Le aziende possono addebitare i costi degli abbonamenti per prodotti e servizi necessari, raggruppandoli in base allo scopo. Le categorie comuni includono costi di comunicazione, commissioni sui pagamenti e spese per i materiali di consumo. Tuttavia, è importante classificare ogni piano in base all'uso previsto.

In questo articolo analizzeremo le principali categorie contabili usate per gli abbonamenti nelle aziende giapponesi. Spiegheremo anche come registrare queste spese nelle scritture contabili, evidenziando le considerazioni più importanti da tenere a mente.

Cosa c’è in questo articolo?

• Che cos'è un abbonamento?
  
• Le tariffe degli abbonamenti possono essere classificate come spese?　
  
• Quali sono le categorie contabili utilizzate per registrare le tariffe di abbonamento?
  
• Come si registrano le tariffe di abbonamento?
  
• Cosa tenere a mente quando si registrano le tariffe di abbonamento
  
• Domande frequenti sulla registrazione delle tariffe di abbonamento
  
• Importanza di una contabilità coerente
  

Che cos'è un abbonamento?

Un modello di business in abbonamento consente ai clienti di utilizzare prodotti e servizi con un tariffa mensile fissa. Lo streaming di video e musica, gli e-book e il cloud computing sono tutti esempi tipici di attività basate su un'iscrizione. Il mercato dei servizi in abbonamento, in particolare quelli che consentono ai clienti di godere di beni di lusso senza accumulare prodotti fisici, si è espanso negli ultimi anni e si prevede che continuerà a crescere.

Molte aziende sono entrate in questo settore e in molti casi di successo svariati servizi in abbonamento sono offerti nei mercati business-to-business e business-to-consumer. Il più grande vantaggio di un approccio basato su abbonamento è la possibilità di ricevere il servizio in modo continuativo pagando semplicemente una tariffa fissa. Con una piattaforma di streaming video è possibile guardare tutti i film o i programmi TV che si desidera senza pagare per ciascun contenuto.

Poiché gli abbonamenti vengono addebitati a un costo fisso, il monitoraggio dei pagamenti è semplice e la spesa rimane costante, a differenza dell'acquisto una tantum. I fattori principali della popolarità di questi piani sono l'assenza di preoccupazioni per spese eccessive e la semplicità di gestione del flusso di cassa e degli aspetti finanziari di un'operazione.

I canoni di abbonamento possono essere classificati come spese?

Come accennato in precedenza, i canoni di abbonamento relativi a un'impresa possono essere classificati come spese nei registri contabili. Questo vale sia per le società di capitali, sia per le ditte individuali. Fintantoché l'iscrizione è legata al lavoro, il canone può essere incluso come spesa.

Tuttavia, se gli abbonamenti vengono utilizzati per scopi di lavoro e personali, le spese devono essere divise. Questo è noto come in giapponese "kaji-anbun" e distingue tra spese di lavoro e private. In altre parole, solo le voci etichettate come spese di lavoro nell'elaborazione kaji-anbun saranno contabilizzate come uscite. Quando i piani rispondono a esigenze personali e di lavoro, è importante tenere registrazioni contabili corrette per allocare i costi con precisione.

Ricevute e fatture sono solitamente richieste come prova quando si inseriscono gli abbonamenti come spesa nei registri contabili. Se il pagamento viene effettuato con carta di credito, potrebbe non essere necessaria ogni volta una ricevuta. In questi casi, si consiglia di accedere al conto della propria carta di credito e di salvare l'estratto conto in formato PDF. È inoltre necessario conservare tutti i moduli di richiesta di iscrizione e i contratti ricevuti.

Quali sono le categorie contabili si utilizzano per registrare le quote di abbonamento?

Ecco le principali categorie contabili utilizzate per registrare le quote di abbonamento:

Spese di comunicazione

Le spese di comunicazione generalmente includono il servizio telefonico, la connessione a Internet e le spese di spedizione sostenute durante l'attività. Altri abbonamenti che potrebbero essere registrati come tali includono i costi per l'utilizzo di servizi che scambiano dati su Internet, cioè le piattaforme email e gli strumenti per conferenze web, nonché le applicazioni basate su cloud e relative al lavoro, come il software di contabilità.

