As empresas podem cobrar assinaturas de produtos e serviços necessários, agrupando-os de acordo com a finalidade. As categorias comuns incluem custos de comunicação, tarifas de pagamento e despesas com consumíveis. No entanto, é importante classificar cada plano de acordo com seu uso pretendido.

Neste artigo, detalharemos as principais categorias contábeis para assinaturas em empresas japonesas. Também explicaremos como registrar essas despesas em lançamentos contábeis, destacando considerações importantes a serem lembradas.

O que há neste artigo?

• O que é uma assinatura?
  
• As tarifas de assinatura podem ser classificadas como despesas?　
  
• Quais são as categorias contábeis utilizadas para registrar as tarifas de assinatura?
  
• Como registrar contabilmente as tarifas de assinatura?
  
• O que você deve ter em mente ao calcular as tarifas de assinatura
  
• Perguntas frequentes sobre tarifas de assinatura de periódicos
  
• A importância de uma escrituração contábil consistente
  

O que é uma assinatura?

Um modelo de negócio de assinatura permite que os clientes usem produtos e serviços por uma tarifa mensal fixa. O streaming de vídeo e música, os e-books e a computação em nuvem são exemplos típicos de empresas baseadas em assinaturas. O mercado de serviços de assinatura, especialmente aqueles que permitem que os clientes desfrutem de luxos sem acumular muitos itens físicos, vem se expandindo nos últimos anos e a previsão é de que continue crescendo.

Muitas empresas entraram nesse setor, e muitas histórias de sucesso de assinaturas fornecem várias ofertas para os mercados B2B e B2C. A maior vantagem de uma abordagem estabelecida por assinatura é a capacidade de receber o serviço continuamente simplesmente pagando um custo fixo. Com uma plataforma de streaming de vídeo, é possível assistir a quantos filmes ou programas de TV você quiser sem pagar uma tarifa por cada conteúdo.

Como as assinaturas são cobradas a uma taxa fixa, o acompanhamento dos pagamentos é simples e os gastos permanecem consistentes, ao contrário do que acontece com a compra de produtos de uso único. Os principais fatores da popularidade desses planos são que você nunca precisa se preocupar com gastos excessivos acidentais e que é fácil gerenciar o fluxo de caixa ou as finanças de uma operação.

As tarifas de assinatura podem ser classificadas como despesas?

Conforme mencionado anteriormente, as tarifas de assinatura relacionadas a uma empresa podem ser classificadas como uma despesa em seus registros contábeis. Isso se aplica tanto a corporações quanto a empresas individuais. Desde que a associação esteja relacionada ao trabalho, o valor cobrado pode ser incluído como despesa.

No entanto, se as assinaturas forem usadas para fins comerciais e pessoais, os gastos devem ser divididos. Isso é conhecido como "kaji-anbun" em japonês, distinguindo entre despesas empresariais e privadas. Em outras palavras, somente os itens rotulados como despesas da empresa no processo kaji-anbun serão contados como despesas. Quando esses planos atendem a necessidades pessoais e empresariais, é importante manter bons registros de trabalho para alocar os custos adequadamente.

Os rendimentos e as faturas geralmente são exigidos como comprovante ao inserir assinaturas como despesa nos registros contábeis. Se o pagamento for feito com cartão de crédito, talvez não seja emitido um recibo todas as vezes. Nesses casos, recomenda-se que você faça login na conta do cartão de crédito e salve o extrato em PDF. Você também precisa guardar todos os formulários de inscrição ou contratos que receber.

Quais são as categorias contábeis utilizadas para registrar tarifas de assinatura?

Aqui estão as principais categorias contábeis utilizadas para registrar as tarifas de assinatura:

Despesas de comunicação

As despesas de comunicação geralmente incluem serviço telefônico, conexão à Internet e cobranças de remessa incorridas durante a realização de negócios. Outras assinaturas que podem ser registradas como tal incluem custos de uso de serviços que trocam dados pela Internet, como plataformas de e-mail e ferramentas de conferência pela Web, bem como pedidos de abertura de conta na nuvem relacionados ao seu trabalho, como software de contabilidade.

Tarifa de pagamento

As tarifas de assinatura podem ser classificadas como despesas se você tiver um plano ativo de serviço de streaming de áudio ou vídeo. Por exemplo, se você usar esses serviços como pano de fundo em seu restaurante, salão de cabeleireiro ou loja, essas tarifas podem ser consideradas uma despesa.

Despesas de bem-estar

As despesas de bem-estar referem-se a gastos relacionados ao bem-estar e aos benefícios dos funcionários. As máquinas de café e os distribuidores de bebidas (para refrigerantes, etc.) instalados no escritório para o pessoal são para o bem-estar dos funcionários, portanto, quaisquer tarifas de assinatura incorridas se enquadrariam nesse tipo de despesa. Outros itens que podem ser incluídos nessa categoria são as classes de fitness em vídeo online oferecidas aos funcionários e as tarifas de associação a aplicativos de saúde.

Dito isso, se o período de uso for inferior a um ano ou o custo de aquisição for inferior a ¥ 100.000, é possível registrá-lo como uma despesa de consumo - apesar de ser rotulado como bem-estar do funcionário, conforme explicado na seção a seguir.

