Företag kan lägga ut avgifter för abonnemang på nödvändiga produkter och tjänster och gruppera dem baserade på ändamål. Vanliga kategorier är kommunikationskostnader, betalnings- och förbrukningskostnader. Det är dock viktigt att klassificera varje plan efter dess avsedda användning.

I den här artikeln går vi igenom de viktigaste redovisningskategorierna för abonnemang i japanska företag. Vi förklarar också hur du bokför dessa utgifter i bokföringsposter och belyser viktiga saker att komma ihåg.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett abonnemang?
  
• Kan abonnemang klassificeras som utgifter?　
  
• Vilka redovisningskategorier används för att bokföra abonnemang?
  
• Hur bokför man abonnemangsavgifter?
  
• Vad du ska tänka på när du bokför abonnemangsavgifter
  
• Vanliga frågor om att publicera abonnemangsavgifter
  
• Vikten av konsekvent bokföring
  

Vad är ett abonnemang?

En affärsmodell med abonnemang gör det möjligt för kunder att använda produkter och tjänster mot en fast månadsavgift. Video- och musikstreaming, e-böcker och molntjänster är alla typiska exempel på medlemskapsbaserade företag. Marknaden för abonnemang, särskilt de som gör det möjligt för kunder att njuta av lyx utan att samla på sig många fysiska varor, har expanderat under de senaste åren och förutspås fortsätta att växa.

Många företag har gått in i den här branschen, och många framgångshistorier om abonnemang erbjuder olika erbjudanden till business-to-business-marknaden och marknaden för företag-to-kund-marknaden. Den största fördelen med ett abonnentbaserat tillvägagångssätt är möjligheten att få tjänsten kontinuerligt helt enkelt genom att betala en fast kostnad. Med en videostreamingplattform kan du titta på så många filmer eller tv-program du vill utan att betala en avgift för varje innehåll.

Eftersom abonnemang debiteras enligt en fast avgift är det enkelt att spåra betalningar och utgifterna förblir konsekventa – till skillnad från vid köp av engångsprodukter. De viktigaste faktorerna som gör dessa planer populära är att du aldrig behöver oroa dig för att spendera för mycket av misstag och att det är enkelt att hantera kassaflödet eller ekonomin.

Kan abonnemangsavgifter klassificeras som utgifter?

Som tidigare nämnts kan avgifter för abonnemang relaterade till ett företag klassificeras som en utgift i din bokföring. Detta gäller både för företag och enskilda firmor. Så länge medlemskapet är arbetsrelaterat kan debiteringen inkluderas som en utgift.

Om abonnemang används för företag och personliga ändamål måste dock utläggen delas upp. Detta kallas "kaji-anbun" på japanska, vilket skiljer mellan företag och privata utgifter. Med andra ord kommer endast de poster som är märkta som företag i behandla att redovisas som utlägg. När dessa planer tjänar personliga och företag behov är det viktigt att föra goda arbetsregister för att fördela kostnaderna korrekt.

Kvitton och fakturor krävs vanligtvis som bevis när man anger abonnemang som en utgift i bokförings loggar. Om betalning görs med kreditkort kanske ett kvitto inte utfärdas varje gång. I sådana fall rekommenderas att du loggar in på ditt kreditkort konto och sparar kontoutdraget som en PDF. Du måste också spara eventuella ansökningar eller avtal du får.

Vilka redovisningskategorier används för att bokföra abonnemangsavgifter?

Här är de viktigaste redovisningskategorierna som används för att bokföra abonnemangsavgifter:

Kommunikationskostnader

Kommunikationskostnader inkluderar i allmänhet telefon-, internet- och fraktkostnader som uppstår när du bedriver företag. Andra prenumerationer som kan registreras som sådana inkluderar kostnader för användning av tjänster för byte av data via internet – dvs. e-post och webbkonferensverktyg – samt molnbaserade applikationer relaterade till ditt jobb, t.ex. bokföringsprogram.

Betalningensavgift

Abonnemang kan klassificeras som utgifter om du har en aktiv plan för streamingtjänster för ljud eller video. Om du till exempel använder dessa tjänster i bakgrunden av din restaurang, frisörsalong eller butik kan dessa avgifter betraktas som en utgift.

Utgifter för välfärd

Välfärdskostnader avser utgifter relaterade till anställdas välbefinnande och förmåner. Kaffeautomater och dryckesautomater (för läsk o.s.v.) som installeras på kontoret för personal är avsedda för anställdas välbefinnande, så eventuella abonnemangs avgifter som uppstår faller under denna typ av utgifter. Andra produkter som kan ingå i denna kategori är videoträningskurser online som tillhandahålls personalen och medlemsavgifter för hälsoappar.

Om användningen är kortare än ett år eller anskaffningskostnaden är lägre än 100 000 JPY är det dock möjligt att bokföra den som en förbrukningskostnad – trots att den betecknas som välfärd för anställda, vilket förklaras i följande avsnitt.

