Ob beim Export in Drittländer, im B2B-Vertrieb oder bei der Zollabwicklung – Proforma-Rechnungen spielen in der deutschen Unternehmenspraxis eine wichtige Rolle. Sie dienen der Vorab-Kommunikation im internationalen Zahlungs- und Warenverkehr und haben im Gegensatz zu klassischen Rechnungen keine buchhalterische Relevanz.

Trotz ihrer weiten Verbreitung herrscht häufig Unsicherheit darüber, wann und wie Proforma-Rechnungen korrekt eingesetzt werden und welche rechtlichen Grenzen Unternehmen dabei beachten müssen. In diesem Artikel erklären wir, wie Proforma-Rechnungen in Deutschland funktionieren, ob man Proforma-Rechnungen buchen kann, wo sie eingesetzt werden und welche Gestaltungsspielräume es gibt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Pro-forma-Rechnungen?
  
• Wie werden Pro-forma-Rechnungen in Deutschland verwendet?
  
• Welche Angaben muss eine Pro-forma-Rechnung enthalten?
  
• So können Sie eine Proforma-Rechnung mit Zahlungsaufforderung erstellen
  
• Wie werden Pro-forma-Rechnungen verarbeitet?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung, Angebot und Vorausrechnung?
  
• Rechtliche Risiken bei falscher Nutzung von Proforma-Rechnungen
  
• Pflichten und Empfehlungen für deutsche Unternehmen
  

Was sind Pro-forma-Rechnungen?

Proforma-Rechnungen sind vorläufige Rechnungsdokumente, die zu Informationszwecken erstellt werden. Sie dienen weder der steuerlichen Abrechnung noch der Zahlungsverbuchung, sondern werden zur Vorab-Kommunikation von Preisen und Leistungen genutzt. Im Gegensatz zu regulären Rechnungen enthalten sie keinen steuerrechtlichen Anspruch auf Zahlung und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.

Proforma-Rechnungen kommen häufig im Rahmen von Angeboten, Exporten oder internen Geschäftsprozessen zum Einsatz – insbesondere im internationalen Handel, wo sie als Grundlage für Zahlungsaufforderungen vor Lieferung oder bei nicht-kommerziellen Ausfuhren (z. B. Mustersendungen, Geschenke, Garantielieferungen) für die Zollabfertigung erforderlich sind.

Ist eine Proforma-Rechnung eine richtige Rechnung?

Nein, eine Proforma-Rechnung ist keine echte Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie enthält zwar ähnliche Angaben wie eine reguläre Rechnung, so z. B. die Adresse des Leistungsempfängers bzw. der Leistungsempfängerin, die Beschreibung der Lieferung oder Leistung und den Gesamtbetrag, jedoch fehlt ihr die steuerliche Relevanz.
Wichtig ist: Auf der Proforma-Rechnung muss klar gekennzeichnet sein, dass es sich nicht um eine steuerpflichtige Rechnung handelt.

Wie werden Pro-forma-Rechnungen in Deutschland verwendet?

In Deutschland werden Pro-forma-Rechnungen in mehreren spezifischen Kontexten eingesetzt:

Zollabwicklung bei nicht-kommerziellen Exporten

Wenn Waren, so zum Beispiel Muster, Garantielieferungen oder Geschenke, unentgeltlich über Grenzen hinweg versendet werden, liegt keine handelsübliche Rechnung vor. In diesen Fällen verlangt der Zoll eine Proforma-Rechnung als Dokumentationsgrundlage für die Wertfeststellung.

Sie dient dazu, die Ausfuhranmeldung korrekt durchzuführen, Verzögerungen zu vermeiden und die Einfuhr im Empfängerland zu erleichtern. Eine fehlende oder unvollständige Proforma-Rechnung kann dazu führen, dass die Ware beim Zoll zurückgehalten oder nachversteuert wird.

Zahlungsaufforderung vor Lieferung

Im internationalen Geschäft ist es häufig üblich, dass Zahlungen vor dem Versand der Ware erfolgen. Das ist besonders bei höherem Risiko, längeren Lieferketten oder instabilen Währungen wichtig. In solchen Fällen wird die Proforma-Rechnung eingesetzt, um dem oder der Kundin eine unverbindliche Zahlungsaufforderung zu übermitteln, die alle relevanten Preis- und Lieferinformationen enthält.

Gerade bei Geschäften mit Ländern, in denen Vorauszahlung Voraussetzung für die Warenfreigabe oder Devisenzuteilung ist, ist diese Art der Vorabrechnung ein gängiges Mittel zur Absicherung und Beschleunigung des Zahlungsprozesses.

Stripe Invoicing unterstützt Sie dabei, Proforma-Rechnungen nahtlos in Ihren Bestell- oder Zahlungsablauf einzubinden. Mit Invoicing können Sie zudem Zahlungen weltweit annehmen und Rechnungen direkt online in nur wenigen Klicks erstellen und versenden – effizient, rechtskonform und für internationale Kundschaft optimiert. Darüber hinaus unterstützt Invoicing Sie dabei, Ihre Rechnungsstellung zu vereinfachen, zu automatisieren und gleichzeitig Ihre Buchhaltungsprozesse zu beschleunigen.

