Les entreprises peuvent facturer les frais d’abonnement pour les produits et services nécessaires, en les regroupant en fonction de l’objectif établi. Les catégories courantes incluent les coûts de communication, les frais de paiement et les dépenses en consommables. Cependant, il est important de classer chaque plan en fonction de l’utilisation prévue.

Dans cet article, nous allons détailler les principales catégories comptables pour les abonnements dans les entreprises japonaises. Nous expliquerons également comment consigner ces dépenses dans le journal, en mettant en évidence les considérations importantes à retenir.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un abonnement?
  
• Les frais d’abonnement peuvent-ils être considérés comme des dépenses?　
  
• Quelles sont les catégories comptables utilisées pour journaliser les frais d’abonnement?
  
• Comment journalisez-vous les frais d’abonnement?
  
• Ce qu’il faut garder à l’esprit lors de la journalisation des frais d’abonnement
  
• Foire aux questions sur la journalisation des frais d’abonnement
  
• L’importance d’une tenue de livre régulière
  

Qu’est-ce qu’un abonnement?

Un modèle économique par abonnement permet aux clients d’utiliser des produits et services moyennant des frais mensuels fixes. Le streaming vidéo et musical, les livres électroniques et l’informatique en nuage sont tous des exemples typiques d’entreprises fondées sur l’abonnement. Le marché des services d’abonnement, en particulier ceux qui permettent aux clients de profiter de certains luxes sans accumuler de biens matériels, a connu une croissance au cours des dernières années et devrait continuer à croître.

De nombreuses entreprises se sont lancées dans ce secteur, et plusieurs réussites en matière d’abonnement offrent diverses propositions tant aux marchés interentreprises (B2B) qu’aux marchés entreprise-consommateur (B2C). Le principal avantage d’un modèle basé sur l’abonnement est la possibilité de bénéficier d’un service en continu simplement en payant un tarif fixe. Par exemple, avec une plateforme de diffusion en continu, il est possible de regarder autant de films ou d’émissions télévisées qu’on le souhaite sans avoir à payer pour chaque contenu.

Étant donné que les abonnements sont facturés à un tarif fixe, le suivi des paiements est simple et les dépenses restent cohérentes, contrairement à l’achat de produits uniques. Les principaux facteurs de popularité de ces offres sont que vous n’avez jamais à vous soucier de dépenser accidentellement trop et qu’il est simple de gérer les flux de trésorerie ou les finances d’une opération.

Les frais d’abonnement peuvent-ils être considérés comme des dépenses?

Comme mentionné précédemment, les frais d’abonnement liés à une entreprise peuvent être classés comme une dépense dans vos registres comptables. Cela s’applique aussi bien aux sociétés qu’aux entreprises individuelles. Tant que l’adhésion est liée au travail, le paiement peut être inclus dans les dépenses.

Néanmoins, si les abonnements sont utilisés à des fins professionnelles et personnelles, les dépenses doivent être réparties. C’est ce qu’on appelle le « kaji-anbun » en japonais, un processus qui fait la distinction entre les dépenses professionnelles et les dépenses privées. En d’autres termes, seuls les éléments identifiés comme dépenses professionnelles dans le cadre du processus de kaji-anbun seront comptabilisés. Lorsque ces abonnements répondent à des besoins à la fois personnels et professionnels, il est important de tenir des registres précis afin de répartir correctement les coûts.

Les reçus et les factures sont généralement exigés comme pièces justificatives lors de l’enregistrement des abonnements en tant que dépenses dans les journaux comptables. Si le paiement est effectué par carte de crédit, il se peut qu’aucun reçu ne soit émis. Dans ce cas, il est recommandé de se connecter à votre compte de carte de crédit et d’enregistrer le relevé au format PDF. Vous devez également conserver tous les formulaires d’inscription ou les contrats reçus.

Quelles sont les catégories comptables utilisées pour journaliser les frais d’abonnement?

