Unternehmen können Abonnementgebühren für erforderliche Produkte und Dienstleistungen als Aufwand verbuchen und sie nach Verwendungszweck gruppieren. Zu den gängigen Kategorien gehören Kommunikationskosten, Zahlungsgebühren und Ausgaben für Verbrauchsmaterialien. Es ist jedoch wichtig, jedes Abonnement nach seinem Verwendungszweck zu klassifizieren.

In diesem Artikel werden die wichtigsten Buchhaltungskategorien für Abonnements in japanischen Unternehmen aufgeschlüsselt. Wir erklären auch, wie Sie diese Ausgaben in Journalbuchungen erfassen können und erläutern wichtige Punkte, die Sie beachten sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Abonnement?
  
• Können Abonnementgebühren als Ausgaben eingestuft werden?　
  
• Welche Buchhaltungskategorien werden für die Verbuchung von Abonnementgebühren verwendet?
  
• Wie werden Abonnementgebühren erfasst?
  
• Was ist bei der Verbuchung von Abonnementgebühren zu beachten?
  
• Häufig gestellte Fragen zur Verbuchung von Abonnementgebühren
  
• Die Bedeutung einer konsequenten Buchhaltung
  

Was ist ein Abonnement?

Ein Abonnement-Modell ermöglicht es Kundinnen und Kunden, Produkte und Dienstleistungen gegen eine feste monatliche Gebühr zu nutzen. Video- und Musikstreaming, E-Books und Cloud Computing sind typische Beispiele für mitgliedschaftsbasierte Unternehmen. Der Markt für Abonnement-Dienste, insbesondere solche, die es den Kundinnen und Kunden ermöglichen, Luxus zu genießen, ohne viele physische Gegenstände anzuhäufen, ist in den letzten Jahren gewachsen und wird dies auch voraussichtlich weiterhin tun.

Viele Unternehmen sind in diese Branche eingestiegen und zahlreiche erfolgreiche Player sind mit ihren verschiedenen Angebote in den B2B- und B2C-Märkten tätig. Der größte Vorteil eines abonnementbasierten Ansatzes ist die Möglichkeit, durch Zahlung eines festgelegten Preises den Dienst kontinuierlich nutzen zu können. Bei einer Video-Streaming-Plattform können Sie so viele Filme oder Fernsehsendungen ansehen, wie Sie möchten, ohne für jeden einzelnen Inhalt zahlen zu müssen.

Da Abonnements zu einem festen Tarif abgerechnet werden, ist die Nachverfolgung von Zahlungen einfach und die Ausgaben bleiben konstant – anders als beim Kauf einmaliger Produkte. Wesentliche Faktoren für die Beliebtheit dieser Modelle sind, dass man sich keine Gedanken machen muss über versehentliche Mehrausgaben und dass die Verwaltung des Cashflows oder der Finanzen eines Unternehmens unkompliziert ist.

Können Abonnementgebühren als Ausgaben eingestuft werden?

Wie bereits erwähnt, können Abonnementgebühren im Zusammenhang mit einem Unternehmen in Ihrer Buchführung als Ausgabe klassifiziert werden. Dies gilt sowohl für Kapitalgesellschaften als auch für Einzelunternehmen. Solange die Mitgliedschaft einen Bezug zur Tätigkeit hat, kann die Zahlung als Ausgabe angerechnet werden.

Werden Abonnements jedoch sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke verwendet, müssen die Ausgaben aufgeteilt werden. Dies ist im Japanischen als „kaji-anbun“ bekannt, wobei zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben unterschieden wird. Es werden also nur die Posten, die im Rahmen des Kaji-Anbun-Verfahrens als Unternehmensausgaben gekennzeichnet sind, als Ausgaben verbucht. Wenn diese Abonnements persönlichen und geschäftlichen Zwecken dienen, ist es wichtig, lückenlose geschäftliche Aufzeichnungen zu führen, um die Kosten richtig zuzuweisen.

