Pro forma facturen spelen een sleutelrol in Duitse bedrijven, onder meer bij export naar niet-EU-landen, B2B-verkoop en douane-inklaring. Ze worden gebruikt voor Advance communicatie bij internationale betalingen en producttransacties. In tegenstelling tot traditionele facturen zijn pro forma facturen niet relevant voor de boekhouding van een onderneming.

Ondanks het wijdverspreide gebruik ervan is er vaak onduidelijkheid over wanneer en hoe pro forma facturen moeten worden gebruikt en hun juridische beperkingen.In dit artikel leggen we uit hoe pro forma facturen in Duitsland werken, inclusief wat ze moeten bevatten en wanneer en hoe ze moeten worden gebruikt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn pro forma facturen?
  
• Hoe worden pro forma facturen gebruikt in Duitsland?
  
• Welke informatie moet een pro forma factuur bevatten?
  
• Hoe maak je een pro forma factuur met een betalingsaanvraag
  
• Hoe worden pro forma facturen verwerkt?
  
• Waarin verschillen pro forma facturen, Quotes en Advance facturen?
  
• Juridische risico's verbonden aan het oneigenlijk gebruik van pro forma facturen
  
• Verplichtingen en aanbevelingen voor Duitse bedrijven
  

Wat zijn pro forma facturen?

Pro forma facturen zijn voorlopige factuurdocumenten die voor informatieve doeleinden zijn gemaakt. Ze worden niet gebruikt voor belastingboekhouding of verwerking van betalingen. In plaats daarvan worden ze gebruikt voor de Advance communicatie van prijzen en diensten. In tegenstelling tot reguliere facturen bevatten ze geen belasting gerelateerde claims op betaling en geven ze de klant geen recht op aftrek van voorbelasting.

Pro forma facturen worden vaak gebruikt voor Quotes, export en interne ondernemingen.Dit geldt met name voor internationale handel, waar pro forma facturen vereist zijn voor betalingsverzoeken vóór levering of voor douane-inklaring () voor niet-commerciële export (bijv. monsterzendingen, geschenken of gegarandeerde leveringen).

Is een pro forma factuur een echte factuur?

Nee, een pro forma factuur is geen echte factuur, volgens de definitie van artikel 14 van de Duitse wet op de belasting toegevoegde waarde (btw). Hoewel pro forma facturen en reguliere facturen vergelijkbare informatie bevatten, zoals het adres van de klant, de product- of dienstomschrijving en het totaalbedrag, zijn pro forma facturen niet fiscaal relevant. Daarom is het belangrijk dat op de pro forma factuur duidelijk wordt vermeld dat het geen belastbare factuur is.

Hoe worden pro forma facturen gebruikt in Duitsland?

In Duitsland worden pro forma facturen in verschillende specifieke contexten gebruikt:

Inklaring voor niet-commerciële uitvoer

Wanneer een onderneming producten gratis over de grens verzendt, zoals monsters, garantieleveringen of cadeaus, is er geen standaard commerciële factuur.In deze gevallen vereist de douane een pro forma factuur als documentatie voor de waardebepaling.

Het verstrekken van een pro forma factuur kan ervoor zorgen dat de export (bestand) aangifte correct wordt ingevuld. Dit kan vertragingen helpen voorkomen en de levering naar het land van ontvanger vergemakkelijken. Een ontbrekende of onvolledige pro forma factuur kan ertoe leiden dat het product wordt tegengehouden door de douane of onderworpen wordt aan extra omzetbelasting.

Verzoeken om betaling vóór levering

In internationale ondernemingen is het gebruikelijk dat klanten betalingen doen voordat de onderneming de goederen verzendt. Dit is vooral belangrijk voor gevallen met een hoog risico, langere toeleveringsketens en instabiele valuta. In deze situaties gebruiken bedrijven pro forma facturen om de klant een niet-bindende betaling aanvraag te sturen die alle relevante prijs- en leveringsinformatie bevat.

Dit type facturering vooraf is een veelgebruikt middel om betalingen te beveiligen en te versnellen, met name bij transacties met landen waar voorschot betaling een voorwaarde is voor het vrijgeven van goederen of het toewijzen van vreemde valuta.

Stripe Invoicing helpt je pro forma facturen eenvoudig te integreren in je bestel- of betalings procedure. Met Invoicing kun je ook wereldwijd betalingen ontvangen en met slechts een paar klikken direct online facturen maken en verzenden – efficiënt, wettelijk compatibel en speciaal gemaakt voor internationale klanten. Bovendien helpt Invoicing je je Invoicing te vereenvoudigen en te automatiseren terwijl je je boekhoudprocessen versnelt.

