Las facturas proforma desempeñan una función clave en las empresas alemanas, incluso en las exportaciones a países no pertenecientes a la UE, en las ventas B2B y en el despacho de aduanas. Se utilizan como comunicación previa en transacciones internacionales de pagos y productos. A diferencia de las facturas tradicionales, las facturas proforma no tienen validez contable dentro de la empresa.

A pesar de su uso generalizado, a menudo existe incertidumbre sobre cuándo y cómo deben utilizarse las facturas proforma y cuáles son sus limitaciones legales. En este artículo, explicamos cómo funcionan las facturas proforma en Alemania, incluso qué deben contener y cuándo y cómo utilizarlas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las facturas proforma?
  
• ¿Cómo se utilizan las facturas proforma en Alemania?
  
• ¿Qué información debe contener una factura proforma?
  
• Cómo crear una factura proforma con una solicitud de pago
  
• ¿Cómo se procesan las facturas proforma?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas proforma, los presupuestos y las facturas anticipadas?
  
• Riesgos legales asociados al uso inadecuado de facturas proforma
  
• Obligaciones y recomendaciones para las empresas alemanas
  

¿Qué son las facturas proforma?

Las facturas proforma son documentos preliminares de facturación creados con fines meramente informativos. No se utilizan para la contabilidad fiscal ni para el procesamiento de pagos. En cambio, sirven para la comunicación previa de precios y servicios. A diferencia de las facturas comunes, no incluyen derechos de cobro relacionados con impuestos ni habilitan al cliente a realizar deducciones fiscales de los impuestos soportados.

Las facturas proforma suelen utilizarse para presupuestos, exportaciones y procesos internos de la empresa. Esto se aplica en el comercio internacional, donde las facturas proforma son necesarias para las solicitudes de pago antes de la entrega o el despacho de aduana en el caso de exportaciones no comerciales (p. ej., envíos de muestras, regalos o entregas garantizadas).

¿Una factura proforma es una factura real?

No, una factura proforma no es una factura real según la definición del artículo 14 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) de Alemania. Aunque las facturas proforma y las facturas comunes contienen información similar, como la dirección del cliente, la descripción del producto o de los servicio, y el importe total, las primeras carecen de relevancia fiscal. Por lo tanto, es importante que la factura proforma indique claramente que no es una factura sujeta a impuestos.

¿Cómo se utilizan las facturas proforma en Alemania?

En Alemania, las facturas proforma se utilizan en varios contextos específicos:

Despacho de aduanas para exportaciones no comerciales

Cuando una empresa envía productos a través de las fronteras de forma gratuita, como muestras, envíos en garantía o regalos, no existe una factura comercial estándar. En estos casos, la aduana exige una factura proforma como documentación para la valoración.

Proporcionar una factura proforma puede ayudar a garantizar que la declaración de exportación se complete correctamente para evitar retrasos y facilitar la entrega al país destinatario. Una factura proforma incompleta o inexistente podría dar lugar a que el producto se retuviera en la aduana o se gravara con impuestos adicionales.

Solicitudes de pago antes de la entrega

En los negocios internacionales, es práctica habitual que los clientes realicen el pago antes de que la empresa envíe la mercancía. Esto es muy importante en casos de alto riesgo, cadenas de suministro más largas y monedas inestables. En estas situaciones, las empresas utilizan facturas proforma para enviar al cliente una solicitud de pago no vinculante que contiene toda la información pertinente sobre el precio y la entrega.

Este tipo de facturación por adelantado es un medio habitual de asegurar y acelerar el proceso de pago. Se aplica, sobre todo, en transacciones con países en los que el pago por adelantado es un requisito previo para el despacho de mercancías o la asignación de monedas extranjeras.

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Estimaciones y presupuestos internos

Las facturas proforma también pueden servir como estimaciones preliminares de costos, borradores de ofertas o de facturas en el proceso de venta. Pueden ayudar a las empresas a comunicar precios y servicios, y a estructurar y coordinar las ofertas internamente antes de crear una factura formal. También pueden servir de base para las aprobaciones presupuestarias y los procesos de aprobación, especialmente en el caso de proyectos complejos y descripciones de servicios extensas.

