形式发票在德国企业中起着关键作用，包括对非欧盟国家的出口、B2B 销售和海关清关。它们用于国际支付和产品交易中的预先沟通。与传统发票不同，形式发票与企业的会计无关。

尽管形式发票被广泛使用，但在何时以及如何使用形式发票以及它们的法律限制方面，通常存在不确定性。在本文中，我们将解释形式发票在德国的运作方式，包括它们应包含哪些内容，何时该使用它们，以及如何使用它们。

本文内容

• 什么是形式发票？
  
• 形式发票在德国如何使用？
  
• 形式发票必须包含哪些信息？
  
• 如何创建带有付款请求的形式发票
  
• 如何处理形式发票？
  
• 形式发票、报价单和预付款发票有何不同？
  
• 与不当使用形式发票相关的法律风险
  
• 德国企业的义务和建议
  

什么是形式发票？

形式发票是一种初步的发票文件，其创建目的是为了提供信息。它不用于税务会计或付款处理，而是用于提前沟通价格和服务。与常规发票相比，形式发票不包含任何与税务相关的付款要求，也不会赋予客户进项税额抵扣的权利。

形式发票常用于报价、出口和内部业务流程，尤其是在国际贸易中。在国际贸易中，需要在交货前或为非商业出口（例如，样品运输、礼品或担保交付）进行清关时，需要提供形式发票以进行付款请求。

形式发票是真正的发票吗？

根据《德国增值税 (VAT) 法》(UStG) 第 14 条的规定，形式发票并非正式发票。虽然形式发票和普通发票包含类似信息，例如客户地址、产品或服务描述以及总金额，但形式发票不具备税务效力。因此，务必在形式发票上明确注明其并非应税发票。

形式发票在德国如何使用？

在德国，形式发票用于几种特定情况：

非商业出口的清关

当企业免费跨境运送产品时（例如样品、保修交付或礼品），没有标准的商业发票。在这种情况下，海关需要形式发票作为估价文件。

提供形式发票有助于确保正确填写出口申报单，从而有助于避免延误，并促进向接收国交付。缺少形式发票或形式发票不完整，可能导致产品被海关扣留，或者被征收额外税款。

发货前付款请求

在国际贸易中，客户通常会在企业发货前付款。这在高风险交易、供应链较长以及货币不稳定的情况下尤为重要。此时，企业会向客户发送形式发票，其中包含所有相关的价格和交付信息，但这并非有约束力的付款凭证。

这种预先开票是确保并加速付款流程的常用手段。特别是对于那些预付款是放货或分配外币的前提条件的国家/地区的交易而言，更是如此。

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内部估算和报价

形式发票在销售过程中也可作为初步成本估算、报价草案或发票草案使用。它们有助于企业在创建正式发票前沟通价格和服务，并在内部构建和协调报价。尤其是在复杂的项目和包含广泛服务描述的情况下，形式发票还可以作为预算审批流程的基础。

新的国际客户

在与国外新客户建立业务关系时，信任至关重要。在这种情况下，形式发票可以作为一种透明的沟通方式，在早期阶段明确付款条件、交付条件和价格构成。

形式发票允许企业以无法律约束的方式展示计划提供的服务，并有助于付款审批，尤其是在需要预付款的情况下。此外，形式发票可以降低在业务关系初期产生误解的风险，并有助于树立专业的外部形象。

形式发票必须包含哪些信息？

即使形式发票不具有法律约束力，它们也应包含某些信息，以便在商业交易中被接受：

• 以“形式发票”作为标题
  
• 在文件上注明“非应税发票”
  
• 发件人和收款人的姓名和地址
  
• 产品或服务说明
  
• 数量和单价
  
• 总金额（如果适用，以外币表示）
  
• 运费、国际贸易术语 (Incoterms) 和海关税则号
  
• 用于付款请求的银行账户详情（例如，国际银行账号 [IBAN]、银行识别码 [BIC]）
  

有了这些信息，收件人更容易对货物进行分类，并确保它们更容易被海关或内部审批流程接受。

如何创建带有付款请求的形式发票

在国际贸易和预付款协议交易中，形式发票可用作非正式的付款请求。

在这种情况下，此类文件还包含：

• 到期日
  
• 支付方式
  
• 明确的付款说明（例如，“请在发货前转账总金额。”）
  

请记住，无需记录形式发票，因为它们不构成会计交易。

如何处理形式发票？

由于形式发票不属于会计凭证，因此不会被记录到企业的账目中，仅用于沟通。基于形式发票收到的款项最初在清算账户中作为预付款处理。只有当企业开具正式发票后，才会进行实际的会计记账。