Commissione di pagamento

Le tariffe degli abbonamenti possono essere classificate come spese se si dispone di un piano di streaming audio o video attivo. Ad esempio, se utilizzi questi servizi nel tuo ristorante, parrucchiere o negozio, le commissioni possono essere considerate una spesa.

Spese per il welfare

Le spese per il welfare si riferiscono alle uscite legate al benessere e ai benefit per i dipendenti. Le macchine da caffè e i distributori di bevande (per bibite, ecc.) installati in ufficio per il personale servono per il benessere dei dipendenti, quindi gli eventuali canoni di abbonamento sostenuti rientrano in questo tipo di spesa. Altre voci che possono essere incluse in questa categoria sono le lezioni video online di fitness fornite al personale e le quote di iscrizione alle app dedicate alla salute.

Detto questo, se il periodo di utilizzo è inferiore a un anno o il costo di acquisto è inferiore a 100.000¥, è possibile registrarle come spese per prodotti di consumo, nonostante siano etichettate come benessere dei dipendenti, come spiegato nella sezione seguente.

Spese per prodotti di consumo

Come suggerisce il termine, le spese per prodotti di consumo sono le spese associate ai materiali consumati durante le operazioni. Queste includono articoli come la carta per fotocopie e la cancelleria utilizzata quotidianamente in ufficio. I materiali di consumo devono avere una durata utile inferiore a un anno o un prezzo di acquisto inferiore a 100.000¥; Solo gli articoli acquistati di prezzo inferiore a 100.000¥ o consumati completamente nell'arco di un anno possono essere registrati come forniture.

Le spese superiori a 100.000¥ o destinate a un uso a lungo termine non possono essere classificate come materiali di consumo.

Spese di rappresentanza

Le spese di rappresentanza sono una categoria contabile utilizzata per registrare i costi degli intrattenimenti e dei regali offerti ai partner commerciali per mantenere buoni rapporti.

Quando si considerano gli abbonamenti, le quote di iscrizione a un servizio alimentari omaggio offerti ai partner commerciali sarebbero raggruppate come spesa di rappresentanza. Inoltre, se il distributore di bevande citato in precedenza alla voce spese per il welfare è stato installato esclusivamente per i visitatori, potrebbe anche essere raggruppato insieme ad esse.

Canoni di noleggio

Se non possiedi attrezzature per ufficio, computer, mobili per ufficio o veicoli commerciali, ma noleggi questi beni, le spese possono essere documentate come canoni di noleggio o leasing. I canoni di noleggio si riferiscono ai costi registrati per le attrezzature utilizzate nell'ambito di un contratto di noleggio, mentre i canoni di leasing si applicano alle attrezzature utilizzate nell'ambito di un contratto di leasing.

Inoltre, se si affitta uno spazio di coworking o un ufficio condiviso con un modello di abbonamento, l'affitto di queste strutture deve essere registrato nella categoria contabile relativa all'affitto di terreni ed edifici.

Spese varie

Le spese varie sono tutte le voci che non rientrano nelle classificazioni precedenti. Questa categoria registra importi modesti per spese temporanee. Gli abbonamenti possono trattati contabilmente come tali in se non vi è una particolare necessità di gestione individuale. Le spese varie comuni includono il canone annuale per l'uso delle carte di credito aziendali, l'affitto e le spese di cancellazione.

Come si registrano le tariffe di abbonamento?

Qui esamineremo un esempio del metodo di registrazione delle tariffe di abbonamento nel gruppo "spese di comunicazione".

Pagamenti mensili

Supponiamo che tu abbia un abbonamento con tariffa mensile di 2.000¥ per un sistema di videoconferenza. Questo deve essere classificato come spesa di comunicazione. Di seguito, mostreremo il metodo di registrazione di due tipi di pagamento: bonifico bancario e carta di credito.

