Les factures pro forma jouent un rôle clé dans les entreprises allemandes, y compris pour les exportations vers des pays hors UE, les ventes B2B et le dédouanement. Elles sont utilisées pour la communication préalable dans les transactions de paiement et de produits internationales. Contrairement aux factures traditionnelles, les factures pro forma ne sont pas pertinentes pour la comptabilité d'une entreprise.

Malgré leur utilisation répandue, il y a souvent une incertitude quant à savoir quand et comment les factures pro forma doivent être utilisées et quelles sont leurs limites juridiques. Dans cet article, nous expliquons comment les factures pro forma fonctionnent en Allemagne, y compris ce qu'elles doivent contenir et quand et comment les utiliser.

Contenu de cet article

• Qu'est-ce que les factures pro forma ?
  
• Comment les factures pro forma sont-elles utilisées en Allemagne ?
  
• Quelles informations une facture pro forma doit-elle contenir ?
  
• Comment créer une facture pro forma avec une demande de paiement
  
• Comment les factures pro forma sont-elles traitées ?
  
• En quoi les factures pro forma, les devis et les factures d'acompte diffèrent-ils ?
  
• Risques juridiques associés à l'utilisation inappropriée des factures pro forma
  
• Obligations et recommandations pour les entreprises allemandes
  

Qu'est-ce que les factures pro forma ?

Les factures pro forma sont des documents de facturation préliminaires créés à des fins d'information. Elles ne sont pas utilisées pour la comptabilité fiscale ou le traitement des paiements. Au lieu de cela, elles sont utilisées pour la communication préalable des prix et des services. Contrairement aux factures ordinaires, elles ne contiennent aucune demande de paiement liée à la taxe et ne donnent pas droit au client à la déduction de la TVA en amont.

Les factures pro forma sont souvent utilisées pour les devis, les exportations et les processus commerciaux internes. C'est particulièrement vrai pour le commerce international, où les factures pro forma sont requises pour les demandes de paiement avant la livraison ou pour le dédouanement pour les exportations non commerciales (par exemple, envois d'échantillons, cadeaux ou livraisons sous garantie).

Une facture pro forma est-elle une vraie facture ?

Non, une facture pro forma n'est pas une vraie facture, selon la définition fournie par l'article 14 de la loi allemande relative à la taxe sur le chiffre d'affaires (UStG). Bien que les factures pro forma et les factures ordinaires contiennent des informations similaires (telles que l'adresse du client, la description du produit ou du service et le montant total), les factures pro forma manquent de pertinence fiscale. Par conséquent, il est important que la facture pro forma indique clairement qu'il ne s'agit pas d'une facture soumise à la TVA.

Comment les factures pro forma sont-elles utilisées en Allemagne ?

En Allemagne, les factures pro forma sont utilisées dans plusieurs contextes spécifiques :

Dédouanement pour les exportations non commerciales

Lorsqu'une entreprise expédie des produits au-delà des frontières gratuitement (comme des échantillons, des livraisons sous garantie ou des cadeaux), il n'y a pas de facture commerciale standard. Dans ces cas, les douanes exigent une facture pro forma comme documentation pour l'évaluation.

Fournir une facture pro forma peut aider à s'assurer que la déclaration d'exportation est remplie correctement, ce qui peut aider à éviter les retards et faciliter la livraison dans le pays destinataire. Une facture pro forma manquante ou incomplète pourrait entraîner la retenue du produit par les douanes ou son assujettissement à une taxe supplémentaire.

Demandes de paiement avant livraison

Dans le commerce international, il est courant que les clients effectuent des paiements avant que l'entreprise n'expédie les marchandises. C'est particulièrement important pour les cas à haut risque, les chaînes d'approvisionnement plus longues et les devises instables. Dans ces situations, les entreprises utilisent des factures pro forma pour envoyer au client une demande de paiement non contraignante qui contient toutes les informations pertinentes sur le prix et la livraison.

Ce type de facturation d'acompte est un moyen courant de sécuriser et d'accélérer le processus de paiement. C'est particulièrement vrai pour les transactions avec des pays où le paiement anticipé est une condition préalable à la mainlevée des marchandises ou à l'allocation de devises étrangères.

