Les factures pro forma jouent un rôle clé dans les entreprises allemandes, notamment pour les exportations vers des pays non membres de l’UE, les ventes B2B et le dédouanement. Elles sont utilisées pour la communication dans les paiements anticipés internationaux et les transactions de produits. Contrairement aux factures traditionnelles, les factures pro forma ne sont pas pertinentes pour la comptabilité d’une entreprise.

Malgré leur utilisation généralisée, il existe souvent des incertitudes quant au moment et à la manière dont les factures pro forma doivent être utilisées et à leurs limites juridiques. Dans cet article, nous expliquons comment fonctionnent les factures pro forma en Allemagne, y compris ce qu’elles doivent contenir, quand et comment les utiliser.

Sommaire

• Qu’est-ce que la facture pro forma?
  
• Comment les factures pro forma sont-elles utilisées en Allemagne?
  
• Quelles informations une facture pro forma doit-elle contenir?
  
• Comment créer un facture pro forma avec une requête de paiement
  
• Comment les factures pro forma sont-elles traitées?
  
• En quoi les factures pro forma, les devis et les factures anticipées diffèrent-ils?
  
• Risques juridiques liés à l’utilisation abusive de factures pro forma
  
• Obligations et recommandations pour les entreprises allemandes
  

Qu’est-ce que la facture pro forma?

Les factures pro forma sont des documents de facture préliminaires créés à titre informatif. Elles ne sont pas utilisées à des fins de comptabilité fiscale ou de traitement de paiements. Au lieu de cela, elles sont utilisées pour la communication anticipée des prix et des services. Contrairement aux devis, elles ne contiennent aucune créance fiscale et ne donnent pas droit au client à une déduction d'impôt sur le revenu.

Les factures pro forma sont souvent utilisées pour les devis, les exportations et les processus internes de l’entreprise. Cela s’applique en particulier au commerce international, où des factures pro forma sont exigées pour les demandes de paiement avant la livraison ou pour le dédouanement pour les exportations non commerciales (par exemple, envois d’échantillons, cadeaux ou livraisons garanties).

Une facture pro forma est-elle une vraie facture?

Non, une facture pro forma n’est pas une facture réelle, selon la définition donnée par l’article 14 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (UStG). Bien que les factures pro forma et les factures ordinaires contiennent des informations similaires, telles que l’adresse du client, la description du produit ou du service et le montant total, les factures pro forma manquent ne contiennent aucune information fiscale. Par conséquent, il est important que le facture pro forma indique clairement qu’il ne s’agit pas d’une facture fiscale.

Comment les factures pro forma sont-elles utilisées en Allemagne?

En Allemagne, les factures pro forma sont utilisées dans plusieurs contextes spécifiques :

Dédouanement pour les exportations non commerciales

Lorsqu’un entreprise expédie des produits au-delà des frontières sans débiter, tels que des échantillons, des livraisons sous garantie ou des cadeaux, il n’existe pas de facture commerciale standard. Dans ces cas, les douanes exigent une facture pro forma comme documentation à des fins d’examen.

Fournir une facture pro forma peut aider à garantir que la déclaration d’exportation est correctement remplie, ce qui peut aider à éviter les retards et faciliter la livraison dans le pays bénéficiaire. Une facture pro forma manquante ou incomplète pourrait entraîner la retenue du produit par les douanes ou le prélèvement de taxes supplémentaires.

Demandes de paiement avant livraison

Dans les affaires internationales, il est courant que les clients effectuent des paiements avant que le entreprise n’expédie les marchandises. Ceci est particulièrement important pour les cas à haut risque, les chaînes d’approvisionnement plus longues et les devises instables. Dans ces situations, les entreprises utilisent des factures pro forma pour envoyer au client une demande de paiement non-contraignante qui contient toutes les informations pertinentes en matière de prix et de livraison.

Ce type de facturation anticipée est un moyen courant de sécuriser et d’accélérer le traitement du paiement, en particulier pour les transactions avec des pays où le paiement anticipé est une condition préalable à l’expédition des marchandises ou à l’attribution de devises étrangères.

Stripe Invoicing vous aide à intégrer facilement des factures pro forma dans votre processus de pris de commande ou de paiement. Avec Invoicing, vous pouvez également accepter des paiements dans le monde entier et créer et envoyer des factures directement en ligne en quelques clics, de manière efficace, conformes à la loi et adaptées spécialement aux clients internationaux. De plus, Invoicing vous aide à simplifier et automatiser votre facturation tout en accélérant vos processus comptables.

