Bedrijven kunnen kosten in rekening brengen voor abonnementen voor noodzakelijke producten en diensten en deze op basis van doel groeperen. Veelvoorkomende categorieën zijn onder meer communicatiekosten, betalingskosten en uitgaven voor verbruiksartikelen. Het is echter belangrijk om elk plan te classificeren op basis van het beoogde gebruik.

In dit artikel zetten we de belangrijkste boekhoudcategorieën voor abonnementen in Japanse bedrijven op een rijtje. We leggen ook uit hoe je deze uitgaven in journaalposten kunt vastleggen, waarbij we de nadruk leggen op belangrijke overwegingen om te onthouden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een abonnement?
  
• Kunnen abonnementen worden aangemerkt als kosten?　
  
• Wat zijn de boekhoudcategorieën die worden gebruikt om abonnementen te verwerken?
  
• Hoe verwerk je de abonnementskosten?
  
• Waar moet je op letten bij het verwerken van abonnementen
  
• Veelgestelde vragen over het verwerken van abonnementen
  
• Het belang van een consistente boekhouding
  

Wat is een abonnement?

Een abonnement businessmodel stelt klanten in staat om voor een vast maandelijkse kosten gebruik te maken van producten en diensten. Video- en muziekstreaming, e-books en cloud computing zijn allemaal typische voorbeelden van op lidmaatschap woonachtige bedrijven. De markt voor abonnementen, met name diensten waarmee klanten kunnen genieten van luxe zonder veel fysieke artikelen te verzamelen, is de afgelopen jaren gegroeid en zal naar verwachting blijven groeien.

Veel bedrijven zijn deze branche binnengetreden en tal van abonnement succesverhalen bieden verschillende aanbiedingen aan de business-to-business en onderneming-to-consumer-markten. Het grootste voordeel van een op abonnees gebaseerde aanpak is de mogelijkheid om de service continu te ontvangen, simpelweg door een vaste prijs te betalen. Met een videostreamingplatform is het mogelijk om zoveel films of tv-programma's te bekijken als je wilt zonder een kosten te betalen voor elk stuk content.

Omdat abonnementen tegen een vast tarief in rekening worden gebracht, is het bijhouden van betalingen eenvoudig en blijven de uitgaven consistent, in tegenstelling tot de aankoop van eenmalige producten. Belangrijke factoren in de populariteit van deze tariefplannen zijn dat je je nooit zorgen hoeft te maken over per ongeluk te hoge uitgaven en dat het eenvoudig is om de cashflow of financiën van een bedrijf te beheren.

Kunnen abonnementen worden geclassificeerd als kosten?

Zoals eerder vermeld, kunnen abonnementskosten met betrekking tot een onderneming worden geclassificeerd als een uitgave in je boekhouding. Dit geldt zowel voor vennootschappen als voor eenmanszaken. Zolang het lidmaatschap werkgerelateerd is, kunnen de betalingen als uitgave worden opgenomen.

Als abonnementen echter voor zakelijke en persoonlijke doeleinden worden gebruikt, moeten de uitgaven worden verdeeld. Dit staat in het Japans bekend als "kaji-anbun", waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen zakelijke en privé-uitgaven. Met andere woorden, alleen de posten die in het kaji-anbun-proces als ondernemingen zijn bestempeld, worden als uitgaven verantwoord. Wanneer deze plannen aan persoonlijke en zakelijke behoeften voldoen, is het belangrijk om een goede werkadministratie bij te houden om de kosten goed toe te wijzen.

inkomsten en facturen zijn meestal nodig als bewijs bij het invoeren van abonnementen als uitgave in de boekhouding logboek. Als de betaling met een betaalkaart wordt gedaan, wordt er mogelijk niet elke keer een ontvangstbewijs afgegeven. In dergelijke gevallen is het raadzaam om in te loggen op uw krediet betaalkaart account en het overzicht als pdf op te slaan. U moet ook alle aanmeldformulieren of contracten die u ontvangt, bewaren.

Wat zijn de boekhoudcategorieën die worden gebruikt om de abonnementskosten te verwerken?

Dit zijn de belangrijkste boekhoudcategorieën die worden gebruikt om abonnementen te verwerken:

Communicatiekosten

Communicatiekosten omvatten over het algemeen telefoonservice, internetverbinding en verzendkosten die worden gemaakt tijdens het onderneming. Andere abonnementen die als zodanig kunnen worden geregistreerd, zijn onder meer kosten voor het gebruik van services die gegevens via internet ruilen, namelijk e-mailplatforms en webconferentietools, evenals cloudgebaseerde toepassingen die verband houden met je werk, zoals boekhoudsoftware.

