Le fatture proforma svolgono un ruolo chiave nelle attività tedesche, anche per quanto riguarda le esportazioni verso paesi esterni alla UE, le vendite B2B e lo sdoganamento. Vengono utilizzate per le comunicazioni anticipate nei pagamenti internazionali e nelle transazioni dei prodotti. A differenza delle fatture tradizionali, le fatture proforma non sono rilevanti per la contabilità dell'attività.

Nonostante la loro diffusione, c'è frequente incertezza su quando e come dovrebbero essere utilizzate le fatture proforma e sui loro limiti di legali. In questo articolo spieghiamo come funzionano le fatture proforma in Germania, fra cui ciò che devono contenere, quando e come utilizzarle.

Di cosa parla questo articolo?

• Cosa sono le fatture proforma?
  
• Come vengono utilizzate le fatture proforma in Germania?
  
• Quali informazioni deve contenere una fattura proforma?
  
• Come creare una fattura proforma con una richiesta di pagamento
  
• Come vengono elaborate le fatture proforma?
  
• Quali sono le differenze tra fatture proforma, preventivi e fatture d'anticipo?
  
• Rischi legali associati all'uso improprio delle fatture proforma
  
• Obblighi e raccomandazioni per le attività tedesche
  

Cosa sono le fatture proforma?

Le fatture proforma sono documenti di fatturazione preliminari, creati a scopo informativo. Non vengono utilizzate per la contabilità fiscale o per l'elaborazione dei pagamenti. Sono invece utilizzate per la comunicazione anticipata di prezzi e servizi. A differenza delle normali fatture, non contengono alcuna informazione relativa a tasse e pagamento, e non danno diritto a detrazioni fiscali per il cliente.

Le fatture proforma vengono spesso utilizzate per preventivi, esportazioni e procedure interne dell'attività. Questo vale in particolare per il commercio internazionale, in cui sono richieste fatture proforma per le richieste di pagamento prima della consegna o per lo sdoganamento di esportazioni non commerciali (ad esempio, spedizioni di campioni, regali o sostituzioni in garanzia).

Una fattura proforma è una vera fattura?

No, una fattura proforma non è una vera fattura secondo la definizione fornita dalla Sezione 14 della legge tedesca sull'IVA (UStG). Sebbene le fatture proforma e le fatture ordinarie contengano informazioni simili, come l'indirizzo del cliente, la descrizione del prodotto o servizio e l'importo totale, le fatture proforma non hanno rilevanza fiscale. Pertanto, è importante che una fattura proforma indichi chiaramente che non si tratta di un fattura fiscale.

Come vengono utilizzate le fatture proforma in Germania?

In Germania, le fatture proforma sono utilizzate in diversi contesti specifici:

Sdoganamento di esportazioni non commerciali

Quando un attività spedisce prodotti oltre confine senza alcun addebito, come campioni, sostituzioni in garanzia o regali, non esiste una fattura commerciale standard. In questi casi, la dogana richiede una fattura proforma come documentazione per la valutazione.

Fornire una fattura proforma può aiutare a garantire che la dichiarazione di esportazione è stata compilata correttamente, il che può aiutare a evitare ritardi e facilitare la consegna nel paese di destinazione. Una fattura proforma mancante o incompleta potrebbe comportare il trattenimento del prodotto da parte della dogana o l'assoggettamento a tasse aggiuntive.

Richieste di pagamento prima della consegna

Nelle attività internazionali, è pratica comune che i clienti effettuino i pagamenti prima che l'attività spedisca la merce. Ciò è particolarmente importante per i casi ad alto rischio, le catene di approvvigionamento più lunghe e le valute instabili. In queste situazioni, le attività utilizzano fatture proforma per inviare al cliente una richiesta di pagamento non vincolante che contiene tutte le informazioni relative al prezzo e alla consegna.

Questo tipo di fattura d'anticipo è un mezzo comune per garantire e accelerare la procedura di pagamento. Questo vale in particolare per le transazioni con paesi in cui il pagamento anticipato è un prerequisito per lo sdoganamento delle merci o l'allocazione di valute estere.

