Les factures pro forma jouent un rôle essentiel dans les entreprises allemandes, notamment en ce qui concerne les exportations vers des pays non membres de l'UE, les ventes interentreprises et le dédouanement. Elles sont utilisées pour communiquer à l'avance les paiements internationaux et les transactions de produits. Contrairement aux factures traditionnelles, les factures pro forma ne sont pas pertinentes pour la compte de l'entreprise.

Malgré leur utilisation répandue, il y a souvent des incertitudes sur le moment et la manière dont les factures pro forma doivent être utilisées et sur leurs limites juridique. Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionnent les factures pro forma en Allemagne, notamment ce qu'elles doivent contenir et quand et comment les utiliser.

Qu'y a-t-il dans cet article ?

• Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?
  
• Comment les factures pro forma sont-elles utilisées en Allemagne ?
  
• Quelles sont les informations que doit contenir une facture pro forma ?
  
• Comment créer une facture pro forma avec une requête de paiement ?
  
• Comment sont traiter les factures pro forma ?
  
• Quelles sont les différences entre les factures pro forma, les devis et les factures avance ?
  
• Risques juridiques liés à l'utilisation abusive de factures pro forma
  
• Obligations et recommandations pour les entreprises allemandes
  

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

Les factures pro forma sont des documents de facturation préliminaires créés à des fins d'information. Elles ne sont pas utilisées pour la compte fiscale ou le traiter des paiements. Elles servent plutôt à communiquer à l'avance les prix et les services. Contrairement aux [factures] ordinaires (https://stripe.com/guides/invoicing-best-practices-for-germany), ils ne contiennent aucun demande au paiement lié à la taxer et n'autorisent pas le client à abattement fiscal en amont.

Les factures pro forma sont souvent utilisées pour les devis, les exportations et les processus entreprise internes. C'est particulièrement vrai pour le commerce international, où les factures pro forma sont nécessaires pour les requête de paiement avant livraison ou pour le dédouanement des exportations non commerciales (par exemple, les envois d'échantillons, les cadeaux ou les livraisons garanties).

Une facture pro forma est-elle une vraie facture ?

Non, une facture pro forma n'est pas une facture réelle, selon la définition donnée par l'article 14 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (UStG). Bien que les factures pro forma et les factures normales contiennent des informations similaires, telles que l'adresse du client, la description du produit ou du service et le montant total, les factures pro forma ne sont pas taxables. Il est donc important que la facture pro forma indique clairement qu'il ne s'agit pas d'une facture fiscale.

Comment les factures pro forma sont-elles utilisées en Allemagne ?

En Allemagne, les factures pro forma sont utilisées dans plusieurs contextes spécifiques :

Dédouanement pour les exportations non commerciales

Lorsqu'une entreprise expédie des produits à l'étranger à titre gratuit débiter (échantillons, livraisons sous garantie ou cadeaux), il n'existe pas de facture commerciale standard. Dans ce cas, les douanes exigent une facture pro forma comme document d'évaluation.

La fourniture d'une facture pro forma permet de s'assurer que la déclaration d'exportation est correctement remplie, ce qui permet d'éviter les retards et de faciliter la livraison dans le pays destinataire. Une facture pro forma manquante ou incomplète peut entraîner la retenue du produit par les douanes ou l'application d'une taxe supplémentaire.

Requête de paiement avant la livraison

Dans le commerce international, il est courant que les clients effectuent les paiements avant que l'entreprise n'expédie les marchandises. Cette pratique est particulièrement importante dans les cas à haut risque, lorsque les chaînes d'approvisionnement sont longues et que les devises sont instables. Dans ces situations, les entreprises utilisent des factures pro forma pour envoyer au client une requête de paiement non contraignante qui contient toutes les informations pertinentes sur le prix et la livraison.

Ce type de facturation anticipée est un moyen courant de sécuriser et d’accélérer le traitement du paiement, en particulier pour les transactions avec des pays où le paiement anticipé est une condition préalable à l’expédition des marchandises ou à l’attribution de devises étrangères.

Stripe Invoicing vous permet d'intégrer facilement des factures pro forma dans votre processus de commande ou de paiement. Avec Invoicing, vous pouvez également accepter des paiements dans le monde entier et créer et envoyer des factures directement en ligne en quelques clics - de manière efficace, conforme à juridique et raffinée pour les clients internationaux. En outre, Invoicing vous aide à simplifier et à automatiser votre facturation tout en accélérant vos processus compte.