Betalingskosten

Abonnementskosten kunnen worden geclassificeerd als uitgaven als je een actief serviceplan voor audio- of videostreaming heeft. Als je deze diensten bijvoorbeeld gebruikt op de achtergrond van je restaurant, kapsalon of winkel, kunnen deze kosten als een uitgave worden beschouwd.

Welzijnsuitgaven

Welzijnsuitgaven verwijzen naar uitgaven die verband houden met het welzijn en de voordelen van werknemers. Koffiemachines en drankautomaten (voor frisdranken, enz.) die op kantoor voor personeel zijn geïnstalleerd, zijn voor het welzijn van de werknemers, dus eventuele abonnementskosten vallen onder dit soort uitgaven. Andere items die in deze categorie kunnen worden opgenomen, zijn online videofitnesslessen die aan het personeel worden gegeven en lidmaatschapskosten voor gezondheidsapps.

Dat gezegd hebbende, als de gebruiksperiode minder dan een jaar is of de aanschafkosten lager zijn dan ¥ 100.000, is het mogelijk om dit te registreren als een uitgave voor verbruiksartikelen, ondanks dat het wordt bestempeld als welzijn van werknemers, zoals uitgelegd in de volgende sectie.

Uitgaven voor verbruiksartikelen

Zoals de term al doet vermoeden, zijn verbruikskosten de kosten die verband houden met materialen die tijdens operaties worden verbruikt. Dit omvat items zoals kopieerpapier en briefpapier dat dagelijks op kantoor wordt gebruikt. Verbruiksgoederen moeten een gebruiksduur hebben van minder dan een jaar of een aankoopprijs van minder dan ¥ 100.000; Alleen artikelen die onder de ¥ 100.000 zijn gekocht of binnen een jaar volledig zijn verbruikt, kunnen als verbruiksartikelen worden geregistreerd.

Uitgaven van meer dan ¥ 100.000 of bedoeld voor langdurig gebruik kunnen niet worden geclassificeerd als verbruiksartikelen.

Uitgaven voor entertainment

Entertainmentuitgaven zijn een boekhoudkundige categorie die wordt gebruikt om de kosten van vrije tijd en geschenken aan ondernemingen te registreren om goede relaties te onderhouden.

Bij het overwegen van abonnementen worden de kosten voor een voedselgeschenkservice die aan ondernemingen wordt gegeven, gegroepeerd als entertainmentkosten. Als de eerder onder sociale uitgaven genoemde drankautomaat bovendien uitsluitend voor bezoekers zou worden geïnstalleerd, zou deze ook als zodanig kunnen worden gegroepeerd.

Huurprijzen

Als je geen kantoorapparatuur, computers, kantoormeubilair of onderneming voertuigen bezit, maar deze items op abonnement basis huurt, kunnen de kosten worden gedocumenteerd als huur- of leasekosten. Huurprijzen hebben betrekking op de kosten die zijn geboekt voor apparatuur die wordt gebruikt in het kader van een huurovereenkomst, terwijl leasekosten van toepassing zijn op apparatuur die wordt gebruikt in het kader van een leaseovereenkomst.

Bovendien, als een coworkingruimte of een gedeeld kantoor wordt gehuurd via een abonnement, moet de huur voor deze faciliteiten worden geregistreerd onder de boekhoudkundige categorie van grond- en opstalhuur.

Diverse uitgaven

Diverse uitgaven zijn alle posten die niet in de bovenstaande classificaties passen. Deze categorie registreert kleine bedragen aan tijdelijke uitgaven. Abonnementen kunnen als zodanig worden behandeld in het boekhoudkundige procedure als er geen specifieke behoefte is aan particulier beheer. Veel voorkomende diverse uitgaven zijn de jaarlijkse zakelijke creditcardkosten-, huur- en annuleringskosten.

Hoe journaliseer je abonnementskosten?

Hier bekijken we een voorbeeld van de journaliseringsmethode voor abonnementen onder de groep "communicatiekosten".

Maandelijkse betalingen.