In der Regel werden Belege und Rechnungen als Nachweis benötigt, wenn Abonnements als Aufwand in den Buchhaltungsunterlagen erfasst werden. Wenn die Zahlung per Karte erfolgt, kann es sein, dass nicht jedes Mal ein Zahlungsbeleg ausgestellt wird. In diesem Fall empfiehlt es sich, sich in Ihr Kreditkartenkonto einzuloggen und den Kontoauszug als PDF zu speichern. Sie müssen auch alle Anmeldeformulare oder Verträge, die Sie erhalten haben, aufbewahren.

Welche Buchhaltungskategorien werden für die Journalisierung von Abonnementgebühren verwendet?

Dies sind die wichtigsten Buchhaltungskategorien, die zur Journalisierung von Abonnementgebühren verwendet werden:

Kommunikationsausgaben

Zu den Kommunikationsausgaben gehören in der Regel Telefondienst-, Internetverbindungs- und Versandkosten, die während der Geschäftstätigkeit in Unternehmen anfallen. Weitere Abonnements, die als in dieser Kategorie erfasst werden können, sind beispielsweise Kosten für die Nutzung von Diensten, die Daten über das Internet austauschen – insbesondere E-Mail-Plattformen und Webkonferenz-Tools – sowie cloudbasierte Anwendungen, die für Ihre Tätigkeit relevant sind, wie z. B. Buchhaltungssoftware.

Zahlungsgebühr

Abonnementgebühren können als Ausgaben eingestuft werden, wenn Sie einen aktiven Audio- oder Video-Streaming-Tarif haben. Wenn Sie diese Dienste beispielsweise im Hintergrund Ihres Restaurants, Friseursalons oder Geschäfts nutzen, können diese Gebühren als Ausgabe betrachtet werden.

Sozialausgaben

Sozialausgaben beziehen sich auf Ausgaben für das Wohlbefinden und die Sozialleistungen der Mitarbeitenden. Kaffeemaschinen und Getränkeautomaten (für alkoholfreie Getränke usw.), die im Büro für das Personal aufgestellt sind, dienen dem Wohlergehen der Mitarbeitenden, daher würden alle anfallenden Abonnements-Gebühren unter diese Art von Ausgaben fallen. Weitere Posten, die in diese Kategorie fallen können, sind Online-Fitnesskurse, die Mitarbeitenden angeboten werden, und Mitgliedsbeiträge für Gesundheits-Apps.

Wenn die Nutzungsdauer jedoch unter einem Jahr liegt oder die Anschaffungskosten weniger als 100.000 Yen betragen, können sie auch als Verbrauchsausgaben erfasst werden – obwohl sie als Sozialausgaben für Mitarbeitende ausgewiesen sind, wie im folgenden Abschnitt erläutert.

Ausgaben für Verbrauchsmaterialien

Wie der Begriff schon sagt, sind Ausgaben für Verbrauchsmaterialen Kosten für Materialien, die während des Betriebs verbraucht werden. Dazu gehören beispielsweise Kopierpapier und Schreibwaren, die täglich im Büro verwendet werden. Verbrauchsmaterialien müssen eine Nutzungsdauer von weniger als einem Jahr oder einen Kaufpreis von weniger als 100.000 Yen haben. Nur Artikel, deren Preis unter 100.000 Yen lag oder die innerhalb eines Jahres vollständig verbraucht wurden, können als Verbrauchsmaterialien verbucht werden.

Ausgaben, deren Preis höher als 100.000 Yen liegt oder die für einen langfristigen Gebrauch bestimmt sind, können nicht als Verbrauchsmaterial eingestuft werden.

Bewirtungskosten

In der Buchhaltungskategorie Bewirtungskosten werden Kosten für Freizeit und Geschenke an Unternehmen erfasst, die für die Pflege guter Beziehungen anfallen.

In Bezug auf Abonnements könnte der Mitgliedsbeitrag für einen Lebensmittel-Geschenkeservice für Geschäftspartner als Bewirtungskosten erfasst werden. Zudem könnte der bereits erwähnte Getränkespender, der bereits unter Sozialausgaben erwähnt wurde, wenn er ausschließlich für Besucher installiert wurde, auch in diese Kategorie fallen.