Nuevos clientes internacionales

La confianza es un factor importante a la hora de establecer relaciones comerciales con nuevos clientes en el extranjero. En este contexto, las facturas proforma pueden utilizarse como medio de comunicación transparente para aclarar en una fase temprana las condiciones de pago, las condiciones de entrega y los componentes del precio.

Las facturas proforma permiten a la empresa presentar el servicio previsto de manera jurídicamente no vinculante y facilitan la aprobación del pago, en particular cuando se trata de pagos por adelantado. Además, ayudan a minimizar los malentendidos en las primeras etapas de una relación comercial y a transmitir una imagen profesional ante los clientes.

¿Qué información debe contener una factura proforma?

Aunque las facturas proforma no son jurídicamente vinculantes, deben contener cierta información para que se acepten en las transacciones comerciales:

• «Factura proforma» como encabezamiento
  
• «Factura no sujeta a impuestos» especificada en el documento
  
• Nombre y dirección del remitente y del destinatario
  
• Descripción de los productos o servicios
  
• Cantidad y precios unitarios
  
• Importe total (en moneda extranjera, si corresponde)
  
• Gastos de envío, condiciones comerciales internacionales (Incoterms) y números del arancel aduanero
  
• Datos bancarios para las solicitudes de pago (p. ej., Código Internacional de Cuenta Bancaria [IBAN], Código Identificador del Banco [BIC])
  

Esta información facilita al destinatario la clasificación de las mercancías y garantiza que sean aceptadas con mayor rapidez por las aduanas o en los procesos internos de aprobación.

Cómo crear una factura proforma con una solicitud de pago

En el comercio internacional y las transacciones con acuerdos de pago por adelantado, las facturas proforma pueden servir como solicitudes informales de pago.

En este caso, dichos documentos también contienen esta información:

• Fechas de vencimiento
  
• Métodos de pago
  
• Instrucciones de pago claras (p. ej., «Hacer una transferencia por el importe total antes de la entrega»)
  

Recuerda que no es necesario registrar las facturas proforma, ya que no constituyen transacciones contables.

¿Cómo se procesan las facturas proforma?

Dado que no son documentos contables, las facturas proforma no se registran en las cuentas de una empresa; se utilizan solo a efectos de comunicación. Los pagos efectuados a partir de facturas proforma se procesan inicialmente como anticipos en una cuenta de compensación. El asiento contable real solo tiene lugar cuando la empresa crea la factura oficial.

A efectos de documentación interna, las empresas deben asignar a las facturas proforma su propio rango de números y archivarlas por separado sin incluirlas en los registros de facturación.

¿En qué se diferencian las facturas proforma, los presupuestos y las facturas anticipadas?

En el día a día de la empresa, a menudo se confunden términos como «presupuesto», «factura anticipada» y «factura proforma». Esto sucede a pesar de que se trata de documentos muy diferentes, tanto desde el punto de vista legal como de sus funcionalidades. Mientras que los presupuestos y las facturas anticipadas suelen tener objetivos vinculantes o pertinentes desde el punto de vista fiscal, las facturas proforma sirven principalmente como información preliminar y no tienen relevancia legal dentro de la legislación del IVA.

Presupuestos

Los presupuestos son especificaciones de precios y servicios legalmente no vinculantes que forman parte de la fase de oferta. Por lo general, no contienen información sobre el pago y no activan transacciones contables. Los presupuestos también están limitados en el tiempo, sujetos a condiciones y se utilizan para solicitar decisiones de compra o propuestas. A diferencia de una factura proforma, un presupuesto puede ser la base para concluir un contrato futuro, pero no conlleva una expectativa automática de pago.

Adelanto de facturas

Las facturas por adelantado son facturas parciales vinculantes por servicios que aún no se prestaron en su totalidad. Están sujetas al IVA, deben cumplir los requisitos de facturación según la Sección 14 de la UStG y se registran en los libros contables.

