Leveranciers online betalen betekent dat facturen van leveranciers digitaal worden afgewikkeld in plaats van dat er papieren cheques en facturen worden uitgeschreven. Het omvat het kiezen van de juiste betaalmethode, het bouwen van een procedure die kan groeien en het controleren of de gegevens die je in het bestand hebt accuraat zijn. Voor de meeste ondernemingen zijn de zwakke punten slechte bankgegevens die via e-mail zijn verzameld, goedkeuringsketens die via de inbox van iemand lopen en internationale betalingen die handmatig worden afgehandeld via een bankoverschrijving.

De kosten als dit fout gaat, lopen snel op: de verwerkingskosten van facturen bedragen gemiddeld ongeveer $ 10 per factuur en het duurt dagen van ontvangst tot betaling. Online betalen kan de procedure versnellen en fouten verminderen.

Hieronder leggen we uit hoe je leveranciers elektronisch betaalt, hoe de end-to-end procedure werkt, waar deze vaak vastloopt en hoe je deze verbetert.

Hoogtepunten

• Betalingen aan leveranciers mislukken doorgaans door foutieve bankgegevens, knelpunten bij handmatige goedkeuring en een gebrek aan inzicht in de status van de betaling.

• Het automatiseren van de routing van goedkeuringen en het verzamelen van geverifieerde bankgegevens via een beveiligd portaal nemen twee grote bronnen van vertragingen en fouten weg.

• Moderne tools waarmee je geld van je bestaande rekening naar leveranciers in hun lokale valuta kunt overschrijven, kunnen online betalingen aan leveranciers vereenvoudigen.

Wat is een betaling aan een leverancier?

Een betaling aan een leverancier is wat je onderneming stuurt naar een leverancier of onderaannemer in ruil voor goederen of diensten die zij al hebben geleverd of die zij volgens contract moeten leveren. Het is de afsluitende stap in de cyclus van inkoop tot betaling, waarbij inkooporders en facturen worden omgezet in geldverplaatsingen tussen accounts.

Wat zijn de gangbare betaalmethoden voor leveranciers?

De betaalmethode die je kiest, is van invloed op de kosten, de snelheid en de hoeveelheid handmatig werk voor jouw team.

Dit is hoe de belangrijkste opties zich tot elkaar verhouden:

• Automatische incasso's: Hiermee wordt geld elektronisch tussen bankrekeningen verplaatst. Standaard automatische incasso's worden doorgaans in één tot drie werkdagen vereffend, waarbij opties voor dezelfde dag beschikbaar zijn voor snellere overschrijvingen. Automatische incasso's werken goed voor terugkerende binnenlandse betalingen waarbij de timing niet urgent is (bijv. salarisadministratie, abonnementsdiensten, vaste leveranciers).

• Bankoverschrijvingen: Deze worden in het binnenland op dezelfde dag vereffend of internationaal binnen één tot vijf werkdagen. Ze zijn sneller en werken over de grenzen heen, maar ze zijn na verzending in feite onomkeerbaar. Gebruik ze voor grote, tijdgevoelige of internationale betalingen waarbij de kosten gerechtvaardigd zijn.

• Virtuele betaalkaarten: Een virtuele betaalkaart bevat een eenmalig kaartnummer met een vaste bestedingslimiet; deze wordt naar de leverancier gestuurd om te betalen. Deze kaarten bieden krachtige controles op fraude, maar werken alleen bij leveranciers die card_payments accepteren, en dat doen ze niet allemaal.

• Push-to-bank-uitbetalingen: Hiermee wordt geld via verschillende betalingssystemen rechtstreeks naar de bankrekening van een leverancier gestuurd. Vereffeningstijden variëren per land en aanbieder, maar deze aanpak wordt een standaardoptie voor ondernemingen die leveranciers in meerdere valuta's betalen.

• Cheques: Deze zijn nog steeds gebruikelijk in sectoren waar leveranciers ze verwachten, maar ze zijn doorgaans traag, duur om te verwerken en veroorzaken vaak reconciliatieproblemen.

Hoe werkt de procedure voor betalingen aan leveranciers?

Van begin tot eind doorloopt een betaling aan een leverancier zes fasen.

