在线向供应商付款意味着以数字化方式结算供应商账单，而不是开具纸质支票和账单。这涉及选择正确的支付方式，建立一个可扩展的流程，并确保您存档的详情准确无误。对于大多数商家来说，薄弱环节是通过电子邮件收集的错误的银行账户详情，在某些人的收件箱中流转的审批链，以及通过电汇手动处理的国际付款。

做错的成本加起来很快：账单处理成本平均约为每张账单 10 美元，从收到到付款需要几天时间。在线付款可以加快流程并减少错误。

下面，我们将解释如何以电子方式向供应商付款，端到端的流程如何运作，它往往在哪里出现故障，以及如何改进它。

要点

• 供应商付款通常会因为错误的银行账户详情、手动审批瓶颈以及缺乏对付款状态的可见性而失败。

• 自动执行审批路径并通过安全的门户收集经过验证的银行账户详情，可消除两大延迟和错误根源。

• 允许您将资金从现有银行账户以本地货币发送给供应商的现代工具可以简化在线供应商付款。

什么是供应商付款？

供应商付款是指您的商家发送给供应商、承包商或服务提供商的款项，以换取他们已经交付或根据合同将要交付的商品或服务。这是从采购到付款周期中的最后一步，在这一步，采购订单和账单会转化为账户之间的资金转移。

常见的供应商支付方式有哪些？

您选择的支付方式会影响成本、速度以及团队涉及的手动工作量。

以下是主要选项的比较：

• 直接借记： 这些方式在银行账户之间以电子方式转移资金。标准直接借记通常在一到三个工作日内结算，对于更快的转账有当日选项。直接借记适用于时效性不强的经常性国内支付（例如，工资供应商、订阅服务、常规供应商）。

• 电汇： 电汇在国内可当天结算，在国际范围内需要一到五个工作日结算。它们速度更快并且可以跨境使用，但一旦发送基本上不可逆转。将其用于成本合理的大额、时效性强或国际支付。

• 虚拟卡： 虚拟卡包含一个固定支出额度的一次性卡号；将其发送给供应商供他们扣款。这些卡提供强大的防欺诈控制，但它们仅适用于接受银行卡支付的供应商，并非所有供应商都接受。

• 推送到银行放款： 这些方式通过各种支付系统将资金直接发送到供应商的银行账户。结算时间因国家/地区和提供商而异，但对于以多种货币向供应商付款的企业来说，这种方法正在成为一种标准选项。

• 支票： 支票在供应商期望使用支票的行业中仍然很常见，但它们通常很慢、处理成本很高，并且经常会导致对账问题。

供应商付款流程是如何运作的？

从头到尾，一次供应商付款会经历六个阶段。

以下是该流程的分解：

• 接收账单： 供应商通过电子邮件、门户网站或有时通过邮件提交账单。您的团队将其记录在日志中，将其与相关的采购订单或合同匹配，然后发送给相关人员进行审查。

• 核对账单： 专人会检查账单是否准确（例如：正确的金额、行项目、供应商详情）。这是在不匹配演变成争议之前将其标记出来的地方。

• 审批： 根据您的内部控制，超过特定阈值的账单可能需要经理、部门负责人或财务主管的签字。这一步是必要的，但当它通过电子邮件链进行时往往很慢。

• 付款排期： 账单获得批准后，将被安排进行付款。像net 30 和 net 60 这样的条款意味着您可以保留现金直到到期日。付款过早会占用您的现金流，而付款过晚则会损害供应商关系并引发违约金。

• 执行付款： 发生实际的转账。您的应付账款 (AP) 团队通过选定的支付方式发起交易。

• 对账： 在您的会计系统中将付款与账单进行匹配，冲销负债。在大规模操作时或当付款失败时，这正是大部分手动清理工作发生的地方。

哪些挑战会拖慢向供应商付款的流程？

大多数供应商付款问题是由几个常见的薄弱环节引起的。

以下因素最容易拖慢付款流程：

• 错误的银行账户详情： 供应商可能会更改银行、输错账号或提供与您付款对象不同的实体的详情。当付款因此而失败时，您必须手动重新收集信息，这可能需要很长时间，而且如果通过电子邮件进行通信，还会带来安全风险。

