Pagar a los proveedores por internet significa liquidar las facturas de los proveedores de forma digital en lugar de emitir cheques y facturas en papel. Implica elegir el método de pago adecuado, crear un proceso que pueda crecer y asegurarse de que la información que tienes archivada sea precisa. Para la mayoría de las empresas, los puntos débiles son los datos bancarios incorrectos que se recopilan por correo electrónico, las cadenas de aprobación que pasan por la bandeja de entrada de alguien y los pagos internacionales que se gestionan de forma manual mediante una transferencia electrónica.

El costo de cometer un error en esto se acumula rápidamente: los costos de procesamiento de las facturas rondan en promedio los USD 10 por factura y demoran días desde el recibo hasta el pago. Pagar por internet puede acelerar el proceso y reducir los errores.

A continuación, explicaremos cómo pagar a los proveedores de forma electrónica, cómo funciona el proceso de principio a fin, dónde suele fallar y cómo mejorarlo.

Aspectos destacados

• Los pagos a proveedores suelen fallar debido a datos bancarios incorrectos, cuellos de botella en la aprobación manual y falta de visibilidad del estado del pago.

• Automatizar el enrutamiento de aprobaciones y recopilar datos bancarios verificados a través de un portal seguro elimina dos grandes fuentes de demoras y errores.

• Las herramientas modernas que te permiten enviar fondos desde tu cuenta bancaria actual a los proveedores en sus monedas locales pueden simplificar los pagos a proveedores por internet.

¿Qué es el pago a proveedores?

El pago a proveedores es lo que tu empresa envía a un proveedor, contratista o proveedor de servicios a cambio de bienes o servicios que ya ha entregado o para los que está contratado. Es el paso final del ciclo de compra a pago, en el que los pedidos de compra y las facturas se convierten en movimientos de dinero entre cuentas.

¿Cuáles son los métodos de pago comunes a proveedores?

El método de pago que elijas afecta el costo, la velocidad y la cantidad de trabajo manual que requiere tu equipo.

Así se comparan las opciones principales:

• Débitos directos: Mueven los fondos de manera electrónica entre cuentas bancarias. Los débitos directos estándar suelen acreditarse en uno a tres días hábiles, y existen opciones en el mismo día para transferencias más rápidas. Los débitos directos funcionan bien para los pagos recurrentes nacionales en los que el tiempo no es urgente (p. ej., proveedores de nómina, servicios de suscripción o proveedores habituales).

• Transferencias bancarias: Se acreditan el mismo día a nivel nacional o en uno a cinco días hábiles a nivel internacional. Son más rápidas y funcionan en distintos países, pero básicamente son irreversibles una vez que se envían. Úsalas para pagos grandes, urgentes o internacionales en los que se justifique el costo.

• Tarjetas virtuales: Una tarjeta virtual contiene un número de tarjeta de un solo uso con un límite de gasto fijo; se envía al proveedor para que acepte pagos. Estas tarjetas ofrecen controles de fraude estrictos, pero solo funcionan con proveedores que aceptan card_payments, lo cual no sucede en todos los casos.

• Transferencias directas a cuentas bancarias: Envían los fondos directamente a la cuenta bancaria de un proveedor a través de varios sistemas de pago. Los tiempos de liquidación varían según el país y el proveedor, pero este enfoque se está convirtiendo en una opción estándar para las empresas que pagan a los proveedores en varias monedas.

• Cheques: Siguen siendo comunes en los sectores en los que los proveedores los esperan, pero por lo general son lentos, caros de procesar y a menudo causan problemas de conciliación.

¿Cómo funciona el proceso de pago a proveedores?

Desde el principio hasta el final, un pago a proveedores pasa por seis etapas.

A continuación, te explicamos cómo se desglosa el proceso:

• Recepción de la factura: el proveedor envía una factura por correo electrónico, a través de un portal o, a veces, por correo postal. Tu equipo la registra, la asocia al pedido de compra o contrato correspondiente y la envía a revisión.

• Verificación de la factura: alguien comprueba si la factura es exacta (p. ej., si los montos, las partidas y los datos del proveedor son correctos). En este paso se detectan las discrepancias antes de que se conviertan en disputas.

• Aprobación: según tus controles internos, las facturas que superen determinados umbrales pueden necesitar la aprobación de un gestor, jefe de departamento o responsable de finanzas. Este paso es necesario, pero a menudo se ralentiza cuando pasa por cadenas de correo electrónico.

• Programación del pago: una vez que se aprueba la factura, se programa el pago. Condiciones como netos a 30 o netos a 60 días significan que puedes retener el efectivo hasta la fecha de vencimiento. Pagar demasiado pronto te cuesta liquidez, mientras que pagar demasiado tarde puede dañar las relaciones con los proveedores y generar penalizaciones.

• Ejecución del pago: se realiza la transferencia real. Tu equipo de cuentas por pagar (AP) inicia la transacción a través del método de pago elegido.

• Conciliación: el pago se asocia a la factura en tu sistema contable y se cierra la deuda. A gran escala, o cuando los pagos fallan, es aquí donde se produce la mayor parte de la limpieza manual.

¿Qué desafíos retrasan el pago a proveedores?

La mayoría de los problemas que surgen en el pago a proveedores se deben a unos pocos puntos débiles constantes.

Los motivos más probables de un retraso en los pagos son los siguientes:

• Datos bancarios erróneos: los proveedores pueden cambiar de banco, introducir mal los números de cuenta o proporcionar datos de una entidad diferente a la que les estás pagando. Cuando un pago falla por esta razón, debes volver a recopilar la información de forma manual, lo que puede llevar tiempo y suponer un riesgo de seguridad si se hace por correo electrónico.