Utgifter för förbrukningsmaterial

Som termen antyder är förbrukningskostnader de kostnader som är förknippade med material som förbrukas under arbetet. Detta inkluderar artiklar som kopieringspapper och pappersvaror som används dagligen på kontoret. Förbrukningsvaror måste ha en livslängd på mindre än ett år eller ett inköpspris under 100 000 JPY. Endast artiklar som köpts under 100 000 JPY eller helt förbrukats inom ett år kan bokföras som material.

Utgifter som överstiger 100 000 JPY eller är avsedda för långvarig användning kan inte klassificeras som en förbrukningsvara.

Underhållningskostnader

Representationskostnader är en redovisningskategori som används för att redovisa kostnader för fritid och gåvor som ges till företag för att upprätthålla goda relationer.

När man överväger abonnemangsgrupperas avgiften för matgåvotjänster som ges till företagspartner som representationskostnader. Om dryckesautomaten som nämns tidigare under välfärdskostnader har installerats enbart för besökare kan den också grupperas som representationskostnader.

Hyresavgifter

Om du inte äger kontorsutrustning, datorer, kontorsmöbler eller företag utan istället hyr dessa objekt på abonnemang kan avgifterna dokumenteras som hyres- eller leasingavgifter. Hyresavgifter avser de kostnader som bokförs för utrustning som används enligt ett hyresavtal, medan leasingavgifter gäller för utrustning som används enligt ett leasingavtal.

Om ett coworking-utrymme eller ett delat kontor hyrs genom ett abonnemang ska hyran för dessa lokaler dessutom registreras under redovisningskategorin tomt- och fastighetshyra.

Diverse utgifter

Diverse utgifter är alla poster som inte passar in i ovanstående klassificeringar. I denna kategori redovisas små tillfälliga utgifter. Subscriptions kan behandlas som sådana i bokföringsprocessen om det inte finns något särskilt behov av enskild firma. Vanliga diverse utgifter inkluderar den årliga avgiften för kreditkort för företagets användning, hyres- och uppsägningskostnader.

Hur bokför man abonnemangsavgifter?

Här kommer vi att titta på ett exempel på journaliseringsmetoden för abonnemangs avgifter under gruppen Kommunikationskostnader.

Månatliga betalningar:

Anta att du har ett månatligt abonnemang på 2 000 JPY för ett webbkonferenssystem. Detta måste kategoriseras som en kommunikationskostnad. Nedan visar vi journaliseringsmetoden för två typer av betalningar: banköverföring och kreditkort.

Betala med banköverföring

• Debitering: Kommunikationskostnader, 2 000 JPY/Kredit: Vanligt bankkonto, 2 000 JPY
  

Betala med kreditkort

• Vid betalning med kreditkort
  Debit: Kommunikationskostnader, 2 000 JPY/Kredit: Leverantörsreskontra, 2 000 JPY

• När betalningen dras från ett vanligt bankkonto
  Debitering: Leverantörsreskontra, 2 000 yen/kredit: vanligt bankkonto, 2 000 yen

Betala ett engångsbelopp för ett avtal som varar mindre än ett år

När ett abonnemangs användningsperiod är ett år eller mindre och samma redovisnings- process används för återkommande utgifter, gäller specialfallet med kortfristiga förbetalda utgifter.

Följande är ett exempel på en bokföringspost för en transaktion med ett engångsbelopp av kostnaderna för en ettårsplan. Låt oss titta på en bokföringspost för ett webbkonferenssystem med en årlig avgift på 20 000 JPY. Bokföringsmetoden för det här fallet är ungefär densamma som för den månatliga betalningen vi tittade på tidigare.

Betala med banköverföring

• Debitering: Kommunikationskostnader, 20 000 JPY/Kredit: Vanligt bankkonto, 20 000 JPY
  

Betala med kreditkort

• Vid betalning med kreditkort
  Debet: Kommunikationskostnader, 20 000 yen/kredit: leverantörsreskontra, 20 000 yen

• När betalningen dras från ett vanligt bankkonto
  Debitering: Leverantörsreskontra, 20 000 yen/kredit: vanligt bankkonto, 20 000 yen

Betala för flera år av ett långt avtal i en klumpsumma

Låt oss nu titta på journalföringsmetoden för ett flerårigt avtal för en abonnemang. Nedan följer ett exempel på den journalföring som du skulle ange när du betalar för tre års avgifter för webbkonferenssystem till ett pris av 20 000 JPY per år i en engångssumma:

Betala med banköverföring

• Vid betalning
  Debitering: Förutbetalda utgifter, 60 000 yen/Kredit: Vanligt bankkonto, 60 000 yen

• Vid bokföring av utgifter (årlig avräkning)
  Debet: Kommunikationskostnader, 20 000 yen/kredit: Förutbetalda kostnader, 20 000 yen

Om avtalsperioden är längre än ett år ska du först bokföra betalningen under de förutbetalda utgifterna. Vid tidpunkten för avräkningen överför du sedan det belopp som använts under den aktuella perioden (årlig avgift) till kategorin kommunikationsutgifter.

