Las facturas proforma desempeñan un papel fundamental en las empresas alemanas, incluso en las exportaciones a países no pertenecientes a la UE, las ventas B2B y el despacho de aduanas. Se utilizan para la comunicación previa en transacciones internacionales de pago y de productos. A diferencia de las facturas tradicionales, las facturas proforma no son relevantes para la contabilidad de una empresa.

A pesar de su uso generalizado, a menudo existen dudas sobre cuándo y cómo deben utilizarse las facturas proforma y cuáles son sus limitaciones legales. En este artículo, explicamos cómo funcionan las facturas proforma en Alemania, incluyendo qué deben contener y cuándo y cómo utilizarlas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las facturas proforma?
  
• ¿Cómo se utilizan las facturas proforma en Alemania?
  
• ¿Qué información debe contener una factura proforma?
  
• Cómo crear una factura proforma con una petición de pago
  
• ¿Cómo se procesan las facturas proforma?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas proforma, los presupuestos y las facturas anticipadas?
  
• Riesgos legales asociados al uso indebido de facturas proforma
  
• Obligaciones y recomendaciones para las empresas alemanas
  

¿Qué son las facturas proforma?

Las facturas proforma son documentos preliminares creados con fines informativos. No se utilizan para la contabilidad fiscal ni para el procesamiento de pagos. En cambio, se utilizan para la comunicación previa de precios y servicios. A diferencia de las facturas normales, no contienen ninguna reclamación fiscal relacionada con el pago y no dan derecho al cliente a deducciones fiscales.

Las facturas proforma se utilizan a menudo para presupuestos, exportaciones y procesos comerciales internos, sobre todo en ámbitos como el del comercio internacional, donde las facturas proforma son necesarias para solicitar el pago antes de la entrega o para el despacho de aduanas de exportaciones no comerciales (por ejemplo, envíos de muestras, regalos o entregas garantizadas).

¿Una factura proforma es una factura real?

No, una factura proforma no es una factura real, según la definición proporcionada por el artículo 14 de la Ley alemana del impuesto sobre el valor añadido (IVA) (UStG). Aunque las facturas proforma y las facturas normales contienen información similar, como la dirección del cliente, la descripción del producto o servicio y el importe total, las facturas proforma carecen de relevancia fiscal. Por lo tanto, es importante que la factura proforma indique claramente que no se trata de una factura sujeta a impuestos.

¿Cómo se utilizan las facturas proforma en Alemania?

En Alemania, las facturas proforma se utilizan en varios contextos específicos:

Despacho de aduanas para exportaciones no comerciales

Cuando una empresa envía productos a través de las fronteras sin cargo alguno, como muestras, envíos en garantía o regalos, no existe una factura comercial estándar. En estos casos, la aduana exige una factura proforma como documentación para la valoración.

Proporcionar una factura proforma puede ayudar a garantizar que la declaración de exportación se complete correctamente, lo que, a su vez, permite evitar retrasos y facilitar la entrega al país destinatario. Una factura proforma incompleta o que falte podría dar lugar a que el producto sea retenido por la aduana o esté sujeto a impuestos adicionales.

Solicitudes de pago antes de la entrega

En el comercio internacional, es habitual que los clientes realicen los pagos antes de que la empresa envíe los productos. Esto es especialmente importante en casos de alto riesgo, cadenas de suministro largas y divisas inestables. En estas situaciones, las empresas utilizan facturas proforma para enviar al cliente una solicitud de pago no vinculante que contiene toda la información relevante sobre el precio y la entrega.

Este tipo de facturación anticipada es un medio habitual para garantizar y acelerar el proceso de pago, sobre todo en las transacciones con países en los que el pago anticipado es un requisito previo para la entrega de mercancías o la asignación de divisas.

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Estimaciones internas y presupuestos

Las facturas proforma también pueden servir como estimaciones preliminares de costes, borradores de ofertas o borradores de facturas en el proceso de venta. Pueden ayudar a las empresas a comunicar precios y servicios, así como a estructurar y coordinar ofertas internamente antes de crear una factura formal. También pueden servir como base para la aprobación de presupuestos y procesos de aprobación, especialmente en proyectos complejos y descripciones de servicios extensas.

