. Segmentar a sua base de fornecedores permite aplicar o processo certo ao relacionamento certo.

• Recolher dados bancários de forma insegura: O e-mail continua sendo uma forma frequente pela qual as empresas recolhem informações bancárias dos fornecedores, mas está propenso a interceptações ou spoofing. A fraude de comprometimento de e-mail corporativo (BEC) funciona interceptando ou falsificando essas trocas e substituindo por dados da conta fraudulentos. Recolher dados bancários através de um portal verificado fecha um vetor de ataque real.

• Não auditar registros de fornecedores: Os arquivos mestres de fornecedores podem acumular erros ao longo do tempo, incluindo entradas duplicadas, endereços desatualizados e dados bancários desatualizados. As empresas que não auditam periodicamente esses registros podem acabar com falhas de pagamento, fundos devolvidos e, no pior dos casos, pagamentos enviados para a conta errada.

• Pular a confirmação de pagamento para fornecedores: Os fornecedores não devem ter que enviar um e-mail perguntando se um pagamento foi enviado. Uma notificação automatizada simples quando o pagamento é iniciado pode minimizar as consultas recebidas e gerar confiança no relacionamento.

Como você pode melhorar o seu processo de pagamento de fornecedores?

Os ganhos mais rápidos nos pagamentos de fornecedores geralmente vêm da remoção de etapas manuais. Grande parte do atrito em um processo de pagamento de fornecedor é estrutural (por exemplo, atrasos inerentes à forma como as aprovações são direcionadas, os dados do fornecedor são recolhidos e os pagamentos são iniciados).

Aqui estão algumas soluções que podem economizar o seu tempo:

• Automatize o direcionamento de aprovações: Defina limites no seu software de AP e direcione faturas automaticamente com base no valor, departamento ou tipo de fornecedor. Quando as aprovações são automáticas para pagamentos de baixo risco e direcionadas para os de alto risco, todo o processo pode avançar mais rápido.

• Melhore o onboarding de fornecedores: Muitas falhas de pagamento podem ser rastreadas até o momento em que você recolheu os dados do fornecedor. Se isso aconteceu por e-mail, você pode ter informações incompletas ou desatualizadas em uma planilha. O Stripe Financial Connections permite que os fornecedores conectem suas contas bancárias diretamente para que você trabalhe com dados da conta verificados, em vez de confiar no que eles digitaram em um formulário.

• Aceite várias formas de pagamento e moedas: Nem todo fornecedor pode receber um débito automático, e nem todo fornecedor internacional está configurado para receber uma wire transfer. Quanto mais formas de pagamento você puder oferecer, menor será o atrito no relacionamento.

• Use links de pagamento para fornecedores recorrentes: Em vez de enviar formulários de dados bancários por e-mail ou buscar informações atualizadas manualmente, forneça aos fornecedores um link dedicado onde eles possam configurar e atualizar suas preferências de pagamento. Um portal de fornecedores dedicado permite recolher dados bancários verificados de uma vez e evita começar do zero todas as vezes.

• Reconcilie automaticamente: Softwares de AP modernos podem corresponder pagamentos a faturas sem entrada manual. Se você ainda está reconciliando pagamentos à mão, o retorno sobre o investimento da mudança é significativo.

Usar ferramentas modernas para simplificar o processo de pagamento de fornecedores pode poupar tempo e estresse para as empresas. O Stripe Global Payouts permite que as empresas enviem fundos de suas contas bancárias para fornecedores no mundo todo, com uma experiência simples de onboarding de destinatário e suporte a várias moedas.

Como o Stripe Payments pode ajudar

Stripe Payments oferece uma solução de pagamentos unificada e global que ajuda qualquer empresa a aceitar pagamentos com carteiras digitais online, em pontos de venda e no mundo todo.

O Stripe Payments pode ajudar você a:

• Otimize a experiência de checkout: crie uma experiência do cliente sem atritos e economize milhares de horas de engenharia com interfaces de pagamento pré-construídas, acesso a mais de 125 formas de pagamento e ao Link, uma carteira digital criada pela Stripe.

• Expanda para novos mercados mais rapidamente: alcance clientes em todo o mundo e reduza a complexidade e o custo da gestão multimoedas com opções de pagamento internacional, disponíveis em 195 países e mais de 135 moedas.

• Unifique pagamentos presenciais e online: desenvolva uma experiência de unified commerce entre canais online e presenciais para personalizar interações, recompensar a fidelidade e aumentar a receita.

• Melhorar o desempenho dos pagamentos: aumente a receita com ferramentas configuráveis, proteção contra fraudes no-code e recursos avançados que elevam as taxas de autorização.

• Avançar mais rápido com uma plataforma flexível e confiável para crescer: desenvolva sobre uma plataforma projetada para crescer junto com o seu negócio, com 99,999% de disponibilidade histórica e confiabilidade líder do setor.

Saiba mais sobre como o Stripe Payments pode potencializar seus pagamentos presenciais e online ou comece já.