Interne schattingen en offertes

Pro forma facturen kunnen ook dienen als voorlopige kostenramingen, conceptoffertes of conceptfacturen in het verkoopproces. Ze kunnen bedrijven helpen prijzen en diensten te communiceren en offertes intern te structureren en te coördineren voordat ze een formele factuur maken. Ze kunnen ook dienen als basis voor budgetgoedkeuringen en goedkeuringsprocessen, vooral voor complexe projecten en uitgebreide servicebeschrijvingen.

Nieuwe internationale klanten

Vertrouwen is een belangrijke factor bij het aangaan van relaties met nieuwe klanten in het buitenland. In dit kader kunnen pro forma facturen worden gebruikt als transparant communicatiemiddel om betaling voorwaarden, leveringsvoorwaarden en prijscomponenten in een vroeg stadium te verduidelijken.

Pro forma facturen stellen de onderneming in staat om de geplande dienst op een juridisch niet-bindende manier te presenteren en de goedkeuring van betalingen te vergemakkelijken, vooral in het geval van betaling vooraf. Bovendien kunnen ze het risico op misverstanden bij de start van een onderneming verminderen en bijdragen aan een professioneel extern imago.

Welke informatie moet een pro forma factuur bevatten?

Hoewel pro-forma facturen niet juridisch bindend zijn, moeten zij bepaalde informatie bevatten die bij ondernemingen moet worden aanvaard:

• “Pro forma factuur” als kop
  
• “Geen belastbare factuur” vermeld op het document
  
• Naam en adres van afzender en ontvanger
  
• Beschrijving van de producten of diensten
  
• Hoeveelheid en eenheidsprijzen
  
• Totaal bedrag (in de vreemde valuta, indien van toepassing)
  
• Verzendkosten, internationale commerciële voorwaarden (Incoterms), en douanetarief nummers
  
• Bankgegevens voor betaalverzoeken (bijv. International Bank Account Number [IBAN], Bank Identifier Code [BIC])
  

Deze informatie maakt het voor de ontvanger gemakkelijker om de goederen te classificeren en zorgt ervoor dat ze gemakkelijker worden geaccepteerd door douane- of interne goedkeuringsprocedures.

Hoe maak je een pro forma factuur met een betalingsaanvraag

In internationale handel en transacties met overeenkomsten voor vooraf betaling, kunnen pro forma facturen dienen als informele verzoeken om betaling.

In dit geval bevatten deze documenten ook:

• Vervaldata
  
• Betaalmethoden
  
• Duidelijke betaling instructies (bijv. “Gelieve het totale bedrag voor levering overschrijven.”)
  

Vergeet niet dat het niet nodig is om pro forma facturen te registreren, aangezien ze geen boekhoudkundige transacties zijn.

Hoe worden pro forma facturen verwerkt?

Aangezien het geen boekhoudkundige relevante documenten zijn, worden pro forma facturen niet geboekt in de boekhouding van een onderneming. Ze worden alleen gebruikt voor communicatiedoeleinden. Betalingen gemaakt van pro forma facturen worden in eerste instantie verwerkt als betalingen vooraf in een clearing account. De feitelijke boekhoudkundige boeking vindt alleen plaats wanneer de onderneming de officiële factuur maakt.

Voor interne documentatiedoeleinden moeten bedrijven pro forma facturen hun eigen nummerreeks toekennen en deze afzonderlijk archiveren zonder ze op te nemen in facturatierecords.

Hoe verschillen pro forma facturen, Quotes en Advance facturen?

In de dagelijkse onderneming worden voorwaarden als “offerte”, “voorschot factuur” en “pro forma factuur” vaak met elkaar verward. Dit gebeurt ook al zijn het juridisch en functioneel zeer verschillende documenten. Terwijl Quotes en voorschot facturen soms bindende of belasting relevante doelen nastreven, dienen pro forma facturen voornamelijk als voorafgaande informatie en hebben ze geen juridische relevantie binnen de btw wetgeving.

Offertes

Offertes zijn juridisch niet-bindende prijs- en servicespecificaties die deel uitmaken van de offertefase. Ze bevatten meestal geen betaling en leiden niet tot boekhoudkundige transacties. Offertes zijn ook beperkt in de tijd, onder voorwaarden, en worden gebruikt om aankoopbeslissingen of voorstellen op te aanvraag. In tegenstelling tot een pro forma factuur kan een offerte de basis zijn voor het sluiten van een toekomstig contract, maar draagt geen automatische verwachting van betaling.