Mietgebühren

Wenn Sie nicht Eigentümer/in von Bürogeräten, Computern, Büromöbeln oder Unternehmensfahrzeugen sind, sondern diese im Abonnement mieten, können die Gebühren hierfür als Miet- oder Leasinggebühren erfasst werden. Mietgebühren beziehen sich auf die Kosten, die für im Rahmen eines Mietvertrags genutzte Geräte erfasst werden, während Leasinggebühren für Geräte gelten, die im Rahmen eines Leasingvertrags im Einsatz sind.

Wird darüber hinaus ein Coworking Space oder ein Shared Office über ein Abonnement-Modell gemietet, muss die Miete für diese Einrichtungen unter der Abrechnungskategorie Miete für Grundstücke und Gebäude erfasst werden.

Sonstige Aufwendungen

Sonstige Aufwendungen sind alle Posten, die nicht den oben genannten Kategorien zugeordnet werden können. In dieser Kategorie werden geringfügige vorübergehende Ausgaben erfasst. Abonnements können im Buchhaltungsprozess als solche behandelt werden, wenn keine besondere Notwendigkeit für eine separate Verwaltung besteht. Zu den üblichen sonstigen Ausgaben gehören die jährliche Nutzungsgebühr einer geschäftlichen Kreditkarte, Mietkosten und Stornierungsgebühren.

Wie werden Abonnementgebühren erfasst?

Hier sehen wir eine Instanz der Verbuchungsmethode für Abonnementgebühren in der Gruppe „Kommunikationskosten“.

Monatliche Zahlungen

Angenommen, Sie haben eine monatliche Transaktionsgebühr für Abonnements in Höhe von 2.000 Yen für ein Webkonferenzsystem. Dies muss als Kommunikationsaufwand klassifiziert werden. Im Folgenden sehen Sie die Verbuchungsmethode für zwei Zahlungsarten: Banküberweisung und Kreditkarte.

Zahlung per Banküberweisung

• Soll: Kommunikationskosten, 2.000 Yen / Haben: Gewöhnliches Bankkonto, 2.000 Yen
  

Zahlung per Kreditkarte

• Bei Zahlung per Kreditkarte
  Soll: Kommunikationskosten, 2.000 Yen / Haben: Verbindlichkeiten, 2.000 Yen

• Bei Zahlung durch Einzug von einem gewöhnlichen Bankkonto
  Soll: Verbindlichkeiten, 2.000 Yen / Haben: Gewöhnliches Bankkonto, 2.000 Yen

Zahlung eines Pauschalbetrags für einen Vertrags mit einer Laufzeit von weniger als einem Jahr

Beträgt die Nutzungsdauer eines Abonnement maximal ein Jahr und wird derselbe Abrechnungsprozess für wiederkehrende Ausgaben verwendet, gilt der Sonderfall der kurzfristigen Rechnungsabgrenzungsposten.

Folgendes ist ein Beispiel für eine Journalbuchung einer pauschalen Transaktion der Kosten für einen Jahresvertrag. Schauen wir uns eine Journalbuchung für ein Webkonferenzsystem mit einer jährlichen Transaktionsgebühr von 20.000 Yen an. Der Verbuchungsansatz für diesen Fall entspricht in etwa der Methode der monatlichen Zahlung, die wir uns zuvor angesehen haben.

