การชำระเงินแก่ผู้ให้บริการทางออนไลน์หมายถึงการชำระตามใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ด้วยวิธีดิจิทัล แทนที่จะออกเช็คและใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ ซึ่งเป็นการเลือกวิธีการชำระเงินที่เหมาะสม การสร้างกระบวนการที่สามารถขยับขยายได้ รวมถึงการรับรองว่ารายละเอียดที่คุณมีในระบบนั้นถูกต้อง สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ จุดอ่อนมักจะเป็นรายละเอียดธนาคารที่ไม่ถูกต้องที่รวบรวมข้อมูลมาทางอีเมล ลำดับการอนุมัติที่ดำเนินการผ่านกล่องจดหมายของบุคคลหนึ่ง และการชำระเงินระหว่างประเทศที่จัดการด้วยตนเองผ่านการโอนเงินต่างชาติ

ค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียเมื่อดำเนินการนี้ผิดพลาดจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยค่าใช้จ่ายในการดำเนินการกับใบแจ้งหนี้โดยเฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 10 ดอลลาร์สหรัฐต่อใบแจ้งหนี้ และใช้เวลาหลายวันนับตั้งแต่ที่ได้รับใบแจ้งหนี้จนถึงการชำระเงิน การชำระเงินทางออนไลน์จะช่วยเพิ่มความเร็วให้กระบวนการนี้และลดข้อผิดพลาดได้

ต่อไปนี้ เราจะอธิบายวิธีชำระเงินแก่ผู้ให้บริการทางอิเล็กทรอนิกส์ หลักการทำงานของกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ จุดที่มักจะเกิดปัญหา และวิธีปรับปรุงกระบวนการดังกล่าว

ประเด็นสำคัญ

• การชำระเงินแก่ผู้ให้บริการมักจะล้มเหลวเนื่องจากรายละเอียดธนาคารที่ไม่ถูกต้อง ปัญหาคอขวดเนื่องจากต้องดำเนินการอนุมัติด้วยตนเอง และการขาดการมองเห็นสถานะการชำระเงิน

• การใช้ระบบอัตโนมัติกับการกำหนดเส้นทางการอนุมัติและการรวบรวมรายละเอียดธนาคารที่ได้รับการยืนยันแล้วผ่านพอร์ทัลที่ปลอดภัยจะช่วยขจัด 2 สาเหตุหลักที่ทำให้เกิดความล่าช้าและข้อผิดพลาด

• เครื่องมือสมัยใหม่ที่ช่วยให้คุณสามารถส่งเงินจากบัญชีธนาคารที่มีอยู่ไปยังผู้ให้บริการในสกุลเงินท้องถิ่นจะลดความซับซ้อนในการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการทางออนไลน์ได้

การชำระเงินแก่ผู้ให้บริการคืออะไร

การชำระเงินแก่ผู้ให้บริการคือเงินที่ธุรกิจของคุณส่งไปยังซัพพลายเออร์ ผู้ทำสัญญา หรือผู้ให้บริการ เพื่อแลกเปลี่ยนกับสินค้าหรือบริการที่ผู้ให้บริการได้ส่งมอบให้แล้วหรือได้ทำสัญญาว่าจะส่งมอบให้ ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการจัดซื้อจนถึงการชำระเงิน โดยที่คำสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้จะแปลงเป็นการรับส่งเงินระหว่างบัญชี

วิธีการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการที่พบบ่อยมีอะไรบ้าง

วิธีการชำระเงินที่คุณเลือกจะส่งผลต่อค่าใช้จ่าย ความเร็ว และปริมาณงานที่ทีมของคุณต้องดำเนินการด้วยตนเอง

ข้อมูลเปรียบเทียบตัวเลือกหลักมีดังนี้

• การหักบัญชีอัตโนมัติ: วิธีนี้จะรับส่งเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างบัญชีธนาคาร การหักบัญชีอัตโนมัติมาตรฐานมักจะชำระเงินภายใน 1-3 วันทำการ โดยมีตัวเลือกการชำระเงินภายในวันเดียวกันสำหรับการโอนที่เร็วขึ้น การหักบัญชีอัตโนมัติเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการชำระเงินภายในประเทศตามแบบแผนล่วงหน้าที่ไม่ได้มีกำหนดเวลาเร่งด่วน (เช่น ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน บริการสำหรับการชำระเงินตามรอบบิล ซัพพลายเออร์ประจำ)

