Las empresas pueden gastar en cargos de suscripción por productos y servicios necesarios, agrupándolos según el propósito. Las categorías comunes incluyen costos de comunicación, comisiones de pago y desembolsos consumibles. Sin embargo, es importante clasificar cada plan según su uso previsto.

En este artículo, desglosaremos las cuentas contables clave para las suscripciones en las empresas japonesas. También explicaremos cómo asentar estos gastos en las entradas del registro destacando las consideraciones notables que debes recordar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una suscripción?
  
• ¿Se pueden clasificar las comisiones de suscripción como gastos?　
  
• ¿Cuáles son las cuentas contables que se utilizan para registrar las comisiones de suscripción?
  
• ¿Cómo se registran las comisiones de suscripción?
  
• ¿Qué tener en cuenta al registrar las comisiones de suscripción?
  
• Preguntas frecuentes sobre el registro de las comisiones de suscripción
  
• La importancia de una contabilidad constante
  

¿Qué es una suscripción?

Un modelo de negocio por suscripción permite que los clientes utilicen productos y servicios a cambio de una tarifa mensual fija. La transmisión de video y música, los libros electrónicos y la computación en la nube son ejemplos típicos de negocios basados en membresías. El mercado de los servicios por suscripción, especialmente aquellos que permiten a los clientes disfrutar de ciertos lujos sin acumular demasiados objetos físicos, se ha expandido en los últimos años y se prevé que seguirá creciendo.

Muchas empresas se han sumado a este sector, y no faltan historias de éxito de modelos de suscripción que ofrecen distintas propuestas tanto en el mercado B2B como en el B2C. La mayor ventaja de este enfoque basado en suscriptores es poder acceder al servicio de forma continua simplemente pagando un costo fijo. En una plataforma de streaming de video, por ejemplo, se pueden ver todas las películas o series que uno quiera sin tener que pagar por cada contenido en particular

Como las suscripciones se cobran a una tarifa fija, llevar un control de los pagos es sencillo y el gasto se mantiene constante, a diferencia de cuando se compran productos de una sola vez. Dos de los factores principales que explican la popularidad de estos planes son que nunca hay que preocuparse por gastar de más sin querer y que resulta fácil manejar el flujo de caja o las finanzas de una operación.

¿Se pueden clasificar las comisiones de suscripción como gastos?

Como se mencionó anteriormente, las comisiones de suscripción relacionadas con una empresa se pueden clasificar como un gasto en sus registros contables. Esto se aplica tanto a las corporaciones como a las empresas unipersonales. Siempre que la membresía esté relacionada con el trabajo, el cargo se puede incluir como un gasto.

Sin embargo, si las suscripciones se utilizan tanto para fines comerciales como personales, los gastos deben separarse. En japonés, a esto se lo conoce como «kaji-anbun» y consiste en separar los gastos de la empresa de los privados. En otras palabras, solo los elementos clasificados como gastos de empresa en el proceso de kaji-anbun se registrarán como egresos. En aquellos casos en que los planes atiendan necesidades mixtas (personales y laborales), resulta esencial mantener registros detallados que permitan asignar los costos de manera adecuada.

Por lo general, para registrar las suscripciones como gasto en la contabilidad se exige contar con recibos y facturas como respaldo. Cuando el pago se realiza con tarjeta de crédito, puede suceder que no se emita un comprobante para cada transacción. En esos casos, te conviene iniciar sesión en la cuenta de la tarjeta y descargar el resumen como PDF. Además debes conservar los formularios de solicitud o contratos que recibas.

¿Cuáles son las cuentas contables utilizadas para registrar las comisiones de suscripción?

Estas son las principales cuentas contables utilizadas para registrar las comisiones de suscripción:

Gastos de comunicación

Los gastos de comunicación generalmente incluyen servicio telefónico, conexión a internet y gastos de envío incurridos al hacer negocios. Otras suscripciones que podrían verse como tales incluyen los costos por el uso de servicios que cambian datos a través de internet, es decir, plataformas de correo electrónico y herramientas de conferencias web, así como aplicaciones establecidas en la nube relacionadas con tu trabajo, como software de contabilidad.

Comisión de pago

Las comisiones de suscripción podrían clasificarse como gastos si tienes un plan de servicio de transmisión de audio o video activo. Por ejemplo, si utilizas estos servicios en el fondo de tu restaurante, peluquería o tienda, estas comisiones pueden considerarse un gasto.

Gastos de bienestar

Los gastos de bienestar se refieren a los desembolsos relacionados con el bienestar y los beneficios de los empleados. Las máquinas de café y los dispensadores de bebidas (para refrescos, etc.) instalados en la oficina para el personal son para el bienestar de los empleados, por lo que cualquier comisión de suscripción incurrida se incluiría en este tipo de gastos. Otros elementos que se pueden incluir en esta categoría son las clases de acondicionamiento físico en video en línea que se brindan al personal y las comisiones de membresía para aplicaciones de salud.

Dicho esto, si el período de consumo es inferior a un año o el costo de adquisición es inferior a ¥ 100,000, es posible registrarlo como un gasto consumible. A pesar de estar etiquetado como bienestar de los empleados, como se explica en la siguiente sección.

