Les entreprises peuvent passer en charges les débits d'abonnement aux produits et services nécessaires, en les regroupant en établi leur finalité. Les catégories les plus courantes sont les coûts de communication, les frais de paiement et les dépenses de consommation. Toutefois, il est important de classer chaque plan en fonction de l'usage auquel il est destiné.

Dans cet article, nous allons décomposer les principales catégories compte pour les abonnements dans les entreprises japonaises. Nous expliquerons également comment enregistrer ces dépenses dans les écritures de journal, en mettant l'accent sur les points importants à retenir.

Qu’est-ce qu’il y a dans le contenu de l’article ?

• Qu’est-ce qu’un abonnement ?
  
• Les frais d'abonnement peuvent-ils être classe comme des dépenses ?　
  
• Quelles sont les catégories compte utilisées pour comptabiliser les frais d'abonnement ?
  
• Comment comptabiliser les frais d'abonnement ?
  
• Ce qu'il faut garder à l'esprit lorsque l'on tient un journal des frais d'abonnement
  
• FAQ sur les frais d'abonnement à la journalisation
  
• L'importance d'une comptabilité cohérente
  

Qu’est-ce qu’un abonnement ?

Un modèle économique fondé sur l'abonnement permet aux clients d'utiliser des produits et des services moyennant des commission mensuelle fixes. La diffusion de vidéos et de musique en continu, les livres électroniques et l'informatique en nuage sont des exemples typiques d'entreprises établi sur l'abonnement. Le marché des services d'abonnement, en particulier ceux qui permettent aux clients de profiter de produits de luxe sans accumuler de nombreux élément physiques, s'est développé ces dernières années et devrait continuer à croître.

De nombreuses entreprises se sont lancées dans ce secteur, et de nombreux exemples de réussite en matière d'abonnements proposent diverses offres B2B et aux marchés grand public. Le plus grand avantage d'une approche établi sur abonné-est la possibilité de recevoir le service en continu, simplement en payant un coût fixe. Avec une plateforme de streaming vidéo, il est possible de regarder autant de films ou d'émissions de télévision que vous le souhaitez sans payer de frais pour chaque contenu.

Comme les abonnements sont débités à un taux fixe, le filière des paiements est simple et les dépenses restent constantes, contrairement à l'achat de produits ponctuels. La popularité de ces offres s'explique en grande partie par le fait que vous n'avez jamais à vous inquiéter d'un dépassement accidentel des dépenses et qu'il est facile de gérer les flux de trésorerie ou les finances d'une entreprise.

Les frais d'abonnement peuvent-ils être classe comme des dépenses ?

Comme indiqué précédemment, les frais d'abonnement liés à une entreprise peuvent être classe en tant que charges dans votre compte. Cette règle s'applique aussi bien aux sociétés qu'aux entreprises individuelles. Tant que l'adhésion est liée au travail, les débiter peuvent être inclus dans les dépenses.

Néanmoins, si les abonnement sont utilisées à des fins entreprise et personnelles, les dépenses doivent être divisées. C'est ce qu'on appelle en japonais le "kaji-anbun", qui distingue les dépenses entreprise des dépenses privées. En d'autres termes, seuls les postes étiquetés comme élément entreprise dans le processus de kaji-anbun seront compte comme dépenses. Lorsque ces offres répondent à des besoins personnels et professionnels, il est important de tenir de bons registres de travail afin de répartir correctement les coûts.

Les reçus et les factures sont généralement exigés comme preuve lors de l'enregistrement des abonnements en tant que dépenses dans les logs comptables. Si le paiement est effectué par carte bancaire crédit, il se peut qu'un reçu ne soit pas délivré à chaque fois. Dans ce cas, il est recommandé de se connecter à votre compte de carte bancaire crédit et d'enregistrer le relevé au format PDF. Vous devez également conserver les formulaire d'inscription ou les contrats que vous recevez.

Quelles sont les catégories compte utilisées pour comptabiliser les frais d'abonnement ?