Voici les principales catégories comptables utilisées pour journaliser les frais d’abonnement :

Les frais de communication

Les frais de communication comprennent généralement le service téléphonique, la connexion Internet ainsi que les frais d’expédition engagés dans le cadre des activités de l’entreprise. D’autres abonnements peuvent aussi être comptabilisés sous cette catégorie, notamment les coûts liés à l’utilisation de services permettant l’échange de données en ligne, tels que les plateformes de courriel, les outils de conférence Web, et les applications infonuagiques utilisées dans le cadre du travail, comme les logiciels de comptabilité

Frais de paiement

Les frais d’abonnement peuvent être considérés comme des dépenses si vous avez un plan de service de streaming audio ou vidéo actif. Par exemple, si vous utilisez ces services en arrière-plan de votre restaurant, salon de coiffure ou boutique, ces frais peuvent être considérés comme une dépense.

Dépenses de bien-être social

Les dépenses de bien-être social désignent les dépenses liées au bien-être et aux avantages sociaux des employés. Les machines à café et les distributeurs de boissons (pour les boissons gazeuses, etc.) installés dans le bureau pour le personnel sont destinés au bien-être des employés, de sorte que les frais d’abonnement encourus relèveraient de ce type de dépenses. D’autres articles peuvent être inclus dans cette catégorie : les cours de fitness vidéo en ligne fournis au personnel et les frais d’adhésion aux applications dans le domaine de la santé.

Cela dit, si la période d’utilisation est inférieure à un an ou si le coût d’acquisition est inférieur à 100 000 ¥, il est possible de l’enregistrer comme une dépense consommable, bien qu’elle soit étiquetée comme relevant du bien-être des employés, comme expliqué dans la section suivante.

Dépenses pour les biens de consommation

Comme le terme l’indique, les dépenses de consommables sont les frais associés aux matériaux consommés pendant les opérations. Cela inclut des articles tels que le papier à copier et la papeterie utilisés quotidiennement au bureau. Les biens consommables doivent avoir une durée de vie utile inférieure à un an ou un prix d’achat inférieur à 100 000 ¥; Seuls les articles achetés à moins de 100 000 ¥ ou entièrement consommés dans un délai d’un an peuvent être enregistrés comme fournitures.

Les dépenses supérieures à 100 000 ¥ ou destinées à une utilisation à long terme ne peuvent pas être classées comme consommables.

Frais de divertissement

Les frais de divertissement sont une catégorie comptable utilisée pour enregistrer les coûts des loisirs et des cadeaux offerts aux partenaires d’entreprise afin de maintenir de bonnes relations.

Lorsqu’on envisage des abonnements, les frais d’adhésion pour un service de cadeaux alimentaires offert aux entreprises partenaires seraient regroupés comme une dépense de divertissement. En outre, si le distributeur de boissons mentionné ci-dessus dans les dépenses sociales a été installé exclusivement pour les visiteurs, il pourrait également être regroupé en tant que tel.

Frais de location

Si vous ne possédez pas de matériel de bureau, d’ordinateurs, de mobilier de bureau ou de véhicules d’entreprise, mais que vous louez plutôt ces articles sur la base d’un abonnement, les frais peuvent être comptabilisés comme des frais de location ou de crédit-bail. Les frais de location désignent les coûts enregistrés pour l’utilisation d’équipements dans le cadre d’un contrat de location simple, tandis que les frais de crédit-bail concernent l’utilisation d’équipements dans le cadre d’un contrat de crédit-bail.

De plus, si un espace de coworking ou un bureau partagé est loué selon un modèle d’abonnement, le loyer de ces installations doit être enregistré dans la catégorie comptable « loyer de terrains et bâtiments.

Dépenses diverses

Les dépenses diverses regroupent tous les articles qui n’entrent pas dans les classifications précédentes. Cette catégorie sert à enregistrer de petits montants de dépenses ponctuelles. Les abonnements peuvent y être comptabilisés s’il n’est pas nécessaire de les gérer individuellement. Les dépenses diverses courantes comprennent les frais annuels d’utilisation d’une carte de crédit professionnelle, ainsi que les frais de location et d’annulation.

Comment journalisez-vous les frais d’abonnement?

Voici un exemple de méthode de journalisation des frais d’abonnement sous la catégorie « frais de communication ».