Gastos por consumibles

Como sugiere el término, los gastos consumibles son los cargos asociados con los materiales consumidos durante las operaciones. Esto incluye ítems como papel de copia y papelería que se usan a diario en la oficina. Los bienes de consumo deben tener una vida útil inferior a un año o un precio de compra inferior a ¥ 100,000. Solo los ítems comprados por debajo de ¥ 100,000 o consumidos por completo dentro de un año pueden registrarse como suministros.

Los desembolsos superiores a ¥ 100.000 o destinados a un uso a largo plazo no pueden clasificarse como consumibles.

Gastos de entretenimiento

Los gastos de entretenimiento son una cuenta contable que se utiliza para registrar los costos de ocio y obsequios entregados a los socios empresariales para mantener buenas relaciones.

Al considerar las suscripciones, la comisión de membresía para un servicio de regalo de alimentos otorgado a los socios empresariales se agruparía como un gasto de entretenimiento. Además, si el dispensador de bebidas mencionado anteriormente en gastos de bienestar se instaló exclusivamente para visitantes, también podría agruparse como tal.

Comisiones de alquiler

Si no posee equipos de oficina, computadoras, muebles de oficina o vehículos de empresa, sino que alquila estos artículos por suscripción, los cargos se pueden documentar como comisiones de alquiler o arrendamiento. Las comisiones de alquiler se refieren a los costos registrados por el equipo utilizado en virtud de un contrato de alquiler, mientras que los cargos de arrendamiento se aplican al equipo utilizado en virtud de un contrato de arrendamiento.

Además, si se alquila un espacio de coworking o una oficina compartida a través de un modelo de suscripción, el alquiler de estas instalaciones debe registrarse en la cuenta contable de alquiler de terrenos y edificios.

Gastos varios

Los gastos varios son los que no entran en ninguna de las categorías anteriores. Ahí se registran gastos chicos y temporales. Las suscripciones se pueden tratar como tales en el proceso de contabilidad si no hace falta controlarlas por separado. Ejemplos comunes son la cuota anual de la tarjeta de crédito de la empresa, el alquiler y los cargos por cancelación.

¿Cómo se registran las comisiones de suscripción?

Aquí, veremos un ejemplo del método de registro para las comisiones de suscripción en el grupo "gastos de comunicación".

Pagos mensuales

Supongamos que tienes una suscripción mensual de ¥2000 a un sistema de videoconferencias. Ese gasto debe clasificarse como gasto de comunicación. A continuación, mostramos cómo registrar la operación en la contabilidad para dos formas de pago: transferencia bancaria y tarjeta de crédito.

Pago por transferencia bancaria

• Débito: Gastos de comunicación, ¥ 2,000/Crédito: cuenta bancaria ordinaria, ¥ 2,000
  

Pago con tarjeta de crédito

• ¿Cuándo pagar con tarjeta de crédito?
  Débito: Gastos de comunicación, ¥ 2,000/Crédito: Cuentas por pagar, ¥ 2,000

• ¿Cuándo se retira el pago de una cuenta bancaria ordinaria?
  Débito: Cuentas por pagar, ¥ 2,000/Crédito: cuenta bancaria ordinaria, ¥ 2,000

Pagar un contrato de menos de un año en una suma global

Cuando el período de uso de una suscripción es de un año o menos, y se utiliza el mismo proceso contable para los desembolsos recurrentes, se aplica el caso especial de los gastos pagados por adelantado a corto plazo.

A continuación, se muestra un ejemplo de un registro para una transacción de suma global de los costos de un plan anual. Veamos un registro para un sistema de conferencias web con una comisión anual de ¥ 20,000. El enfoque de registro para este caso es aproximadamente el mismo que el método de pago mensual que vimos con anterioridad.

Pago por transferencia bancaria

• Débito: Gastos de comunicación, ¥ 20,000/Crédito: Cuenta bancaria ordinaria, ¥ 20,000
  

Pago con tarjeta de crédito

• ¿Cuándo pagar con tarjeta de crédito?
  Débito: Gastos de comunicación, ¥ 20,000/Crédito: Cuentas por pagar, ¥ 20,000

• ¿Cuándo se retira el pago de una cuenta bancaria ordinaria?
  Débito: Cuentas por pagar, ¥ 20,000/Crédito: cuenta bancaria ordinaria, ¥ 20,000

Pagar varios años de un contrato largo en una suma global

Ahora, veamos el método de registro para un contrato de varios años para un servicio de suscripción. A continuación, se muestra un ejemplo del registro que ingresaría al pagar tres años de comisiones del sistema de conferencias web a una tasa de ¥ 20,000 por año en una suma global:

Pago por transferencia bancaria

• ¿Cuándo pagar?
  Débito: Gastos prepagados, ¥ 60,000/Crédito: cuenta bancaria ordinaria, ¥ 60,000

• ¿Cuándo registrar los gastos (acreditación de fondos anual de cuentas)?
  Débito: Gastos de comunicación, ¥ 20,000/Crédito: Gastos prepagados, ¥ 20,000

Si el período del contrato es superior a un año, primero registra el pago en los gastos pagados por adelantado. Luego, en el momento de la acreditación de fondos, transferí el monto utilizado durante el período correspondiente (comisión anual) a la categoría de gastos de comunicación.