• 手动审批瓶颈： 如果账单审批需要某人打开电子邮件，找到附件，回忆起背景情况，并将其转发给正确的人，就可能会形成审批队列。

• 账单错误和争议： 不匹配的采购订单号或不正确的金额意味着账单必须退回给供应商，进行更正，然后重新进入队列。

• 国际复杂性： 当您以美元运营时，用欧元向供应商付款意味着要处理货币兑换、不同的银行系统、不同的结算时间以及偶尔的当地监管合规要求。许多商家通过电汇逐案处理这种复杂性，但这可能既慢又昂贵。

• 缺乏可见性： 当您的团队无法看到付款的实时状态时，他们就会花时间追踪确认信息。

商家在供应商付款方面经常犯哪些错误？

即使是拥有结构化 AP 流程的商家也容易犯错。但只要知道去哪里找，很多错误都是可以修复的。

以下是需要注意的事项：

• 从太多账户付款： 当不同的部门或实体从不同的银行账户发起付款时，对账很快就会变得复杂。

• 忽视提前付款折扣： 商家通常只关注不要逾期付款，但并不总是意识到提前付款的潜在好处。一些供应商提供提前付款折扣，通常表示为 2/10 net 30（即，如果您在 10 天内付款，可享受 2% 的折扣）。

• 对所有供应商一视同仁： 独立的自由职业者与大型材料供应商的风险情况和付款期望不同，如果出现问题，影响也不同。细分您的供应商群可让您对合适的关系应用合适的流程。

• 不安全地收集银行账户详情： 电子邮件仍然是商家收集供应商银行信息的一种常见方式，但它容易被拦截或欺骗。商务电子邮件妥协 (BEC) 欺诈的作用原理是拦截或欺骗这些交流，然后用欺诈性的账户详情取而代之。通过经验证的门户收集银行账户详情，可堵住一个真实的攻击媒介。

• 不对供应商记录进行审计： 供应商主文件可能会随着时间的推移累积错误，包括重复的条目、过时的地址以及过时的银行账户详情。如果不定期审计这些记录，商家最终可能会遭遇付款失败、退回资金等情况，在最坏的情况下，可能会将款项汇入错误的账户。

• 跳过对供应商的付款确认： 供应商不应该非得通过电子邮件询问您是否已发送付款。在发起付款时提供简单的自动通知，可以最大限度地减少入站查询并建立信任关系。

如何改进您的供应商付款流程？

供应商付款方面最快的成效通常来自于消除手动步骤。供应商付款流程中的许多阻力都是结构性的（例如，如何发送审批、收集供应商详情和发起付款引起的内置延迟）。

以下是一些可以节省时间的修复方法：

• 自动执行审批路径： 在您的 AP 软件中定义阈值，并根据金额、部门或供应商类型自动引向账单。如果低风险付款能够自动审批，而高风险付款需要定向审批，那么整个流程的推进速度就能更快。

• 改善供应商入驻： 许多付款失败都可以追溯到您收集供应商详情的那一刻。如果那是通过电子邮件进行的，那么您的电子表格中可能存在不完整或过时的信息。Stripe Financial Connections 可让供应商直接关联他们的银行账户，从而使您处理的是经验证的账户详情，而不是轻信他们在表单中输入的任何内容。

• 支持多种支付方式和货币： 并非每个供应商都能接受直接借记，也并非每个国际供应商都设置了接收电汇的功能。您能提供的支付方式越多，双方关系中的阻力就越小。

• 为定期供应商提供支付链接： 不要再通过电子邮件发送银行账户详情表单或手动追踪更新的信息了，而是为供应商提供一个专属链接，让他们可以在该链接中设置和更新他们的付款偏好。专属的供应商门户可让您只需收集一次经过验证的银行账户详情，避免每次都从头开始。

• 自动对账： 现代 AP 软件无需手动输入即可将付款与账单匹配。如果您仍然靠人工对账，那么这种转变带来的投资回报将是巨大的。

使用现代工具来简化供应商付款流程可以为商家节省时间和压力。Stripe Global Payouts 让商家能够将资金从其银行账户发送给全球供应商，而且收款人入驻体验非常简单，并支持多种货币。

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