Es importante diferenciar claramente entre estos tipos de documentos para evitar malentendidos con los clientes y problemas con las autoridades aduaneras y fiscales, en especial en un contexto internacional.

Riesgos legales asociados al uso inadecuado de facturas proforma

Si una factura proforma se utiliza por error como una factura auténtica (p. ej., con identificación de IVA o como base para la deducción fiscal), puede acarrear consecuencias de índole legal y tributaria. Esto resulta particularmente grave cuando la agencia fiscal la califica como prestación sujeta a impuestos o cuando el destinatario reclama sin justificación el crédito fiscal. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de que las facturas proforma estén redactadas con claridad, no contengan información fiscalmente relevante y se revisen antes de enviarse.

En caso de disputa, una factura proforma engañosa puede interpretarse como prueba de que la entrega ya se hizo. Esto puede dar lugar a una obligación tributaria en virtud de lo establecido en el artículo 13 de la UStG. En ventas dentro de la UE y las exportaciones a países que no pertenecen a la UE, es muy importante usar una redacción legal correcta, de ser posible con la ayuda de asesores fiscales.

Obligaciones y recomendaciones para las empresas alemanas

Aunque las facturas proforma no tienen implicaciones fiscales, es importante adoptar un enfoque estructurado. Esto se aplica especialmente a las empresas transfronterizas y a las transacciones de exportación. Las empresas deben identificar y archivar claramente las facturas proforma, y mantenerlas separadas de la documentación contable propiamente dicha. Usar una numeración distinta puede ayudar a evitar confusiones durante las auditorías de impuestos.

En materia de exportaciones, las empresas también deben coordinarse con el Sistema Automatizado de Aranceles y Despacho Aduanero (ATLAS). La información relevante, como el valor de las mercancías, los códigos arancelarios y los Incoterms, debe consignarse de manera uniforme y sistemática.

Las empresas también deben ser coherentes en la forma en que crean, documentan y aprueban las facturas proforma. Los flujos de trabajo digitales y los procesos internos claramente definidos pueden garantizar la transparencia y reducir el riesgo de interpretaciones erróneas (p. ej., en caso de auditoría o cuando se transmite información a los socios comerciales).

Funcionalidades internacionales de las facturas proforma

Aunque las facturas proforma se utilizan en todo el mundo, su significado legal y su uso práctico varían considerablemente de un país a otro. En Francia, por ejemplo, la «facture pro forma» se utiliza en pedidos de propuestas para licitaciones públicas. En los EE. UU., estos documentos emplean para el despacho de aduanas y como una forma de garantía contractual frente a nuevos socios comerciales.

Por lo tanto, es importante que las empresas alemanas con relaciones comerciales internacionales examinen cuidadosamente los requisitos de las autoridades locales correspondientes y de las empresas asociadas cuando hacen negocios en el extranjero. El formato, el idioma, la información sobre la moneda y las notas adicionales (p. ej., «Solo para fines aduaneros» o «No para pago») desempeñan una función clave. Adaptar con cuidado las facturas a los requisitos nacionales puede ayudar a evitar malentendidos y retrasos en el despacho aduanero y en la aprobación de pagos.

Facturas proforma para tu empresa

Los procesos de pago digitales y las cuentas de clientes son espacios ideales para que una empresa integre las facturas proforma. La automatización puede permitir a la empresa personalizar las facturas para cada espacio e incluir los requisitos específicos de cada país. Esto resulta útil, por ejemplo, a la hora de elegir una moneda, especificar las condiciones de entrega o proporcionar información aduanera adicional. Al mismo tiempo, puede aumentar la transparencia del proceso de compra, especialmente en el caso de pedidos internacionales y pagos por adelantado.

Para una implementación confiable, es importante contar con la tecnología adecuada. Las facturas proforma deben basarse en reglas, estar claramente identificadas y adaptarse a los diferentes mercados de destino. Stripe simplifica estos procesos a través de interfaces de programación de aplicaciones (API) personalizadas, Stripe Checkout y flujos de trabajo basados en facturas integrados en Stripe Invoicing.