出于内部文档记录的目的，企业应为形式发票分配自己的编号范围，并单独存档，而不要将其包含在发票记录中。

形式发票、报价单和预付款发票有何不同？

在日常业务中，“报价单”、“预付款发票”和“形式发票”这些术语经常被混淆使用。尽管它们在法律和功能上是截然不同的文件，但这种情况仍然会发生。报价单和预付款发票有时具有法律约束力或与税务相关，而形式发票主要用作初步信息，在增值税法中不具备法律效力。

报价

报价单在法律上不具备约束力，它规定了价格和服务，属于报价阶段的一部分。报价单通常不包含付款信息，也不会触发会计交易。此外，报价单有时间限制，并可能受某些条件的约束，其目的是为了促成购买决策或作为提案。与形式发票不同，报价单可以作为未来签订合同的基础，但并不意味着会自动产生付款。

预付款发票

预付款发票是针对尚未完全提供的服务具有约束力的部分发票。它们需要缴纳增值税，必须符合 UStG 第 14 条的发票要求，并记录在会计记录中。

明确区分这些文件类型至关重要，这样可以避免与客户产生误解，并防止在国际贸易中与海关和税务机关产生不必要的麻烦。

与不当使用形式发票相关的法律风险

如果错误地将形式发票用作真正的发票（例如，带有增值税识别信息或作为进项税额抵扣的基础），这可能会产生法律和税务后果。如果税务局将其确认为应税服务，或者收件人在没有正当理由的情况下申报进项税，则尤其如此。因此，公司应确保形式发票措辞清晰，不包含与税务相关的信息，并提前进行检查。

在发生争议时，具有误导性的形式发票可被解释为已交付的证明。根据 UStG 第 13 条，这可能会触发纳税义务。对于欧盟内部供应和对非欧盟国家的出口，符合法律规定的措辞尤为重要，最好与税务顾问协商使用。

德国企业的义务和建议

即使形式发票不涉及税务问题，采取结构化的处理方式也非常重要，对于跨境业务和出口交易而言尤其如此。公司应该清晰地标记和存档形式发票，并将其与会计相关的文档分开整理。使用单独的编号系统有助于避免税务审计期间可能出现的混淆。

对于出口，企业还应与自动化关税和本地清关系统 (ATLAS) 协调。应始终如一地说明相关信息，例如商品价值、海关关税编号和国际贸易术语解释通则。

企业在创建、记录和批准形式发票的流程上也应保持一致性。采用数字化工作流程和明确的内部流程，可以确保透明度，并降低产生误解的风险，例如在审计时或向业务伙伴传递信息时。

形式发票的国际特性

虽然形式发票在世界范围内使用，但其法律含义和实际用途因国家/地区而异。例如，在法国，“形式发票”用于公开招标。在美国，这些文件用于清关，并作为新业务合作伙伴的合同担保形式。

因此，对于有国际业务往来的德国公司而言，在国外开展业务时，仔细审查当地主管部门和合作伙伴公司的要求至关重要。发票的格式、语言、货币信息以及附加说明（例如，“仅用于报关”或“不可用于付款”）都起着关键作用。根据不同国家的要求仔细调整发票，有助于避免海关清关和付款审批中的误解和延误。

适用于您业务的形式发票

数字化支付流程和客户账户是企业整合形式发票的理想选择。自动化系统让企业能够根据不同地区的需求定制发票，并包含特定国家/地区的要求。例如，在选择货币、指定交货条款或提供额外的海关信息时，自动化非常有帮助。同时，它还可以提高采购流程的透明度，尤其是在处理国际订单和预付款时。

为了确保可靠地执行，拥有合适的技术至关重要。形式发票应遵循既定规则，清晰地标记，并根据不同的目标市场进行定制。Stripe 通过其自定义应用程序编程接口 (API)、Stripe Checkout 和 Stripe Invoicing 中基于发票的工作流程，简化了这些流程。