ใบแจ้งราคานั้นมีบทบาทสำคัญต่อธุรกิจในเยอรมนี ซึ่งรวมถึงการส่งออกไปยังประเทศนอกสหภาพยุโรป การขายแบบ B2B และพิธีการศุลกากร โดยใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ใช้สำหรับการสื่อสารล่วงหน้าในการชำระเงินและธุรกรรมเกี่ยวกับสินค้าในระดับระหว่างประเทศ ซึ่งแตกต่างจากใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมตรงที่ใบแจ้งราคาจะไม่เกี่ยวข้องกับการบัญชีของธุรกิจ

แม้จะมีการใช้งานใบแจ้งราคากันอย่างแพร่หลาย แต่ก็มักมีความไม่แน่ใจเกี่ยวกับเวลาที่ควรใช้ วิธีการใช้ และข้อจำกัดทางกฎหมายของใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ ในบทความนี้ เราจะอธิบายการทำงานของใบแจ้งราคาในเยอรมนี รวมถึงสิ่งที่ควรระบุในใบแจ้งราคา ตลอดจนเวลาและวิธีการใช้งานอย่างเหมาะสม

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งราคาคืออะไร
  
• ใบแจ้งราคามีการใช้งานอย่างไรในเยอรมนี
  
• ใบแจ้งราคาต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• วิธีสร้างใบแจ้งราคาที่มีคำขอการชำระเงิน
  
• ใบแจ้งราคามีขั้นตอนการดำเนินการอย่างไร
  
• ใบแจ้งราคา ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าแตกต่างกันอย่างไร
  
• ความเสี่ยงทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการใช้ใบแจ้งราคาอย่างไม่เหมาะสม
  
• ภาระหน้าที่และคำแนะนำสำหรับธุรกิจในเยอรมนี
  

ใบแจ้งราคาคืออะไร

ใบแจ้งราคา (Pro forma invoice) เป็นเอกสารใบแจ้งหนี้เบื้องต้นที่จัดทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการให้ข้อมูลเท่านั้น ไม่ได้ใช้สำหรับการบัญชีภาษีหรือการดำเนินการด้านการชำระเงิน แต่มีไว้เพื่อใช้เป็นการสื่อสารล่วงหน้าเกี่ยวกับราคาและบริการ ตรงกันข้ามกับใบแจ้งหนี้ปกติตรงที่ใบแจ้งราคาจะไม่มีการเรียกร้องการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับภาษีและไม่ให้สิทธิ์แก่ลูกค้าในการหักภาษีซื้อ

ใบแจ้งราคามักใช้สำหรับการเสนอราคา การส่งออก และขั้นตอนทางธุรกิจภายใน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการค้าระหว่างประเทศ ซึ่งต้องใช้ใบแจ้งราคาสำหรับคำขอการชำระเงินก่อนการส่งมอบหรือใช้ประกอบพิธีการศุลกากรสำหรับการส่งออกที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์ (เช่น การจัดส่งสินค้าตัวอย่าง ของขวัญ หรือการส่งมอบที่มีการรับประกัน)

ใบแจ้งราคาเป็นใบแจ้งหนี้จริงหรือไม่

ไม่ ใบแจ้งราคาไม่ใช่ใบแจ้งหนี้จริง ตามคำจำกัดความที่ระบุไว้ในมาตราที่ 14 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ของเยอรมนี (UStG) แม้ว่าใบแจ้งราคาและใบแจ้งหนี้ปกติจะประกอบด้วยข้อมูลที่คล้ายกัน เช่น ที่อยู่ของลูกค้า คำอธิบายสินค้าหรือบริการ และยอดรวม แต่ใบแจ้งราคาจะไม่มีความเกี่ยวข้องทางภาษี ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ใบแจ้งราคาจะต้องระบุให้ชัดเจนว่าเอกสารนี้ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่มีผลทางภาษี

ใบแจ้งราคามีการใช้งานอย่างไรในเยอรมนี

ในเยอรมนี จะมีการใช้ใบแจ้งราคาในบริบทเฉพาะหลากหลายกรณี ได้แก่

พิธีการศุลกากรสำหรับการส่งออกที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์