Estimations et devis internes

Les factures pro forma peuvent également servir d'estimations préliminaires des coûts, de projets d'offres ou de projets de factures dans le processus de vente. Elles peuvent aider les entreprises à communiquer sur les prix et les services et à structurer et coordonner les offres en interne avant de créer une facture formelle. Elles peuvent également servir de base aux approbations budgétaires et aux processus d'approbation, en particulier pour les projets complexes et les descriptions de services étendues.

Nouveaux clients internationaux

La confiance est un facteur important lorsqu'il s'agit d'établir des relations entreprise avec de nouveaux clients à l'étranger. Dans ce contexte, les factures pro forma peuvent être utilisées comme moyen de communication transparent pour clarifier les conditions de paiement, les conditions de livraison et les composantes du prix à un stade précoce.

Les factures pro forma permettent à l'entreprise de présenter le service prévu d'une manière juridiquement non contraignante et facilitent l'approbation du paiement, en particulier en cas de paiement avance. En outre, elles peuvent réduire le risque de malentendus au début d'une relation commerciale et contribuer à une image externe professionnelle.

Quelles informations doit contenir une facture pro forma ?

Même si les factures pro forma ne sont pas juridiquement contraignantes, elles doivent contenir certaines informations pour être acceptées dans les transactions entreprise :

• "Facture pro forma" en tant qu'intitulé
  
• La mention « Pas une facture fiscale » figure sur le document.
  
• Nom et adresse de l'expéditeur et du destinataire
  
• Description des produits ou services
  
• Quantité et prix unitaires
  
• Montant total (dans la devise étrangère, le cas échéant)
  
• Frais d'expédition, conditions commerciaux internationaux (Incoterms) et numéros de tarifs douaniers
  
• Coordonnées bancaires pour les requête de paiement (par exemple, numéro de compte bancaire international [IBAN], code d'identification de la banque [BIC])
  

Ces informations permettent au destinataire de classer plus facilement les marchandises et de les faire accepter par les douanes ou les processus d'approbation internes.

Comment créer une facture pro forma avec une requête de paiement

Dans le commerce international et les transactions assorties d'accords de paiement avance, les factures pro forma peuvent servir de requête de paiement informelles.

Dans ce cas, ces documents contiennent également :

• Dates d’échéance :
  
• Moyens de paiement
  
• Des instructions de paiement claires (par exemple, « Veuillez transférer le montant total avant la livraison »).
  

N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire d'enregistrer les factures pro forma car elles ne constituent pas des transaction compte.

Comment sont traiter les factures pro forma ?

N'étant pas des documents comptables, les factures pro forma ne sont pas enregistrées dans la compte de l'entreprise. Elles ne sont utilisées qu'à des fins de communication. Les paiements effectués à partir de factures pro forma sont d'abord traiter comme des paiements avance sur un compte de compensation. L'enregistrement comptable proprement dit n'a lieu que lorsque l'entreprise crée la facture officielle.

À des fins de documentation interne, les entreprises devraient attribuer aux factures pro forma leur propre série de numéros et les archiver séparément sans les inclure dans les dossiers de facturation.

Quelle est la différence entre les factures pro forma, les devis et les factures avance ?

Au quotidien entreprise, les conditions « devis », « facture avance » et « facture pro forma » sont souvent confondus. Cela se produit alors qu'il s'agit de documents très différents, tant sur le plan juridique que sur le plan fonctionnel. Alors que les devis et les factures avance poursuivent parfois des objectifs contraignants ou taxer, les factures pro forma servent principalement d'informations préliminaires et n'ont aucune pertinence juridique dans le cadre de la législation sur la TVA.

Devis

Les devis sont des spécifications de prix et de services juridiquement non contraignantes qui font partie de la phase d'offre. Ils ne contiennent généralement pas d'informations relatives au paiement et ne déclenchent pas de transactions compte. Les devis sont également limités dans le temps, soumis à des conditions et utilisés pour requête des décisions d'achat ou des propositions. Contrairement à une facture pro forma, un devis peut servir de base à la conclusion d'un futur contrat, mais ne comporte pas d'attente automatique de paiement.