Despesas com materiais de consumo

Como o próprio nome indica, as despesas com materiais de consumo referem-se aos custos relacionados a itens utilizados durante as operações. Isso inclui materiais como papel para impressora e artigos de papelaria usados diariamente no escritório. Os bens de consumo devem ter uma vida útil inferior a um ano ou um valor de aquisição inferior a ¥ 100.000; apenas os itens adquiridos por menos de ¥ 100.000 ou totalmente consumidos dentro do período de um ano podem ser registrados como suprimentos.

Os gastos superiores a ¥100.000 ou destinados a uso de longo prazo não podem ser classificados como materiais de consumo.

Despesas de entretenimento

As despesas de entretenimento são uma categoria contábil usada para registrar os custos de lazer e presentes dados a parceiros de empresas para manter bons relacionamentos.

Ao considerar as assinaturas, a tarifa de associação para um serviço de alimentação oferecido aos parceiros da empresa seria agrupada como uma despesa de entretenimento. Além disso, se o distribuidor de bebidas mencionado anteriormente em despesas de bem-estar fosse instalado sem impostos para visitantes, ele também poderia ser agrupado como tal.

Tarifas de aluguel

Se você não possui equipamentos de escritório, computadores, móveis de escritório ou veículos da empresa, mas aluga esses itens por assinatura, os cobres podem ser documentados como tarifas de aluguel ou leasing. As tarifas de aluguel referem-se aos custos registrados para o equipamento usado em um contrato de aluguel, enquanto os encargos de arrendamento se aplicam ao equipamento usado em um contrato de arrendamento.

Além disso, se um espaço de coworking ou escritório compartilhado for alugado por meio de um modelo de assinatura, o aluguel dessas instalações deve ser registrado na categoria contábil de aluguel de terrenos e edifícios.

Despesas diversas

Despesas diversas são quaisquer itens que não se enquadram nas classificações acima. Essa categoria registra pequenos valores de despesas temporárias. As assinaturas podem ser tratadas como tal no processo de escrituração contábil se não houver necessidade específica de gerenciamento por pessoa física. As despesas diversas comuns incluem a tarifa anual do cartão de cobrança da empresa, o aluguel e os encargos de cancelamento.

Como registrar contabilmente as tarifas de assinatura?

Aqui, veremos uma instância do método de registro no diário para tarifas de assinatura no grupo "despesas de comunicação".

Pagamentos mensais

Digamos que você tenha uma tarifa mensal de assinatura de ¥ 2.000 para um sistema de conferência pela web. Isso precisa ser classificado como uma despesa de comunicação. Abaixo, mostraremos o método de registro no diário para dois tipos de pagamento: transferência bancária e cartão de crédito.

Pagar por transferência bancária

• Débito: Despesas de comunicação, ¥ 2.000 / Crédito: Conta bancária comum, ¥ 2.000
  

Pagamento com cartão de crédito

• Ao pagar com cartão de crédito
  Débito: Despesas de comunicação, ¥ 2.000 / Crédito: Contas a pagar, ¥ 2.000

• Quando o pagamento é retirado de uma conta bancária comum
  Débito: Contas a pagar, ¥ 2.000 / Crédito: Conta bancária comum, ¥ 2.000

Pagar por um contrato de menos de um ano em um valor fixo

Quando o período de uso de uma assinatura é de um ano ou menos, e o mesmo processo contábil é usado para gastos recorrentes, aplica-se o caso especial de despesas antecipadas de curto prazo.

O exemplo a seguir é de um lançamento contábil manual para uma transação de montante fixo dos custos de um plano de um ano. Vejamos um lançamento no diário de um sistema de conferência pela Web com uma tarifa anual de ¥ 20.000. A abordagem de registro no diário para esse caso é praticamente a mesma do método de pagamento mensal que vimos anteriormente.

Pagar por transferência bancária

• Débito: Despesas de comunicação, ¥ 20.000 / Crédito: Conta bancária comum, ¥ 20.000
  

Pagamento com cartão de crédito

• Ao pagar com cartão de crédito
  Débito: Despesas de comunicação, ¥ 20.000 / Crédito: Contas a pagar, ¥ 20.000

• Quando o pagamento é retirado de uma conta bancária comum
  Débito: Contas a pagar, ¥ 20.000 / Crédito: Conta bancária comum, ¥ 20.000

Pagar por vários anos de um contrato longo em uma única parcela

Agora, vamos examinar o método de registro no diário para um contrato de vários anos para um serviço de assinatura. Abaixo está um exemplo do lançamento no diário que você faria ao pagar três anos de tarifas do sistema de webconferência a uma taxa de ¥ 20.000 por ano de uma só vez:

Pagar por transferência bancária

• Quando pagar
  Débito: Despesas pagas antecipadamente, ¥ 60.000 / Crédito: Conta bancária comum, ¥ 60.000

• No registro de despesas (liquidação anual de fundos)
  Débito: Despesas de comunicação, ¥ 20.000 / Crédito: Despesas pagas antecipadamente, ¥ 20.000

Se o período do contrato for superior a um ano, primeiro registre o pagamento nas despesas pré-pagas. Em seguida, no momento da liquidação de fundos, transfira o valor utilizado durante o período relevante (tarifa anual) para a categoria de despesas de comunicação.