Estimations internes et devis

Les factures pro forma peuvent également servir d’estimations de coûts préliminaires, de projets d’offres ou de factures provisoires dans le processus de vente. Elles peuvent aider les entreprises à communiquer les prix et les services, ainsi qu’à structurer et coordonner les offres à l’interne avant de créer une facture officielle. Elles peuvent également servir de base aux approbations budgétaires et aux processus d’approbation, en particulier pour les projets complexes et les descriptions de services détaillées.

Nouveaux clients internationaux

La confiance est un facteur important dans l’établissement de relations d’entreprise avec de nouveaux clients à l’étranger. Dans ce contexte, les factures pro forma peuvent être utilisées comme moyen de communication transparent pour clarifier à un stade précoce les conditions de paiement, de livraison, ainsi que les prix.

Les factures pro forma permettent à l’entreprise de présenter la prestation prévue de manière juridiquement non contraignante et facilitent l’approbation de paiement, notamment en cas de paiement anticipé. En outre, elles diminuent les risques d’incompréhension lors de l’établissement d’une relation d’affaires et renforcent l’image professionnelle de l’entreprise.

Quelles informations une facture pro forma doit-elle contenir?

Même si les factures pro forma ne sont pas juridiquement contraignantes, elles doivent contenir certaines informations pour être acceptées dans les transactions commerciales :

• « Facture pro forma » comme titre
  
• « N’est pas une facture fiscale » spécifié sur le document
  
• Nom et adresse de l’expéditeur et du bénéficiaire
  
• Description des produits ou services
  
• Quantité et prix unitaires
  
• Montant total (en devises étrangères, le cas échéant)
  
• Frais d’expédition, conditions commerciales internationales (Incoterms) et numéros de tarif douanier
  
• Coordonnées bancaires pour les demandes de paiement (par exemple, numéro de compte bancaire international [IBAN], code d’identification bancaire [BIC])
  

Cette information permet au bénéficiaire de classer plus facilement les marchandises et de s’assurer qu’elles sont plus facilement acceptées par les douanes ou les processus d’approbation internes.

Comment créer un facture pro forma avec une requête de paiement

Dans les transactions de commerce international avec des ententes de paiement anticipé, les factures pro forma peuvent servir de demandes informelles de paiement.

Dans ce cas, ces documents contiennent également  les éléments suivants :

• Dates limite
  
• Moyens de paiement
  
• Instructions de paiement claires (par exemple, « Veuillez transférer le montant total avant la livraison. »)
  

N’oubliez pas qu’il n’est pas nécessaire d’enregistrer des factures pro forma car elles ne constituent pas des opérations comptables.

Comment les factures pro forma sont-elles traitées?

Comme il ne s’agit pas de documents comptables, les factures pro forma ne sont pas inscrites dans les comptes d’une entreprise. Elles ne sont utilisées qu’à des fins de communication. Les paiements effectués à partir de factures pro forma sont initialement traités comme des paiements anticipés dans un compte de compensation. L’écriture comptable proprement dite n’a lieu que lorsque l’entreprise crée la facture officielle.

À des fins de documentation interne, les entreprises doivent attribuer aux factures pro forma leur propre plage de numéros et les archiver séparément sans les inclure dans les registres de facturation.

En quoi les factures pro forma, les devis et les factures anticipées diffèrent-ils?

Dans le monde des affaires, des termes tels que « devis », « facture anticipée » et « facture pro forma » sont souvent confondus. Cela se produit même s’il s’agit de documents très différents, tant sur le plan juridique que fonctionnel. Alors que les devis et les factures anticipées poursuivent parfois des objectifs contraignants ou pertinents pour la impôt, les factures pro forma servent principalement d’informations préliminaires et n’ont aucune pertinence juridique en matière de TVA.

Devis

Les devis sont des spécifications de prix et de service juridiquement non contraignantes qui font partie de la phase d’offre. Ils ne contiennent généralement pas d’informations de paiement et ne déclenchent pas d’opérations comptables. Les devis sont également limités dans le temps, soumis à des conditions, et utilisés pour exiger des décisions d’achat ou des propositions. Contrairement à une facture pro forma, un devis peut servir de base à la conclusion d’un contrat futur, mais ne comporte pas d’attente automatique de paiement.

