Las empresas pueden pagar los cargos de suscripción por los productos y servicios necesarios, agrupándolos según su propósito. Las categorías comunes incluyen gastos de comunicación, tarifas de pago y desembolsos de consumibles. Sin embargo, es importante clasificar cada plan según su uso previsto.

En este artículo, desglosaremos las categorías contables clave para las suscripciones en las empresas japonesas. También explicaremos cómo contabilizar estos gastos, destacando las consideraciones notables que debes recordar.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una suscripción?
  
• ¿Se pueden contabilizar las cuotas de suscripción como gastos?　
  
• ¿Qué categorías contables se utilizan para contabilizar las tarifas de suscripción?
  
• ¿Cómo se contabilizan las tarifas de suscripción?
  
• Qué tener en cuenta al contabilizar las tarifas de suscripción
  
• Preguntas frecuentes sobre la contabilización de tarifas de suscripción
  
• La importancia de una contabilidad consistente
  

¿Qué es una suscripción?

Un modelo de negocio de suscripción permite a los clientes utilizar productos y servicios por una tarifa mensual fija. La transmisión de vídeo y música, los libros electrónicos y la computación en la nube son ejemplos típicos de negocios basados en suscripciones. El mercado de los servicios de suscripción, especialmente de aquellos que permiten a los clientes disfrutar de lujos sin acumular muchos artículos físicos, se ha expandido en los últimos años y se prevé que continuará creciendo.

Muchas empresas han entrado en este sector, y muchas historias de éxito de suscripciones brindan diversas ofertas a los mercados B2B y B2C. La mayor ventaja de un enfoque basado en suscriptores es la capacidad de recibir el servicio de forma continua simplemente pagando un coste fijo. Con una plataforma de transmisión de vídeo, es posible ver tantas películas o programas de televisión como se desee sin pagar una tarifa por cada contenido.

Como las suscripciones se cobran a una tarifa fija, el seguimiento de los pagos es sencillo y el gasto se mantiene constante, a diferencia de cuando se compran productos de una vez. Los principales factores en la popularidad de estos planes son que nunca tendrás que preocuparte por gastar de más accidentalmente y que es sencillo gestionar el flujo de caja o las finanzas de una operación.

¿Se pueden clasificar las tarifas de suscripción como gastos?

Como se ha mencionado anteriormente, las tarifas de suscripción relacionadas con una empresa se pueden clasificar como un gasto en sus registros contables. Esto se aplica tanto a las corporaciones como a las empresas unipersonales. Siempre que la suscripción esté relacionada con el trabajo, el cargo puede incluirse como un gasto.

Sin embargo, si las suscripciones se utilizan para fines empresariales y particulares, los desembolsos deberán dividirse. Esto se conoce como «kaji-anbun» en japonés y distingue entre gastos de empresa y gastos privados. En otras palabras, solo los elementos etiquetados como gastos de empresa en el proceso kaji-anbun se contabilizarán como desembolsos. Cuando estos planes se usan para las necesidades particulares y de la empresa, es importante mantener buenos registros de trabajo para asignar los costes correctamente.

Los recibos y las facturas suelen ser necesarios como prueba al anotar las suscripciones como gasto en los registros contables. Si el pago se realiza con tarjeta de crédito, es posible que no se emita un recibo cada vez. En tales casos, se recomienda iniciar sesión en la cuenta de la tarjeta de crédito y guardar el extracto correspondiente en PDF. También deberás conservar los formularios de las solicitudes de acceso o los contratos que recibas.

¿Cuáles son las categorías utilizadas para contabilizar las tarifas de suscripción?

Estas son las principales categorías utilizadas para contabilizar las tarifas de suscripción:

Gastos de comunicación

Los gastos de comunicación generalmente incluyen servicio telefónico, conexión a Internet y gastos de envío incurridos al hacer negocios. Otras suscripciones que podrían registrarse como tales incluyen los costes por el uso de servicios que intercambian datos a través de Internet, es decir, plataformas de correo electrónico y herramientas de conferencias web, así como aplicaciones establecido en la nube relacionadas con tu trabajo, como el software de contabilidad.

Tarifa de pago

Las tarifas de suscripción podrían clasificarse como gastos si tiene un plan de servicio de transmisión de audio o vídeo activo. Por ejemplo, si utilizas estos servicios de fondo en tu restaurante, peluquería o tienda, estas tarifas pueden considerarse un gasto.

Gastos de bienestar

Los gastos de bienestar se refieren a los desembolsos relacionados con el bienestar y los beneficios de los empleados. Las máquinas de café y los dispensadores de bebidas (para refrescos, etc.) instalados en la oficina para el personal son para el bienestar de los empleados, por lo que cualquier tarifa de suscripción incurrida se incluiría en este tipo de gastos. Otros elementos que se pueden incluir en esta categoría son las clases de acondicionamiento físico en vídeo en línea que se brindan al personal y las tarifas de las suscripciones de las aplicaciones de salud.

Dicho esto, si el período de consumo es inferior a un año o el coste de adquisición es inferior a 100 000 ¥, es posible registrarlos como un gasto consumible, a pesar de estar etiquetados como bienestar de los empleados, como se explica en la siguiente sección.