เมื่อธุรกิจจัดส่งสินค้าข้ามพรมแดนโดยไม่มีการเรียกเก็บเงิน เช่น ตัวอย่างสินค้า การส่งมอบภายใต้การรับประกัน หรือของขวัญ ธุรกิจจะไม่มีการออกใบแจ้งหนี้การค้าแบบมาตรฐาน ในกรณีเหล่านี้ ศุลกากรกำหนดให้ต้องส่งใบแจ้งราคาเพื่อใช้เป็นเอกสารประกอบการประเมินมูลค่า

การจัดเตรียมใบแจ้งราคาให้ศุลกากรจะสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าการสำแดงการส่งออกจะเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้าและอำนวยความสะดวกในการจัดส่งไปยังประเทศผู้รับได้ หากไม่มีใบแจ้งราคาหรือใบแจ้งราคาไม่สมบูรณ์ อาจส่งผลให้สินค้าถูกศุลกากรระงับไว้หรือต้องเสียภาษีเพิ่มเติม

คำขอการชำระเงินก่อนการส่งมอบ

ในธุรกิจระหว่างประเทศ เป็นเรื่องปกติที่ลูกค้าจะต้องทำการชำระเงินล่วงหน้าก่อนที่ธุรกิจจะจัดส่งสินค้า โดยสิ่งนี้จะมีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับกรณีที่มีความเสี่ยงสูง ซัพพลายเชนที่ยาวนาน หรือสกุลเงินที่ไม่เสถียร ในสถานการณ์เหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ จะใช้ใบแจ้งราคาเพื่อส่งคำขอการชำระเงินที่ไม่มีผลผูกพันให้แก่ลูกค้า ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลราคาและการส่งมอบที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าในลักษณะนี้เป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไปในการสร้างหลักประกันและการเร่งรัดขั้นตอนการชำระเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการทำธุรกรรมกับประเทศที่ซึ่งการชำระเงินล่วงหน้าเป็นเงื่อนไขเบื้องต้นสำหรับการปล่อยสินค้าหรือการจัดสรรสกุลเงินต่างประเทศ

Stripe Invoicing ช่วยให้คุณสามารถผสานการทำงานใบแจ้งราคาเข้ากับขั้นตอนการสั่งซื้อหรือการชำระเงินของคุณได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ Invoicing ยังช่วยให้คุณสามารถรับชำระเงินได้ทั่วโลก รวมทั้งสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์โดยตรงได้ภายในไม่กี่คลิก โดยทำได้แบบมีประสิทธิภาพ ถูกต้องตามกฎหมาย และปรับแต่งมาเพื่อลูกค้าต่างประเทศ นอกจากนี้ Invoicing ยังช่วยทำให้การออกใบแจ้งหนี้ของคุณง่ายยิ่งขึ้นและเป็นแบบอัตโนมัติ พร้อมทั้งช่วยเร่งขั้นตอนทางการบัญชีของคุณให้เร็วยิ่งขึ้น

การประมาณค่าใช้จ่ายและใบเสนอราคาภายใน

ใบแจ้งราคานั้นยังสามารถใช้เป็นการประมาณค่าใช้จ่ายเบื้องต้น ร่างข้อเสนอ หรือร่างใบแจ้งหนี้ในกระบวนการขายได้อีกด้วย โดยสามารถช่วยธุรกิจสื่อสารเรื่องราคาและบริการ รวมถึงช่วยจัดโครงสร้างและประสานงานข้อเสนอภายในองค์กรก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการได้ อีกทั้งยังสามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการอนุมัติงบประมาณและขั้นตอนการอนุมัติต่างๆ ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่ซับซ้อนและบริการที่มีรายละเอียดจำนวนมาก

ลูกค้าต่างประเทศรายใหม่

ความเชื่อใจเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับลูกค้าใหม่ในต่างประเทศ ในบริบทนี้ ใบแจ้งราคาสามารถใช้เป็นวิธีการสื่อสารที่โปร่งใสสำหรับการชี้แจงข้อกำหนดการชำระเงิน เงื่อนไขการส่งมอบ และส่วนประกอบของราคาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

