Anbieter online zu bezahlen bedeutet, Lieferantenrechnungen digital zu begleichen, anstatt Papierschecks und -rechnungen auszustellen. Es erfordert die Auswahl der richtigen Zahlungsmethode, den Aufbau eines Prozesses, der skalieren kann, und die Sicherstellung, dass die bei Ihnen hinterlegten Daten korrekt sind. Für die meisten Unternehmen sind die Schwachstellen falsche Bankdaten, die per E-Mail erfasst wurden, Genehmigungsketten, die über den Posteingang von jemandem laufen, und internationale Zahlungen, die manuell per Banküberweisung abgewickelt werden.

Die Kosten für Fehler summieren sich schnell: Die Rechnungsverarbeitung kostet im Durchschnitt etwa 10 $ pro Rechnung und dauert vom Eingang bis zur Zahlung oft Tage. Die Online-Zahlung kann den Prozess beschleunigen und Fehler reduzieren.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie Anbieter elektronisch bezahlen, wie der End-to-End-Prozess funktioniert, wo er typischerweise scheitert und wie Sie ihn verbessern können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Zahlungen an Anbieter schlagen in der Regel wegen falscher Bankdaten, Engpässen bei manuellen Genehmigungen und mangelnder Transparenz beim Zahlungsstatus fehl.

• Die Automatisierung des Genehmigungs-Routings und die Erfassung verifizierter Bankdaten über ein sicheres Portal beseitigen zwei große Fehlerquellen und Verzögerungen.

• Moderne Tools, mit denen Sie Gelder von Ihrem bestehenden Bankkonto in deren lokalen Währungen an Anbieter senden können, können Online-Zahlungen an Anbieter vereinfachen.

Was ist eine Zahlung an Anbieter?

Eine Zahlung an Anbieter ist das, was Ihr Unternehmen an einen Lieferanten, eine/n Auftragnehmer/in oder eine/n Dienstleister/in im Austausch für Waren oder Dienstleistungen sendet, die diese bereits geliefert haben oder zu deren Lieferung sie vertraglich verpflichtet sind. Es ist der abschließende Schritt im Procure-to-Pay-Zyklus, bei dem Bestellungen und Rechnungen in Geldbewegungen zwischen Konten umgewandelt werden.

Was sind die gängigen Zahlungsmethoden für Anbieter?

Die von Ihnen gewählte Zahlungsmethode wirkt sich auf die Kosten, die Geschwindigkeit und den manuellen Arbeitsaufwand für Ihr Team aus.

Hier ist ein Vergleich der wichtigsten Optionen:

• Lastschriften: Diese verschieben Gelder elektronisch zwischen Bankkonten. Standardlastschriften dauern in der Regel ein bis drei Werktage, wobei Optionen für Transfers am selben Tag zur Verfügung stehen. Lastschriften eignen sich gut für wiederkehrende inländische Zahlungen, bei denen das Timing nicht drängt (z. B. Anbieter von Gehaltsabrechnungen, Abonnements, regelmäßige Lieferanten).

• Banküberweisungen: Diese dauern im Inland nur einen Tag oder international ein bis fünf Werktage. Sie sind schneller und funktionieren grenzüberschreitend, sind aber nach dem Senden im Grunde unwiderruflich. Verwenden Sie sie für große, zeitkritische oder internationale Zahlungen, bei denen die Kosten gerechtfertigt sind.

• Virtuelle Karten: Eine virtuelle Karte enthält eine einmalige Kartennummer mit einem festen Ausgabenlimit; sie wird an den Anbieter gesendet, damit dieser die Zahlung abwickeln kann. Diese Karten bieten starke Kontrollen gegen Betrug, funktionieren aber nur bei Anbietern, die Kartenzahlungen akzeptieren, was nicht bei allen der Fall ist.

• Push-to-Bank-Auszahlungen: Diese senden Gelder über verschiedene Zahlungssysteme direkt auf das Bankkonto eines Anbieters. Die Zeiten für die Zahlungsabwicklung variieren je nach Land und Anbieter, aber dieser Ansatz wird zu einer Standardoption für Unternehmen, die Anbieter in mehreren Währungen bezahlen.

• Schecks: Diese sind in Branchen, in denen Anbieter sie erwarten, immer noch weit verbreitet, aber sie sind in der Regel langsam, teuer abzuwickeln und verursachen oft Probleme beim Abgleich.

Wie funktioniert der Prozess für Zahlungen an Anbieter?

Von Anfang bis Ende durchläuft eine Zahlung an Anbieter sechs Phasen.

So gliedert sich der Prozess:

• Rechnungseingang: Der Anbieter reicht eine Rechnung per E-Mail, über ein Portal oder manchmal auch per Post ein. Ihr Team protokolliert sie, ordnet sie der entsprechenden Bestellung oder dem Vertrag zu und leitet sie zur Prüfung weiter.