• Cuellos de botella en la aprobación manual: si la aprobación de una factura requiere que alguien abra un correo electrónico, busque un archivo adjunto, recuerde el contexto y se lo reenvíe a la persona adecuada, se puede formar una cola de aprobación.

• Errores en las facturas y disputas: si el número del pedido de compra no coincide o el monto es incorrecto, la factura tiene que volver al proveedor, corregirse y volver a entrar en la cola.

• Complejidad internacional: pagar a un proveedor en euros cuando operas en dólares implica trabajar con conversión de monedas, distintos sistemas bancarios, diferentes plazos de acreditación de fondos y, en ocasiones, con requisitos locales de cumplimiento de la normativa. Muchas empresas gestionan esa complejidad con transferencias electrónicas caso por caso, pero esto puede ser lento y costoso.

• Falta de visibilidad: cuando tu equipo no puede ver el estado de un pago en tiempo real, invierte tiempo en buscar confirmaciones.

¿Cuáles son los errores habituales que cometen las empresas en el pago a proveedores?

Incluso las empresas con procesos estructurados de cuentas por pagar son propensas a cometer errores. Sin embargo, muchos de ellos tienen solución una vez que sabes dónde buscar.

Debes tener en cuenta lo siguiente:

• Pagar desde demasiadas cuentas: cuando distintos departamentos o entidades inician pagos desde distintas cuentas bancarias, la conciliación puede complicarse rápidamente.

• Ignorar los descuentos por pago anticipado: las empresas suelen concentrarse en no pagar con retraso, pero no siempre se dan cuenta de los posibles beneficios de pagar antes. Algunos proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado, que a menudo se expresan como 2/10 netos 30 (es decir, obtienes un 2 % de descuento si pagas en un plazo de 10 días).

• Tratar a todos los proveedores por igual: un particular independiente y un gran proveedor de materiales tienen distintos perfiles de riesgo y diferentes expectativas de pago, además de plantear implicaciones distintas si algo sale mal. Segmentar tu base de proveedores te permite aplicar el proceso adecuado a la relación correcta.

• Recopilar los datos bancarios de forma poco segura: el correo electrónico sigue siendo una vía frecuente a través de la cual las empresas recopilan la información bancaria de los proveedores, pero es propensa a interceptaciones o suplantaciones de identidad. El fraude por compromiso del correo electrónico corporativo (BEC, por sus siglas en inglés) funciona interceptando o falsificando estos intercambios y sustituyéndolos por datos de la cuenta fraudulentos. Recopilar datos bancarios a través de un portal verificado cierra un vector de ataque real.

• No auditar los registros de los proveedores: los archivos maestros de proveedores pueden acumular errores a lo largo del tiempo, como entradas duplicadas, direcciones obsoletas y datos bancarios desactualizados. Las empresas que no auditan de forma periódica estos registros pueden terminar con fallos en los pagos, fondos devueltos y, en el peor de los casos, pagos enviados a la cuenta equivocada.

• Omitir la confirmación del pago a los proveedores: los proveedores no tendrían que enviarte correos electrónicos para preguntarte si se envió un pago. Una simple notificación automatizada cuando se inicia el pago puede minimizar las consultas y fomentar la confianza en la relación.

¿Cómo puedes mejorar tu proceso de pago a proveedores?

Los beneficios más rápidos en el pago a proveedores suelen proceder de la eliminación de los pasos manuales. Gran parte de las fricciones en un proceso de pago a proveedores son estructurales (p. ej., retrasos integrados derivados de cómo se enrutan las aprobaciones, cómo se recopilan los datos de los proveedores y cómo se inician los pagos).

A continuación, te presentamos algunas soluciones que pueden ahorrarte tiempo:

• Automatiza el enrutamiento de la aprobación: define umbrales en tu software de cuentas por pagar y enruta las facturas automáticamente según el monto, el departamento o el tipo de proveedor. Cuando las aprobaciones son automáticas para los pagos de bajo riesgo y selectivas para los de alto riesgo, todo el proceso puede agilizarse.

• Mejora el onboarding de proveedores: muchos de los fallos de los pagos pueden deberse al momento en que se recopilaron los datos del proveedor. Si eso ocurrió por correo electrónico, podrías tener información incompleta u obsoleta en una hoja de cálculo. Stripe Financial Connections permite a los proveedores conectar sus cuentas bancarias directamente para que trabajes con datos de la cuenta verificados en lugar de confiar en lo que hayan ingresado en un formulario.

• Admite múltiples métodos de pago y monedas: no todos los proveedores pueden recibir un débito directo, y no todos los proveedores internacionales están configurados para recibir una transferencia electrónica. Cuantos más métodos de pago puedas ofrecer, menos fricciones habrá en la relación.

• Usa enlaces de pago para los proveedores recurrentes: en lugar de enviar formularios de datos bancarios por correo electrónico o buscar información actualizada manualmente, proporciónales a los proveedores un enlace exclusivo donde puedan configurar y actualizar sus preferencias de pago. Un portal de proveedores exclusivo te permite recopilar datos bancarios verificados una sola vez y evitar empezar de cero cada vez.

• Realiza la conciliación automáticamente: un software moderno de cuentas por pagar puede asociar los pagos a las facturas sin intervención manual. Si todavía te encargas de conciliar los pagos de forma manual, el retorno sobre la inversión de cambiar a un sistema automático es significativo.

El uso de herramientas modernas para simplificar el proceso de pago a proveedores puede ahorrarles tiempo y estrés a las empresas. Stripe Global Payouts permite a las empresas enviar fondos de sus cuentas bancarias a proveedores de todo el mundo, con una experiencia de onboarding sencilla para los destinatarios y soporte para múltiples monedas.

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