ใบแจ้งราคาช่วยให้ธุรกิจสามารถนำเสนอแผนการให้บริการในลักษณะที่ไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายและช่วยอำนวยความสะดวกในการอนุมัติการชำระเงินได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของการชำระเงินล่วงหน้า นอกจากนี้ ยังช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดความเข้าใจผิดในช่วงเริ่มต้นของความสัมพันธ์ทางธุรกิจและสร้างภาพลักษณ์ภายนอกที่เป็นมืออาชีพ

ใบแจ้งราคาต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

แม้ว่าใบแจ้งราคาจะไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย แต่ก็ควรระบุข้อมูลบางอย่างเพื่อให้ได้รับการยอมรับในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ ดังนี้

• ข้อความ "ใบแจ้งราคา" เป็นส่วนหัว
  
• ข้อความ "ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่มีผลทางภาษี" ที่ระบุไว้ในเอกสาร
  
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับ
  
• คำอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ
  
• ปริมาณและราคาต่อหน่วย
  
• ยอดรวม (ในสกุลเงินเงินต่างประเทศ หากมี)
  
• ค่าจัดส่ง ข้อกำหนดทางการค้าระหว่างประเทศ (ข้อตกลงการส่งมอบสินค้าระหว่างประเทศ) และหมายเลขพิกัดศุลกากร
  
• รายละเอียดธนาคารสำหรับคำขอการชำระเงิน (เช่น หมายเลขบัญชีธนาคารระหว่างประเทศ [IBAN], รหัสระบุธนาคาร [BIC])
  

ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้รับสามารถจำแนกประเภทของสินค้าได้ง่ายขึ้น และช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้าเหล่านั้นจะได้รับการยอมรับจากศุลกากรหรือขั้นตอนการอนุมัติภายในได้เร็วยิ่งขึ้น

วิธีสร้างใบแจ้งราคาที่มีคำขอการชำระเงิน

ในการค้าและธุรกรรมระหว่างประเทศที่มีข้อตกลงการชำระเงินล่วงหน้า ใบแจ้งราคาสามารถทำหน้าที่เป็นคำขอการชำระเงินแบบไม่เป็นทางการได้

ในกรณีนี้ เอกสารดังกล่าวยังต้องมีข้อมูลต่อไปนี้ด้วย

• วันครบกำหนดชำระ:
  
• วิธีการชำระเงิน
  
• คำแนะนำการชำระเงินที่ชัดเจน (เช่น "โปรดโอนยอดรวมก่อนการส่งมอบ")
  

โปรดทราบว่าไม่จำเป็นต้องบันทึกใบแจ้งราคา เนื่องจากไม่ถือว่าเป็นธุรกรรมทางการบัญชี

ใบแจ้งราคามีขั้นตอนการดำเนินการอย่างไร

เนื่องจากไม่ได้เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี ใบแจ้งราคาจึงไม่ได้ถูกนำมาบันทึกไว้ในบัญชีของธุรกิจ แต่ใช้เพื่อจุดประสงค์ในการสื่อสารเท่านั้น โดยการชำระเงินที่เกิดขึ้นจากใบแจ้งราคาจะได้รับการประมวลผลในเบื้องต้นว่าเป็นการชำระเงินล่วงหน้าไว้ในบัญชีพักรอก่อน โดยการบันทึกบัญชีจริงจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อธุรกิจสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นทางการขึ้นเท่านั้น

เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดทำเอกสารภายใน ธุรกิจควรกำหนดช่วงหมายเลขแยกต่างหากสำหรับใบแจ้งราคา และจัดเก็บเอกสารเหล่านี้แยกจากใบแจ้งหนี้อื่นๆ โดยไม่ต้องรวมไว้ในบันทึกการออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งราคา ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าแตกต่างกันอย่างไร