• Rechnungsprüfung: Jemand überprüft, ob die Rechnung korrekt ist (z. B. korrekte Beträge, Belegpositionen, Anbieterdaten). Hier werden Unstimmigkeiten markiert, bevor sie zu Anfechtungen werden.

• Genehmigung: Abhängig von Ihren internen Kontrollen müssen Rechnungen ab bestimmten Schwellenwerten möglicherweise von einem Manager, einer Abteilungsleitung oder der Finanzleitung abgezeichnet werden. Dieser Schritt ist notwendig, aber oft langsam, wenn er über E-Mail-Ketten abläuft.

• Zahlungsplanung: Sobald die Rechnung genehmigt ist, wird die Zahlung geplant. Konditionen wie Netto 30 und Netto 60 bedeuten, dass Sie Bargeld bis zum Fälligkeitsdatum einbehalten können. Eine zu frühe Zahlung kostet Sie Liquidität, während eine zu späte Zahlung die Beziehung zu Lieferanten beschädigen und Strafen nach sich ziehen kann.

• Zahlungsausführung: Die eigentliche Übertragung findet statt. Ihr Kreditorenbuchhaltungs-Team (AP-Team) leitet die Transaktion über die gewählte Zahlungsmethode ein.

• Abgleich: Die Zahlung wird in Ihrem Buchhaltungssystem mit der Rechnung abgeglichen und die Verbindlichkeit wird geschlossen. Wenn Sie skalieren oder wenn Zahlungen fehlschlagen, fällt hier der Großteil der manuellen Nachbearbeitung an.

Welche Herausforderungen verlangsamen Zahlungen an Anbieter?

Die meisten Probleme bei Zahlungen an Anbieter werden durch einige wenige, immer wiederkehrende Schwachstellen verursacht.

Diese Faktoren verlangsamen eine Zahlung am wahrscheinlichsten:

• Falsche Bankdaten: Anbieter wechseln möglicherweise die Bank, tippen Kontonummern falsch ein oder geben Bankdaten für ein anderes als das von Ihnen bezahlte Unternehmen an. Wenn eine Zahlung aus diesem Grund fehlschlägt, müssen Sie die Informationen manuell erneut erfassen. Das kostet Zeit und stellt ein Sicherheitsrisiko dar, wenn der Schriftverkehr per E-Mail erfolgt.

• Engpässe durch manuelle Genehmigungen: Wenn für die Rechnungsfreigabe eine E-Mail geöffnet, ein Anhang gesucht, der Kontext erinnert und die Rechnung an die richtige Person weitergeleitet werden muss, kann sich eine Warteschlange bilden.

• Rechnungsfehler und Anfechtungen: Eine nicht übereinstimmende Bestellnummer oder ein falscher Betrag führen dazu, dass die Rechnung an den Anbieter zurückgeschickt, korrigiert und wieder in die Warteschlange eingereiht werden muss.

• Internationale Komplexität: Einen Anbieter in Euro zu bezahlen, wenn Sie in US-Dollar operieren, bedeutet, dass Sie sich mit Währungsumrechnung, verschiedenen Bankensystemen, unterschiedlichen Zeiten für die Zahlungsabwicklung und gelegentlich mit lokalen Compliance-Anforderungen auseinandersetzen müssen. Viele Unternehmen bewältigen diese Komplexität von Fall zu Fall mit Banküberweisungen, aber das kann langsam und teuer sein.

• Mangelnde Transparenz: Wenn Ihr Team den Echtzeit-Status einer Zahlung nicht sehen kann, verbringt es Zeit damit, Bestätigungen einzuholen.

Welche häufigen Fehler machen Unternehmen bei Zahlungen an Anbieter?

Auch Unternehmen mit strukturierten AP-Prozessen sind anfällig für Fehler. Viele davon lassen sich jedoch beheben, wenn man weiß, worauf man achten muss.

Auf Folgendes sollten Sie achten:

• Zahlung von zu vielen Konten: Wenn verschiedene Abteilungen oder Einheiten Zahlungen von verschiedenen Bankkonten initiieren, kann der Abgleich schnell kompliziert werden.

• Ignorieren von Skonti für vorzeitige Zahlungen: Unternehmen konzentrieren sich meistens darauf, nicht zu spät zu zahlen, erkennen aber nicht immer die potenziellen Vorteile einer vorzeitigen Zahlung. Einige Anbieter bieten Skonti für vorzeitige Zahlungen an, die oft als 2/10 Netto 30 ausgedrückt werden (d. h. Sie erhalten 2 % Rabatt, wenn Sie innerhalb von 10 Tagen zahlen).