Stel dat u een maandelijkse abonnement kosten van ¥ 2,000 heeft voor een webconferentiesysteem. Dit moet worden gecategoriseerd als communicatiekosten. Hieronder zien we de journaliseringsmethode voor twee betalingen:bankoverschrijving en vermeld betaalkaart.

Betalen met bankoverschrijving

• Debet: Communicatiekosten, ¥ 2.000 / Krediet: Gewone bankrekening, ¥ 2.000
  

Betalen met creditcard

• Wanneer betalen met creditcard
  Debet: Communicatiekosten, ¥ 2.000 / Krediet: Crediteuren, ¥ 2.000

• Wanneer betaling wordt opgenomen bij een gewone bankrekening
  Debet: Crediteuren, ¥ 2.000 / Krediet: Gewone bank account, ¥ 2.000

Een contract van minder dan een jaar in één keer betalen

Wanneer de gebruiksperiode van een abonnement één jaar of minder is en dezelfde boekhoudkundige procedure wordt gebruikt voor terugkerende uitgaven, is het speciale geval van vooruitbetaalde uitgaven op korte termijn van toepassing.

Hieronder volgt een voorbeeld van een post voor een transactie ineens van de kosten voor een eenjarenplan. Laten we eens kijken naar een post voor een webconferentiesysteem met een jaarlijkse kosten van ¥ 20.000. De journaliseringsaanpak voor deze case is ongeveer hetzelfde als de maandelijkse betaling die we eerder hebben bekeken.

Betalen met bankoverschrijving

• Debet: Communicatiekosten, ¥ 20.000 / Krediet: Gewone bank account, ¥ 20.000
  

Betalen met creditcard

• Wanneer betalen met creditcard
  Debet: Communicatiekosten, ¥ 20.000 / Krediet: Crediteuren, ¥ 20.000

• Wanneer betaling wordt opgenomen bij een gewone bankrekening
  Debet: Crediteuren, ¥ 20.000 / Krediet: Gewone bank account, ¥ 20.000

Betalen voor meerdere jaren van een lang contract in één keer

Laten we nu eens kijken naar de journaliseringssmethode voor een meerjarig contract voor een abonnement. Hieronder zie je een voorbeeld van de journaalpost die je zou invoeren bij het betalen van drie jaar kosten voor het webconferentiesysteem tegen een tarief van ¥ 20,000 per jaar in één keer:

Betalen met bankoverschrijving

• Wanneer betalen
  Debet: Vooruitbetaalde kosten, ¥ 60.000 / Krediet: Gewone bank account, ¥ 60.000

• Wanneer registreren van uitgaven (jaarlijkse vereffening van de rekeningen)
  Debet: Communicatiekosten, ¥ 20.000 / Krediet: Vooruitbetaalde kosten, ¥ 20.000

Als de contractperiode langer is dan een jaar, registreer dan eerst de betaling onder de vooruitbetaalde kosten. Overschrijf vervolgens, op het moment van vereffening, het bedrag dat in de relevante periode is gebruikt (jaarlijkse kosten) naar de categorie communicatiekosten.

Waar moet je op letten bij het verwerken van abonnementskosten

Je moet voorzichtig zijn met de volgende punten om ervoor te zorgen dat de journaalposten voor boekhoudkundige posten op abonnementen soepel worden afgehandeld:

Ga door met het gebruik van de boekhoudkundige posten die al waren geselecteerd

Om de consistentie in de boekhouding te behouden, gebruik je hetzelfde boekhoudkundige item voor alle toekomstige journaalposten zodra je deze hebt geselecteerd.

Als de belangrijkste details van uw abonnementen aanzienlijk verschuiven of hun doel verandert, kunnen de boekhoudkundige elementen dienovereenkomstig worden aangepast. Als bijvoorbeeld een waterdispenser die oorspronkelijk in een gemeenschappelijke ruimte was geïnstalleerd voor alleen gebruik door bezoekers, is verplaatst en nu uitsluitend door werknemers wordt gebruikt, moet je de uitgaven van entertainment naar sociale uitgaven corrigeren.

Gebruik boekhoudkundige items die over het algemeen eenvoudig zijn

Je kunt kiezen welke boekhoudcategorieën je wilt gebruiken voor je abonnementen. Toch is het waarschijnlijk het beste om eenvoudige classificaties te gebruiken, zoals communicatie en voorraden, die vaker worden herkend. Hierdoor kan iedereen in de organisatie een gemeenschappelijk begrip van de situatie hebben. Het wordt gemakkelijker om te reageren als er om bevestiging wordt gevraagd, omdat de content snel kan worden begrepen.

