Les entreprises peuvent passer en frais les coûts d'abonnement aux produits et services nécessaires, en les regroupant en fonction de leur objectif. Les catégories courantes comprennent les frais de communication, les frais de paiement et les dépenses consommables. Cependant, il est important de classer chaque forfait en fonction de son utilisation prévue.

Dans cet article, nous allons détailler les principales catégories comptables relatives aux abonnements dans les entreprises japonaises. Nous expliquerons également comment enregistrer ces dépenses dans les écritures comptables, en soulignant les points importants à retenir.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un abonnement ?
  
• Les frais d’abonnement peuvent-ils être considérés comme des dépenses ?　
  
• Quelles sont les catégories comptables utilisées pour journaliser les frais d’abonnement ?
  
• Comment comptabiliser les frais d'abonnement ?
  
• Ce qu’il faut garder à l’esprit lors de la journalisation des frais d’abonnement
  
• Foire aux questions sur la journalisation des frais d’abonnement
  
• L’importance d’une tenue de livre régulière
  

Qu’est-ce qu’un abonnement ?

Un business modèle parabonnement permet aux clients d'utiliser des produits et des services moyennant une commission mensuelle fixe. Le streaming vidéo et musical, les livres électroniques et le cloud computing sont autant d'exemples typiques d'entreprises fonctionnant par abonnement. Le marché des services par abonnement, en particulier ceux qui permettent aux clients de profiter de produits de luxe sans accumuler beaucoup d'objets physiques, s'est développé ces dernières années et devrait continuer à croître.

De nombreuses entreprises se sont lancées dans ce secteur, et de nombreux exemples de réussite dans le domaine des abonnements proposent diverses offres aux marchés B2B et aux consommateurs. Le principal avantage d'une approche basée sur l'abonnement est la possibilité de bénéficier du service de manière continue en payant simplement un coût fixe. Avec une plateforme de streaming vidéo, il est possible de regarder autant de films ou de séries télévisées que vous le souhaitez sans payer de frais pour chaque contenu.

Comme les abonnements sont facturés à un tarif fixe, le suivi des paiements est simple et les dépenses restent constantes, contrairement à l'achat de produits ponctuels. Les principaux facteurs qui expliquent la popularité de ces formules sont le fait que vous n'avez jamais à vous soucier de dépasser accidentellement votre budget et qu'il est facile de gérer les flux de trésorerie ou les finances d'une entreprise.

Les frais d'abonnement peuvent-ils être classés comme des dépenses ?

Comme mentionné précédemment, les frais d'abonnement liés à une entreprise peuvent être classés comme une dépense dans vos registres comptables. Cela s'applique aussi bien aux sociétés qu'aux entreprises individuelles. Tant que l'adhésion est liée au travail, les frais peuvent être inclus comme une dépense.

Néanmoins, si les abonnements sont utilisés à des fins professionnelles et personnelles, les dépenses doivent être réparties. C’est ce qu’on appelle le « kaji-anbun » en japonais, un processus qui fait la distinction entre les dépenses professionnelles et les dépenses privées. En d’autres termes, seuls les éléments identifiés comme dépenses professionnelles dans le cadre du processus de kaji-anbun seront comptabilisés. Lorsque ces abonnements répondent à des besoins à la fois personnels et professionnels, il est important de tenir des registres précis afin de répartir correctement les coûts.

Les reçus et les factures sont généralement exigés comme justificatifs lorsque vous enregistrez des abonnements comme dépenses dans vos registres comptables. Si le paiement est effectué par carte de crédit, il se peut qu'un reçu ne soit pas émis à chaque fois. Dans ce cas, il est recommandé de vous connecter à votre compte de carte de crédit et d'enregistrer le relevé au format PDF. Vous devez également conserver tous les formulaires de demande ou contrats que vous recevez.

Quelles sont les catégories comptables utilisées pour journaliser les frais d’abonnement ?