• การโอนเงินต่างชาติ: วิธีนี้จะชำระเงินภายในวันเดียวกันสำหรับภายในประเทศ หรือภายใน 1-5 วันทำการสำหรับระหว่างประเทศ โดยรวดเร็วกว่าและใช้งานข้ามพรมแดนได้ แต่โดยพื้นฐานแล้วจะไม่สามารถยกเลิกได้เมื่อส่งเงินไปแล้ว ให้ใช้วิธีนี้สำหรับการชำระเงินเร่งด่วนจำนวนมาก หรือการชำระเงินระหว่างประเทศที่มีความคุ้มค่ากับค่าใช้จ่าย

• บัตรดิจิทัล: บัตรดิจิทัลประกอบด้วยหมายเลขบัตรสำหรับใช้ครั้งเดียวที่มีวงเงินการใช้จ่ายคงที่ โดยจะส่งให้แก่ผู้ให้บริการเพื่อให้ผู้ให้บริการเรียกเก็บเงิน บัตรเหล่านี้มีการควบคุมการฉ้อโกงที่เข้มงวด แต่จะใช้งานได้กับผู้ให้บริการที่ยอมรับการชำระเงินด้วยบัตร ซึ่งบางรายอาจไม่ได้ยอมรับ

• การเบิกจ่ายที่ส่งเข้าธนาคารโดยตรง: วิธีนี้จะส่งเงินไปยังบัญชีธนาคารของผู้ให้บริการโดยตรงผ่านระบบการชำระเงินต่างๆ ระยะเวลาในการชำระเงินจะแตกต่างกันไปตามประเทศและผู้ให้บริการ แต่แนวทางนี้กำลังกลายเป็นตัวเลือกมาตรฐานสำหรับธุรกิจที่ชำระเงินให้แก่ผู้ให้บริการในหลายสกุลเงิน

• เช็ค: วิธีนี้ยังคงเป็นที่นิยมในอุตสาหกรรมที่ผู้ให้บริการคาดหวังให้ชำระผ่านช่องทางนี้ แต่มักจะมีความล่าช้า มีค่าใช้จ่ายสูงในการดำเนินการ และมักจะก่อให้เกิดปัญหาในการกระทบยอด

ขั้นตอนการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการมีหลักการทำงานอย่างไร

การชำระเงินแก่ผู้ให้บริการตั้งแต่ต้นจนจบประกอบด้วย 6 ขั้นตอน

รายละเอียดของกระบวนการนี้มีดังนี้

• การรับใบแจ้งหนี้: ผู้ให้บริการส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล พอร์ทัล หรือบางครั้งก็ทางไปรษณีย์ ทีมของคุณจะบันทึกใบแจ้งหนี้ จับคู่กับคำสั่งซื้อหรือสัญญาที่เกี่ยวข้อง แล้วจึงส่งเพื่อรับการตรวจสอบ

• การตรวจสอบใบแจ้งหนี้: จะมีผู้ตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้นั้นถูกต้องหรือไม่ (เช่น จำนวนเงิน บรรทัดรายการ และรายละเอียดผู้ให้บริการถูกต้อง) ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่จะมีการรายงานข้อมูลที่ไม่ตรงกันเพื่อไม่ให้กลายเป็นการโต้แย้งการชำระเงิน

• การอนุมัติ: ใบแจ้งหนี้ที่มียอดสูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนดอาจต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ หัวหน้าแผนก หรือหัวหน้าฝ่ายการเงิน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการควบคุมภายในของคุณ ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่จำเป็น แต่มักจะล่าช้าเมื่อต้องดำเนินการผ่านอีเมล

• การกำหนดเวลาชำระเงิน: เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับอนุมัติแล้ว จะมีการกำหนดเวลาชำระเงิน ข้อกำหนดต่างๆ อย่างเช่น Net 30 วันและ Net 60 วัน จะช่วยให้คุณเก็บเงินสดไว้ได้จนกว่าจะถึงวันครบกำหนด การชำระเงินเร็วเกินไปจะทำให้คุณเสียเงินสดหมุนเวียน ขณะที่การชำระเงินช้าเกินไปก็บั่นทอนความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และอาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับ

• การดำเนินการชำระเงิน: การโอนเงินเกิดขึ้นจริง ทีมเจ้าหนี้การค้า (AP) ของคุณจะเริ่มต้นธุรกรรมผ่านวิธีการชำระเงินที่เลือก

