プロフォーマ請求書は、EU 域外への輸出、B2B 販売、通関など、ドイツのビジネスにおいて重要な役割を果たしています。国際的な決済や製品取引における事前連絡に使用されます。従来の請求書とは異なり、プロフォーマ請求書は企業の会計には関係ありません。

プロフォーマ請求書は広く使用されているにもかかわらず、いつ、どのように使用すべきか、またその法的制限について、しばしば不明確な点があります。本記事では、プロフォーマ請求書の内容、いつ、どのように使用すべきかなど、ドイツにおけるプロフォーマ請求書の仕組みについて解説します。

目次

• プロフォーマ請求書とは何ですか？
  
• ドイツではプロフォーマ請求書はどのように利用されていますか？
  
• プロフォーマ請求書にはどのような情報を記載しなければなりませんか？
  
• 決済リクエスト付きプロフォーマ請求書の作成方法
  
• プロフォーマ請求書はどのように処理されますか？
  
• プロフォーマ請求書、見積書、前払請求書の違いは何ですか？
  
• プロフォーマ請求書の不適切な使用に伴う法的リスク
  
• ドイツビジネスにおける義務と勧告
  

プロフォーマ請求書とは何ですか？

プロフォーマ請求書とは、情報提供を目的として作成される予備的な請求書のことです。課税会計や決済処理には使用されません。その代わり、価格やサービスの事前連絡に使用されます。通常の請求書とは対照的に、税務上の支払い請求は含まれておらず、顧客は仕入税額控除を受けることができません。

見積もり、輸出、社内ビジネスプロセスなどにプロフォーマ請求書がよく使用されます。特に国際コマースでは、納品前の決済リクエストや、非商業輸出 (サンプル出荷、ギフト、保証付き納品など) の通関にプロフォーマ請求書が必要となります。

プロフォーマ請求書は本物の請求書ですか？

ドイツ付加価値税 (VAT) 法 (UStG) 第 14 条の定義によれば、プロフォーマ請求書は本物の請求書ではありません。プロフォーマ請求書と通常の請求書は、顧客の住所、製品またはサービスの説明、合計金額など、類似した情報を含んでいますが、プロフォーマ請求書には税務上の関連性がありません。従って、プロフォーマ請求書が課税対象の請求書でないことを明示することが重要です。

ドイツではプロフォーマ請求書はどのように利用されていますか？

ドイツでは、プロフォーマ請求書はいくつかの特定の状況で使用されます。

非商用輸出の通関手続き

ビジネスが国境を越えて製品を無償で発送する場合 (サンプル、保証納品、贈答品など)、標準的な商業インボイスは存在しません。このような場合、税関は査定用の書類としてプロフォーマ請求書を要求します。

プロフォーマ請求書をご提出いただくことで、輸出申告が正しく行われ、遅延を回避し受取人への配送をスムーズに行うことができます。プロフォーマ請求書に記入漏れや不備があると、製品が税関で留め置かれたり追加の税金が課されたりする可能性があります。

納品前の支払いリクエスト

国際ビジネスでは、顧客が商品を発送する前に支払いを済ませるのが一般的です。これは、リスクの高いケース、サプライチェーンが長期化するケース、通貨が不安定なケースでは特に重要です。このような状況では、事業者は、すべての関連する価格と納品情報を含む拘束力のない支払いリクエストを顧客に送信するために、プロフォーマ請求書を使用します。

この種の前払い請求は、支払プロセスを確保し、加速するための一般的な手段です。これは特に、前払い金が商品のリリースや外貨の割り当ての前提条件となっている国との取引に当てはまります。

Stripe Invoicing では、注文や決済処理にプロフォーマ請求書を簡単に導入することができます。Invoicing を使えば、世界中で決済を受け付けることができ、わずか数クリックでオンラインで直接請求書を作成・送信できます。さらに、Invoicing は請求書発行の簡素化と自動化を支援し、同時に会計プロセスを加速します。

社内見積もりと提案書

プロフォーマ請求書は、販売プロセスにおける予備的な見積書、提案書案、請求書案としても利用できます。正式な請求書を作成する前に、ビジネスにおいて価格やサービス内容を伝えたり、社内で提案を構成・調整したりするのに役立ちます。また、特に複雑なプロジェクトや広範なサービス内容については、予算承認や承認プロセスの基礎としても役立ちます。

新規海外顧客

海外の新規顧客とビジネス関係を築く上で、信頼関係は重要な要素です。そこで、支払い条件や納品条件、価格構成要素などを早い段階で明確にするための透明性の高いコミュニケーション手段としてプロフォーマ請求書を活用することができます。

プロフォーマ請求書は、ビジネスが計画したサービスを法的拘束力のない形で提示し、特に前払いの場合には支払いの承認を容易にします。さらに、ビジネス関係開始時の誤解のリスクを軽減し、プロフェッショナルな対外イメージにも貢献します。

プロフォーマ請求書にはどのような情報を記載しなければなりませんか？

プロフォーマ請求書には法的拘束力はありませんが、ビジネス取引で認められるためには一定の情報が含まれている必要があります。

• 見出しとしての「プロフォーマ請求書」
  
• 文書に「課税対象の請求書ではない」旨を明記
  
• 差出人および受取人の氏名および住所
  
• 製品またはサービスの説明
  
• 数量と単価
  
• 合計金額 (該当する場合は外貨建て)
  
• 送料、国際商業規約 (インコタームズ)、関税番号
  
• 決済リクエストのための銀行口座の詳細 (国際銀行口座番号 [IBAN]、銀行識別子コード [BIC] など)
  