Voici les principales catégories compte utilisées pour comptabiliser les frais d'abonnement :

Frais de communication

Les dépenses de communication comprennent généralement le service téléphonique, la connecter internet et les débiter d'expédition encourus dans le cadre de l'exercice d'une activité entreprise. D'autres abonnements qui pourraient être enregistrés comme tels comprennent les coûts d'utilisation de services qui échangent des données sur internet - à savoir les plateformes de e-mail et les outils de conférence en ligne - ainsi que les établi formulaire d'inscription sur le cloud liées à votre travail, telles que les logiciels de compte.

Frais de paiement

Les frais d'abonnement peuvent être classe comme des dépenses si vous disposez d'un plan actif de services de diffusion audio ou vidéo en continu. Par exemple, si vous utilisez ces services en arrière-plan de votre restaurant, salon de coiffure ou magasin, ces frais peuvent être considérés comme une dépense.

Dépenses sociales

Les dépenses de bien-être font référence aux dépenses liées au bien-être et aux avantages des employés. Les machines à café et les distributeurs de boissons (pour les sodas, etc.) installés dans les bureaux pour le personnel sont destinés au bien-être des employés, de sorte que les frais d'abonnement encourus relèveraient de ce type de dépenses. D'autres éléments peuvent être inclus dans cette catégorie, comme les cours de fitness vidéo en ligne classe au personnel et les frais d'adhésion à des applications de santé.

Cela dit, si la période d'utilisation est inférieure à un an ou si le coût d'acquisition est inférieur à 100 000 ¥, il est possible de l'enregistrer en tant que dépense consommable, même s'il est qualifié de bien-être des employés, comme expliqué dans la section suivante.

Dépenses pour les consommables

Comme le terme l'indique, les dépenses de consommation sont les débiter associés aux matériaux consommés au cours des opérations. Il s'agit d' élément tels que le papier à copier et les articles de papeterie utilisés quotidiennement au bureau. Les biens consommables doivent avoir une durée de vie utile inférieure à un an ou un prix d'achat inférieur à 100 000 ¥ ; seuls les élément achetés pour moins de 100 000 ¥ ou entièrement consommés en l'espace d'un an peuvent être enregistrés comme fournitures.

Les dépenses supérieures à 100 000 ¥ ou destinées à une utilisation à long terme ne peuvent pas être classe comme consommables.

Frais de représentation

Les frais de représentation sont une catégorie compte utilisée pour enregistrer les coûts des loisirs et des cadeaux offerts aux partenaires entreprise pour entretenir de bonnes relations.

Si l'on considère les abonnements, les frais d'adhésion à un service de cadeaux alimentaires offerts aux partenaires entreprise seraient regroupés en tant que frais de représentation. En outre, si le distributeur de boissons mentionné plus haut dans les dépenses de bien-être a été installé hors taxes pour les visiteurs, il pourrait également être regroupé comme tel.

Frais de location

Si vous ne possédez pas de matériel de bureau, d'ordinateurs, de mobilier de bureau ou de véhicules entreprise, mais que vous louez ces élément sur la base d'un abonnement, les débiter peuvent être comptabilisés en tant que frais de location ou de crédit-bail. Les frais de location font référence aux coûts enregistrés pour l'équipement utilisé dans le cadre d'un contrat de location, tandis que les débiter de location s'appliquent à l'équipement utilisé dans le cadre d'un contrat de crédit-bail.

De plus, si un espace de coworking ou un bureau partagé est loué via un modèle d'abonnement, le loyer de ces installations doit être enregistré dans la catégorie compte des loyers de terrains et de bâtiments.

Dépenses diverses

Les dépenses diverses sont toutes les élément qui n'entrent pas dans les classifications ci-dessus. Cette catégorie enregistre de petits montants de dépenses temporaires. Les abonnements peuvent être traités comme tels dans le processus comptable s'il n'y a pas de besoin particulier de gestion entrepreneur individuel. Parmi les dépenses diverses courantes, citons les frais annuels d'utilisation de la carte bancaire crédit par l'entreprise, les frais de location et les débiter d'annulation.

Comment comptabiliser les frais d'abonnement ?

Nous examinerons ici une instance de la méthode de journalisation des frais d'abonnement dans le groupe "frais de communication".