Zahlung per Banküberweisung

• Soll: Kommunikationskosten, 20.000 Yen / Haben: Gewöhnliches Bankkonto, 20.000 Yen
  

Zahlung per Kreditkarte

• Bei Zahlung per Kreditkarte
  Soll: Kommunikationskosten, 20.000 Yen / Haben: Verbindlichkeiten, 20.000 Yen

• Bei Zahlung durch Einzug von einem gewöhnlichen Bankkonto
  Soll: Verbindlichkeiten, 20.000 Yen / Kredit: Gewöhnliches Bankkonto, 20.000 Yen

Zahlung eines Pauschalbetrags für mehrere Jahre im Fall eines Vertrags mit langer Laufzeit

Schauen wir uns nun die Verbuchungsmethode für einen Abonnement-Service mit einer Laufzeit von mehreren Jahren an. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Journalbuchung, die Sie wählen würden, wenn Sie die Gebühren für das Webkonferenzsystem in Höhe von 20.000 Yen pro Jahr als Pauschalbetrag für drei Jahre bezahlen würden:

Zahlung per Banküberweisung

• Bei Zahlung
  Soll: aktive Rechnungsabgrenzungsposten, 60.000 Yen / Haben: Gewöhnliches Bankkonto, 60.000 Yen

• Bei Erfassung der Ausgaben (jährliche Abrechnung)
  Soll: Kommunikationsausgaben, 20.000 Yen / Haben: aktive Rechnungsabgrenzungsposten, 20.000 Yen

Beträgt die Vertragslaufzeit mehr als ein Jahr, verbuchen Sie zunächst die Zahlung unter den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten. Zum Zeitpunkt der Zahlungsabwicklung übertragen Sie dann den Betrag, der während des betreffenden Zeitraums verwendet wurde (Jahresgebühr) in die Kategorie Kommunikationsausgaben.

Was ist bei der Verbuchung von Abonnementgebühren zu beachten?

Um eine reibungslose Verarbeitung von Journalbuchungen für Abonnementbuchungen sicherzustellen, müssen Sie auf die folgenden Punkte achten:

Verwenden Sie weiterhin die bereits ausgewählten Buchhaltungspositionen

Um die Konsistenz in der Buchhaltung zu wahren, verwenden Sie nach der Auswahl dieselben Buchhaltungspositionen für alle zukünftigen Journalbuchungen.

Wenn sich die wesentlichen Details Ihrer Abonnements deutlich ändern oder sich deren Zweck ändert, können die Buchhaltungselemente entsprechend angepasst werden. Wenn beispielsweise ein Wasserspender, der ursprünglich in einem Gemeinschaftsbereich aufgestellt und nur für Besucher/innen gedacht war, umgesetzt wurde und nun ausschließlich von Mitarbeitenden genutzt wird, müssen Sie die Ausgaben von Unterhaltungs- zu Sozialausgaben geändert werden.

Verwenden Sie Buchhaltungspositionen, die im Allgemeinen unkompliziert sind

Sie können auswählen, welche Buchhaltungskategorien für Ihre Abonnements verwendet werden sollen. Dennoch ist es wahrscheinlich am besten, unkomplizierte Klassifizierungen wie Kommunikation und Vorräte zu verwenden, die allgemein anerkannt sind. So haben alle Mitarbeitenden in der Organisation ein einheitliches Verständnis der Situation. Eine Bestätigung ist so deutlich einfacher, da der Inhalt schnell verstanden werden kann.

Bei der Verwendung von Abonnements für persönliche und geschäftliche Zwecke

Wenn ein Abonnement persönliche und geschäftliche Zwecke erfüllt, müssen die Gebühren so zugeordnet werden, dass sie den Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung widerspiegeln. Nur der geschäftlich vorgesehene Teil kann als Aufwand in den Gesamtkosten erfasst werden.

Zur Veranschaulichung: Wenn Sie bei der Arbeit ein geschäftliches Smartphone verwenden, das Sie aber zu anderen Zeitpunkten auch privat nutzen, müssen Sie Aufzeichnungen über die Zeiträume führen, in denen Sie zu geschäftlichen Zwecken Gespräch führen und Daten nutzen. Wenn keine Dokumentation vorhanden ist, kann es sein, dass die Ausgabe in Ihrer Buchhaltung nicht erfasst wird. Besondere Sorgfalt ist geboten, wenn eine Dienstleistung für persönliche und geschäftliche Zwecke in Anspruch genommen wird.

Häufig gestellte Fragen zum Verbuchen von Abonnementgebühren

In welche Abrechnungskategorie fällt mein Adobe-Abonnement?