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Valutazioni interne e preventivi

Le fatture proforma possono anche fungere da valutazioni preliminari dei costi, bozze d'offerta o bozze di fatture nel processo di vendita. Possono aiutare le attività a comunicare prezzi e servizi e a strutturare e coordinare internamente le offerte prima di creare una fattura formale. Possono anche fungere da base per l'approvazione del budget e nei processi di approvazione, in particolare per progetti complessi e descrizioni dettagliate dei servizi.

Nuovi clienti internazionali

La fiducia è un fattore importante quando si stabiliscono le relazioni commerciali con nuovi clienti esteri. In quel contesto, le fatture proforma possono essere utilizzate come mezzo di comunicazione trasparente per chiarire tempestivamente i termini di pagamento, le condizioni di consegna e le componenti del prezzo.

Le fatture proforma consentono all'attività di presentare il servizio pianificato in modo legalmente non vincolante e facilitano l'approvazione del pagamento, soprattutto nel caso di pagamento anticipato. Inoltre, possono ridurre il rischio di incomprensioni all'inizio di un rapporto commerciale e contribuire a creare un'immagine esterna professionale.

Quali informazioni deve contenere una fattura proforma?

Anche se le fatture proforma non sono legalmente vincolanti, devono contenere alcune informazioni per essere accettate nelle transazioni dell'attività:

• "Fattura proforma" come intestazione
  
• "Fattura non fiscale" specificato nel documento
  
• Nome e indirizzo del mittente e del destinatario
  
• Descrizione dei prodotti o servizi
  
• Quantità e prezzi unitari
  
• Importo totale (in valuta estera, se applicabile)
  
• Costi di spedizione, termini commerciali internazionali (Incoterms) e codici delle tariffe doganali
  
• Coordinate bancarie per le richieste di pagamento (ad esempio, codice IBAN [International Bank Account Number], codice identificativo bancario [BIC])
  

Queste informazioni facilitano la classificazione delle merci da parte del destinatario e garantiscono che saranno accettate più facilmente dalla dogana o dai processi di approvazione interni.

Come creare una fattura proforma con una richiesta di pagamento

Nelle commercio internazionali e nelle transazioni con accordi di pagamento anticipato, le fatture proforma possono fungere da richieste informali di pagamento.

In questo caso, tali documenti contengono anche:

• Scadenze
  
• Metodi di pagamento
  
• Istruzioni di pagamento chiare (ad esempio "Si prega di trasferire l'importo totale prima della consegna").
  

Ricordare che non è necessario registrare le fatture proforma, in quanto non rappresentano transazioni contabili.

Come vengono elaborate le fatture proforma?

Poiché non si tratta di documenti rilevanti per la contabilità, le fatture proforma non vengono inserite nella contabilità dell'attività. Vengono utilizzate solo a scopo informativo. I pagamenti effettuati dalle fatture proforma vengono inizialmente elaborati come pagamenti anticipati in un conto di compensazione. La registrazione contabile vera e propria avviene solo quando l'attività crea la fattura ufficiale.

Ai fini della documentazione interna, le attività devono assegnare alle fatture proforma una numerazione a parte e archiviarle separatamente, senza includerle nei registri delle fatture.

Quali sono le differenze tra fatture proforma, preventivi e fatture d'anticipo?

Nelle attività quotidiane, termini come "preventivo", "fattura d'anticipo" e "fattura proforma" sono spesso confusi tra loro. Questo accade anche se si tratta di documenti molto diversi dal punto di vista legale e funzionale. Mentre a volte i preventivi e fatture d'anticipo perseguono obiettivi fiscalmente vincolanti o rilevanti, le fatture proforma servono principalmente come informazioni preliminari e non hanno alcuna rilevanza legale ai sensi legge sull'IVA.

Preventivi

I preventivi sono specifiche di prezzi e di servizi legalmente non vincolanti, che appartengono alla fase di offerta. Di solito non contengono informazioni sul pagamento e non attivano transazioni contabili. I preventivi sono inoltre limitati nel tempo, soggetti a condizioni e utilizzati per richiedere decisioni o proposte di acquisto. A differenza della fattura proforma, un preventivo può essere la base per concludere un contratto futuro, ma non comporta automaticamente un'aspettativa di pagamento.

Fatture d'anticipo

Le fatture d'anticipo sono fatture parziali vincolanti per prestazioni che non sono ancora state completamente fornite. Sono soggette all'IVA, devono soddisfare i requisiti delle fatture ai sensi della Sezione 14 dell'UStG e sono registrate contabilmente.