Voici les principales catégories comptables utilisées pour journaliser les frais d’abonnement :

Les frais de communication

Les frais de communication comprennent généralement les services téléphoniques, la connexion Internet et les frais d'expédition engagés dans le cadre de l'activité professionnelle. Les autres abonnements pouvant être enregistrés comme tels comprennent les coûts liés à l'utilisation de services d'échange de données sur Internet, à savoir les plateformes de messagerie électronique et les outils de conférence Web, ainsi que les applications cloud liées à votre travail, telles que les logiciels de comptabilité.

Frais de paiement

Les frais d’abonnement peuvent être considérés comme des dépenses si vous avez un plan de service de streaming audio ou vidéo actif. Par exemple, si vous utilisez ces services en arrière-plan de votre restaurant, salon de coiffure ou boutique, ces frais peuvent être considérés comme une dépense.

Dépenses consacrées au bien-être et aux services connexes

Les dépenses liées au bien-être désignent les dépenses liées au bien-être et aux avantages sociaux des employés. Les machines à café et les distributeurs de boissons (boissons gazeuses, etc.) installés dans les bureaux à l'intention du personnel sont destinés au bien-être des employés. Les frais d'abonnement engagés à cet effet relèvent donc de ce type de dépenses. Les cours de fitness en ligne proposés au personnel et les frais d'adhésion à des applications de santé peuvent également être inclus dans cette catégorie.

Cela dit, si la période d’utilisation est inférieure à un an ou si le coût d’acquisition est inférieur à 100 000 ¥, il est possible de l’enregistrer comme une dépense consommable, bien qu’elle soit étiquetée comme relevant du bien-être des employés, comme expliqué dans la section suivante.

Dépenses pour les consommables

Comme le terme l'indique, les dépenses consommables sont les frais liés aux matériaux consommés pendant les opérations. Cela comprend des articles tels que le papier à photocopier et les fournitures de bureau utilisés quotidiennement au bureau. Les biens consommables doivent avoir une durée de vie utile inférieure à un an ou un prix d'achat inférieur à 100 000 ; seuls les articles achetés à moins de 100 000 ¥ ou entièrement consommés dans un délai d'un an peuvent être enregistrés comme fournitures.

Les dépenses supérieures à 100 000 ¥ ou destinées à une utilisation à long terme ne peuvent pas être classées comme consommables.

Frais de représentation

Les frais de représentation sont une catégorie comptable utilisée pour enregistrer les coûts liés aux loisirs et aux cadeaux offerts aux partenaires commerciaux afin d'entretenir de bonnes relations.

Si l'on considère les abonnements, les frais d'adhésion à un service de cadeaux alimentaires offerts aux partenaires entreprise seraient regroupés en tant que frais de représentation. En outre, si le distributeur de boissons mentionné plus haut dans les dépenses de bien-être a été installé hors taxes pour les visiteurs, il pourrait également être regroupé comme tel.

Frais de location

Si vous ne possédez pas de matériel de bureau, d’ordinateurs, de mobilier de bureau ou de véhicules d’entreprise, mais que vous louez plutôt ces articles sur la base d’un abonnement, les frais peuvent être comptabilisés comme des frais de location ou de crédit-bail. Les frais de location désignent les coûts enregistrés pour l’utilisation d’équipements dans le cadre d’un contrat de location simple, tandis que les frais de crédit-bail concernent l’utilisation d’équipements dans le cadre d’un contrat de crédit-bail.

De plus, si un espace de coworking ou un bureau partagé est loué selon un modèle d’abonnement, le loyer de ces installations doit être enregistré dans la catégorie comptable « loyer de terrains et bâtiments.

Dépenses diverses

Les dépenses diverses sont tous les éléments qui n'entrent pas dans les catégories ci-dessus. Cette catégorie enregistre les petites dépenses temporaires. Les abonnements peuvent être traités comme tels dans le processus comptable s'il n'y a pas de besoin particulier de gestion individuelle. Les dépenses diverses courantes comprennent les frais annuels liés à l'utilisation d'une carte de crédit professionnelle, les frais de location et les frais d'annulation.

Comment comptabiliser les frais d'abonnement ?

Nous examinerons ici une instance de la méthode de journalisation des frais d'abonnement dans le groupe « frais de communication ».