Voorschot facturen

Facturen vooraf zijn bindende deelfacturen voor nog niet volledig geleverde diensten, zijn onderworpen aan btw, moeten voldoen aan factuur eisen volgens § 14 UStG, en worden geregistreerd in de boekhouding.

Het is belangrijk om duidelijk onderscheid te maken tussen deze documenttypen om misverstanden bij klanten en problemen met douane en omzetbelasting te voorkomen, vooral in een internationale context.

Juridische risico's verbonden aan het oneigenlijk gebruik van pro forma facturen

Als een pro forma factuur ten onrechte wordt gebruikt als een echte factuur (bijvoorbeeld met btw identificatie of als basis voor omzetbelastingaftrek), kan dit juridische en fiscale gevolgen hebben. Dit geldt met name als de belastingdienst deze erkent als een belastbare dienst of als de ontvanger onterecht voorbelasting claimt. Daarom moeten bedrijven ervoor zorgen dat pro forma facturen duidelijk zijn geformuleerd, geen belasting relevante informatie bevatten en van Advance worden gecontroleerd.

Bij chargebacks aanvragen kan een misleidende pro-forma factuur worden geïnterpreteerd als een indicatie van een reeds verrichte levering. Dit kan leiden tot omzetbelasting volgens § 13 UStG. Bij intracommunautaire levering en export naar niet-EU-landen is met name een juridisch conforme formulering van belang en wordt deze idealiter gebruikt in overleg met omzetbelasting adviseurs.

Verplichtingen en aanbevelingen voor Duitse bedrijven

Hoewel pro forma facturen geen gevolgen hebben voor de omzetbelasting, is een gestructureerde aanpak belangrijk. Dit geldt met name voor grensoverschrijdende ondernemingen en export (bestanden). Bedrijven moeten pro forma facturen duidelijk labelen en archiveren, en ze gescheiden organiseren van boekhoudkundige relevante documenten. Een aparte nummerreeks kan verwarring tijdens omzetbelasting audits helpen voorkomen.

Voor export moeten bedrijven ook coördineren met het geautomatiseerde tarief- en lokale douane-inklaringssysteem (ATLAS). Relevante informatie moet consistent worden vermeld, zoals de waarde van de goederen, douanetariefnummers en Incoterms.

Ondernemingen moeten ook consistent zijn met de manier waarop ze pro forma facturen maken, documenteren en goedkeuren. Digitale workflows en duidelijk gedefinieerde interne processen kunnen transparantie garanderen en het risico op verkeerde interpretaties verminderen (bijvoorbeeld bij een audit of bij het doorsturen van informatie naar zakenpartners).

Internationale kenmerken van pro forma-facturen

Hoewel pro forma-facturen wereldwijd worden gebruikt, verschillen hun juridische betekenis en praktische VSe aanzienlijk van land tot land. In Frankrijk bijvoorbeeld wordt de "facture pro forma" gebruikt in openbare verzoeken om voorstellen. In de VS dienen deze documenten voor douaneafhandeling en als een vorm van contractuele zekerheid voor nieuwe ondernemingen.

Daarom is het voor Duitse ondernemingen die internationaal zakendoen belangrijk om de vereisten van de respectieve lokale autoriteiten en partnerondernemingen zorgvuldig te onderzoeken wanneer zij ondernemingen in het buitenland doen. Format, taal, valuta informatie en aanvullende opmerkingen (bijvoorbeeld “Alleen voor douanedoeleinden” of “Niet voor betaling”) spelen een belangrijke rol. Zorgvuldig aanpassen van facturen volgens nationale vereisten kan misverstanden en vertragingen bij de inklaring en goedkeuring van betalingen helpen voorkomen.

Pro forma-facturen voor je onderneming

Digitale betalingsprocessen en custom-accounts zijn ideale plaatsen voor een onderneming om pro forma facturen te integreren. Automatisering kan de onderneming in staat stellen om facturen aan te passen voor elke locatie en landspecifieke eisen op te nemen. Dit is bijvoorbeeld handig bij het kiezen van een valuta, het specificeren van leveringsvoorwaarden, of het verstrekken van aanvullende douane-informatie. Tegelijkertijd kan het de transparantie in de inkoop procedure verhogen, vooral voor internationale bestellingen en betalingen vooraf.

Voor een betrouwbare implementatie is het belangrijk om over de juiste technologie te beschikken. Pro forma facturen moeten gebaseerd zijn op regels, duidelijk gelabeld en aangepast voor verschillende doelmarkten. Stripe maakt deze processen eenvoudig via application programming interfaces (API's), Stripe Checkout en op factuur gebaseerde workflows van Stripe Invoicing.