Vad du ska tänka på när du bokför abonnemangsavgifter

Du måste vara försiktig med följande punkter för att säkerställa att bokföringsposter för abonnemang hanteras smidigt:

Fortsätt att använda de bokföringsposter som redan har valts

För att upprätthålla en konsekvent bokföring bör du använda samma bokföringsrelaterade radpost för alla framtida bokföringsposter när du har valt den.

Om de viktigaste uppgifterna i dina abonnemang ändras avsevärt eller om syftet med dem ändras kan kontoelements justeras i enlighet med detta. Om till exempel en vattenautomat som ursprungligen installerades i ett gemensamt utrymme endast för besökare har flyttats och nu endast används av anställda, måste du korrigera utgifterna för representations- och välfärdskostnader.

Använd bokföringsposter som i allmänhet är enkla

Du kan välja vilka redovisningskategorier som ska användas för dina abonnemang. Det är dock förmodligen bäst att använda enkla klassificeringar som kommunikation och leveranser, som är mer allmänt kända. På så sätt kan alla i organisationen få en gemensam förståelse för situationen. Det blir lättare att svara om man ber om bekräftelse, eftersom innehållet snabbt kan förstås.

När du använder abonnemang för privat bruk och företag

Om ett abonnemang fungerar för privat bruk och företag måste avgifterna fördelas så att de återspeglar företagets användningsprocent. Endast den del som är avsedd för företag kan redovisas som ett utlägg för de totala kostnaderna.

Om du till exempel använder en smartphone för företag i arbetet men för privat bruk vid andra tillfällen måste du föra register över hur mycket tid som går åt till att prata och hur mycket data som används i arbetet. Om det inte finns någon dokumentation kanske utgiften inte redovisas i din redovisning. Extra försiktighet krävs när du använder en tjänst för privat bruk och företag.

Vanliga frågor om journalföring av abonnemangsavgifter

Vilken redovisningskategori ska mitt abonnemang tillhöra?

Molnbaserade tjänster som Adobe Creative Cloud behandlas vanligtvis som kommunikationskostnader. Dessa abonnemang betraktas som onlineverktyg som tillhandahålls via molnet och redovisas därefter.

Vilken redovisningskategori ska mitt abonnemang tillhöra?

Ett Microsoft-abonnemang anses också vanligtvis vara en kommunikationskostnad. Samma journaliseringsmetod används när du betalar den månatliga avgiften och gör en betalning som ett engångsbelopp för ett avtal på mindre än ett år.

Hur hanteras avskrivningar för abonnemang?

Avskrivning är en redovisningsmetod som innebär att kostnaden för att köpa dyra anläggningstillgångar, t.ex. utrustning, maskiner och inventarier, delas upp i årliga delbetalningar och bokförs som ett utlägg under tillgångens nyttjandeperiod. Oavsett vad du tänker använda för en dyr radpost under en längre tid kan du inte skriva av hela inköpspriset som en kostnad vid anskaffningstillfället. Vi kallar dessa avskrivningsbara tillgångar eftersom deras värde minskar med tiden på grund av slitage. Avskrivning gäller dock inte avgifter för användning av abonnemang.

Abonnemang ger kontinuerlig tillgång till produkter eller tjänster utan äganderätt. Därför kan dessa avgifter i bokföringen behandlas som användning av tjänster – liknande remitteringsavgifter, leveranser eller leasingbetalningar. Till skillnad från när du köper programvara eller en bil finns det inget behov av att behandla avskrivningar eftersom de inte ingår i kategorin tillgångar.

Vikten av konsekvent bokföring

Eftersom abonnemang skiljer sig mycket åt i karaktär och innehåll är de juridiska riktlinjerna för hur de ska klassificeras fortfarande oklara. När flera företag använder samma medlemstjänst kan de kategorisera utgifterna olika baserat på deras specifika praxis.

Därför är det viktigt att välja den bokföringsmetod som är lämpligast i enlighet med ditt företags policyer för att säkerställa korrekt ekonomisk spårning. Om du är osäker på vilken metod du ska använda kan du överväga att rådfråga en skatterådgivare eller annan professionell.

När du använder abonnemang för att driva en verksamhet bör du dessutom prioritera de som erbjuder flexibilitet i bokföringen för att förenkla utgiftshanteringen.

Innan du bestämmer dig ska du kontrollera om abonnemang erbjuder olika fasta planer och betalning och bekräfta att de utfärdar fakturor och inkomster som krävs för bokföringen.

För abonnemangs plattformar som redan använder Stripe Billing kan flera fasta planer erbjudas till kunder, vilket gör det möjligt för företag att välja den bästa strategin. Abonnemang som använder Stripe Billing support en rad betalningsmetoder, inklusive kreditkort, mobila plånböcker, bank överföringar och transaktioner i butik, vilket ger användarna flexibla och effektiva sätt att betala.