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Estimations internes et devis

Les factures pro forma peuvent également servir d'estimations de coûts préliminaires, d'offres provisoires ou de projets de factures dans le processus de vente. Elles peuvent aider les entreprises à communiquer les prix et les services et à structurer et coordonner les offres en interne avant de créer une facture formelle. Elles peuvent également servir de base pour les approbations budgétaires et les processus d'approbation, en particulier pour les projets complexes et les descriptions de services détaillées.

Nouveaux clients internationaux

La confiance est un facteur important lors de l'établissement de relations commerciales avec de nouveaux clients à l'étranger. Dans ce contexte, les factures pro forma peuvent être utilisées comme moyens de communication transparents pour clarifier les conditions de paiement, les conditions de livraison et les composantes du prix à un stade précoce.

Les factures pro forma permettent à l'entreprise de présenter le service prévu de manière juridiquement non contraignante et facilitent l'approbation du paiement, en particulier dans le cas d'un paiement anticipé. De plus, elles peuvent réduire le risque de malentendus au début d'une relation commerciale et contribuer à une image externe professionnelle.

Quelles informations une facture pro forma doit-elle contenir ?

Même si les factures pro forma ne sont pas juridiquement contraignantes, elles doivent contenir certaines informations pour être acceptées dans les transactions commerciales :

• « Facture pro forma » comme en-tête ;
  
• la mention « Pas une facture soumise à la TVA », indiquée sur le document ;
  
• Nom et adresse de l'expéditeur et du destinataire ;
  
• Description des produits ou services ;
  
• Quantité et prix unitaires ;
  
• Montant total (dans la devise étrangère, le cas échéant) ;
  
• Frais d'expédition, conditions commerciales internationales (Incoterms) et numéros de tarif douanier ;
  
• Coordonnées bancaires pour les demandes de paiement (par exemple, numéro de compte bancaire international [IBAN], code identifiant bancaire [BIC]).
  

Ces informations permettent au destinataire de classer plus facilement les marchandises et garantissent qu'elles sont plus facilement acceptées par les douanes ou les processus d'approbation internes.

Comment créer une facture pro forma avec une demande de paiement

Dans le commerce international et les transactions avec des accords de paiement anticipé, les factures pro forma peuvent servir de demandes de paiement informelles.

Dans ce cas, ces documents contiennent également :

• Des dates d'échéance ;
  
• Des moyens de paiement ;
  
• Des instructions de paiement claires (par exemple, « Veuillez virer le montant total avant la livraison. »).
  

N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire d'enregistrer les factures pro forma car elles ne constituent pas des transactions comptables.

Comment les factures pro forma sont-elles traitées ?

Comme ce ne sont pas des documents pertinents pour la comptabilité, les factures pro forma ne sont pas saisies dans les comptes d'une entreprise. Elles sont utilisées uniquement à des fins de communication. Les paiements effectués à partir de factures pro forma sont initialement traités comme des acomptes dans un compte transitoire. L'écriture comptable réelle n'a lieu que lorsque l'entreprise crée la facture officielle.

À des fins de documentation interne, les entreprises doivent attribuer aux factures pro forma leur propre plage de numéros et les archiver séparément sans les inclure dans les registres de facturation.

En quoi les factures pro forma, les devis et les factures d'acompte diffèrent-ils ?

Dans les affaires quotidiennes, des termes tels que « devis », « facture d'acompte » et « facture pro forma » sont souvent confondus les uns avec les autres. Cela se produit même s'il s'agit de documents très différents, tant sur le plan juridique que fonctionnel. Alors que les devis et les factures d'acompte poursuivent parfois des objectifs contraignants ou pertinents fiscalement, les factures pro forma servent principalement d'informations préliminaires et n'ont aucune pertinence juridique au regard du droit de la TVA.

Devis

Les devis sont des spécifications de prix et de services juridiquement non contraignantes qui font partie de la phase d'offre. Ils ne contiennent généralement pas d'informations de paiement et ne déclenchent pas de transactions comptables. Les devis sont également limités dans le temps, soumis à des conditions et utilisés pour demander des décisions d'achat ou des propositions. Contrairement à une facture pro forma, un devis peut servir de base à la conclusion d'un contrat futur mais ne comporte pas d'attente automatique de paiement.

Factures d'acompte

Les factures d'acompte sont des factures partielles contraignantes pour des services qui n'ont pas encore été entièrement fournis. Elles sont soumises à la TVA, doivent respecter les exigences de facturation selon l'article 14 de l'UStG et sont enregistrées dans les registres comptables.