Pagamento tramite bonifico bancario

• Dare: Spese di comunicazione, 2.000¥ / Avere: Conto bancario ordinario, 2.000¥
  

Pagamento con carta di credito

• Quando si paga con carta di credito
  Dare: Spese di comunicazione, 2.000¥ / Avere: Fatture fornitori, 2.000¥

• Quando il pagamento viene prelevato da un conto bancario ordinario
  Dare: Fatture fornitori, 2.000¥ / Avere: Conto bancario ordinario, 2.000¥

Pagamento di un contratto di durata inferiore a un anno in un'unica soluzione

Quando il periodo di utilizzo di un abbonamento è pari o inferiore a un anno e viene utilizzato lo stesso processo contabile delle spese ricorrenti, si applica il caso speciale delle spese anticipate a breve termine.

Di seguito viene riportato un esempio di scrittura contabile per una transazione a forfait relativa ai costi di un piano annuale. Esaminiamo una registrazione contabile per un sistema di videoconferenza con una tariffa annuale di 20.000¥. L'approccio contabile registrato in questo caso è sostanzialmente lo stesso del pagamento mensile visto in precedenza.

Pagamento tramite bonifico bancario

• Dare: Spese di comunicazione, 20.000¥ / Avere: Conto bancario ordinario, 20.000¥
  

Pagamento con carta di credito

• Quando si paga con carta di credito
  Dare: Spese di comunicazione, 20.000¥ / Avere: Fatture fornitori, 20.000¥

• Quando il pagamento viene prelevato da un conto bancario ordinario
  Dare: Fatture fornitori, 20.000¥ / Avere: Conto bancario ordinario, 20.000¥

Pagamento di più anni di un contratto di lunga durata in un'unica soluzione

Ora esaminiamo il metodo di registrazione di un contratto pluriennale per un servizio in abbonamento. Di seguito è riportato un esempio della registrazione contabile da inserire se si pagano forfettariamente tre anni di tariffe per il sistema di videoconferenza con una tariffa di 20.000¥ all'anno:

Pagamento tramite bonifico bancario

• Quando si paga
  Dare: Spese prepagate, 60.000¥ / Avere: Conto bancario ordinario, 60.000¥

• Quando si registrano le spese (liquidazione annuale dei conti)
  Dare: Spese di comunicazione, 20.000¥ / Avere: Spese prepagate, 20.000¥

Se il periodo contrattuale è superiore a un anno, registrare innanzitutto il pagamento tra le spese anticipate. Quindi, al momento della liquidazione, trasferire l'importo utilizzato nel periodo di riferimento (tariffa annuale) alla categoria delle spese di comunicazione.

Cosa tenere a mente quando si tiene una registrazione delle tariffe di abbonamento

È necessario prestare attenzione ai seguenti punti per garantire che le scritture contabili degli abbonamenti siano gestite senza problemi:

Continuare a utilizzare le voci contabili che erano già state selezionate

Per mantenere la coerenza contabile, utilizzare la stessa voce contabile per tutte le future scritture contabili, una volta selezionate.

Se i dettagli principali degli abbonamenti cambiano in modo significativo o cambia il loro scopo, le voci contabili possono essere modificate di conseguenza. Ad esempio, se un erogatore d'acqua originariamente installato in un'area comune ad uso solo dei visitatori è stato spostato e ora viene utilizzato esclusivamente dai dipendenti, è necessario correggere la spesa da spese di rappresentanza a spese per il welfare.

Usa voci contabili che sono generalmente semplici

È possibile scegliere le categorie contabili da utilizzare per gli abbonamenti. Tuttavia, probabilmente è meglio utilizzare classificazioni semplici come comunicazioni e forniture, che sono più comunemente riconosciute. Ciò consentirà a tutti i membri dell'organizzazione di avere una comprensione comune della situazione. Diventa più facile rispondere se viene chiesta una conferma, poiché il contenuto può essere compreso rapidamente.

