Proformafakturor spelar en viktig roll i tyska företag, bland annat vid export till länder utanför EU, B2B-försäljning och tullklarering. De används för snabbare kommunikation vid internationella betalningar och produkttransaktioner. Till skillnad från traditionella fakturor är proformafakturor inte relevanta för ett företags bokföring.

Trots att de används i stor utsträckning råder det ofta osäkerhet om när och hur proformafakturor ska användas och vilka juridiska begränsningar de har. I den här artikeln förklarar vi hur proformafakturor fungerar i Tyskland, inklusive vad de ska innehålla och när och hur de ska användas.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är proformafakturor?
  
• Hur används proformafakturor i Tyskland?
  
• Vilken information måste en proformafaktura innehålla?
  
• Så här skapar du en proformafaktura med en betalningsbegäran
  
• Hur behandlas proformafakturor?
  
• Hur skiljer sig proformafakturor, offerter och förskottsfakturor åt?
  
• Juridiska risker i samband med felaktig användning av proformafakturor
  
• Skyldigheter och rekommendationer för tyska företag
  

Vad är proformafakturor?

Proformafakturor är preliminära fakturadokument som skapas i informationssyfte. De används inte för att skatteredovisning eller betalningsbehandling. Istället används de för förskottskommunikation av priser och tjänster. Till skillnad från vanliga fakturor innehåller de inte några skatterelaterade anspråk på betalning och berättigar inte kunden till avdrag för ingående skatt.

Proformafakturor används ofta för offerter, export och interna affärsprocesser. Detta gäller särskilt för internationell handel, där proformafakturor krävs för begäran om betalning före leverans eller för tullklarering för icke-kommersiell export (t.ex. provleveranser, gåvor eller garantileveranser).

Är en proformafaktura en riktig faktura?

Nej, en proformafaktura är inte en riktig faktura, enligt definitionen i[§ 14 i den tyska lagen om mervärdesskatt (UStG). Även om proformafakturor och vanliga fakturor innehåller liknande information – t.ex. kundens adress, produkt- eller tjänstebeskrivning och totalbelopp – saknar proformafakturor skatterelevans. Därför är det viktigt att proformafakturan tydligt anger att den inte är en skattepliktig faktura.

Hur används proformafakturor i Tyskland?

I Tyskland används proformafakturor i flera specifika sammanhang:

Tullklarering för icke-kommersiell export

När ett företag skickar produkter över gränserna utan att ta betalt – t.ex. prover, garantileveranser eller gåvor – finns det ingen standardfaktura. I dessa fall kräver tullen en proformafaktura som dokumentation för värdering.

Att tillhandahålla en proformafaktura kan hjälpa till att säkerställa att exportdeklarationen fylls i korrekt, vilket kan bidra till att undvika förseningar och underlätta leveransen till mottagarlandet. En saknad eller ofullständig proformafaktura kan leda till att produkten stoppas av tullen eller beläggs med ytterligare skatt.

Begäran om betalning före leverans

I internationella affärer är det vanligt att kunderna gör sina betalningar innan företaget skickar varorna. Detta är särskilt viktigt i högriskärenden, vid längre leveranskedjor och instabila valutor. I dessa situationer använder företagen proformafakturor för att skicka kunden en icke-bindande begäran om betalning som innehåller all relevant pris- och leveransinformation.

Denna typ av förskottsfakturering är ett vanligt sätt att säkra och accelerera processen för betalning. Detta gäller särskilt för transaktioner med länder där betalning i förskott är en förutsättning för att varor ska kunna släppas eller för att valutor ska kunna tilldelas.

Stripe Invoicing hjälper dig att enkelt integrera proformafakturor i din process för beställning eller betalning. Med Invoicing kan du också ta emot betalningar över hela världen och skapa och skicka fakturor direkt online med bara några klick – effektivt, juridiskt kompatibelt och utformat för internationella kunder. Dessutom hjälper Invoicing dig att förenkla och automatisera din fakturering samtidigt som du accelererar processerna för din bokföring.