• การกระทบยอด: การชำระเงินจะถูกจับคู่กับใบแจ้งหนี้ในระบบบัญชีของคุณและปิดหนี้สิน ในการใช้งานในวงกว้างหรือในกรณีที่การชำระเงินล้มเหลว ขั้นตอนนี้คือส่วนที่ต้องใช้การจัดการสะสางด้วยตนเองมากที่สุด

ความท้าทายใดส่งผลให้ชำระเงินแก่ผู้ให้บริการได้ล่าช้า

ปัญหาในการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการส่วนใหญ่เกิดจากจุดอ่อนเดิมๆ ไม่กี่ประการ

ปัจจัยต่อไปนี้มีแนวโน้มที่จะทำให้การชำระเงินล่าช้า

• รายละเอียดธนาคารที่ไม่ถูกต้อง: ผู้ให้บริการอาจเปลี่ยนธนาคาร พิมพ์หมายเลขบัญชีผิด หรือแจ้งรายละเอียดขององค์กรที่ไม่ใช่องค์กรที่คุณจะชำระเงินให้ เมื่อการชำระเงินล้มเหลวเนื่องจากสาเหตุนี้ คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลใหม่ด้วยตนเอง ซึ่งอาจใช้เวลาและก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยหากการติดต่อดำเนินการผ่านทางอีเมล

• ปัญหาคอขวดเนื่องจากต้องดำเนินการอนุมัติด้วยตนเอง: หากการอนุมัติใบแจ้งหนี้ต้องอาศัยให้บุคคลเปิดอีเมล ค้นหาไฟล์แนบ จดจำบริบท และส่งต่อให้ถูกคน กระบวนการอนุมัติก็อาจติดขัดได้

• ข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้และการโต้แย้งการชำระเงิน: หมายเลขคำสั่งซื้อไม่ตรงกันหรือจำนวนเงินที่ไม่ถูกต้องส่งผลให้ต้องส่งใบแจ้งหนี้กลับไปยังผู้ให้บริการเพื่อแก้ไขและกลับเข้าสู่กระบวนการใหม่

• ความซับซ้อนระหว่างประเทศ: การชำระเงินแก่ผู้ให้บริการในสกุลเงินยูโรขณะที่ธุรกิจของคุณใช้สกุลเงินดอลลาร์สหรัฐ หมายความว่าต้องจัดการการแปลงสกุลเงิน ระบบธนาคารที่แตกต่างกัน ระยะเวลาการชำระเงินที่แตกต่างกัน และในบางครั้งยังมีข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดในท้องถิ่นด้วย ธุรกิจจำนวนมากจัดการกับความซับซ้อนดังกล่าวด้วยการโอนเงินต่างชาติเป็นรายกรณี แต่กระบวนการนี้อาจล่าช้าและมีค่าใช้จ่ายสูง

• ขาดการมองเห็น: เมื่อทีมของคุณไม่สามารถดูสถานะการชำระเงินแบบเรียลไทม์ได้ ก็ต้องเสียเวลาไปกับการขอการยืนยัน

ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยของธุรกิจเกี่ยวกับการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการมีอะไรบ้าง

แม้แต่ธุรกิจที่มีกระบวนการ AP ที่เป็นระบบระเบียบก็มีแนวโน้มที่จะดำเนินการผิดพลาดได้ แต่ข้อผิดพลาดหลายอย่างสามารถแก้ไขได้เมื่อคุณรู้ว่าควรจะดูที่จุดใด

สิ่งที่ควรระวังมีดังนี้

• การชำระเงินจากหลายบัญชีมากเกินไป: เมื่อแผนกหรือองค์กรต่างๆ เริ่มต้นการชำระเงินจากบัญชีธนาคารหลายบัญชี การกระทบยอดอาจซับซ้อนขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

• การละเลยส่วนลดจากการชำระเงินก่อนกำหนด: ธุรกิจมักให้ความสำคัญกับการไม่ชำระเงินล่าช้า แต่ไม่ได้ตระหนักถึงประโยชน์ที่อาจได้รับจากการชำระเงินก่อนกำหนดเสมอไป ผู้ให้บริการบางรายเสนอส่วนลดจากการชำระเงินก่อนกำหนด ซึ่งมักแสดงเป็น 2/10 Net 30 (กล่าวคือ คุณจะได้รับส่วนลด 2% หากคุณชำระเงินภายใน 10 วัน)