È importante distinguere chiaramente tra questi tipi di documenti per evitare incomprensioni con i clienti e problemi con le autorità doganali e fiscali, soprattutto in un contesto internazionale.

Rischi legali associati all'uso improprio delle fatture proforma

Se una fattura proforma viene erroneamente utilizzata come fattura effettiva (ad esempio, con Partita IVA o come base per una detrazione fiscale), questo può avere conseguenze di carattere legale e fiscale. Ciò è particolarmente vero se l'ufficio tributario la riconosce come servizio tassabile o se il beneficiario richiede una detrazione fiscale ingiustificata. Pertanto, le aziende dovrebbero assicurarsi che le fatture proforma siano formulate in modo chiaro, non contengano informazioni fiscalmente rilevanti e siano controllate in anticipo.

In caso di contestazione, una fattura proforma ingannevole può essere interpretata come un'indicazione di consegna già effettuata. Questo può far sorgere un obbligo fiscale ai sensi dell'articolo 13 dell'UStG. In caso di cessione intracomunitaria ed esportazione verso paesi non UE, la formulazione conforme alla legge è particolarmente importante ed è idealmente utilizzata dopo essersi consultati con un fiscalista.

Obblighi e raccomandazioni per le attività tedesche

Anche se le fatture proforma non hanno implicazioni fiscali, è importante un approccio strutturato. Questo vale in particolare per le attività transfrontaliere e per le operazioni di esportazione. Le aziende dovrebbero etichettare e archiviare in modo chiaro le fatture proforma, nonché organizzarle a parte rispetto ai documenti rilevanti per la contabilità. Una serie di numeri separata può aiutare a evitare confusione durante le verifiche fiscali.

Per le esportazioni, le imprese dovrebbero anche coordinarsi con il sistema automatizzato per le tariffe di sdoganamento e locali (ATLAS). Le relative informazioni devono essere indicate in modo coerente, così come il valore delle merci, i codici delle tariffe doganali e gli Incoterms.

Le attività devono anche essere coerenti nel modo in cui creano, documentano e approvano le fatture proforma. Flussi di lavoro digitali e processi interni chiaramente definiti possono garantire la trasparenza e ridurre il rischio di interpretazioni errate (ad esempio, in caso di audit o durante l'inoltro di informazioni ai partner dell'attività).

Caratteristiche internazionali delle fatture proforma

Sebbene le fatture proforma siano utilizzate in tutto il mondo, il loro significato legale e l'uso pratico variano notevolmente da paese a paese. In Francia, ad esempio, la "facture pro forma" viene utilizzata nelle richieste d'offerta pubbliche. Negli Stati Uniti, questi documenti servono per lo sdoganamento e come forma di garanzia contrattuale per i nuovi partner dell'attività.

Di conseguenza, è importante che le aziende tedesche con relazioni commerciali internazionali esaminino attentamente i requisiti delle rispettive autorità locali e delle aziende partner quando fanno affari all'estero. Il formato, la lingua, le informazioni sulla valuta e le note aggiuntive (ad esempio, "Solo a scopo doganale" o "Non valida per il pagamento") svolgono un ruolo fondamentale. Adeguare attentamente le fatture ai requisiti nazionali può aiutare a evitare malintesi e ritardi nello sdoganamento e nell'approvazione del pagamento.

Fatture proforma per la tua attività

I processi di pagamento digitali e gli account dei clienti sono luoghi ideali per l'integrazione delle fatture proforma. L'automazione può consentire all'attività di personalizzare le fatture per ogni località e includere i requisiti specifici del paese. Questo è utile, ad esempio, quando si sceglie una valuta, si specificano le condizioni di spedizione o si forniscono ulteriori informazioni doganali. Allo stesso tempo può aumentare la trasparenza nel processo di acquisto, in particolare per gli ordini internazionali e i pagamenti anticipati.

Per un'implementazione affidabile, è importante disporre della tecnologia giusta. Le fatture proforma devono essere basate su regole, etichettate in modo chiaro e personalizzate per i diversi mercati di destinazione. Stripe semplifica questi processi grazie alle interfacce di programmazione applicazioni (API) personalizzate, a Stripe Checkout e ai flussi di lavoro basati su fattura di Stripe Invoicing.