Paiements mensuels

Disons que vous avez un abonnement mensuel de 2 000 ¥ pour un système de vidéoconférence. Ce montant doit être classé dans les frais de communication. Voici comment comptabiliser cette dépense selon deux modes de paiement : virement bancaire et créditez carte.

Paiement par virement bancaire

• Débit : Frais de communication, 2 000 ¥ / Crédit: compte bancaire ordinaire, 2 000 ¥
  

Paiement par carte de crédit

• Lorsque le paiement se fait par carte de crédit
  Débit : Frais de communication, 2 000 ¥ / Crédit: Comptes fournisseurs, 2 000 ¥

• Lorsque le paiement est prélevé d’un compte bancaire courant
  Débit : Comptes fournisseurs, 2 000 ¥ / Crédit: Compte bancaire courant, 2 000 ¥

Payer pour un contrat de moins d’un an en une seule fois

Lorsque la durée d’utilisation d’un abonnement est inférieure ou égale à un an et que le même processus comptable est utilisé pour les dépenses récurrentes, le cas particulier des dépenses prépayées à court terme s’applique.

Voici un exemple d’écriture comptable pour une transaction forfaitaire couvrant les coûts d’un plan annuel. Prenons le cas d’un système de vidéoconférence dont les frais annuels s’élèvent à 20 000 yens. L’approche de journalisation dans ce cas est sensiblement la même que celle utilisée pour les paiements mensuels que nous avons examinée précédemment.

Paiement par virement bancaire

• Débit : Frais de communication, 20 000 ¥ / Crédit: compte bancaire courant, 20 000 ¥
  

Paiement par carte de crédit

• Lorsque le paiement se fait par carte de crédit
  Débit : Frais de communication, 20 000 ¥ / Crédit: Comptes fournisseurs, 20 000 ¥

• Lorsque le paiement est prélevé d’un compte bancaire courant
  Débit : Comptes fournisseurs, 20 000 ¥ / Crédit: Compte bancaire courant, 20 000 ¥

Payer en une seule fois plusieurs années d’un contrat à long terme

Examinons maintenant la méthode de journalisation d’un contrat pluriannuel pour un service d’abonnement. Voici un exemple d’écriture comptable à enregistrer lors du paiement en une seule fois de trois années de frais pour un système de conférence Web, à raison de 20 000 ¥ par année :

Paiement par virement bancaire

• Lors du paiement
  Débit : Frais payés d’avance, 60 000 ¥ / Crédit : Compte bancaire ordinaire, 60 000 ¥

• Lors de l’enregistrement des dépenses (règlement de comptes annuels)
  Débit: Frais de communication, 20 000 ¥ / Crédit : Dépenses prépayées, 20 000 ¥

Si la durée du contrat est supérieure à un an, enregistrez d’abord le paiement dans les dépenses payées d’avance. Ensuite, au moment du règlement, transférez le montant utilisé au cours de la période concernée (frais annuels) à la catégorie des frais de communication.

Ce qu’il faut garder à l’esprit lors de la journalisation des frais d’abonnement

Vous devez être attentif aux points suivants pour vous assurer que le contenu du journal des éléments comptables d’abonnement est géré normalement :

Continuer à utiliser les éléments comptables déjà sélectionnés

Pour assurer la cohérence en comptabilité, utilisez le même poste comptable pour toutes les écritures futures une fois celui-ci choisi.

Si les détails principaux de vos abonnements changent de manière significative ou si leur finalité évolue, les éléments comptables peuvent être ajustés en conséquence. Par exemple, si un distributeur d’eau initialement installé dans un espace commun réservé aux visiteurs a été déplacé et est désormais utilisé exclusivement par des employés, vous devez reclasser les dépenses de divertissement en dépenses sociales.

Utilisez des éléments comptables qui sont généralement simples

Vous pouvez choisir les catégories comptables à utiliser pour vos abonnements. Néanmoins, il est généralement préférable d’utiliser des classifications simples telles que communications et fournitures, qui sont plus couramment reconnues. Cela permettra à tous les membres de l’organisation d’avoir une compréhension commune de la situation. Il devient plus facile de répondre si on vous demande une confirmation, car le contenu peut être rapidement compris.