Paiements mensuels

Supposons que vous ayez à abonnement frais mensuels de 2 000 ¥ pour un système de conférence en ligne. Ces frais doivent être classés dans la catégorie des dépenses de communication. Vous trouverez ci-dessous la méthode de journalisation pour deux types de paiement : virement bancaire et carte bancaire crédit.

Paiement par virement bancaire

• Débit : Frais de communication, 2.000 ¥ / Crédit : Compte bancaire ordinaire, 2.000 ¥
  

Paiement par carte bancaire crédit

• En cas de paiement par carte bancaire crédit
  Débit : Frais de communication, 2.000 ¥ / Crédit : Comptes à payer, 2.000 ¥

• Lorsque le paiement est prélever d'un compte bancaire ordinaire
  Débit : Comptes à payer, 2.000 ¥ / Crédit : Compte bancaire ordinaire, 2.000 ¥

Payer un contrat de moins d'un an en une seule fois

Lorsque la durée d'utilisation d'un abonnement est inférieure ou égale à un an et que le même processus compte est utilisé pour les dépenses récurrentes, le cas particulier des charges constatées d'avance à court terme s'applique.

Voici un exemple d'écriture au journal pour une transaction forfaitaire des coûts d'un plan d'un an. Examinons une écriture de journal pour un système de conférence web dont les frais annuels s'élèvent à 20 000 ¥. L'approche de la journalisation pour ce cas est à peu près la même que pour la moyen de paiement mensuel que nous avons examinée précédemment.

Paiement par virement bancaire

• Débit : Frais de communication, 20.000 ¥ / Crédit : Compte bancaire ordinaire, 20.000 ¥
  

Paiement par carte bancaire crédit

• En cas de paiement par carte bancaire crédit
  Débit : Frais de communication, 20.000 ¥ / Crédit : Comptes à payer, 20.000 ¥

• Lorsque le paiement est prélever d'un compte bancaire ordinaire
  Débit : Comptes à payer, 20.000 ¥ / Crédit : Compte bancaire ordinaire, 20.000 ¥

Payer en une seule fois plusieurs années d'un contrat de longue durée

Examinons maintenant la méthode de journalisation d'un contrat pluriannuel pour un service d'abonnement. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écriture de journal que vous saisirez pour payer en une seule fois trois années de frais de système de conférence en ligne à raison de 20 000 ¥ par an :

Paiement par virement bancaire

• Lors du paiement
  Débit : Dépenses payées d'avance, 60.000 ¥ / Crédit : Compte bancaire ordinaire, 60.000 ¥

• Lors de l'enregistrement des dépenses (règlement annuel des comptes)
  Débit : Frais de communication, 20.000 ¥ / Crédit : Frais payés d'avance, 20.000 ¥

Si la durée du contrat est supérieure à un an, enregistrez d'abord le paiement dans les frais payés d'avance. Ensuite, au moment du règlement, transférer le montant utilisé pendant la période concernée (cotisation annuelle) dans la catégorie des dépenses de communication.

Ce qu'il faut garder à l'esprit lors de la journalisation des frais d'abonnement

Vous devez être attentif aux points suivants pour vous assurer que les écritures de journal relatives aux élément de la compte des abonnements sont traitées sans problème :

Continuer à utiliser les élément compte déjà sélectionnés

Pour maintenir la cohérence de la compte, utilisez le même élément comptable pour toutes les écritures futures une fois qu'il a été sélectionné.

Si les principales caractéristiques de vos abonnements changent de manière significative ou si leur finalité évolue, les éléments compte peuvent être ajustés en conséquence. Par exemple, si un distributeur d'eau installé à l'origine dans une zone commune à l'usage exclusif des visiteurs a été déplacé et est désormais utilisé hors taxes par les employés, vous devez corriger les dépenses de représentation en dépenses de bien-être.

Utiliser des éléments compte généralement simples

Vous pouvez choisir les catégories compte à utiliser pour vos abonnement. Toutefois, il est probablement préférable d'utiliser des classifications simples, telles que les communications et les fournitures, qui sont plus communément reconnues. Cela permettra à tous les membres de l'organisation d'avoir une compréhension commune de la situation. Il devient plus facile de répondre en cas de demande de confirmation, car le contenu peut être rapidement compris.