Bij het gebruik van abonnementen voor persoonlijke en onderneming doeleinden

Als een abonnement voor persoonlijke en onderneming doeleinden functioneert, moeten de vergoedingen worden toegewezen om het onderneming gebruikspercentage weer te geven. Alleen het deel dat voor onderneming is bestemd, kan als uitgave van de totale kosten worden geboekt.

Ter illustratie: als je een smartphone gebruikt voor ondernemingen op het werk, maar op andere momenten voor persoonlijk gebruik, moet je bijhouden hoeveel tijd je aan praten besteedt en de hoeveelheid gegevens die voor het werk wordt gebruikt. Als er geen documentatie is, worden de kosten mogelijk niet opgenomen in je boekhouding. Extra zorg is nodig bij het gebruik van een dienst voor persoonlijke en onderneming doeleinden.

Veelgestelde vragen over het verwerken van abonnementen

Onder welke boekhoudcategorie moet mijn Adobe-abonnement vallen?

Services in de cloud, zoals Adobe Creative Cloud, worden doorgaans behandeld als communicatiekosten. Deze abonnementen worden beschouwd als online tools die via de cloud worden aangeboden en worden dienovereenkomstig verantwoord.

Onder welke boekhoudcategorie moet mijn Microsoft-abonnement vallen?

Een Microsoft-abonnement wordt doorgaans ook beschouwd als communicatiekosten. Dezelfde journaliseringsmethode wordt gebruikt wanneer je de maandelijkse kosten betaalt en een forfaitaire betaling doet voor een contract van minder dan een jaar.

Hoe wordt er omgegaan met afschrijvingen voor abonnementen?

Afschrijving is een boekhoudkundige benadering waarbij de kosten voor de aanschaf van dure vaste activa, zoals apparatuur, machines en armaturen, worden onderverdeeld in jaarlijkse termijnen en worden geregistreerd als uitgaven over de gebruiksduur van het activum. Hoe dan ook, voor een duur item dat je van plan bent voor een lange tijd te gebruiken, kun je niet de volledige aankoopprijs als uitgave afschrijven op het moment van aankoop. We noemen deze afschrijfbare activa omdat hun waarde in de loop van de tijd afneemt als gevolg van slijtage. Afschrijving is echter niet van toepassing op gebruikskosten voor abonnementsservices.

Subscriptions bieden continue toegang tot producten of diensten zonder eigendom. Als gevolg hiervan kunnen deze kosten in de boekhouding worden behandeld als gebruik van diensten, vergelijkbaar met overmakingskosten, leveringen of leasebetalingen. In tegenstelling tot wanneer u software of een auto koopt, is het niet nodig om afschrijvingen te behandelen omdat deze niet in de categorie vallenactiva.

Het belang van een consistente boekhouding

Omdat abonnementen sterk verschillen in aard en content, blijven de juridische richtlijnen voor de boekhoudkundige classificatie onduidelijk. Wanneer meerdere bedrijven dezelfde lidmaatschapsservice gebruiken, kunnen ze de kosten anders categoriseren op woonachtig van hun specifieke praktijken.

Om deze reden is het selecteren van de meest geschikte boekhoudaanpak in overeenstemming met het beleid van je onderneming van cruciaal belang voor een goede financiële tracking. Als je niet zeker weet welke methode je moet gebruiken, overweeg dan om een belastingadviseur of een andere professional te raadplegen.

Wanneer je abonnementen gebruikt om een bewerking uit te voeren, geef dan bovendien prioriteit aan abonnementen die boekhoudkundige flexibiliteit bieden om de onkostenjournalisering te vereenvoudigen.

Voordat je je vastlegt, controleer je of de aanbieder van het abonnement verschillende vaste tariefplannen en betalingsopties aanbiedt en bevestig je of deze facturen en ontvangstbewijzen uitgeeft die nodig zijn voor de boekhouding.

Voor abonnement platforms die al gebruik maken vanStripe Billing kunnen meerdere forfaitaire tariefplannen aan klanten worden aangeboden, zodat bedrijven de beste strategie kunnen kiezen. Subscriptions het gebruik van Stripe Billing support een scala aan betaalmethoden, waaronder creditcards, mobiel portemonnees, bank overschrijvingen en transacties in de winkel, waardoor gebruikers flexibele en efficiënte manieren krijgen om te betalen.