Paiements mensuels

Disons que vous avez un abonnement mensuel de 2 000 ¥ pour un système de visioconférence. Ce montant doit être classé dans les frais de communication. Voici comment comptabiliser cette dépense selon deux moyens de paiement : virement bancaire et carte de crédit.

Paiement par virement bancaire

• Débit : frais de communication, 2 000 ¥ / Crédit : compte courant, 2 000 ¥
  

Paiement par carte de crédit

• Lorsque le paiement se fait par carte de crédit
  Débit : frais de communication, 2 000 ¥ / Crédit : comptes fournisseurs, 2 000 ¥

• Lorsque le paiement est prélevé d’un compte bancaire courant
  Débit : comptes fournisseurs, 2 000 ¥ / Crédit : compte courant, 2 000 ¥

Payer pour un contrat de moins d’un an en une seule fois

Lorsque la durée d’utilisation d’un abonnement est inférieure ou égale à un an et que le même processus comptable est utilisé pour les dépenses récurrentes, le cas particulier des dépenses prépayées à court terme s’applique.

Voici un exemple d'écriture comptable pour une transaction forfaitaire correspondant aux coûts d'un abonnement d'un an. Prenons l'exemple d'un système de conférence Web dont le coût annuel s'élève à 20 000 ¥. La méthode de comptabilisation utilisée dans ce cas est sensiblement la même que celle utilisée précédemment pour les paiements mensuels.

Paiement par virement bancaire

• Débit : frais de communication, 20 000 ¥ / Crédit : compte courant, 20 000 ¥
  

Paiement par carte de crédit

• Lorsque le paiement se fait par carte de crédit
  Débit : frais de communication, 20 000 ¥ / Crédit : comptes fournisseurs, 20 000 ¥

• Lorsque le paiement est prélevé d’un compte courant
  Débit : comptes fournisseurs, 20 000 ¥ / Crédit : compte courant, 20 000 ¥

Payer en une seule fois plusieurs années d’un contrat à long terme

Examinons maintenant la méthode de journalisation d’un contrat pluriannuel pour un service d’abonnement. Voici un exemple d’écriture comptable à enregistrer lors du paiement en une seule fois de trois années de frais pour un système de conférence Web, à raison de 20 000 ¥ par année :

Paiement par virement bancaire

• Lors du paiement
  Débit : frais payés d’avance, 60 000 ¥ / Crédit : compte courant, 60 000 ¥

• Lors de l’enregistrement des dépenses (règlement de comptes annuels)
  Débit : frais de communication, 20 000 ¥ / Crédit : dépenses prépayées, 20 000 ¥

Si la durée du contrat est supérieure à un an, enregistrez d’abord le paiement dans les dépenses payées d’avance. Ensuite, au moment du règlement, transférez le montant utilisé au cours de la période concernée (frais annuels) à la catégorie des frais de communication.

Ce qu’il faut garder à l’esprit lors de la journalisation des frais d’abonnement

Vous devez prêter attention aux points suivants afin de garantir le bon traitement des écritures comptables relatives aux postes comptables liés aux abonnements :

Continuer à utiliser les éléments comptables déjà sélectionnés

Pour assurer la cohérence en comptabilité, utilisez le même poste comptable pour toutes les écritures futures une fois celui-ci choisi.

Si les détails principaux de vos abonnements changent de manière significative ou si leur finalité évolue, les éléments comptables peuvent être ajustés en conséquence. Par exemple, si un distributeur d’eau initialement installé dans un espace commun réservé aux visiteurs a été déplacé et est désormais utilisé exclusivement par des employés, vous devez reclasser les dépenses de représentation en dépenses consacrées au bien-être.

Utilisez des éléments comptables qui sont généralement simples

Vous pouvez choisir les catégories comptables à utiliser pour vos abonnements. Néanmoins, il est généralement préférable d’utiliser des classifications simples telles que communications et fournitures, qui sont plus couramment reconnues. Cela permettra à tous les membres de l’organisation d’avoir une compréhension commune de la situation. Il devient plus facile de répondre si on vous demande une confirmation, car le contenu peut être rapidement compris.