Nuevos clientes internacionales

La confianza es un factor importante a la hora de establecer relaciones comerciales con nuevos clientes en el extranjero. En este contexto, las facturas proforma pueden utilizarse como un medio de comunicación transparente para aclarar las condiciones de pago, las condiciones de entrega y los componentes del precio en una fase temprana.

Las facturas proforma permiten a la empresa presentar el servicio previsto de forma jurídicamente no vinculante y facilitan la aprobación del pago, especialmente en el caso del pago por adelantado. Además, pueden reducir el riesgo de malentendidos al inicio de una relación con la empresa y contribuir a una imagen externa profesional.

¿Qué información debe contener una factura proforma?

Aunque las facturas proforma no sean legalmente vinculantes, deben contener cierta información para ser aceptadas en las transacciones de la empresa:

• «Factura proforma» como encabezado
  
• «Factura no sujeta a impuestos» especificado en el documento
  
• Nombre y dirección del remitente y destinatario
  
• Descripción de los productos o servicios
  
• Cantidad y precios unitarios
  
• Importe total (en divisas extranjeras, si corresponde)
  
• Gastos de envío, condiciones comerciales internacionales (Incoterms) y números de arancel aduanero
  
• Datos bancarios para solicitudes de pago (p. ej., número de cuenta bancaria internacional [Código internacional de cuenta bancaria (IBAN)], código de identificación bancaria [BIC])
  

Esta información facilita al destinatario la clasificación de las mercancías y garantiza que sean aceptadas más fácilmente por las aduanas o los procesos de aprobación internos.

Cómo crear una factura proforma con una solicitud de pago

En el comercio internacional y en las transacciones con acuerdos de pago por adelantado, las facturas proforma pueden servir como solicitudes informales de pago.

En este caso, dichos documentos también contienen:

• Fechas de vencimiento:
  
• Métodos de pago
  
• Instrucciones de pago claras (p. ej., «Por favor, transfiera el importe total antes de la entrega»).
  

Recuerda que no es necesario registrar las facturas proforma, ya que no constituyen transacciones contables.

¿Cómo se procesan las facturas proforma?

Dado que no son documentos contables, las facturas proforma no se registran en la contabilidad de una empresa. Se utilizan únicamente con fines de comunicación. Los pagos realizados a partir de facturas proforma se procesan inicialmente como pagos anticipados en una cuenta de compensación. El asiento contable real solo se realiza cuando la empresa crea la factura oficial.

A efectos de documentación interna, las empresas deben asignar a las facturas proforma su propio rango de números y archivarlas por separado sin incluirlas en los registros de facturación.

¿En qué se diferencian las facturas proforma, los presupuestos y las facturas anticipadas?

En el día a día de las empresas, términos como «presupuesto», «factura anticipada» y «factura proforma» se confunden a menudo entre sí. Esto ocurre a pesar de que se trata de documentos muy diferentes, tanto desde el punto de vista jurídico como funcional. Mientras que los presupuestos y las facturas anticipadas persiguen en ocasiones objetivos vinculantes o fiscales, las facturas proforma sirven principalmente como información preliminar y no tienen relevancia jurídica en el ámbito del IVA.

Presupuestos

Los presupuestos son especificaciones de precios y servicios sin carácter vinculante desde el punto de vista jurídico que forman parte de la fase de oferta. Por lo general, no contienen información sobre el pago y no dan lugar a operaciones contables. Las cotizaciones también tienen una duración limitada, están sujetas a condiciones y se utilizan para solicitar decisiones de compra o propuestas. A diferencia de una factura proforma, una cotización puede servir de base para celebrar un contrato futuro, pero no conlleva una expectativa automática de pago.

Facturas anticipadas

Las facturas anticipadas son facturas parciales vinculantes por servicios que aún no se han prestado en su totalidad. Están sujetas al IVA, deben cumplir los requisitos de facturación según el artículo 14 de la UStG (ley alemana del impuesto sobre el valor añadido) y se registran en los libros de contabilidad.