Zo ziet de procedure eruit:

• Ontvangstbewijs factuur: de leverancier dient een factuur in via e-mail, via een portaal of soms per post. Je team registreert deze, koppelt deze aan de relevante inkooporder of het contract en stuurt deze door om te controleren.

• Verificatie factuur: iemand controleert of de factuur klopt (bijv. juiste bedragen, regelitems, gegevens van leverancier). Hier worden onjuistheden gemarkeerd voordat het geschillen worden.

• Goedkeuring: afhankelijk van je interne controles, hebben facturen boven bepaalde drempelwaarden mogelijk goedkeuring nodig van een manager, afdelingshoofd of financieel leidinggevende. Deze stap is noodzakelijk, maar vaak traag als deze via e-mailketens loopt.

• Plannen van betaling: zodra de factuur is goedgekeurd, wordt deze ingepland voor betaling. Voorwaarden zoals netto 30 en netto 60 betekenen dat je geld kunt vasthouden tot de vervaldatum. Te vroeg betalen kost je kasgeld, terwijl te laat betalen de relaties met leveranciers kan schaden en boetes kan veroorzaken.

• Uitvoering betaling: de daadwerkelijke overschrijving vindt plaats. Je team voor crediteuren (AP) initieert de transactie via de gekozen betaalmethode.

• Reconciliatie: de betaling wordt gekoppeld aan de factuur in je boekhoudsysteem en de verplichting wordt gesloten. Bij opschalen, of wanneer betalingen mislukken, is dit het moment waarop de meeste handmatige opschoonacties plaatsvinden.

Welke uitdagingen vertragen betalingen aan leveranciers?

De meeste problemen bij betalingen aan leveranciers worden veroorzaakt door een paar vaste zwakke punten.

Deze vertragen een betaling het meest:

• Foutieve bankgegevens: leveranciers veranderen van bank, typen rekeningnummers verkeerd of geven gegevens door voor een andere entiteit dan degene die je betaalt. Wanneer een betaling hierdoor mislukt, moet je handmatig informatie verzamelen, wat tijd kan kosten en een veiligheidsrisico vormt als de correspondentie via e-mail verloopt.

• Knelpunten bij handmatige goedkeuring: als de goedkeuring van een factuur vereist dat iemand een e-mail opent, een bijlage zoekt, de context onthoudt en deze doorstuurt naar de juiste persoon, kan er een wachtrij voor goedkeuring ontstaan.

• Factuurfouten en geschillen: een niet-overeenkomend nummer van de inkooporder of een onjuist bedrag betekent dat de factuur terug moet naar de leverancier, moet worden gecorrigeerd en opnieuw in de wachtrij moet worden geplaatst.

• Internationale complexiteit: een leverancier betalen in euro terwijl je in dollars opereert, betekent werken met valuta omwisselen, verschillende banksystemen, variërende tijden voor vereffening en af en toe lokale vereisten voor compliance. Veel ondernemingen handelen die complexiteit af met bankoverschrijvingen van geval tot geval, maar dit kan traag en duur zijn.

• Gebrek aan inzicht: wanneer je team de realtime status van een betaling niet kan zien, besteden ze tijd aan het najagen van bevestigingen.

Wat zijn veelgemaakte fouten die ondernemingen maken als het gaat om betalingen aan leveranciers?

Zelfs ondernemingen met gestructureerde AP-procedures maken fouten. Maar veel daarvan zijn op te lossen als je weet waar je moet zoeken.

Hier is waar je op moet letten:

• Betalen vanaf te veel rekeningen: wanneer verschillende afdelingen of entiteiten betalingen initiëren vanaf verschillende bankrekeningen, kan reconciliatie snel ingewikkeld worden.

• Kortingen voor vroege betalingen negeren: ondernemingen richten zich doorgaans op het niet te laat betalen, maar realiseren zich niet altijd wat de mogelijke voordelen zijn van vroeg betalen. Sommige leveranciers bieden kortingen voor vroege betaling, vaak uitgedrukt als 2/10 netto 30 (d.w.z. je krijgt 2% korting als je binnen 10 dagen betaalt).

• Alle leveranciers hetzelfde behandelen: een individuele freelancer en een grote leverancier van materialen hebben verschillende risicoprofielen en verschillende betalingsverwachtingen, en brengen verschillende implicaties met zich mee als er iets misgaat. Door je bestand van leveranciers te segmenteren, kun je de juiste procedure toepassen op de juiste relatie.