ในธุรกิจทั่วไป คำศัพท์อย่างเช่น "ใบเสนอราคา", "ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า" และ "ใบแจ้งราคา" มักจะสับสนกัน สิ่งนี้เกิดขึ้นแม้ว่าเอกสารเหล่านี้จะมีความแตกต่างกันมากก็ตาม ทั้งในแง่กฎหมายและการใช้งานจริง โดยบางครั้ง ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าจะมีวัตถุประสงค์ที่มีผลผูกพันหรือเกี่ยวข้องกับภาษี ในขณะที่ใบแจ้งราคาจะทำหน้าที่หลักๆ เพียงให้ข้อมูลเบื้องต้นและไม่มีความเกี่ยวข้องทางกฎหมายภายใต้กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคา (Quote) เป็นเอกสารระบุราคาและรายละเอียดของบริการที่ไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการเสนอขาย โดยทั่วไปจะไม่มีข้อมูลการชำระเงินและไม่ก่อให้เกิดธุรกรรมทางการบัญชีใดๆ นอกจากนี้ ใบเสนอราคายังมีระยะเวลาจำกัด มีเงื่อนไขกำกับ และใช้เพื่อขอการตัดสินใจซื้อหรือข้อเสนอ ซึ่งแตกต่างจากใบแจ้งราคาตรงที่ใบเสนอราคาสามารถใช้เป็นพื้นฐานในการสรุปสัญญาในอนาคตได้ แต่ไม่ได้มีความคาดหวังการชำระเงินโดยอัตโนมัติ

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (Advance invoice) เป็นใบแจ้งหนี้แบบบางส่วนที่มีผลผูกพันสำหรับบริการที่ยังไม่ได้ให้บริการอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ โดยต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้ตามมาตราที่ 14 ของ UStG และต้องมีการบันทึกไว้ในบันทึกทางการบัญชี

สิ่งสำคัญคือต้องแยกแยะประเภทของเอกสารเหล่านี้ให้ได้อย่างชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดกับลูกค้าและหลีกเลี่ยงปัญหากับหน่วยงานศุลกากรและหน่วยงานด้านภาษี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทระหว่างประเทศ

ความเสี่ยงทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการใช้ใบแจ้งราคาอย่างไม่เหมาะสม

หากมีการใช้ใบแจ้งราคาอย่างเข้าใจผิดพลาดเป็นใบแจ้งหนี้จริง (เช่น มีการระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือมีการนำไปใช้เป็นฐานในการหักภาษีซื้อ) สิ่งนี้อาจส่งผลให้เกิดความเสี่ยงทางกฎหมายและภาษีตามมาได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสำนักงานภาษีพิจารณาว่าใบแจ้งราคานั้นเป็นบริการที่มีผลทางภาษี หรือหากผู้รับขอเคลมภาษีซื้อโดยไม่มีเหตุผลอันชอบธรรม ดังนั้น บริษัทควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งราคามีข้อความที่ชัดเจน ไม่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษี และได้รับการตรวจสอบล่วงหน้า

ในกรณีที่มีการโต้แย้งการชำระเงิน ใบแจ้งราคาที่ชวนให้เข้าใจผิดอาจได้รับการตีความว่าเป็นหลักฐานบ่งชี้ถึงการส่งมอบที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ซึ่งอาจทำให้เกิดความรับผิดทางภาษีตามมาตราที่ 13 ของ UStG ในกรณีของการจัดหาระหว่างประเทศสมาชิกและการส่งออกไปยังประเทศนอกสหภาพยุโรป การใช้ถ้อยคำที่สอดคล้องตามกฎหมายนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง และควรมีการใช้โดยมีการปรึกษากับที่ปรึกษาด้านภาษี

ภาระหน้าที่และคำแนะนำสำหรับธุรกิจในเยอรมนี

แม้ว่าใบแจ้งราคาจะไม่มีผลทางภาษี แต่การมีแนวทางที่เป็นระบบนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญ โดยมีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับธุรกิจแบบข้ามพรมแดนและธุรกรรมการส่งออก บริษัทต่างๆ ควรระบุชื่อใบแจ้งราคาให้ชัดเจนและทำการจัดเก็บไว้ รวมทั้งจัดระเบียบใบแจ้งราคาเหล่านั้นแยกจากเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี โดยการใช้ช่วงหมายเลขแบบแยกกันสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนในระหว่างการตรวจสอบภาษีได้