この情報により、受取人は商品を分類しやすくなり、税関や社内の承認プロセスで受け入れられやすくなります。

決済リクエスト付きプロフォーマ請求書の作成方法

国際コマースや前払い契約のある取引では、プロフォーマ請求書は非公式な支払いリクエストとして機能します。

この場合、このような文書には以下も含まれます。

• 期日
  
• 決済手段
  
• 明確な支払い指示 (例:「配達前に合計金額を送金してください。」)
  

プロフォーマ請求書は会計取引ではないため、記録する必要はありません。

プロフォーマ請求書はどのように処理されますか？

プロフォーマ請求書は会計関連文書ではないため、企業の会計帳簿には入力されません。コミュニケーション目的でのみ使用されます。プロフォーマ請求書による支払いは、まず清算口座の仮受金として処理されます。実際の会計帳簿への入力は、企業が正式な請求書を作成した時点で行われます。

社内文書化のために、企業はプロフォーマ請求書に独自の番号範囲を割り当て、請求書発行記録に含めずに個別に保管する必要があります。

プロフォーマ請求書、見積書、前払請求書の違いは何ですか？

日々のビジネスでは、「見積もり」、「前払請求書」、「プロフォーマ請求書」といった用語がしばしば混同されます。法的にも機能的にも全く異なる文書であるにもかかわらずです。見積もり書や前払請求書は、拘束力や税務に関連する目的を追求することもありますが、プロフォーマ請求書は、主に予備的な情報として機能し、VAT 法における法的関連性はありません。

見積もり

見積もりは、法的拘束力のない価格とサービスの仕様であり、オファー段階の一部です。通常、決済情報は含まれず、会計取引も発生しません。見積もりはまた、期間限定、条件付きで、購入の決定や提案のリクエストに使用されます。見積もりは、プロフォーマ請求書とは異なり、将来の契約締結の基礎となり得ますが、自動的に支払いの期待を伴うものではありません。

前払請求書

前払請求書は、まだ完全に提供されていないサービスに対する拘束力のある部分請求書です。VAT の対象となり、UStG 第 14 条に従った請求書の要件を満たし、会計記録に記録されます。

顧客との誤解や、税関・税務当局との問題を避けるために、特に国際的な文脈では、これらの文書の種類を明確に区別することが重要です。

プロフォーマ請求書の不適切な使用に伴う法的リスク

プロフォーマ請求書が誤って正規の請求書として使用された場合 (例: VAT 識別や仕入税額控除の根拠として使用された場合)、法務上および税務上の影響が生じる可能性があります。特に、税務署が課税対象のサービスであると認識した場合や、受取人が正当な理由なく仕入税額控除を請求した場合に、そのような結果となる可能性があります。したがって、企業は、プロフォーマ請求書を明確な表現にし、税務関連情報が含まれていないことを確認し、事前にチェックする必要があります。

不審請求を申し立てる場合、誤解を招くようなプロフォーマ請求書は、既に行われた引渡しの表示と解釈される可能性があります。これは UStG 第 13 条に従って課税義務を発生させる可能性があります。域内供給や非 EU 諸国への輸出の場合、法務に準拠した表現が特に重要であり、税務アドバイザーと相談しながら使用するのが理想的です。

ドイツビジネスにおける義務と勧告

プロフォーマ請求書には税務上の影響はありませんが、体系的なアプローチが重要です。これは、特に国境を越えた取引やエクスポート取引に当てはまります。企業は、プロフォーマ請求書に明確なラベルを付けて保管し、会計関連文書とは別に整理する必要があります。番号範囲を分けることで、税務監査時の混乱を避けることができます。

輸出の場合、ビジネスは自動関税・地方通関システム (ATLAS) とも連携する必要があります。商品の価格、関税番号、インコタームズなどの関連情報を一貫して記載する必要があります。

ビジネスでは、請求書の作成、文書化、承認の方法にも一貫性を持たせる必要があります。デジタルワークフローと明確に定義された社内プロセスにより、透明性を確保し、誤解を招くリスクを低減することができます (監査時やビジネスパートナーへの情報転送時など)。

請求書の国際的な特徴

プロフォーマ請求書は世界中で使用されていますが、その法的意味や実際の使用方法は国によって大きく異なります。例えばフランスでは、「facture pro forma」は公的な提案依頼書で使用されます。アメリカでは、新しいビジネスパートナーとの通関手続きや契約上の保証のために使用されます。

そのため、国際的なビジネスを展開するドイツ企業にとって、海外でビジネスを展開する際には、各地域の当局やパートナー企業の要件を慎重に検討することが重要です。書式、言語、通貨情報、追記事項 (例:「税関用のみ」「決済用ではない」など) が重要な役割を果たします。請求書を各国の要件に適合させることで、通関や決済承認における誤解や遅延を避けることができます。

ビジネスのためのプロフォーマ請求書

デジタル決済プロセスと顧客アカウントは、企業がプロフォーマ請求書を統合するのに理想的な場所です。自動化により、企業は各ロケーションに合わせて請求書をカスタマイズし、国固有の要件を含めることができます。これは例えば、通貨を選択したり、配送条件を指定したり、追加の税関情報を提供したりする場合に便利です。同時に、特に海外からの注文や前払いの場合、購買プロセスの透明性を高めることができます。

確実な導入のためには、適切なテクノロジーを持つことが重要です。プロフォーマ請求書は、ルールに基づいて、明確にラベル付けされ、ターゲット市場ごとにカスタマイズされる必要があります。Stripe は、カスタム API(アプリケーション・プログラミング・インターフェース)、Stripe Checkout、Stripe Invoicing による請求書ベースのワークフローを通じて、これらの処理をシンプルにします。