Cloudbasierte Dienste, wie z. B. Adobe Creative Cloud, werden in der Regel als Kommunikationsausgaben behandelt. Diese Abonnements gelten als Online-Tools, die über eine Cloud zur Verfügung gestellt werden, und werden entsprechend erfasst.

In welche Abrechnungskategorie fällt mein Microsoft-Abonnement?

Ein Microsoft-Abonnement wird in der Regel auch als Kommunikationsausgabe betrachtet. Die gleiche Verbuchungsmethode wird verwendet, wenn Sie eine monatliche Transaktionsgebühr bezahlen und eine Pauschalzahlung für einen Vertrag mit einer Laufzeit von weniger als einem Jahr leisten.

Wie wird die Abschreibung bei Abonnements gehandhabt?

Die Abschreibung ist ein Buchhaltungsansatz, bei dem die Kosten für den Kauf teurer Anlagegüter wie Geräte, Maschinen und Einrichtungsgegenstände in jährliche Raten aufgeteilt und als Aufwand über die Nutzungsdauer des Vermögenswerts erfasst werden. Unabhängig davon können Sie bei einem teuren Posten, den Sie über einen längeren Zeitraum nutzen möchten, nicht den gesamten Kaufpreis zum Zeitpunkt der Anschaffung als Aufwand verbuchen. Wir bezeichnen diese als abschreibungsfähige Vermögenswerte, da ihr Wert im Laufe der Zeit aufgrund von Verschleiß sinkt. Die Abschreibung gilt jedoch nicht für die Nutzungsgebühren für Abonnementdienste.

Bei Abonnements erhält man kontinuierlich Zugriff auf Produkte oder Dienstleistungen ohne Eigentum. Infolgedessen können diese Gebühren in der Buchhaltung als Dienstleistungsnutzung behandelt werden – ähnlich wie Überweisungsgebühren, Lieferungen oder Leasingzahlungen. Anders als beim Kauf von Software oder eines Autos ist keine Abschreibung erforderlich, da die Kosten nicht in die Kategorie Vermögenswerte fallen.

Die Bedeutung einer konsequenten Buchhaltung

Da sich Abonnements in Art und Inhalt deutlich unterscheiden, sind die rechtlichen Vorgaben für ihre buchhalterische Einordnung weiterhin unklar. Wenn mehrere Unternehmen denselben Mitgliederservice nutzen, können sie die Ausgaben basierend ihren spezifischen Praktiken unterschiedlich kategorisieren.

Aus diesem Grund ist es wichtig, den am besten geeigneten buchhalterischen Ansatz auszuwählen, der mit den Richtlinien Ihres Unternehmens im Einklang steht, um eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung sicherzustellen. Wenn Sie sich bei der Auswahl der Methode nicht sicher sind, sollten Sie eine Steuerberaterin/einen Steuerberater oder eine andere Expertin/einen anderen Experten konsultieren.

Wenn Sie Abonnements für die Ausführung eines Vorgangs verwenden, sollten Sie solche vorziehen, die Flexibilität bei der Buchhaltung bieten, um die Ausgabenabwicklung zu vereinfachen.

Bevor Sie sich festlegen, sollten Sie prüfen, ob der Anbieter des Abonnements verschiedene Pauschaltarife und Zahlungsoptionen anbietet; vergewissern Sie sich auch, dass Rechnungen und Belege ausgestellt werden, die für die Buchhaltung erforderlich sind.

Abonnement-Plattformen, die bereits Stripe Billing verwenden, bieten ihren Kundinnen/Kunden möglicherweise verschiedene Pauschaltarife an, damit Unternehmen die für sie beste Strategie auswählen können. Abonnements über Stripe Billing unterstützen verschiedene Zahlungsmethoden, darunter Kreditkarten, mobile Wallets, Banküberweisung und Transaktionen im Geschäft, um den Nutzerinnen und Nutzern flexible und effiziente Zahlungsmöglichkeiten zu bieten.