O que você deve ter em mente ao registrar as tarifas de assinatura

Você precisa ter cuidado com os seguintes pontos para garantir que os lançamentos contábeis manuais para itens contábeis de assinatura sejam tratados sem problemas:

Continuar a usar os itens contábeis que já foram selecionados

Para manter a consistência na contabilidade, use o mesmo item de escrituração contábil para todos os lançamentos contábeis futuros, uma vez selecionado.

Se os principais dados de suas assinaturas mudarem significativamente ou se sua finalidade mudar, os elementos contábeis podem ser ajustados de acordo. Por exemplo, se um bebedouro originalmente instalado em uma área comum para uso exclusivo dos visitantes foi transferido e agora é usado sem impostos pelos funcionários, você deve corrigir a despesa de entretenimento para despesas de bem-estar.

Use itens contábeis que são geralmente simples

Você pode escolher quais categorias contábeis usar para suas assinaturas. Ainda assim, provavelmente é melhor usar classificações simples, como comunicações e suprimentos, que são mais comumente reconhecidas. Isso permitirá que todos na organização tenham um entendimento comum da situação. Se você for solicitado a confirmar, será mais fácil responder, pois o conteúdo pode ser entendido rapidamente.

Ao usar as assinaturas para fins pessoais e empresariais

Se uma assinatura funciona para fins pessoais e empresariais, as tarifas devem ser alocadas para refletir a porcentagem de uso empresarial. Somente a parte alocada para uso da empresa pode ser registrada como um desembolso dos custos totais.

Para ilustrar, se você usa um smartphone para empresas no trabalho, mas para uso pessoal em outros momentos, precisa manter registros do tempo gasto falando e da quantidade de dados usados para o trabalho. Se não houver documentação, a despesa pode não ser reconhecida em sua conta. É necessário um cuidado extra ao empregar um serviço para fins pessoais e empresariais.

Perguntas frequentes sobre tarifas de assinatura de periódicos

Em qual categoria contábil minha assinatura da Adobe deve se enquadrar?

Os serviços fornecidos na nuvem, como o Adobe Creative Cloud, são normalmente tratados como despesas de comunicação. Essas assinaturas são consideradas ferramentas online fornecidas por meio da nuvem e são contabilizadas de acordo.

Em qual categoria contábil minha assinatura da Microsoft deve se enquadrar?

Uma assinatura da Microsoft também é normalmente considerada uma despesa de comunicação. O mesmo método de registro em diário é usado quando você paga a tarifa mensal de associação e faz um pagamento único para um contrato de menos de um ano.

Como a depreciação é tratada para assinaturas?

A depreciação é uma abordagem contábil em que o custo de aquisição de ativos fixos caros, como equipamentos, máquinas e utensílios, é dividido em parcelas anuais e contabilizado como um desembolso durante a vida útil do ativo. Independentemente disso, para um item caro que você pretende usar por um longo período, não é possível amortizar todo o preço de compra como despesa no momento da aquisição. Nós nos referimos a esses ativos como depreciáveis porque seu valor diminui com o tempo devido ao desgaste. Entretanto, a depreciação não se aplica a tarifas de uso de serviços de assinatura.

As assinaturas permitem acesso contínuo a produtos ou serviços sem propriedade. Como resultado, esses cobres podem ser tratados na contabilidade como uso do serviço - semelhante a tarifas de remessa, suprimentos ou pagamentos de arrendamento. Diferentemente do que ocorre quando você compra um software ou um carro, não há necessidade de tratar a depreciação porque não se enquadra na categoria de ativos.

A importância de uma escrituração contábil consistente

Como as assinaturas diferem muito em natureza e conteúdo, as diretrizes jurídicas para sua classificação contábil permanecem obscuras. Quando várias empresas usam o mesmo serviço de associação, elas podem categorizar a despesa de forma diferente, estabelecida de acordo com suas práticas específicas.

Por esse motivo, selecionar a abordagem de escrituração contábil mais adequada e consistente com as políticas da sua empresa é fundamental para garantir o acompanhamento financeiro adequado. Se você não tiver certeza de qual método usar, considere consultar um assessor fiscal ou outro especialista fiscal.

Além disso, ao usar assinaturas para executar uma operação, priorize aquelas que oferecem flexibilidade de contabilidade para simplificar o processo de despesas.

Antes de se comprometer, verifique se o provedor de assinatura oferece vários planos de taxa fixa e opções de pagamento e confirme se ele emite faturas e recibos necessários para os registros contábeis.

Para plataformas de assinatura que já usam o Stripe Billing, vários planos de taxa fixa podem ser oferecidos aos clientes, permitindo que as empresas escolham a melhor estratégia. As assinaturas que usam o Stripe Billing aceitam uma série de formas de pagamento, incluindo cartões de crédito, carteiras digitais, transferências bancárias e transações na loja, oferecendo aos usuários maneiras flexíveis e eficientes de pagar.