Interne Kalkulation oder Angebot

Auch innerhalb eines Unternehmens kann die Proforma-Rechnung eine wertvolle Funktion erfüllen, z. B. als vorläufige Kostenschätzung, Angebotsentwurf oder Entwurfsrechnung im Vertriebsprozess. Sie hilft dabei, Preise und Leistungen frühzeitig zu kommunizieren, Angebote zu strukturieren oder intern abzustimmen, bevor eine formale Rechnung erstellt wird. Gerade bei komplexen Projekten oder umfangreichen Leistungsbeschreibungen dient sie als erste Grundlage für Budgetfreigaben oder Genehmigungsprozesse.

Internationale Neukundinnen und -kunden

Bei der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen mit neuen Kundinnen und Kunden im Ausland ist Vertrauen ein entscheidender Faktor. Die Proforma-Rechnung kann in diesem Kontext als transparentes Kommunikationsmittel genutzt werden, um Zahlungsmodalitäten, Lieferkonditionen und Preisbestandteile frühzeitig zu klären.

Sie ermöglicht eine rechtlich unverbindliche Darstellung der geplanten Leistung und erleichtert die Zahlungsfreigabe, insbesondere bei Vorkasse. Gleichzeitig reduziert sie das Risiko von Missverständnissen in der Anfangsphase der Zusammenarbeit und trägt zur professionellen Außenwirkung bei.

Welche Angaben muss eine Pro-forma-Rechnung enthalten?

Auch wenn Proforma-Rechnungen rechtlich unverbindlich sind, sollten sie bestimmte Angaben enthalten, um im Geschäftsverkehr akzeptiert zu werden:

• Überschrift: „Pro-forma-Rechnung“
  
• Klarer Hinweis: „Keine steuerpflichtige Rechnung“
  
• Name und Anschrift von Absender/in und Empfänger/in
  
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
  
• Menge und Einzelpreise
  
• Gesamtbetrag (ggf. in Fremdwährung)
  
• Vermerk zu Versandkosten, Incoterms (internationale Lieferbedingungen) und Zolltarifnummern
  
• Bankverbindung (IBAN [International Bank Account Number], BIC [Bank Identifier Code]) bei Zahlungsaufforderung
  

Diese Angaben erleichtern dem/der Empfänger/in die Zuordnung und sorgen dafür, dass sie beispielsweise vom Zoll oder in internen Genehmigungsprozessen leichter akzeptiert werden.

So können Sie eine Proforma-Rechnung mit Zahlungsaufforderung erstellen

Bei Auslandsgeschäften oder Geschäften mit Vorauszahlungsvereinbarung kann die Proforma-Rechnung als informelle Zahlungsaufforderung fungieren.

In diesem Fall enthält das Dokument zusätzlich:

• Fälligkeitsdatum:
  
• Zahlungsmethoden
  
• klare Zahlungsanweisung, z. B.: „Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag vor Lieferung.“
  

Auch hier gilt: Proforma-Rechnungen zu buchen ist nicht erforderlich, da sie keinen buchhalterischen Vorgang darstellen.

Wie werden Pro-Forma-Rechnungen verarbeitet?

Da es sich nicht um buchhalterisch relevante Dokumente handelt, werden Proforma-Rechnungen nicht verbucht. Sie dienen lediglich der Kommunikation. Zahlungen, die auf Basis einer Proforma-Rechnung erfolgen, werden vorerst als Vorauszahlung auf einem Verrechnungskonto gebucht. Die eigentliche Buchung erfolgt erst mit Erstellung der offiziellen Rechnung.

Zur internen Dokumentation empfiehlt es sich, Proforma-Rechnungen mit einem eigenen Nummernkreis zu versehen und separat zu archivieren, ohne sie in das Rechnungsjournal aufzunehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung, Angebot und Vorausrechnung?

Im betrieblichen Alltag werden Begriffe wie Angebot, Vorausrechnung und Proforma-Rechnung oft verwechselt, dabei unterscheiden sie sich rechtlich und funktional deutlich. Während Angebote und Vorausrechnungen teils verbindlichere oder steuerlich relevante Ziele verfolgen, dient die Proforma-Rechnung in erster Linie der Vorabinformation und entfaltet keine rechtlichen Wirkungen im Sinne des Umsatzsteuerrechts.

Angebot

Ein Angebot ist eine rechtlich unverbindliche Preis- und Leistungsangabe, die zur Angebotsphase gehört. Es enthält in der Regel keine Zahlungsinformationen und löst keine buchhalterischen Vorgänge aus. Ein Angebot ist zudem zeitlich befristet oder an Bedingungen geknüpft und wird häufig zur Einholung einer Kaufentscheidung oder zur Teilnahme an Ausschreibungen genutzt. Anders als eine Proforma-Rechnung kann es Grundlage für einen späteren Vertragsschluss sein, jedoch ohne automatische Zahlungserwartung.