Lorsqu’on utilise des abonnements à des fins personnelles et professionnelles

Si un abonnement sert à la fois à des fins personnelles et professionnelles, les frais doivent être répartis en fonction du pourcentage d’utilisation professionnelle. Seule la part attribuée à l’usage professionnel peut être comptabilisée comme dépense sur le total des coûts.

Par exemple, si vous utilisez un smartphone pour entreprise au travail, mais à des fins personnelles à d’autres moments, vous devez tenir un registre du temps passé à parler et de la quantité de données utilisées pour le travail. S’il n’y a pas de documentation, la dépense peut ne pas être reconnue dans votre comptabilité. Une prudence particulière est nécessaire lors de l’utilisation d’un service à des fins personnelles et professionnelles.

Foire aux questions sur la journalisation des frais d’abonnement

Dans quelle catégorie de comptabilité mon abonnement Adobe doit-il être classé?

Les services fournis dans le cloud, tels qu’Adobe Creative Cloud, sont généralement traités comme des dépenses de communication. Ces abonnements sont considérés comme des outils en ligne fournis via le cloud et sont comptabilisés en conséquence.

À quelle catégorie de comptabilité mon abonnement Microsoft doit-il appartenir?

Généralement, un abonnement Microsoft est également considéré comme une dépense de communication. La même méthode de journalisation est utilisée lorsque vous payez les frais d’adhésion mensuels et effectuez un paiement forfaitaire pour un contrat de moins d’un an.

Comment la dépréciation est-elle traitée pour les abonnements?

La dépréciation est une méthode comptable selon laquelle le coût d’achat d’immobilisations coûteuses, comme l’équipement, la machinerie et le mobilier, est réparti en versements annuels et enregistré comme une dépense sur la durée de vie utile de l’actif. Cela dit, pour un bien coûteux que vous prévoyez d’utiliser sur une longue période, vous ne pouvez pas déduire la totalité du prix d’achat en une seule fois au moment de l’acquisition. On parle alors d’actifs amortissables, car leur valeur diminue avec le temps en raison de l’usure. Cependant, l’amortissement ne s’applique pas aux frais liés à l’utilisation de services par abonnement.

Les abonnements permettent un accès continu à des produits ou services sans transfert de propriété. Par conséquent, ces frais peuvent être traités en comptabilité comme des frais d’utilisation de services — similaires aux frais de transfert, aux fournitures ou aux paiements de location. Contrairement à l’achat de logiciels ou d’une voiture, il n’est pas nécessaire d’appliquer l’amortissement, car ces frais ne correspondent pas à la catégorie des actifs.

L’importance d’une tenue de livre régulière

Étant donné que les abonnements varient considérablement en nature et en contenu, les directives juridiques relatives à leur classification comptable restent floues. Lorsque plusieurs entreprises utilisent le même service d’abonnement, elles peuvent classer les dépenses différemment selon leurs pratiques spécifiques.

Pour cette raison, il est essentiel de choisir l’approche de tenue de livres la plus appropriée, conforme aux politiques de votre entreprise, pour assurer un bon suivi financier. Si vous n’êtes pas certain de la méthode à utiliser, envisagez de consulter un conseiller fiscal ou un autre professionnel.

De plus, lorsque vous utilisez des abonnements pour exécuter une opération, privilégiez ceux qui offrent une flexibilité en matière de comptabilité pour simplifier le traitement des dépenses.

Avant de vous engager, vérifiez si le fournisseur d’abonnement propose différentes offres forfaitaires et plusieurs options de paiement, et confirmez qu’il émet les factures et reçus nécessaires aux enregistrements comptables.

Pour les plateformes d’abonnement qui utilisent déjà Stripe Billing, plusieurs offres forfaitaires peuvent être proposées aux clients, ce qui permet aux entreprises de choisir la meilleure stratégie. Les abonnements utilisant Stripe Billing supportent une gamme de modes de paiement, notamment les cartes de crédit, les portefeuilles mobiles, les transferts bancaires et les transactions en magasin, offrant aux utilisateurs des moyens de paiement flexibles et efficaces.