Interna estimat och offerter

Proformafakturor kan också fungera som preliminära kostnadsberäkningar, utkast till erbjudanden eller utkast till fakturor i försäljningsprocessen. De kan hjälpa företag att kommunicera priser och tjänster och strukturera och samordna erbjudanden internt innan de skapar en formell faktura. De kan också fungera som underlag för budgetgodkännanden och processer för godkännande, särskilt för komplexa projekt och omfattande tjänstebeskrivningar.

Nya internationella kunder

Förtroende är en viktig faktor när man etablerar affärsrelationer med nya kunder utomlands. I detta sammanhang kan proformafakturor användas som ett transparent kommunikationsmedel för att klargöra villkor för betalning, leveransvillkor och priskomponenter i ett tidigt skede.

Proformafakturor gör det möjligt för företaget att presentera den planerade tjänsten på ett juridiskt icke-bindande sätt och underlätta godkännandet av betalningen, särskilt vid förskott. Dessutom kan de minska risken för missförstånd i början av en affärsrelation och bidra till en professionell extern image.

Vilken information måste en proformafaktura innehålla?

Även om proformafakturor inte är juridiskt bindande bör de innehålla viss information för att accepteras i affärstransaktioner:

• ”Proformafaktura” som rubrik
  
• ”Inte en skattepliktig faktura” anges på dokumentet
  
• Namn och adress för avsändare och mottagare
  
• Beskrivning av produkterna eller tjänsterna
  
• Kvantitet och enhetspriser
  
• Totalt belopp (i utländsk valuta, om tillämpligt)
  
• Fraktkostnader, internationella kommersiella villkor (Incoterms) och tulltaxenummer
  
• Kontouppgifter för betalningsbegäran (t.ex. internationellt bankkontonummer [IBAN], bankidentifieringskod [BIC])
  

Denna information gör det lättare för mottagaren att klassificera varorna och säkerställer att de lättare accepteras av tullen eller interna godkännandeprocesser.

Hur man skapar en proformafaktura med en begäran om betalning

Vid internationell handel och transaktioner med avtal om förskottsbetalning kan proformafakturor fungera som informella begäranden om betalning.

I detta fall innehåller sådana dokument också:

• Förfallodagar
  
• Betalningsmetoder
  
• Tydliga instruktioner för betalning (t.ex. ”Vänligen överför det totala beloppet före leverans.”)
  

Kom ihåg att det inte är nödvändigt att registrera proformafakturor eftersom de inte utgör transaktioner i bokföringen.

Hur behandlas proformafakturor?

Eftersom de inte är bokföringsrelevanta dokument bokförs inte proformafakturor i ett företags konton. De används endast i kommunikationssyfte. Betalningar som görs från proformafakturor behandlas inledningsvis som förskottsbetalningar på ett clearingkonto. Den faktiska bokföringen sker först när företaget skapar den officiella fakturan.

För interna dokumentationsändamål bör företag tilldela proformafakturor en egen nummerserie och arkivera dem separat utan att inkludera dem i fakturadokumentationen.

Hur skiljer sig proformafakturor, offerter och förskottsfakturor åt?

I den dagliga verksamheten förväxlas ofta termer som ”offert”, ”förskottsfaktura” och ”proformafaktura” med varandra. Detta trots att det rör mycket olika dokument, både juridiskt och funktionellt. Medan offerter och förskottsfakturor ibland har bindande eller skatterelevanta syften, tjänar proformafakturor främst som preliminär information och har ingen juridisk relevans inom momslagstiftningen.

Offerter

Offerter är juridiskt icke-bindande pris- och tjänstespecifikationer som ingår i offertfasen. De innehåller vanligtvis inte information om betalning och utlöser inte transaktioner på kontot. Offerter är också tidsbegränsade, föremål för villkor och används för att begära inköpsbeslut eller förslag. Till skillnad från en proformafaktura kan en offert ligga till grund för ett framtida avtal, men den medför inte någon automatisk förväntan om betalning.