Gastos por consumibles

Como sugiere el término, los gastos por consumibles son los cargos asociados con los materiales consumidos durante las operaciones. Esto incluye artículos como papel de copia y papelería que se usan a diario en la oficina. Los bienes de consumo deben tener una vida útil inferior a un año o un precio de compra inferior a 100 000 ¥. Solo los artículos comprados por un valor inferior a 100 000 ¥ o consumidos por completo dentro de un año pueden contabilizarse como suministros.

Los desembolsos superiores a 100.000 ¥ o destinados a un uso a largo plazo no pueden clasificarse como consumibles.

Gastos de entretenimiento

Los gastos de entretenimiento son una categoría contable que se utiliza para registrar los costes de ocio y obsequios entregados a los socios empresariales para mantener buenas relaciones.

Al considerar las suscripciones, el coste de cualquier suscripción para un servicio de cortesía de alimentos otorgado a los socios empresariales se contabilizaría como un gasto de entretenimiento. Además, si el dispensador de bebidas mencionado anteriormente en gastos de bienestar solo es para los visitantes, también podría contabilizarse como tal.

Tarifas de alquiler

Si no posees equipos de oficina, computadoras, muebles de oficina o vehículos de empresa, sino que alquilas estos artículos mediante una suscripción, los cargos se pueden registrar como tarifas de alquiler o arrendamiento. Las tarifas de alquiler se refieren a los costes anotados por el equipo utilizado en virtud de un contrato de alquiler, mientras que los cargos de arrendamiento con derecho a compra se aplican al equipo utilizado en virtud de un contrato de arrendamiento con derecho a compra.

Además, si se alquila un espacio de coworking o una oficina compartida mediante un modelo de suscripción, el alquiler de estas instalaciones deberá contabilizarse en la categoría de alquiler de propiedades e inmuebles.

Gastos varios

Son gastos varios cualquier elemento que no encaje en las clasificaciones anteriores. En esta categoría se contabilizan pequeñas cantidades de gastos temporales. Las suscripciones se pueden tratar como tal en el proceso de contabilidad si no hay una necesidad particular de gestión individual. Los gastos varios comunes incluyen los cargos anuales de las comisiones de las tarjetas de crédito de empresa, el alquiler y las cancelaciones.

¿Cómo se contabilizan las tarifas de suscripción?

Aquí veremos un ejemplo del método de contabilización de las tarifas de suscripción en el grupo «gastos de comunicación».

Pagos mensuales

Supongamos que tienes una tarifa de suscripción mensual de 2000 ¥ para un sistema de conferencias web. Esto deberá clasificarse como un gasto de comunicación. A continuación, mostraremos el método de contabilización para dos tipos de pago: transferencia bancaria y tarjeta de crédito.

Pago por transferencia bancaria

• Débito: gastos de comunicación, 2000 ¥ / Crédito: cuenta bancaria ordinaria, 2000 ¥
  

Pago con tarjeta de crédito

• Al pagar con tarjeta de crédito
  Débito: gastos de comunicación, 2.000 ¥ / Crédito: cuentas por pagar, 2000 ¥

• Cuando el pago se hace con una cuenta bancaria ordinaria
  Débito: cuentas por pagar, 2000 ¥ / Crédito: cuenta bancaria ordinaria, 2000 ¥

Pago de un contrato de menos de un año en una suma global

Cuando el período de uso de una suscripción es de un año o menos, y se utiliza el mismo proceso contable para los desembolsos recurrentes, se aplica el caso especial de los gastos pagados por adelantado a corto plazo.

A continuación se muestra un ejemplo de un asiento contable para una transacción de un pago único de los costes de un plan anual. Veamos una inscripción contable para un sistema de conferencias web con una tarifa anual de 20 000 ¥. El enfoque de contabilización para este caso es aproximadamente el mismo que el método de pago mensual que vimos anteriormente.

Pago por transferencia bancaria

• Débito: gastos de comunicación, 20 000 ¥ / Crédito: cuenta bancaria ordinaria, 20 000 ¥
  

Pago con tarjeta de crédito

• Al pagar con tarjeta de crédito
  Débito: gastos de comunicación, 20000 ¥ / Crédito: cuentas por pagar, 20 000 ¥

• Cuando el pago se hace con una cuenta bancaria ordinaria
  Débito: cuentas por pagar, 20 000 ¥ / Crédito: cuenta bancaria ordinaria, 20 000 ¥

Pagar varios años de un contrato a largo plazo de una vez

Ahora, veamos el método de contabilización de un contrato de varios años para un servicio de suscripción. A continuación se muestra un ejemplo de la inscripción que se haría al pagar tres años de tarifas del sistema de conferencias web a un precio de 20 000 ¥ por año en un pago único:

Pago por transferencia bancaria

• Al pagar
  Débito: gastos prepagados, 60 000 ¥ / Crédito: cuenta bancaria ordinaria, 60 000 ¥

• Al registrar gastos (liquidación anual de cuentas)
  Débito: gastos de comunicación, 20 000 ¥ / Crédito: gastos prepagados, 20,000 ¥

Si el período del contrato es superior a un año, primero debes anotar el pago en los gastos pagados por adelantado. Luego, en el momento del cobro, pasarás el importe utilizado durante el período correspondiente (comisión anual) a la categoría de gastos de comunicación.