สำหรับการส่งออก ธุรกิจต่างๆ ยังควรประสานงานกับระบบการจัดเก็บภาษีและพิธีการศุลกากรท้องถิ่นแบบอัตโนมัติ (ATLAS) ด้วย โดยควรระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ เช่น มูลค่าสินค้า หมายเลขภาษีศุลกากร และข้อตกลงการส่งมอบสินค้าระหว่างประเทศ

นอกจากนี้ ธุรกิจยังควรมีความสม่ำเสมอในการจัดทำ บันทึก และอนุมัติใบแจ้งราคาด้วย การใช้ระบบเวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัลและการกำหนดขั้นตอนภายในอย่างชัดเจนสามารถช่วยให้เกิดความโปร่งใสและลดความเสี่ยงจากการตีความผิด (เช่น ในกรณีที่มีการตรวจสอบหรือการส่งต่อข้อมูลให้กับพาร์ทเนอร์ธุรกิจ) ได้

ลักษณะสากลของใบแจ้งราคา

แม้ว่าใบแจ้งราคาจะมีการใช้งานกันทั่วโลก แต่ความหมายทางกฎหมายและการใช้งานในทางปฏิบัตินั้นแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละประเทศ ตัวอย่างเช่น ในฝรั่งเศส "facture pro forma" นั้นมีการใช้งานในคำขอข้อเสนอโครงการของภาครัฐ ในสหรัฐอเมริกา เอกสารเหล่านี้ใช้สำหรับพิธีการศุลกากรและเป็นหลักประกันทางสัญญาสำหรับพาร์ทเนอร์ธุรกิจรายใหม่

ดังนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับบริษัทในเยอรมนีที่มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจระหว่างประเทศที่จะต้องตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานท้องถิ่นและบริษัทที่เป็นพาร์ทเนอร์อย่างรอบคอบเมื่อทำธุรกิจในต่างประเทศ โดยข้อมูลรูปแบบ ภาษา สกุลเงิน และหมายเหตุเพิ่มเติม (เช่น "สำหรับวัตถุประสงค์ทางศุลกากรเท่านั้น" หรือ "ไม่ใช่สำหรับการชำระเงิน") นั้นมีบทบาทสำคัญอย่างมาก การปรับใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกับข้อกำหนดภายในประเทศอย่างรอบคอบสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและความล่าช้าในพิธีการศุลกากรและการอนุมัติการชำระเงินได้

ใบแจ้งราคาสำหรับธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนการชำระเงินและบัญชีลูกค้าแบบดิจิทัลเป็นจุดที่เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจในการผสานการทำงานกับใบแจ้งราคา โดยระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้ธุรกิจปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่งที่ตั้งและใส่ข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละประเทศได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง เช่น ในการเลือกสกุลเงิน การระบุเงื่อนไขการส่งมอบ หรือการให้ข้อมูลเกี่ยวกับพิธีการศุลกากรเพิ่มเติม ในขณะเดียวกัน สิ่งนี้ก็ยังช่วยเพิ่มความโปร่งใสในขั้นตอนการซื้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของคำสั่งซื้อและการชำระเงินล่วงหน้าระหว่างประเทศ

สำหรับการนำไปใช้งานได้อย่างน่าเชื่อถือ การมีเทคโนโลยีที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ ใบแจ้งราคาควรอยู่บนพื้นฐานของกฎเกณฑ์ มีการระบุชื่ออย่างชัดเจน และมีการปรับแต่งให้เหมาะกับตลาดเป้าหมายที่แตกต่างกันไป โดย Stripe จะทำให้ขั้นตอนเหล่านี้เป็นเรื่องง่ายด้วยอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) แบบกำหนดเอง, Stripe Checkout และเวิร์กโฟลว์ที่อิงตามใบแจ้งหนี้จาก Stripe Invoicing