¿Qué tener en cuenta al registrar las comisiones de suscripción?

Debes tener cuidado con los siguientes puntos para asegurar de que los registros de los elementos de cuenta de suscripción se manejan sin problemas:

Continuar usando los elementos contables que ya se seleccionaron

Para mantener la coherencia en la contabilidad, utiliza el mismo ítem de contabilidad para todos los registros futuros una vez seleccionados.

Si los detalles principales de sus suscripciones cambian significativamente o su propósito cambia, los elementos contables se pueden ajustar en consecuencia. Por ejemplo, si un dispensador de agua instalado originalmente en un área común para uso exclusivo de los visitantes se ha movido y ahora es utilizado solo por los empleados, debe corregir el gasto de entretenimiento a los gastos de bienestar.

Utilizar elementos contables que por lo general sean sencillos

Puedes elegir qué cuentas contables usar para sus suscripciones. Aún así, probablemente sea mejor usar clasificaciones sencillas como comunicaciones y suministros, que son más comúnmente reconocidas. Esto permitirá que todos en la organización tengan una comprensión común de la situación. Se vuelve más fácil responder si se le pide confirmación, ya que el contenido se puede entender de manera rápida.

¿Cuándo usar suscripciones para fines personales y de empresa?

Si una suscripción funciona para fines personales y empresariales, las comisiones deben asignarse para reflejar el porcentaje de uso de la empresa. Solo la parte asignada para uso empresarial puede registrarse como un desembolso de los costos totales.

Para ilustrar, si usas un smartphone para negocios en el trabajo pero también para uso personal en otros momentos, debes mantener registros de la cantidad de tiempo dedicado a hablar y la cantidad de datos utilizados para el trabajo. Si no hay documentación, es posible que el gasto no se reconozca en su contabilidad. Se necesita un cuidado adicional al emplear un servicio para fines personales y empresariales.

Preguntas frecuentes sobre el registro de las comisiones de suscripción

¿A qué cuenta contable debe pertenecer mi suscripción a Adobe?

Los servicios entregados en la nube, como Adobe Creative Cloud, en general se tratan como gastos de comunicaciones. Estas suscripciones se consideran herramientas en línea proporcionadas a través de la nube y se contabilizan en consecuencia.

¿A qué cuenta contable debe pertenecer mi suscripción de Microsoft?

Una suscripción de Microsoft también se considera normalmente un gasto de comunicaciones. El mismo método de registro en diario se utiliza cuando pagas la comisión mensual de membresía y realizas un pago global por un contrato de menos de un año.

¿Cómo se maneja la depreciación de las suscripciones?

La depreciación es un método contable mediante el cual el costo de comprar activos fijos costosos, como equipos, maquinaria y accesorios, se divide en cuotas anuales y se registra como gasto a lo largo de la vida útil del activo. Sin embargo, si se trata de bienes de alto valor que planeas usar durante un tiempo prolongado, no puedes imputar la totalidad del precio de compra como gasto en el momento de su adquisición. Estos bienes se denominan activos depreciables, ya que su valor disminuye con el tiempo debido al uso y al desgaste. Cabe señalar que la depreciación no se aplica a los cargos por servicios de suscripción.

Las suscripciones permiten el acceso continuo a productos o servicios sin que ello suponga propiedad. Por lo tanto, estos cargos pueden tratarse contablemente como uso de servicios, igual que las comisiones de remesas, suministros o pagos de arrendamiento. A diferencia de cuando compras un software o un automóvil, no es necesario aplicar depreciación porque no entran en la categoría de activos.

La importancia de una contabilidad constante

Debido a que las suscripciones difieren mucho en naturaleza y contenido, las pautas legales para su clasificación contable siguen sin estar claras. Cuando varias empresas utilizan el mismo servicio de membresía, podrían categorizar el gasto de manera diferente establecido en función de sus prácticas específicas.

Por esta razón, seleccionar el enfoque de contabilidad más apropiado y coherente con las políticas de tu empresa es clave para garantizar un seguimiento financiero adecuado. Si no estás seguro de qué método usar, considera consultar a un asesor fiscal o a otro profesional.

Además, al usar suscripciones para ejecutar una operación, prioriza aquellas que ofrecen flexibilidad de contabilidad para simplificar el procesamiento de gastos.

Antes de celebrar un contrato, verifica que el proveedor de suscripción ofrezca varios planes de tarifa plana y opciones de pago, y confirma que emita las facturas y los recibos que se necesitan para los registros contables.

Para plataformas de suscripción que ya usan Stripe Billing, se pueden ofrecer a los clientes múltiples planes de tarifa plana, lo que permite a las empresas elegir la mejor estrategia. Las suscripciones gestionadas a través de Stripe Billing admiten varios métodos de pago, incluidas tarjetas de crédito, carteras móviles, transferencias bancarias y pagos en tiendas, lo que garantiza a los usuarios formas de pago flexibles y eficientes.