形式发票在德国企业中起着关键作用,包括对非欧盟国家的出口、B2B 销售和海关清关。它们用于国际支付和产品交易中的预先沟通。与传统发票不同,形式发票与企业的会计无关。
尽管形式发票被广泛使用,但在何时以及如何使用形式发票以及它们的法律限制方面,通常存在不确定性。在本文中,我们将解释形式发票在德国的运作方式,包括它们应包含哪些内容,何时该使用它们,以及如何使用它们。
本文内容
- 什么是形式发票?
- 形式发票在德国如何使用?
- 形式发票必须包含哪些信息?
- 如何创建带有付款请求的形式发票
- 如何处理形式发票?
- 形式发票、报价单和预付款发票有何不同?
- 与不当使用形式发票相关的法律风险
- 德国企业的义务和建议
什么是形式发票?
形式发票是一种初步的发票文件,其创建目的是为了提供信息。它不用于税务会计或付款处理,而是用于提前沟通价格和服务。与常规发票相比,形式发票不包含任何与税务相关的付款要求,也不会赋予客户进项税额抵扣的权利。
形式发票常用于报价、出口和内部业务流程,尤其是在国际贸易中。在国际贸易中,需要在交货前或为非商业出口(例如,样品运输、礼品或担保交付)进行清关时,需要提供形式发票以进行付款请求。
形式发票是真正的发票吗?
根据《德国增值税 (VAT) 法》(UStG) 第 14 条的规定,形式发票并非正式发票。虽然形式发票和普通发票包含类似信息,例如客户地址、产品或服务描述以及总金额,但形式发票不具备税务效力。因此,务必在形式发票上明确注明其并非应税发票。
形式发票在德国如何使用?
在德国,形式发票用于几种特定情况:
非商业出口的清关
当企业免费跨境运送产品时(例如样品、保修交付或礼品),没有标准的商业发票。在这种情况下,海关需要形式发票作为估价文件。
提供形式发票有助于确保正确填写出口申报单,从而有助于避免延误,并促进向接收国交付。缺少形式发票或形式发票不完整,可能导致产品被海关扣留,或者被征收额外税款。
发货前付款请求
在国际贸易中,客户通常会在企业发货前付款。这在高风险交易、供应链较长以及货币不稳定的情况下尤为重要。此时,企业会向客户发送形式发票,其中包含所有相关的价格和交付信息,但这并非有约束力的付款凭证。
这种预先开票是确保并加速付款流程的常用手段。特别是对于那些预付款是放货或分配外币的前提条件的国家/地区的交易而言,更是如此。
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内部估算和报价
形式发票在销售过程中也可作为初步成本估算、报价草案或发票草案使用。它们有助于企业在创建正式发票前沟通价格和服务,并在内部构建和协调报价。尤其是在复杂的项目和包含广泛服务描述的情况下,形式发票还可以作为预算审批流程的基础。
新的国际客户
在与国外新客户建立业务关系时,信任至关重要。在这种情况下,形式发票可以作为一种透明的沟通方式,在早期阶段明确付款条件、交付条件和价格构成。
形式发票允许企业以无法律约束的方式展示计划提供的服务,并有助于付款审批,尤其是在需要预付款的情况下。此外,形式发票可以降低在业务关系初期产生误解的风险,并有助于树立专业的外部形象。
形式发票必须包含哪些信息?
即使形式发票不具有法律约束力,它们也应包含某些信息,以便在商业交易中被接受:
- 以“形式发票”作为标题
- 在文件上注明“非应税发票”
- 发件人和收款人的姓名和地址
- 产品或服务说明
- 数量和单价
- 总金额(如果适用,以外币表示)
- 运费、国际贸易术语 (Incoterms) 和海关税则号
- 用于付款请求的银行账户详情(例如,国际银行账号 [IBAN]、银行识别码 [BIC])
有了这些信息,收件人更容易对货物进行分类,并确保它们更容易被海关或内部审批流程接受。
如何创建带有付款请求的形式发票
在国际贸易和预付款协议交易中,形式发票可用作非正式的付款请求。
在这种情况下,此类文件还包含:
- 到期日
- 支付方式
- 明确的付款说明(例如,“请在发货前转账总金额。”)
请记住,无需记录形式发票,因为它们不构成会计交易。
如何处理形式发票?