• Onveilig verzamelen van bankgegevens: e-mail blijft een veelgebruikte manier voor ondernemingen om de bankgegevens van leveranciers te verzamelen, maar is vatbaar voor onderschepping of spoofing. Fraude via e-mailcompromittatie (BEC) werkt door deze uitwisselingen te onderscheppen of te spoofen en frauduleuze accountgegevens te gebruiken in plaats van echte. Door bankgegevens te verzamelen via een geverifieerd portaal sluit je een daadwerkelijke aanvalsvector af.

• Niet auditen van records van leveranciers: hoofdbestanden van leveranciers kunnen in de loop van de tijd fouten opstapelen, waaronder dubbele vermeldingen, verouderde adressen en verouderde bankgegevens. Ondernemingen die deze records niet periodiek auditen, kunnen te maken krijgen met mislukte betalingen, geretourneerd geld en, in het ergste geval, betalingen die naar de verkeerde rekening zijn gestuurd.

• Betalingsbevestiging aan leveranciers overslaan: leveranciers hoeven je geen e-mail te sturen met de vraag of er een betaling is verzonden. Een eenvoudige geautomatiseerde melding wanneer de betaling wordt geïnitieerd, kan inkomende vragen minimaliseren en vertrouwen opbouwen in de relatie.

Hoe kun je de procedure voor betalingen aan leveranciers verbeteren?

De snelste overwinningen bij betalingen aan leveranciers komen doorgaans doordat handmatige stappen worden verwijderd. Veel van de wrijving in een procedure voor betalingen aan leveranciers is structureel (bijv. ingebouwde vertragingen door hoe goedkeuringen worden geleid, gegevens van leveranciers worden verzameld en betalingen worden geïnitieerd).

Hier volgen een aantal oplossingen die je tijd kunnen besparen:

• Routing van goedkeuringen automatiseren: definieer drempelwaarden in je AP-software en stuur facturen automatisch door op basis van bedrag, afdeling of type leverancier. Wanneer goedkeuringen automatisch verlopen voor betalingen met een laag risico en gericht zijn op betalingen met een hoog risico, kan de hele procedure sneller verlopen.

• Onboarding van leveranciers verbeteren: veel mislukte betalingen kunnen worden herleid naar het moment waarop je de gegevens van de leverancier verzamelde. Als dat via e-mail gebeurde, zou je onvolledige of verouderde informatie in een spreadsheet kunnen hebben staan. Met Stripe Financial Connections kunnen leveranciers hun bankrekeningen direct koppelen, zodat je werkt met geverifieerde accountgegevens en niet hoeft te vertrouwen op wat ze in een formulier hebben getypt.

• Ondersteuning voor meerdere betaalmethoden en valuta's: niet elke leverancier kan een automatische incasso ontvangen en niet elke internationale leverancier is ingesteld om een bankoverschrijving te ontvangen. Hoe meer betaalmethoden je kunt aanbieden, hoe minder wrijving er is in de relatie.

• Betaallinks gebruiken voor terugkerende leveranciers: in plaats van formulieren voor bankgegevens te e-mailen of handmatig actuele informatie op te vragen, geef je leveranciers een speciale link waar ze hun betalingsvoorkeuren kunnen instellen en bijwerken. Met een speciaal portaal voor leveranciers kun je geverifieerde bankgegevens één keer verzamelen en voorkomen dat je elke keer helemaal opnieuw moet beginnen.

• Automatisch reconciliëren: moderne AP-software kan betalingen aan facturen koppelen zonder handmatige invoer. Als je betalingen nog steeds met de hand reconciliëert, is het rendement op investering van de overstap aanzienlijk.

Het gebruik van moderne tools om de procedure voor betalingen aan leveranciers te vereenvoudigen, kan ondernemingen tijd en stress besparen. Met Stripe Global Payouts kunnen ondernemingen geld overmaken van hun bankrekeningen naar leveranciers wereldwijd, met een eenvoudige onboarding-ervaring voor de ontvanger en ondersteuning voor meerdere valuta's.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, helpt om online, fysiek en wereldwijd betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen met:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden engineeringuren met kant-en-klare betaalinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een wallet ontwikkeld door Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta.

• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder fraudebescherming zonder code en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen, of ga vandaag nog aan de slag.