Vorausrechnung

Eine Vorausrechnung ist eine verbindliche Teilrechnung für eine noch nicht vollständig erbrachte Leistung. Sie ist umsatzsteuerpflichtig, muss den Anforderungen an eine Rechnung gemäß § 14 UStG genügen und wird in der Buchhaltung entsprechend verbucht.

Gerade im internationalen Kontext ist es wichtig, diese Dokumenttypen klar voneinander abzugrenzen, um Missverständnisse bei Kundinnen und Kunden sowie Probleme mit Zoll- und Steuerbehörden zu vermeiden.

Rechtliche Risiken bei falscher Nutzung von Proforma-Rechnungen

Wird eine Proforma-Rechnung fälschlich wie eine echte Rechnung verwendet, zum Beispiel mit Umsatzsteuerausweis oder als Grundlage für den Vorsteuerabzug, kann das rechtliche und steuerliche Konsequenzen haben. Besonders kritisch wird es, wenn das Finanzamt darin eine steuerbare Leistung erkennt oder wenn der oder die Empfänger/in unberechtigt Vorsteuerabzüge geltend macht. Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass Proforma-Rechnungen eindeutig formuliert sind, keine steuerlich relevanten Angaben enthalten und im Zweifelsfall vorab geprüft werden.

In Streitfällen kann eine missverständlich gestaltete Proforma-Rechnung sogar als Hinweis auf eine bereits ausgeführte Lieferung gewertet werden. Dies kann eine Steuerpflicht nach § 13 UStG auslösen. Vor allem bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Exporten in Drittländer ist daher eine rechtssichere Formulierung wichtig – idealerweise in Abstimmung mit der steuerlichen Beratung.

Pflichten und Empfehlungen für deutsche Unternehmen

Auch wenn sie keine steuerliche Wirkung entfalten, ist ein strukturierter Umgang mit Proforma-Rechnungen wichtig. Das gilt vor allem bei grenzüberschreitenden Geschäften und Exportvorgängen. Unternehmen sollten sie klar kennzeichnen, getrennt archivieren und organisatorisch von buchhalterisch relevanten Dokumenten abgrenzen. Ein eigener Nummernkreis kann helfen, Verwechslungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Für den Export empfiehlt sich zudem eine saubere Abstimmung mit dem [ Zollsystem ATLAS). Relevante Angaben wie Warenwert, Zolltarifnummer und Incoterms sollten dabei konsistent angegeben sein.

Proforma-Rechnungen sollten unternehmensweit einheitlich erstellt, dokumentiert und freigegeben werden. Digitale Workflows und klar definierte interne Prozesse sorgen für Transparenz und senken das Risiko von Fehlinterpretationen, zum Beispiel im Prüfungsfall oder bei der Weiterleitung an Geschäftspartnerinnen und -partner.

Internationale Besonderheiten bei Proforma-Rechnungen

Obwohl Proforma-Rechnungen weltweit verbreitet sind, unterscheiden sich ihre rechtliche Bedeutung und praktische Verwendung je nach Land deutlich. In Frankreich wird die „facture pro forma” beispielsweise im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen eingesetzt. In den USA dienen solche Dokumente neben der Zollabwicklung auch der vertraglichen Absicherung bei neuen Geschäftspartnerinnen und -partnern.

Für deutsche Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen ist es daher wichtig, bei Auslandseinsätzen die Anforderungen der jeweiligen lokalen Behörden und Partnerunternehmen genau zu prüfen. Form, Sprache, Währungsangaben und Zusatzvermerke wie „For customs purposes only“ oder „Not for payment“ spielen dabei eine wesentliche Rolle. Eine sorgfältige Anpassung an die nationalen Vorgaben hilft, Missverständnisse oder Verzögerungen bei der Zollabwicklung und Zahlungsfreigabe zu vermeiden.

Proforma-Rechnungen im Shop oder auf der Plattform anbieten

Digitale Bezahlvorgänge und Kundenkonten bieten ideale Touchpoints, um Proforma-Rechnungen gezielt einzubinden. Durch die automatisierte Bereitstellung noch vor Abschluss der Transaktion lassen sich länderspezifische Anforderungen frühzeitig abbilden. Dies bietet sich zum Beispiel bei der Währungswahl, den Lieferbedingungen oder zusätzlichen Zollinformationen an. Gleichzeitig erhöht sich die Transparenz im Kaufprozess, insbesondere bei internationalen Bestellungen oder Vorauszahlungen.

Für eine zuverlässige Umsetzung kommt es auf die richtige technische Anbindung an: Die Generierung sollte regelbasiert, klar gekennzeichnet und flexibel auf unterschiedliche Zielmärkte abgestimmt sein. Stripe ermöglicht es, diese Prozesse nahtlos zu gestalten – egal, ob über individuell programmierte APIs, Stripe Checkout oder rechnungsbasierte Workflows von Stripe Invoicing.