Factures Advance

Les factures advance sont des factures partielles contraignantes pour des services qui n'ont pas encore été entièrement fournis. Elles sont assujetties à la TVA, doivent satisfaire aux exigences en matière de facturation conformément à l'article 14 de l'UStG et sont enregistrées dans les registres compte.

Il est important de bien différencier ces types de documents pour éviter les malentendus avec les clients et les problèmes avec les autorités douanières et taxer, surtout dans un contexte international.

Risques juridiques liés à l'utilisation inappropriée de factures pro forma

Si une facture pro forma est utilisée par erreur comme une facture authentique (par exemple, avec l'identification de la TVA ou comme base de abattement fiscal en amont), cela peut avoir des conséquences juridique fiscale. Cela est particulièrement vrai si le bureau des impôts reconnaît qu'il s'agit d'un service imposable ou si le destinataire demande la taxe en amont sans justification. Les entreprises doivent donc veiller à ce que les factures pro forma soient clairement libellées, qu'elles ne contiennent pas d'informations ayant une incidence sur le plan fiscal et qu'elles soient vérifiées à l'avance.

En cas de litige, une facture pro forma trompeuse peut être interprétée comme une indication d'une livraison déjà effectuée. Cela peut entraîner une obligation de taxer conformément à l'article 13 de l'UStG. Dans le cas des livraisons intracommunautaires et des exportations vers des pays non membres de l'UE, une formulation conforme à la juridique est particulièrement importante et doit idéalement être utilisée en consultation avec des conseiller fiscal.

Obligations et recommandations pour les entreprises allemandes

Même si les factures pro forma n'ont pas d'incidence taxer, il est important d'adopter une approche structurée. Cela vaut en particulier pour les activités transaction et les opérations d'exportation. Les entreprises doivent étiqueter et archiver clairement les factures pro forma et les classer séparément des documents compte. Une série de numéros distincte peut aider à éviter toute confusion lors des contrôles taxer.

Pour les exportations, les entreprises doivent également se coordonner avec le système custom de dédouanement tarifaire et local (ATLAS). Les informations pertinentes doivent être indiquées de manière cohérente, telles que la valeur des marchandises, les numéros du tarif douanier et les Incoterms.

Les entreprises devraient également faire preuve de cohérence dans la manière dont elles créent, documentent et approuvent les factures pro forma. Des flux de travail numériques et des processus internes clairement définis peuvent garantir la transparence et réduire le risque d'interprétation erronée (par exemple, en événement d'audit ou lors de la transmission d'informations à des partenaires commerciaux).

Fonctionnalité internationales des factures pro forma

Bien que les factures pro forma soient utilisées dans le monde entier, leur signification juridique et leur utilisation pratique varient considérablement d'un pays à l'autre. En France, par exemple, la « facture pro forma » est utilisée dans les appels d'offres publics. Aux États-Unis, ces documents servent au dédouanement et comme forme de sécurité contractuelle pour les nouveaux partenaires entreprise.

Par conséquent, il est important que les entreprises allemandes ayant des relations commerciales internationales examinent attentivement les exigences des autorités locales respectives et des entreprises partenaires lorsqu'elles font des affaires à l'étranger. Le format, la langue, les informations sur les devises et les notes supplémentaires (par exemple, « À des fins douanières uniquement » ou « Pas pour le paiement ») jouent un rôle essentiel. En adaptant soigneusement les factures aux exigences nationales, vous éviterez les malentendus et les retards dans le dédouanement et l'approbation des paiements.

Factures pro forma pour votre entreprise

Les processus de paiement numérique et les compte custom sont des endroits idéaux pour qu'une entreprise intégrer des factures pro forma. L'automatisation peut permettre à l'entreprise de personnaliser les factures pour chaque emplacement et d'inclure des exigences spécifiques à chaque pays. C'est utile, par exemple, pour choisir une devise, spécifier les conditions de livraison ou fournir des informations douanières supplémentaires. Parallèlement, elle peut accroître la transparence du processus d'achat, en particulier pour les commandes internationales et les paiements avance.

Pour que l'implémentation soit fiable, il est important de disposer de la bonne technologie. Les factures pro forma doivent être établi sur des règles, clairement étiquetées et personnalisées pour les différents marchés cibles. Stripe simplifie ces processus grâce à des interfaces de programmation formulaire d'inscription (API) personnalisées, Stripe Checkout et les flux de travail établi sur les factures de Stripe Invoicing.