Es importante diferenciar claramente estos tipos de documentos para evitar malentendidos con los clientes y problemas con las autoridades aduaneras y fiscales, especialmente en un contexto internacional.

Riesgos legales asociados al uso inadecuado de facturas proforma

Si una factura proforma se utiliza por error como factura auténtica (por ejemplo, con identificación fiscal o como base para la deducción del impuesto soportado), puede tener consecuencias legales y fiscales, que pueden ser especialmente importantes si la agencia tributaria lo reconoce como un servicio imponible o si el destinatario reclama el impuesto soportado sin justificación. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de que las facturas proforma estén redactadas con claridad, no contengan información relevante a efectos fiscales y se comprueben con antelación.

En caso de litigio, una factura proforma engañosa puede interpretarse como una indicación de que la entrega ya se ha realizado. Esto puede dar lugar a una obligación tributaria de conformidad con el artículo 13 de la UStG. En el caso de entregas intracomunitarias y exportaciones a países no pertenecientes a la UE, es especialmente importante utilizar una redacción conforme a la ley, preferiblemente tras consultar con asesores fiscales.

Obligaciones y recomendaciones para las empresas alemanas

Aunque las facturas proforma no tienen implicaciones fiscales, es importante adoptar un enfoque estructurado. Esto se aplica especialmente a las transacciones comerciales transfronterizas y de exportación. Las empresas deben etiquetar y archivar claramente las facturas proforma, así como organizarlas por separado de los documentos contables. Un rango de números separado puede ayudar a evitar confusiones durante las auditorías fiscales.

Para las exportaciones, las empresas también deben coordinarse con el Sistema Automatizado de Aranceles y Despacho de Aduanas Locales (ATLAS). Debe indicarse de forma coherente la información pertinente, como el valor de las mercancías, los números de aranceles aduaneros y los Incoterms.

Las empresas también deben ser coherentes en la forma en que crean, documentan y aprueban las facturas proforma. Los flujos de trabajo digitales y los procesos internos claramente definidos pueden garantizar la transparencia y reducir el riesgo de interpretaciones erróneas (por ejemplo, en caso de una auditoría o al reenviar información a socios comerciales).

Características internacionales de las facturas proforma

Aunque las facturas proforma se utilizan en todo el mundo, su significado jurídico y su uso práctico varían considerablemente de un país a otro. En Francia, por ejemplo, la «facture pro forma» se utiliza en las licitaciones públicas. En Estados Unidos, estos documentos sirven para el despacho de aduanas y como forma de garantía contractual para los nuevos socios comerciales.

Por lo tanto, es importante que las empresas alemanas con relaciones comerciales internacionales analicen cuidadosamente los requisitos de las autoridades locales y las empresas asociadas respectivas cuando realicen negocios en el extranjero. El formato, el idioma, la información sobre la moneda y las notas adicionales (por ejemplo, «Solo para fines aduaneros» o «No pagadero») desempeñan un papel fundamental. Adaptar cuidadosamente las facturas a los requisitos nacionales puede ayudar a evitar malentendidos y retrasos en el despacho de aduanas y la aprobación de los pagos.

Facturas proforma para tu empresa

Los procesos de pago digital y las cuentas de clientes son ideales para que una empresa integre facturas proforma. La automatización permite a la empresa personalizar las facturas para cada ubicación e incluir requisitos específicos de cada país. Esto resulta útil, por ejemplo, a la hora de elegir una divisa, especificar las condiciones de entrega o proporcionar información adicional sobre aduanas. Al mismo tiempo, puede aumentar la transparencia en el proceso de compra, especialmente en el caso de los pedidos internacionales y los pagos por adelantado.

Para una implementación fiable, es importante contar con la tecnología adecuada. Las facturas proforma deben basarse en reglas, estar claramente etiquetadas y personalizadas para los diferentes mercados objetivo. Stripe simplifica estos procesos mediante interfaces de programación de aplicaciones (API) personalizadas, Stripe Checkout y flujos de trabajo basados en facturas de Stripe Invoicing.