Lors de l'utilisation des abonnement à des fins personnelles et entreprise

Si un abonnement fonctionne à la fois à des fins entreprise et entreprise, les frais doivent être répartis de manière à refléter le pourcentage d'utilisation professionnelle. Seule la partie affectée à l'usage entreprise peut être comptabilisée comme une dépense de l'ensemble des coûts.

Par exemple, si vous utilisez un smartphone à des fins entreprise au travail et à des fins personnelles à d'autres moments, vous devez consigner le temps passé à parler et la quantité de données utilisées à des fins professionnelles. En l'absence de documentation, les dépenses risquent de ne pas être compte. Une attention particulière est requise lorsque vous utilisez un service à des fins entreprise et professionnelles.

FAQ sur les frais d'abonnement à la journalisation

Dans quelle catégorie compte mon abonnement Adobe doit-il s'inscrire ?

Les services fournis dans le nuage, comme Adobe Creative Cloud, sont généralement traités comme des dépenses de communication. Ces abonnements sont considérés comme des outils en ligne fournis via le cloud et sont compte en conséquence.

Dans quelle catégorie compte mon abonnement Microsoft doit-il s'inscrire ?

Un abonnement à Microsoft est aussi généralement considéré comme une dépense de communication. La même méthode de journalisation est utilisée lorsque vous payez les frais mensuels de l'abonnement et que vous effectuez un paiement forfaitaire pour un contrat de moins d'un an.

Comment la dépréciation est-elle gérée pour les abonnement ?

L'amortissement est une méthode compte selon laquelle le coût d'acquisition d'actifs fixes coûteux, tels que les équipements, les machines et les agencements, est divisé en tranches annuelles et comptabilisé en tant que dépense sur la durée de vie utile de l'actif. Quoi qu'il en soit, pour un élément coûteux que vous avez l'intention d'utiliser pendant une longue période, vous ne pouvez pas amortir la totalité du prix d'achat au moment de l'acquisition. On parle alors de biens amortissables, car leur valeur diminue avec le temps en raison de l'usure. Toutefois, l'amortissement ne s'applique pas aux frais d'utilisation des services d'abonnement.

Les abonnements permettent un accès continu à des produits ou services sans en être propriétaire. Par conséquent, ces débits peuvent être traités en compte comme l'utilisation d'un service—à l'instar des frais de verser, des fournitures ou des paiements de location. Contrairement à l'achat d'un logiciel ou d'une voiture, il n'est pas nécessaire de traiter l'amortissement car il n'entre pas dans la catégorie des actifs.

L'importance d'une comptabilité cohérente

Étant donné que les abonnements diffèrent grandement par leur nature et leur contenu, les lignes directrices juridiques compte à leur classification comptable restent floues. Lorsque plusieurs entreprises utilisent le même service d'abonnement, elles peuvent classer les dépenses différemment établi de leurs pratiques spécifiques.

C'est pourquoi le choix de la méthode comptable la plus approche, en accord avec les politiques de votre entreprise, est essentiel pour assurer un filière financier adéquat. Si vous n'êtes pas sûr de la méthode à utiliser, envisagez de conseiller fiscal ou un autre professionnel.

Supplémentaire, lorsque vous utilisez des abonnements pour gérer une opération, donnez la priorité à ceux qui offrent une flexibilité comptable afin de simplifier le traiter des dépenses.

Avant de vous engager, vérifiez si le fournisseur d'abonnement propose différents forfaits et offres de paiement, et confirmez qu'il émet les factures et les reçus nécessaires à la compte.

Pour les plateformes d'abonnement qui utilisent déjà Stripe Billing, plusieurs offres peuvent être proposés aux clients, ce qui permet aux entreprises de choisir la meilleure stratégie. Les abonnements utilisant Stripe Billing prendre en charge une gamme de méthodes de paiement, y compris les carte bancaire crédit, wallet mobile, les virement bancaire et les transactions en magasin, offrant aux utilisateurs des moyens de paiement flexibles et efficaces.