• Alle Anbieter gleich behandeln: Eine freiberufliche Einzelperson und ein großer Materiallieferant haben unterschiedliche Risikoprofile und andere Zahlungserwartungen. Außerdem hat es unterschiedliche Auswirkungen, wenn etwas schiefgeht. Durch die Segmentierung Ihrer Anbieterbasis können Sie den richtigen Prozess für die jeweilige Geschäftsbeziehung anwenden.

• Unsichere Erfassung von Bankdaten: E-Mail ist nach wie vor ein häufig genutzter Weg von Unternehmen, um Bankdaten von Anbietern zu erfassen, aber sie ist anfällig für das Abfangen oder Spoofing. Betrug durch Business Email Compromise (BEC) funktioniert durch das Abfangen oder Spoofing dieser Korrespondenz und das Ersetzen durch betrügerische Kontodaten. Die Erfassung von Bankdaten über ein verifiziertes Portal schließt einen echten Angriffsvektor.

• Fehlende Überprüfung von Anbieterdaten: In Anbieter-Stammdaten können sich im Laufe der Zeit Fehler ansammeln, darunter doppelte Einträge, veraltete Adressen und veraltete Bankdaten. Bei Unternehmen, die diese Datensätze nicht regelmäßig überprüfen, kann es zu fehlgeschlagenen Zahlungen, zurückgesendeten Geldern und im schlimmsten Fall zu Zahlungen an das falsche Konto kommen.

• Weglassen der Zahlungsbestätigung an Anbieter: Anbieter sollten Ihnen keine E-Mail schreiben müssen, um zu fragen, ob eine Zahlung gesendet wurde. Eine einfache automatisierte Benachrichtigung bei Einleitung der Zahlung kann eingehende Anfragen minimieren und Vertrauen in die Geschäftsbeziehung aufbauen.

Wie können Sie Ihren Prozess für Zahlungen an Anbieter verbessern?

Die schnellsten Erfolge bei Zahlungen an Anbieter erzielen Sie in der Regel durch die Abschaffung manueller Schritte. Ein Großteil der Reibungsverluste in einem Prozess für Zahlungen an Anbieter ist struktureller Natur (z. B. eingebaute Verzögerungen durch die Art und Weise, wie Genehmigungen weitergeleitet, Anbieterdaten erfasst und Zahlungen initiiert werden).

Hier sind einige Lösungen, die Ihnen Zeit sparen können:

• Genehmigungs-Routing automatisieren: Definieren Sie Schwellenwerte in Ihrer AP-Software und leiten Sie Rechnungen automatisch basierend auf Betrag, Abteilung oder Anbietertyp weiter. Wenn Genehmigungen für Zahlungen mit geringem Risiko automatisch und für solche mit hohem Risiko gezielt erfolgen, kann der gesamte Prozess schneller ablaufen.

• Onboarding von Anbietern verbessern: Viele fehlgeschlagene Zahlungen lassen sich auf den Moment zurückführen, in dem Sie die Daten der Anbieter erfasst haben. Wenn dies per E-Mail geschah, könnten Sie unvollständige oder veraltete Informationen in einer Tabelle haben. Mit Stripe Financial Connections können Anbieter ihre Bankkonten direkt verbinden, sodass Sie mit verifizierten Kontodaten arbeiten, anstatt auf das zu vertrauen, was sie in ein Formular eingegeben haben.

• Mehrere Zahlungsmethoden und Währungen unterstützen: Nicht jeder Anbieter kann am Lastschriftverfahren teilnehmen und nicht jeder internationale Anbieter ist für den Empfang einer Banküberweisung eingerichtet. Je mehr Zahlungsmethoden Sie anbieten können, desto weniger Reibung gibt es in der Geschäftsbeziehung.

• Zahlungslinks für wiederkehrende Anbieter nutzen: Anstatt Formulare für Bankdaten per E-Mail zu verschicken oder aktualisierten Informationen manuell hinterherzujagen, geben Sie Anbietern einen speziellen Link, über den sie ihre Zahlungseinstellungen einrichten und aktualisieren können. Über ein spezielles Anbieterportal können Sie verifizierte Bankdaten einmalig erfassen und vermeiden es, jedes Mal ganz von vorn anfangen zu müssen.

• Automatisch abgleichen: Moderne AP-Software kann Zahlungen ohne manuelle Eingaben Rechnungen zuordnen. Wenn Sie Zahlungen immer noch manuell abgleichen, lohnt sich der Wechsel enorm.

Der Einsatz moderner Tools zur Vereinfachung des Prozesses für Zahlungen an Anbieter kann Unternehmen Zeit und Stress ersparen. Mit Stripe Global Payouts können Unternehmen Gelder von ihren Bankkonten an Anbieter weltweit senden, mit einem einfachen Onboarding für Empfänger/innen und Multiwährungs-Support.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

Mit Stripe Payments können Sie Folgendes umsetzen:

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• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.

• Online- und Vor-Ort-Zahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Vor-Ort-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

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