• การปฏิบัติต่อผู้ให้บริการทุกรายเหมือนกัน: ผู้ประกอบอาชีพอิสระที่เป็นบุคคลทั่วไปและซัพพลายเออร์วัสดุรายใหญ่ต่างก็มีโปรไฟล์ความเสี่ยงและความคาดหวังในการชำระเงินที่แตกต่างกัน รวมทั้งจะก่อให้เกิดผลกระทบที่ต่างกันหากเกิดข้อผิดพลาด การแบ่งกลุ่มฐานผู้ให้บริการจะช่วยให้คุณใช้กระบวนการที่เหมาะสมกับความสัมพันธ์ที่เหมาะสมได้

• การรวบรวมรายละเอียดธนาคารอย่างไม่ปลอดภัย: อีเมลยังคงเป็นช่องทางที่ธุรกิจมักใช้ในการรวบรวมข้อมูลธนาคารของผู้ให้บริการ แต่ช่องทางนี้มักเสี่ยงต่อการถูกดักจับหรือสวมรอย การหลอกลวงทางอีเมลของธุรกิจ (BEC) ใช้การดักจับหรือสวมรอยการแลกเปลี่ยนข้อมูลเหล่านี้แล้วจึงแทนที่ด้วยรายละเอียดบัญชีปลอมเพื่อฉ้อโกง การรวบรวมรายละเอียดธนาคารผ่านพอร์ทัลที่ได้รับการยืนยันจะเป็นการปิดช่องทางการโจมตีที่เกิดขึ้นจริงได้

• การไม่ตรวจสอบบันทึกของผู้ให้บริการ: ไฟล์หลักของผู้ให้บริการอาจสะสมข้อผิดพลาดไว้เมื่อเวลาผ่านไป ไม่ว่าจะเป็นรายการที่ซ้ำซ้อน ที่อยู่ที่ล้าสมัย และรายละเอียดธนาคารที่ไม่อัปเดต ธุรกิจที่ไม่ตรวจสอบบันทึกเหล่านี้เป็นระยะๆ พบกับการชำระเงินล้มเหลว การตีเงินกลับ และในกรณีที่แย่ที่สุดอย่างการส่งการชำระเงินไปยังบัญชีที่ผิด

• การข้ามการยืนยันการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการ: ผู้ให้บริการไม่ควรต้องส่งอีเมลหาคุณเพื่อสอบถามว่าได้มีการส่งการชำระเงินแล้วหรือไม่ การแจ้งเตือนอัตโนมัติที่เรียบง่ายเมื่อมีการเริ่มต้นการชำระเงินสามารถลดการสอบถามที่ส่งเข้ามาและสร้างความไว้วางใจในความสัมพันธ์ได้

คุณจะปรับปรุงขั้นตอนการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการได้อย่างไร

การเพิ่มประสิทธิภาพที่รวดเร็วที่สุดในการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการมักจะบรรลุผลได้จากการขจัดขั้นตอนที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง ความติดขัดส่วนใหญ่ในขั้นตอนการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการมักเป็นปัญหาเชิงโครงสร้าง (เช่น ความล่าช้าที่มีอยู่ในระบบจากวิธีการกำหนดเส้นทางการอนุมัติ การรวบรวมรายละเอียดของผู้ให้บริการ และการเริ่มต้นการชำระเงิน)

การแก้ไขต่อไปนี้อาจช่วยประหยัดเวลาของคุณได้

• ใช้ระบบอัตโนมัติกับการกำหนดเส้นทางการอนุมัติ: กำหนดเกณฑ์ในซอฟต์แวร์ AP ของคุณ และกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามจำนวนเงิน แผนก หรือประเภทผู้ให้บริการ เมื่อการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติสำหรับการชำระเงินที่มีความเสี่ยงต่ำและมีการกำหนดเป้าหมายสำหรับการชำระเงินที่มีความเสี่ยงสูง กระบวนการทั้งหมดก็จะดำเนินไปได้เร็วขึ้น

• ปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของผู้ให้บริการ: ความล้มเหลวในการชำระเงินจำนวนมากสามารถสืบย้อนไปถึงตอนที่คุณรวบรวมรายละเอียดผู้ให้บริการได้ ในกรณีที่รวบรวมข้อมูลทางอีเมล คุณอาจมีข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือล้าสมัยอยู่ในสเปรดชีต โดย Stripe Financial Connections จะช่วยให้ผู้ให้บริการเชื่อมต่อบัญชีธนาคารของตนได้โดยตรง เพื่อให้คุณทำงานโดยใช้รายละเอียดบัญชีที่ได้รับการยืนยัน แทนที่จะอาศัยข้อมูลที่พิมพ์ลงในแบบฟอร์ม

• รองรับวิธีการชำระเงินและสกุลเงินที่หลากหลาย: ผู้ให้บริการบางรายอาจไม่สามารถรับการหักบัญชีอัตโนมัติ และผู้ให้บริการต่างชาติบางรายก็อาจไม่สามารถรับการโอนเงินต่างชาติ ยิ่งคุณนำเสนอวิธีการชำระเงินหลายวิธีเท่าไร อุปสรรคในความสัมพันธ์ก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น

• ใช้ลิงก์การชำระเงินสำหรับผู้ให้บริการที่รับเงินเป็นประจำ: แทนที่จะส่งแบบฟอร์มรายละเอียดธนาคารทางอีเมล หรือติดตามข้อมูลอัปเดตด้วยตนเอง ให้ส่งลิงก์เฉพาะแก่ผู้ให้บริการ ซึ่งผู้ให้บริการจะสามารถตั้งค่าและอัปเดตการตั้งค่าการชำระเงินของตนได้ พอร์ทัลเฉพาะสำหรับผู้ให้บริการจะช่วยให้คุณสามารถรวบรวมรายละเอียดธนาคารที่ได้รับการยืนยันแล้วได้ในครั้งเดียวและป้องกันให้ไม่ต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้นในแต่ละครั้ง

• กระทบยอดโดยอัตโนมัติ: ซอฟต์แวร์ AP สมัยใหม่สามารถจับคู่การชำระเงินเข้ากับใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง หากคุณยังคงกระทบยอดการชำระเงินด้วยตนเอง ผลตอบแทนจากการลงทุนในการเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์จะคุ้มค่าอย่างมาก

การใช้เครื่องมือสมัยใหม่เพื่อลดความซับซ้อนในขั้นตอนการชำระเงินแก่ผู้ให้บริการจะช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลาและลดความเครียดได้ Stripe Global Payouts ช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งเงินจากบัญชีธนาคารของตนไปยังผู้ให้บริการได้ทั่วโลก พร้อมประสบการณ์กระบวนการเริ่มต้นใช้งานของผู้รับเงินที่ใช้งานง่ายและรองรับหลายสกุลเงิน

Stripe Payments ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Payments มอบโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงองค์กรระดับโลก สามารถรับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกได้

Stripe Payments ช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• เพิ่มประสิทธิภาพให้ประสบการณ์การชำระเงินของคุณ: สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าและประหยัดเวลาในการทำงานวิศวกรรมได้หลายพันชั่วโมงด้วย UI การชำระเงินที่สร้างไว้ให้แล้ว, สิทธิ์เข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 วิธี และ Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินที่สร้างโดย Stripe

• ขยายไปสู่ตลาดใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลกและลดความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายในการจัดการหลายสกุลเงินด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนที่มีให้บริการใน 195 ประเทศและกว่า 135 สกุลเงิน

• รวมการชำระเงินที่จุดขายและทางออนไลน์ไว้ด้วยกัน: สร้างประสบการณ์การค้าแบบแพลตฟอร์มรวมในช่องทางออนไลน์และที่จุดขายเพื่อปรับแต่งการโต้ตอบให้ตรงกลุ่ม ตอบแทนความภักดี และเพิ่มรายรับ

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มรายรับด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่กำหนดเองได้และปรับแต่งได้ง่ายๆ ซึ่งรวมถึงระบบป้องกันการฉ้อโกงแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและฟังก์ชันขั้นสูงเพื่อเพิ่มอัตราการอนุมัติ

• เดินหน้าได้เร็วขึ้นด้วยแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้เพื่อการเติบโต: สร้างบนแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อขยับขยายไปพร้อมกับคุณ โดยที่ผ่านมามีระยะเวลาให้บริการที่แทบจะไม่หยุดทำงานเลยอยู่ที่ 99.999% และมีความน่าเชื่อถือระดับแนวหน้าของวงการ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Payments สามารถช่วยให้คุณรับการชำระเงินออนไลน์และที่จุดขายได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้