由于形式发票不属于会计凭证,因此不会被记录到企业的账目中,仅用于沟通。基于形式发票收到的款项最初在清算账户中作为预付款处理。只有当企业开具正式发票后,才会进行实际的会计记账。
出于内部文档记录的目的,企业应为形式发票分配自己的编号范围,并单独存档,而不要将其包含在发票记录中。
形式发票、报价单和预付款发票有何不同?
在日常业务中,“报价单”、“预付款发票”和“形式发票”这些术语经常被混淆使用。尽管它们在法律和功能上是截然不同的文件,但这种情况仍然会发生。报价单和预付款发票有时具有法律约束力或与税务相关,而形式发票主要用作初步信息,在增值税法中不具备法律效力。
报价
报价单在法律上不具备约束力,它规定了价格和服务,属于报价阶段的一部分。报价单通常不包含付款信息,也不会触发会计交易。此外,报价单有时间限制,并可能受某些条件的约束,其目的是为了促成购买决策或作为提案。与形式发票不同,报价单可以作为未来签订合同的基础,但并不意味着会自动产生付款。
预付款发票
预付款发票是针对尚未完全提供的服务具有约束力的部分发票。它们需要缴纳增值税,必须符合 UStG 第 14 条的发票要求,并记录在会计记录中。
明确区分这些文件类型至关重要,这样可以避免与客户产生误解,并防止在国际贸易中与海关和税务机关产生不必要的麻烦。
与不当使用形式发票相关的法律风险
如果错误地将形式发票用作真正的发票(例如,带有增值税识别信息或作为进项税额抵扣的基础),这可能会产生法律和税务后果。如果税务局将其确认为应税服务,或者收件人在没有正当理由的情况下申报进项税,则尤其如此。因此,公司应确保形式发票措辞清晰,不包含与税务相关的信息,并提前进行检查。
在发生争议时,具有误导性的形式发票可被解释为已交付的证明。根据 UStG 第 13 条,这可能会触发纳税义务。对于欧盟内部供应和对非欧盟国家的出口,符合法律规定的措辞尤为重要,最好与税务顾问协商使用。
德国企业的义务和建议
即使形式发票不涉及税务问题,采取结构化的处理方式也非常重要,对于跨境业务和出口交易而言尤其如此。公司应该清晰地标记和存档形式发票,并将其与会计相关的文档分开整理。使用单独的编号系统有助于避免税务审计期间可能出现的混淆。
对于出口,企业还应与自动化关税和本地清关系统 (ATLAS) 协调。应始终如一地说明相关信息,例如商品价值、海关关税编号和国际贸易术语解释通则。
企业在创建、记录和批准形式发票的流程上也应保持一致性。采用数字化工作流程和明确的内部流程,可以确保透明度,并降低产生误解的风险,例如在审计时或向业务伙伴传递信息时。
形式发票的国际特性
虽然形式发票在世界范围内使用,但其法律含义和实际用途因国家/地区而异。例如,在法国,“形式发票”用于公开招标。在美国,这些文件用于清关,并作为新业务合作伙伴的合同担保形式。
因此,对于有国际业务往来的德国公司而言,在国外开展业务时,仔细审查当地主管部门和合作伙伴公司的要求至关重要。发票的格式、语言、货币信息以及附加说明(例如,“仅用于报关”或“不可用于付款”)都起着关键作用。根据不同国家的要求仔细调整发票,有助于避免海关清关和付款审批中的误解和延误。
适用于您业务的形式发票
数字化支付流程和客户账户是企业整合形式发票的理想选择。自动化系统让企业能够根据不同地区的需求定制发票,并包含特定国家/地区的要求。例如,在选择货币、指定交货条款或提供额外的海关信息时,自动化非常有帮助。同时,它还可以提高采购流程的透明度,尤其是在处理国际订单和预付款时。
为了确保可靠地执行,拥有合适的技术至关重要。形式发票应遵循既定规则,清晰地标记,并根据不同的目标市场进行定制。Stripe 通过其自定义应用程序编程接口 (API)、Stripe Checkout 和 Stripe Invoicing 中基于发票的工作流程,简化了这些流程。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的,不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议,以就您的特定情况提供建议。