Qué tener en cuenta al contabilizar las tarifas de suscripción

Debes tener cuidado con los siguientes puntos para asegurarte de que los asientos de las partidas contables de una suscripción se gestionan sin problemas:

Sigue usando las partidas contables que ya se hayan seleccionado

Para mantener la coherencia en la contabilidad, usa la misma partida contable para todos los asientos futuros una vez seleccionados.

Si los detalles principales de tus suscripciones cambian significativamente o su propósito varía, las partidas contables se podrán ajustar en consecuencia. Por ejemplo, si un dispensador de agua instalado originalmente en un área común para uso exclusivo de los visitantes se ha movido y ahora es utilizado exclusivamente por los empleados, deberás corregir el gasto de entretenimiento y contabilizarlo en gastos de bienestar.

Utiliza partidas contables fáciles de entender

Puedes elegir qué categorías contables usar para tus suscripciones. Aún así, probablemente sea mejor usar clasificaciones sencillas, como comunicaciones y suministros, que son más comúnmente reconocidas. Esto permitirá que todo el mundo en la organización pueda entender la situación del mismo modo. Será más fácil responder ante cualquier solicitud de confirmación, ya que el contenido se entenderá rápidamente.

Al usar suscripciones para fines particulares y de empresa

Si una suscripción funciona para fines personales y empresariales, las tarifas deben asignarse para reflejar el porcentaje de uso de la empresa. Sólo la parte asignada para uso empresarial puede registrarse como un desembolso de los costes totales.

Por ejemplo: si usas un teléfono inteligente de empresa en el trabajo pero también con fines personales en otros momentos, deberás mantener registros sobre la cantidad de tiempo dedicado a hablar y la cantidad de datos utilizados para el trabajo. Sin la documentación, es posible que el gasto no se reconozca en tu contabilidad. Se necesita un cuidado adicional al emplear un servicio para fines personales y empresariales.

Preguntas frecuentes sobre la contabilización de tarifas de suscripción

¿En qué categoría debería contabilizar mi suscripción a Adobe?

Los servicios en la nube, como Adobe Creative Cloud, generalmente se tratan como gastos de comunicaciones. Estas suscripciones se consideran herramientas en línea proporcionadas a través de la nube y se contabilizan en consecuencia.

¿En qué categoría debería contabilizar mi suscripción a Microsoft?

Una suscripción de Microsoft también se considera normalmente un gasto de comunicaciones. El mismo método de contabilización se utiliza al pagar la comisión mensual de la suscripción y realizar un pago general por un contrato de menos de un año.

¿Cómo se contabiliza la depreciación de las suscripciones?

La depreciación es un enfoque contable en el que el coste de comprar activos fijos costosos, como equipos, maquinaria y accesorios, se divide en cuotas anuales y se anota como un desembolso durante la vida útil del activo. Independientemente de ello, en el caso de un artículo elevado que pretendas usar durante mucho tiempo, no podrás anotar el precio total de compra como gasto en el momento de la adquisición. Estos son lo que llamamos activos depreciables porque su valor disminuye con el tiempo debido al desgaste. Sin embargo, la depreciación no se aplica a las tarifas de consumo de los servicios de suscripción.

Las suscripciones permiten el acceso continuo a productos o servicios sin propiedad. Como resultado, estos cargos se pueden contabilizar como un consumo de servicios, como pasa con las tarifas de remesas, los suministros o los pagos de arrendamiento. A diferencia de cuando se compra un software o un automóvil, no hay necesidad de tratar la depreciación porque no entra en la categoría de activos.

La importancia de que la contabilidad sea consistente

Como las suscripciones difieren mucho según su naturaleza y contenido, las pautas legales para su clasificación contable siguen sin estar claras. Si varias empresas utilizan un mismo servicio de suscripción, podrían categorizar el gasto de manera diferente según sus prácticas específicas.

Por esta razón, seleccionar el enfoque de contabilidad más apropiado y coherente con las políticas de tu empresa es clave para garantizar un seguimiento financiero adecuado. Si no sabes qué método usar, considera consultar a un asesor fiscal u otro profesional.

Además, al usar suscripciones para ejecutar una operación, prioriza aquellas que ofrecen más flexibilidad para simplificar la contabilización de gastos.

Antes de comprometerte a nada, verifica si el proveedor de la suscripción ofrece varios planes de tarifa plana y opciones de pago, y confirma que emiten las facturas y los recibos requeridos para los registros contables.

En el caso de las plataformas de suscripción que ya usan Stripe Billing, se pueden ofrecer varios planes de tarifa plana a los clientes, lo que permite a las empresas elegir la mejor estrategia. Las suscripciones que utilizan Stripe Billing admiten una gran variedad de métodos de pago, como tarjetas de crédito, billeteras móviles, transferencias bancarias y transacciones en tiendas, lo que brinda a los usuarios formas de pago flexibles y eficientes.