Factures anticipées

Les factures anticipées sont des factures partielles contraignantes pour des prestations qui n’ont pas encore été entièrement fournies. Elles sont soumises à la TVA, doivent répondre aux exigences de facture conformément à l’article  14 de l’UStG et sont enregistrés dans les livres comptables.

Il est important de bien différencier ces types de documents afin d’éviter les malentendus avec les clients et les problèmes avec les autorités douanières et fiscales, surtout dans un contexte international.

Risques juridiques liés à l’utilisation abusive de factures pro forma

Si une facture pro forma est utilisée par erreur comme facture authentique (par exemple, avec une identification TVA ou comme base pour une déduction d’impôts sur le revenu), cela peut avoir des conséquences juridique et fiscales, en particulier si le bureau des services fiscaux le reconnaît comme un service taxable ou si le bénéficiaire réclame la taxe en amont sans justification. Par conséquent, les entreprises doivent s’assurer que les factures pro forma sont clairement libellées, ne contiennent pas d’informations fiscales et sont vérifiées à l’avance.

En cas de contestation, une facture pro forma trompeuse peut être interprétée comme une indication d’une livraison déjà effectuée. Cela peut engager taxe responsabilité conformément à l’article 13 de l’UStG. Dans le cas d’une livraison intracommunautaire et les exportations vers des pays non membres de l’UE, une formulation conforme à la loi est particulièrement importante et est idéalement utilisée en concertation avec les conseillers fiscaux.

Obligations et recommandations pour les entreprises allemandes

Même si les factures pro forma n’ont pas d’implications fiscales, une approche structurée est importante. Cela s’applique en particulier aux entreprises transfrontalières et aux transactions liées aux exportations. Les entreprises doivent clairement étiqueter et archiver les factures pro forma, et les organiser séparément des documents comptables. Une plage de numéros distincte peut aider à éviter toute confusion lors des audits fiscaux.

Pour les exportations, les entreprises devraient également se coordonner avec le Système automatisé de tarification et de dédouanement local (ATLAS). Les informations pertinentes doivent être indiquées de manière cohérente, telles que la valeur des marchandises, les numéros de tarif douanier et les Incoterms.

Les entreprises doivent également être cohérentes dans la façon dont elles créent, documentent et approuvent les factures pro forma. Des flux de travail numériques et des processus internes clairement définis peuvent garantir la transparence et réduire le risque de mauvaise interprétation (par exemple, en cas d’audit ou lors de la transmission d’informations à des partenaires commerciaux).

Caractéristiques internationales des factures pro forma

Bien que les factures pro forma soient utilisées dans le monde entier, leur signification juridique et leur utilisation pratique varient considérablement d’un pays à l’autre. En France, par exemple, la « facture pro forma » est utilisée dans les appels d’offres publics. Aux États-Unis, ces documents servent de dédouanement et de garantie contractuelle pour les nouveaux partenaires commerciaux.

Par conséquent, il est important pour les entreprises allemandes ayant des relations d’entreprise internationales d’examiner attentivement les exigences des autorités locales respectives et des entreprises partenaires lorsqu’elles font des affaires à l’étranger. Le format, la langue, les informations sur les devises et les notes supplémentaires (par exemple, « À des fins douanières uniquement » ou « Pas pour paiement ») jouent un rôle clé. En adaptant soigneusement les factures en fonction des exigences nationales, vous pouvez éviter les malentendus et les retards dans le dédouanement et l’approbation des paiements.

Factures pro forma pour votre entreprise

Les processus de paiement numériques et les comptes clients sont des endroits idéaux pour une entreprise qui souhaite intégrer des factures pro forma. L’automatisation peut permettre à l’entreprise de personnaliser les factures pour chaque lieu et d’inclure des exigences spécifiques à chaque pays. Cela est utile, par exemple, lors du choix d’une devise, de la spécification des conditions de livraison ou de la fourniture d’informations douanières supplémentaires. Dans le même temps, cela peut augmenter la transparence dans les processus d’achat, en particulier pour les commandes internationales et les paiements anticipés.

Pour une intégration sans tracas, il est important d’avoir la technologie appropriée. Les factures pro forma doivent être établies selon des règles, clairement étiquetées et personnalisées pour différents marchés cibles. Stripe simplifie ces processus grâce à des interfaces de programmation formulaire d’inscription (API) personnalisées, à Stripe Checkout et à des flux de travail centré sur les factures à partir de Stripe Invoicing.