Il est important de différencier clairement ces types de documents pour éviter les malentendus avec les clients et les problèmes avec les douanes et les autorités fiscales, en particulier dans un contexte international.

Risques juridiques associés à l'utilisation inappropriée des factures pro forma

Si une facture pro forma est utilisée par erreur comme une véritable facture (par exemple, avec un numéro d'identification à la TVA ou comme base pour la déduction de la TVA en amont), cela peut avoir des conséquences juridiques et fiscales. C'est particulièrement vrai si l'administration fiscale la reconnaît comme un service taxable ou si le destinataire réclame la TVA en amont sans justification. Par conséquent, les entreprises doivent s'assurer que les factures pro forma sont clairement formulées, ne contiennent pas d'informations fiscalement pertinentes et sont vérifiées à l'avance.

En cas de litige, une facture pro forma trompeuse peut être interprétée comme une indication qu'une livraison a déjà été effectuée. Cela peut déclencher une obligation fiscale selon l'article 13 de l'UStG. Dans le cas d'une livraison intracommunautaire et d'exportations vers des pays hors UE, une formulation juridiquement conforme est particulièrement importante et est idéalement utilisée en consultation avec des conseillers fiscaux.

Obligations et recommandations pour les entreprises allemandes

Même si les factures pro forma n'ont aucune implication fiscale, une approche structurée est importante. Cela s'applique particulièrement aux affaires transfrontalières et aux transactions d'exportation. Les entreprises doivent clairement étiqueter et archiver les factures pro forma, ainsi que les organiser séparément des documents comptables pertinents. Une plage de numéros distincte peut aider à éviter toute confusion lors des contrôles fiscaux.

Pour les exportations, les entreprises doivent également se coordonner avec le système automatisé de tarif douanier et de dédouanement local (ATLAS). Les informations pertinentes doivent être indiquées de manière cohérente, telles que la valeur des marchandises, les numéros de tarif douanier et les Incoterms.

Les entreprises doivent également être cohérentes dans la manière dont elles créent, documentent et approuvent les factures pro forma. Les flux de travail numériques et les processus internes clairement définis peuvent garantir la transparence et réduire le risque de mauvaise interprétation (par exemple, en cas d'audit ou lors de la transmission d'informations aux partenaires commerciaux).

Caractéristiques internationales des factures pro forma

Bien que les factures pro forma soient utilisées dans le monde entier, leur signification juridique et leur utilisation pratique varient considérablement d'un pays à l'autre. En France, par exemple, la « facture pro forma » est utilisée dans les appels d'offres publics. Aux États-Unis, ces documents servent au dédouanement et comme forme de sécurité contractuelle pour les nouveaux partenaires commerciaux.

Par conséquent, il est important pour les entreprises allemandes ayant des relations commerciales internationales d'examiner attentivement les exigences des autorités locales respectives et des entreprises partenaires lorsqu'elles font des affaires à l'étranger. Le format, la langue, les informations sur la devise et les notes supplémentaires (par exemple, « À des fins douanières uniquement » ou « Pas pour paiement ») jouent un rôle clé. Adapter soigneusement les factures selon les exigences nationales peut aider à éviter les malentendus et les retards dans le dédouanement et l'approbation des paiements.

Factures pro forma pour votre entreprise

Les processus de paiement numériques et les comptes clients sont des endroits idéaux pour qu'une entreprise intègre des factures pro forma. L'automatisation peut permettre à l'entreprise de personnaliser les factures pour chaque emplacement et d'inclure les exigences spécifiques au pays. C'est utile, par exemple, lors du choix d'une devise, de la spécification des conditions de livraison ou de la fourniture d'informations douanières supplémentaires. En même temps, cela peut augmenter la transparence dans le processus d'achat, en particulier pour les commandes internationales et les paiements anticipés.

Pour une mise en œuvre fiable, disposer de la bonne technologie est important. Les factures pro forma doivent être basées sur des règles, clairement étiquetées et personnalisées pour différents marchés cibles. Stripe simplifie ces processus grâce à des interfaces de programmation d'applications (API) personnalisées, Stripe Checkout et des flux de travail basés sur des factures de Stripe Invoicing.