Lorsqu’on utilise des abonnements à des fins personnelles et professionnelles

Si un abonnement sert à la fois à des fins personnelles et professionnelles, les frais doivent être répartis en fonction du pourcentage d’utilisation professionnelle. Seule la part attribuée à l’usage professionnel peut être comptabilisée comme dépense sur le total des coûts.

Par exemple, si vous utilisez un smartphone pour entreprise au travail, mais à des fins personnelles à d’autres moments, vous devez tenir un registre du temps passé à parler et de la quantité de données utilisées pour le travail. S’il n’y a pas de documentation, la dépense peut ne pas être reconnue dans votre comptabilité. Une prudence particulière est nécessaire lors de l’utilisation d’un service à des fins personnelles et professionnelles.

Foire aux questions sur la journalisation des frais d’abonnement

Dans quelle catégorie de comptabilité mon abonnement Adobe doit-il être classé ?

Les services fournis dans le cloud, tels qu’Adobe Creative Cloud, sont généralement traités comme des dépenses de communication. Ces abonnements sont considérés comme des outils en ligne fournis via le cloud et sont comptabilisés en conséquence.

À quelle catégorie de comptabilité mon abonnement Microsoft doit-il appartenir ?

Généralement, un abonnement Microsoft est également considéré comme une dépense de communication. La même méthode de journalisation est utilisée lorsque vous payez les frais d’adhésion mensuels et effectuez un paiement forfaitaire pour un contrat de moins d’un an.

Comment la dépréciation est-elle traitée pour les abonnements ?

L'amortissement est une méthode comptable qui consiste à répartir le coût d'achat d'immobilisations coûteuses, telles que les équipements, les machines et les installations, en versements échelonnés annuels et à les comptabiliser comme une dépense sur la durée de vie utile de l'actif. Quoi qu'il en soit, pour un article coûteux que vous avez l'intention d'utiliser pendant longtemps, vous ne pouvez pas amortir la totalité du prix d'achat en tant que dépense au moment de l'acquisition. Nous appelons ces biens des « actifs amortissables » car leur valeur diminue avec le temps en raison de l'usure. Cependant, l'amortissement ne s'applique pas aux frais d'utilisation des services par abonnement.

Les abonnements permettent un accès continu à des produits ou services sans transfert de propriété. Par conséquent, ces frais peuvent être traités en comptabilité comme des frais d’utilisation de services, similaires aux frais de transfert, aux fournitures ou aux paiements de location. Contrairement à l’achat de logiciels ou d’une voiture, il n’est pas nécessaire d’appliquer l’amortissement, car ces frais ne correspondent pas à la catégorie des actifs.

L’importance d’une tenue de livre régulière

Étant donné que les abonnements varient considérablement en nature et en contenu, les directives juridiques relatives à leur classification comptable restent floues. Lorsque plusieurs entreprises utilisent le même service d’abonnement, elles peuvent classer les dépenses différemment selon leurs pratiques spécifiques.

Pour cette raison, il est essentiel de choisir l’approche de tenue de livres la plus appropriée, conforme aux politiques de votre entreprise, pour assurer un bon suivi financier. Si vous n’êtes pas certain de la méthode à utiliser, envisagez de consulter un conseiller fiscal ou un autre professionnel.

De plus, lorsque vous utilisez des abonnements pour exécuter une opération, privilégiez ceux qui offrent une flexibilité en matière de comptabilité pour simplifier le traitement des dépenses.

Avant de vous engager, vérifiez si le fournisseur d’abonnement propose différentes offres forfaitaires et plusieurs options de paiement, et confirmez qu’il émet les factures et reçus nécessaires aux enregistrements comptables.

Pour les plateformes à modèle d’abonnement qui utilisent déjà Stripe Billing, plusieurs forfaits à taux fixe peuvent être proposés aux clients, ce qui permet aux entreprises de choisir la meilleure stratégie. Les abonnements utilisant Stripe Billing prennent en charge toute une gamme de moyens de paiement, notamment les cartes de crédit, les wallets mobiles, les virements bancaires et les transactions en magasin, offrant ainsi aux utilisateurs des moyens de paiement flexibles et efficaces.