Förskottsfakturor

Förskottsfakturor är bindande delfakturor för tjänster som ännu inte har tillhandahållits i sin helhet. De är belagda med moms, måste uppfylla kraven för fakturor enligt § 14 i UStG och registreras i redovisningsposter.

Det är viktigt att tydligt skilja mellan dessa dokumenttyper för att undvika missförstånd med kunder och problem med tull- och skattemyndigheter, särskilt i ett internationellt sammanhang.

Juridiska risker i samband med felaktig användning av proformafakturor

Om en proformafaktura felaktigt används som en äkta faktura (t.ex. med identifiering av moms eller som underlag för avdrag för ingående skatt) kan detta få juridiska och skattemässiga konsekvenser. Detta gäller särskilt om skattekontoret erkänner det som en skattepliktig tjänst eller om mottagaren hävdar ingående skatt utan motivering. Därför bör företag se till att proformafakturor är tydligt formulerade, inte innehåller skatterelevant information och kontrolleras i förskott.

Vid bestridande kan en vilseledande proformafaktura tolkas som en indikation på en leverans som redan har gjorts. Detta kan utlösa beskattning enligt § 13 i UStG. Vid företagsinterna leveranser och export till länder utanför EU är det särskilt viktigt att formulera sig på ett juridiskt korrekt sätt, och detta bör helst ske i samråd med skatterådgivare.

Skyldigheter och rekommendationer för tyska företag

Även om proformafakturor inte har några skattekonsekvenser är det viktigt med ett strukturerat tillvägagångssätt. Detta gäller särskilt för gränsöverskridande företag och transaktioner inom export. Företag bör tydligt märka och arkivera proformafakturor samt organisera dem separat från dokument som är relevanta för konton. En separat nummerserie kan bidra till att undvika förvirring vid revisioner i samband med beskattning.

För export bör företag också samordna med Automated Tariff and Local Customs Clearance System (ATLAS). Relevant information bör anges på ett konsekvent sätt, t.ex. varornas värde, tulltaxenummer och Incoterms.

Företag bör också vara konsekventa i sitt sätt att skapa, dokumentera och godkänna proformafakturor. Digitala arbetsflöden och tydligt definierade interna processer kan säkerställa transparens och minska risken för feltolkningar (t.ex. i händelse av revision eller när information vidarebefordras till affärspartners).

Internationella funktioner för proformafakturor

Även om proformafakturor används över hela världen varierar deras juridiska innebörd och praktiska användning avsevärt från land till land. I Frankrike används till exempel ”facture pro forma” i offentliga anbudsinfordringar. I USA används dessa dokument för tullklarering och som en form av avtalssäkerhet för nya affärspartners.

Därför är det viktigt för tyska företag med internationella affärsrelationer att noggrant undersöka vilka krav som ställs av respektive lokala myndigheter och partnerföretag när de gör affärer utomlands. Format, språk, information om valutor och ytterligare anmärkningar (t.ex. ”Endast för tulländamål” eller ”Ej för betalning”) spelar en viktig roll. Genom att noggrant anpassa fakturorna enligt nationella krav kan man undvika missförstånd och förseningar vid tullklarering och godkännande av betalning.

Proformafakturor för ditt företag

Digitala processer för betalning och kundkonton är idealiska platser för ett företag att integrera proformafakturor. Automatisering kan göra det möjligt för företaget att anpassa fakturor för varje plats och inkludera landsspecifika krav. Detta är till exempel användbart när man väljer valutor, specificerar leveransvillkor eller tillhandahåller ytterligare tullinformation. Samtidigt kan det öka transparensen i inköpsprocessen, särskilt när det gäller internationella beställningar och förskottsbetalningar.

För en tillförlitlig implementering är det viktigt att ha rätt teknik. Proformafakturor bör vara baserade på regler, tydligt märkta och anpassade för olika målmarknader. Stripe gör dessa processer enkla genom anpassade API:er, Stripe Checkout och fakturabaserade arbetsflöden från Stripe Invoicing.