Quando si utilizzano gli abbonamenti per scopi personali e di lavoro

Se un abbonamento si utilizza per scopi personali e di lavoro, le tariffe devono essere allocate in modo da riflettere la percentuale dell'utilizzo per lavoro. Solo la parte destinata all'uso per lavoro può essere registrata come esborso nel totale dei costi.

Ad esempio, se utilizzi uno smartphone per lavoro ma anche per uso personale, devi tenere traccia del tempo trascorso al telefono e dei dati utilizzati per lavoro. Se non hai alcuna documentazione, la spesa potrebbe non essere riconosciuta contabilmente. Devi prestare particolare attenzione quando utilizzi un servizio per scopi personali e di lavoro.

Domande frequenti sulla registrazione delle tariffe di abbonamento

In quale categoria contabile dovrebbe rientrare il mio abbonamento Adobe?

I servizi forniti nel cloud, come Adobe Creative Cloud, sono in genere trattati come spese di comunicazione. Questi abbonamenti sono considerati strumenti online forniti tramite cloud e sono contabilizzati di conseguenza.

In quale categoria contabile dovrebbe rientrare il mio abbonamento Microsoft?

Anche un abbonamento Microsoft è in genere considerato una spesa per comunicazioni. Lo stesso metodo di registrazione viene utilizzato quando si paga la quota mensile di iscrizione e si effettua un pagamento forfettario per un contratto di durata inferiore a un anno.

Come viene gestito l'ammortamento degli abbonamenti?

L'ammortamento è un approccio contabile in cui il costo d'acquisto di immobilizzi costosi, come attrezzature, macchinari e impianti, è diviso in versamenti rateali annuali e registrato come spesa per tutta la vita utile del bene. Indipendentemente da ciò, per un articolo costoso che intendi utilizzare per molto tempo, non puoi spesare tutto il costo del bene al momento dell'acquisto. Questi vengono detti beni ammortizzabili perché il loro valore diminuisce nel tempo a causa dell'usura. Tuttavia, l'ammortamento non si applica alle tariffe per l'utilizzo dei servizi in abbonamento.

Gli abbonamenti consentono l'accesso continuo a prodotti o servizi senza averne la proprietà. Di conseguenza, questi addebiti possono essere trattati contabilmente come utilizzo del servizio, in modo simile alle commissioni per le rimesse, alle forniture o ai pagamenti dei leasing. A differenza di quando si acquista un software o un'auto, non è necessario gestire l'ammortamento poiché non rientra nella categoria dei beni.

Importanza di una contabilità coerente

Poiché gli abbonamenti differiscono notevolmente per natura e contenuti, le indicazioni legali per la loro classificazione contabile rimangono poco chiare. Quando più aziende utilizzano lo stesso servizio di abbonamento, potrebbero classificare la spesa in modo diverso in base alle loro prassi specifiche.

Per questo motivo, selezionare l'approccio contabile più appropriato e coerente con le politiche dell'attività è fondamentale per garantire un corretto monitoraggio finanziario. Se non sei sicuro del metodo da utilizzare, considera la possibilità di consultare un commercialista o un altro professionista.

Inoltre, quando si utilizzano gli abbonamenti per eseguire un'operazione, dare la priorità a quelli che offrono flessibilità in contabilità per semplificare l'elaborazione delle spese.

Prima di impegnarti, verifica se il fornitore dell'abbonamento offre piani forfettari e opzioni di pagamento diversi e verifica che emetta le fatture e le ricevute necessarie per le registrazioni contabili.

Le piattaforme in abbonamento che già utilizzano Stripe Billing, possono offrire ai clienti più piani a tariffa fissa, consentendo alle aziende di scegliere la strategia migliore. gli abbonamenti che utilizzano Stripe Billing supportano una serie di metodi di pagamento, tra cui carte di credito, wallet su dispositivo mobile, bonifici bancari e transazioni in negozio, che offrono agli utenti modi flessibili ed efficienti per pagare.